行政部門規(guī)范流程教材

1、目錄第一章 綜合部組織結(jié)構圖3第二章 綜合部崗位職責4一、部門崗位職責4二、部門員工崗位職責4第三章 綜合部管理流程81.預約客人來訪接待工作流程82.來電轉(zhuǎn)接流程93.信函收發(fā)工作流程104.寄送信函、快件工作流程115.傳真發(fā)文工作流程126.傳真收文工作流程137.重要接待流程148.入住酒店管理流程159.前臺接待流程1610.發(fā)文管理流程1711.收文管理流程1812.檔案歸檔流程1913.檔案借閱歸還流程2014.檔案銷毀流程2115.印章制刻申請流程2216.印章使用流程2317.公司證照管理流程2418.會議管理流程2519.辦公用品購買審批流程2520.辦公用品領用流程262

2、1.車輛使用流程27第四章 綜合部管理表格281.公司前臺來訪客人登記表282.信函與快件簽收登記表284.收文登記表295.擬文處理簽296.文件處理簽307.周例會簽到表308.用印審批表319.發(fā)文目錄表3110.文件檔案借閱登記表3111.辦公用品采購審批單3212.辦公用品臺賬3213.辦公用品領用表3314.外出員工登記表3315.車輛出入登記表3316.油卡登記表3317.車輛登記列表3418.車輛登記卡3419.車輛請修表3520.保養(yǎng)記錄表3521.住宿登記表3622.公務接待審批表36第一章 綜合部組織結(jié)構圖第二章 綜合部崗位職責一、部門崗位職責1.根據(jù)領導意圖和集團公司發(fā)

3、展戰(zhàn)略，負責重要文稿的起草工作；2.負責對集團所屬各公司綜合事務的監(jiān)督及指導工作；2.負責集團公司資料、證照、資質(zhì)、印章、信息、宣傳報道等日常行政事務管理工作；3.組織制定公司有關規(guī)章制度；4.公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作；5.負責前臺接待、客人來訪登記迎送等招待工作；6.負責公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作；7.負責公司車輛調(diào)動管理工作；8.負責公司總務后勤管理工作；9.負責公司對外宣傳工作、公關工作；10.完成公司高層臨時交辦的工作。二、部門員工崗位職責（一）部門負責人崗位職責1.根據(jù)公司階段性目標和年度計劃，制定所屬部門的年度目標、計劃和措施；2.負責集團綜合部辦公、行政、總務、安全保

4、衛(wèi)、等日常監(jiān)督管理及相關規(guī)章制度的制訂工作；3.負責所屬部門及各分公司綜合部的組織建設日常工作指導、考核等工作； 4.負責召集集團公司辦公會議，跟蹤落實各項工作的進展情況；5.負責公司比較重要的對外接待、聯(lián)誼、公關事宜的組織、安排和實施；6.負責編制公司行政用款計劃，做好行政費用的預算及控制工作；7.負責組織本部的工作，并督促部門人員完成職責范圍內(nèi)的各項工作任務；8.按時完成公司領導交辦其他工作任務。（二）網(wǎng)絡管理崗位職責1.負責公司網(wǎng)絡基礎建設，根據(jù)公司需求提出網(wǎng)絡改造意見并實施；2.負責公司數(shù)據(jù)安全管理，對重要數(shù)據(jù)應定期進行備份，并嚴格控制數(shù)據(jù)出入公司；3.負責網(wǎng)絡的監(jiān)控，病毒防治及網(wǎng)絡安

5、全防護，以及客戶端及相關準系統(tǒng)接口的安全管理；4.負責對公司計算機系統(tǒng)設置和安裝及對計算機的相應調(diào)整分配的權利；5.負責計算機軟硬件的安裝、維護和管理，網(wǎng)絡線路連接及網(wǎng)絡設備參數(shù)設置，網(wǎng)絡故障排除及系統(tǒng)優(yōu)化，做好日常工作日志；6.負責信息設備登記入帳，維修，報廢，保障電話系統(tǒng)、打印系統(tǒng)的正常運作；7.負責公司監(jiān)控系統(tǒng)及OA系統(tǒng)平臺的建設工作；8.完成領導安排的臨時工作。（三）辦公事務主管崗位職責1.負責擬訂辦公事務季、月度發(fā)展計劃；2. 起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況；3.負責集團各部門及所屬公司的月度、周工作計劃的收集、匯總、跟催工作；4.負責企業(yè)內(nèi)、外各種來往文件的核對

6、、頒布和下發(fā)工作；5.負責起草會議文件及通知，及時完成會議記錄、紀要工作；6.負責集團報宣傳人員的選拔及管理工作，定期做好報刊的出版發(fā)行相關事宜；7.負責集團大事記的收集、整理、匯編及集團月度信息簡報的編輯、發(fā)布等工作；8.負責集團公共郵箱往來文件的檢查、跟蹤處理及信息回饋工作；9.協(xié)助處理與集團宣傳、秘書、物品印刷等有關的其它工作。10. 完成領導安排的臨時工作。（四）檔案資料管理崗位職責1.負責公司內(nèi)部及外來文件的傳遞工作，嚴格執(zhí)行文件簽收、登記、傳遞辦理、分類立卷、歸檔等工作；2.負責集團公章的保管工作，嚴格執(zhí)行公章用印登記審核程序；3.負責集團管理制度、通知、通告等重要文件的公示、保管

