用Excel實現(xiàn)進銷存自動統(tǒng)計

1、用 Excel 實現(xiàn)進銷存自動統(tǒng)計隨著電腦的普及應用，每一臺電腦都可以靈活方便地安裝使用 Excel 軟件。而除財會部門外，其他部門的電腦都去裝上專門的財務、商務軟件肯定是不現(xiàn)實的。在日常的業(yè)務核算、統(tǒng)計核算和會計核算三大核算工作中，相當多的工作人員還在依賴手工方式。面對在手工下的各種大量而又十分繁瑣的費時費力又費神的數(shù)據查找、 登記、計算、匯總工作，除利用財務、 商務軟件解決外， 利用 Excel 去解決這些問題，其實是一件十分方便且輕松的事情。本文以任務驅動的方式，引導讀者在完成任務的過程中掌握相應的操作技能。目標任務在一個工作簿中分別制作一個 “進貨 ”工作表、一個 “銷售”工作表和一個

2、 “進銷存自動統(tǒng)計 ”工作表，設置好相應的公式和條件格式。每當發(fā)生進貨或銷售業(yè)務而在“進貨 ”工作表或在 “銷售 ”工作表中輸入進貨業(yè)務或銷售業(yè)務數(shù)據時， “進銷存自動統(tǒng)計”表中便自動計算出每一種商品的當前總進貨量、 當前總銷售量和當前庫存量。當庫存量超過或低于規(guī)定的 “報警線 ”時，能進行特殊顯示，以示警告。操作要點及注意事