7、、分發(fā)、借閱、更新等工作；4.負責集團各部門及所屬公司相關資質(zhì)、證照、專利、文件資料、合同、檔案等歸檔工作，并進行分類整理、保管、編制檢索工具；5.嚴格檔案借閱程序，按規(guī)定辦理檔案借閱登記手續(xù)；6.負責做好檔案的防盜、防火、防塵、防霉、防鼠、防蟲、防光等工作，確保檔案材料完整無缺； 7.負責公司會務接待、會務安排、會場布置及服務等工作；8. 完成領導安排的臨時工作。（五）后勤總務主管崗位職責1.負責擬訂綜合部季、月度資金使用計劃；2.負責油卡、電話、房租、水電等費用的管理工作；3.負責組織辦公行政用品的購買、登記、發(fā)放與管理；4.負責公司固定資產(chǎn)進出、分類、編號及臺帳等管理工作；5.負責公司財

8、產(chǎn)物資安全及設施的維修工作；6.負責公司行政車輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門車輛的使用7.負責員工宿舍的登記、分配、租賃及管理工作；8.負責公司所有鑰匙的登記、編號、配制、領用登記等管理工作；9.負責公司證照、法律、合同文件的變更、登記及年檢工作；10.及時安排并完成綜合部主管臨時下達的各項接待或領導宴請任務；11.完成領導安排的臨時工作。（六）前臺崗位職責1.負責電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔等工作；2.負責訪客、來賓的登記、接待、引見，嚴禁無關人員出入公司；3.執(zhí)行公司考勤制度，負責員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡等工作；4.負責員工出差預訂機票、火車票、客房

9、等，差旅人員行程及聯(lián)絡登記等工作；5.負責辦公區(qū)域內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生、綠化等監(jiān)督管理工作；6.負責公司辦公用品的領用、發(fā)放、登記、入庫及盤存等工作；7.負責公司員工通行錄及郵箱的更新等工作；8.負責會議室管理及開會期間的服務工作；9.配合辦公事務主管完成部分文件的打印、復印、文字編制等工作；10.負責每日公司就餐人數(shù)的統(tǒng)計并登記，安排落實員工就餐等工作；11.完成領導安排的臨時工作。（七）司機崗位職責1.認真執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和工作程序，服從上級指揮和有關人員的監(jiān)督檢查；2.根據(jù)公司的年度預算及車輛使用狀況，編制車輛年度、月份維修保養(yǎng)計劃；3.保持車輛內(nèi)外的衛(wèi)生整潔，經(jīng)常進行車輛保養(yǎng)，保持車輛的良好

10、運行狀態(tài)；4.按規(guī)定到指定地點維修，并提供詳盡、有效的費用明細；5.嚴格出車登記制度，按照公司規(guī)定時間，規(guī)定路線發(fā)車；6.負責車輛違章記錄的查閱及處理工作；7.負責車輛費用、公里數(shù)的統(tǒng)計，按公里數(shù)核算相關部門費用；8.負責公司車輛的管理、存放、年審、保險等工作；9.完成領導安排的臨時工作。第三章 綜合部管理流程整理當天預約記錄告知來訪者情況開始結(jié)束綜合部前臺接待客人各職能部門確認與提醒訪問事宜來訪來訪登記通知被訪者客人等待接待來訪客人確認來訪告知相關事宜準備接待來訪客人引領會見配合送走客戶來訪信息錄入，記錄匯總審核存檔開始撥通電話結(jié)束前臺接待外部單位人員各部門或員工聽到電話鈴響拿起話筒接聽傾聽

11、來電事由明確被訪人在否 處理范圍內(nèi)范圍外轉(zhuǎn)接接電在單位不在告知情況留言記錄開始接收信函審核登 記審核分 信接 收回 信寄 信結(jié)束有無拆 信登記信息是否有明確收信人綜合部前臺接待各職能部門4.寄送信函、快件工作流程開始登 記聯(lián)絡相應單位處理發(fā)送結(jié)束前臺接待各職能部門外部單位交待寄送信函、文件事宜簽 收接到服務要求流程開始提出申請審批結(jié)束登 記發(fā)傳真原件存檔填寫申請表綜合部前臺接待員工6.傳真收文工作流程開始收 文簽收結(jié)束登 記復 印轉(zhuǎn)交文件存 檔接收綜合部前臺接待各部門或員工是否是是是否否提出重要接待申請結(jié)束審核審核審批規(guī)劃接待事宜提交請購報告審核審批組織實施配合執(zhí)行執(zhí)行開始結(jié)束相關部門綜合部分

12、管領導公司領導是否結(jié)束部門/員工綜合部公司領導前臺接待審批否是員工住宿登記酒店安排酒店退訂審核是否辦理入住手續(xù)填寫住宿申請表同意住宿入住辦理入住手續(xù)開始看到客人，禮貌招呼開始問明來訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點引領客人到達等待地點奉茶，請客人稍等離開結(jié)束相關部門綜合部有關部門公司領導是草擬文本開始結(jié)束審核審核會簽否會簽審核寄發(fā)公文校稿、更正復印、蓋章正式公文否否11.收文管理流程秘書回復具體辦理綜合部主管審核領導閱否傳閱傳閱否核定文件領導審閱公司領導綜合部相關部門是否是否開始外部文件外部單位結(jié)束資料存檔12.檔案歸檔流程準備資料是否合格資料匯總分類歸檔上架重新整理相關部門綜合部是否搜集

13、資料開始結(jié)束13.檔案借閱歸還流程否按相關規(guī)定處理歸還后檢查是否損壞分管領導綜合部相關部門審核審核審核機密否辦理手續(xù)檔案使用否否是是是開始結(jié)束 借閱申請否是否辦理注銷14.檔案銷毀流程是否提出銷毀檔案申請審批銷毀開始審批結(jié)束相關部門綜合部公司領導信息存檔15.印章制刻申請流程公司領導綜合部相關部門主管審核審核審核公安部門批文制刻印章啟用印章否是制刻申請開始結(jié)束是否16.印章使用流程相關部門綜合部公司領導審核公司章審核審核請示否加蓋印章用印登記加蓋部門章用印登記否是用章申請開始結(jié)束否是否否是否是資料歸檔資料歸檔17.公司證照管理流程移交人綜合部使用部門開始移交登記、保管申請使用使用流程是否需要年

14、檢歸還年檢結(jié)束否是18.會議管理流程開始與會各單位召開會議部門綜合部提出會議召開申請結(jié)束會議準備會議通知接受接受邀請會議服務按時參會按時參會形成會議決議和文件會后管理采購人員分管領導相關部門綜合部審核 核審核審核采購程序是否開始購買申請單結(jié)束20.辦公用品領用流程相關部門綜合部結(jié)束信息存檔審核審核按清單發(fā)放否是開始填寫領用單否是開始審核審批填寫車輛請用單查詢車輛使用信息調(diào)配車輛安排司機檢查車輛提供車輛登記用車信息接車信息使用車輛結(jié)束辦理車輛使用手續(xù)行政部經(jīng)理交代的其他工作辦理車輛使用手續(xù)部門領導人綜合部部門第四章 綜合部管理表格1.公司前臺來訪客人登記表年 月 日序號姓名所在單位來訪人數(shù)是否預

15、約被訪人事由時間備注姓名部門到達離開122.信函與快件簽收登記表日 期來件單位數(shù) 量密 級接收部門簽收人（簽字）3信函與快件寄送登記表日 期送寄部門數(shù) 量密 級送達單位接收人送寄人（簽字）4.收文登記表 第 頁收文編號收 到日 期來文單位文件號文件標題（內(nèi)容）處 理 情 況備注月日承辦單位承辦人 簽字處理結(jié)果5.擬文處理簽行文單位起草人文件主題主送單位抄送單位文件編號 號份 數(shù) 份發(fā)文日期年 月 日 （加蓋印章）部門領導意見 簽字： 年 月 日領導批示 簽字： 年 月 日6.文件處理簽來文單位秘級來文單位電話傳真文件名內(nèi)容摘要受文部門受文日期受文單位處理意見上級領導批示 受理部門意見7.周例會

16、簽到表部門個人日期：日期：日期：日期：主持：主持：主持：主持：簽 名簽 名簽 名簽 名備注：8.用印審批表用章日期用章事由印章名稱申請人審批級別保管員備注部門主管分管領導總裁9.發(fā)文目錄表文件號文件標題領導簽發(fā)擬稿部門密級發(fā)放范圍份數(shù)登記日期發(fā)出日期備注10.文件檔案借閱登記表文件標題用途借用時間借用人歸還時間有無損壞經(jīng)手人備注11.辦公用品采購審批單部門使用人填表時間序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時間采購原因：部門主管意見： 綜合部門意見： 簽字： 年 月 日公司領導意見： 簽字： 年 月 日12.辦公用品臺賬 項 目物品名稱編號數(shù)量單價入庫時間備 注13.辦公用品領用表 日 期物品名

17、稱數(shù)量領用人備注14.外出員工登記表時間姓名所屬部門出司時間入司時間事由備注15.車輛出入登記表日期用車部門事由車輛往返時間行車路線出車時儀表里程數(shù)（公里）本次出車公里數(shù)（公里）加油費（元）用車人簽名駕駛?cè)撕灻麑徍藗渥⒓佑涂ㄏM現(xiàn)金至 至至 至至 至至 至16.油卡登記表 卡號：日 期領卡人還卡時間加油金額卡上余額還卡人備 注17.車輛登記列表項次車輛類別車號司機購置日期購買價格引擎號碼排氣量保險單編號小客大客小貨大貨12318.車輛登記卡使用人姓名司機姓名牌照號碼車名車型購車日期初檢日期復檢日期保險記錄保險公司保險證號碼保險期限保險內(nèi)容購置價格經(jīng)銷商附屬品¨收音機 ¨放音機 ¨熱風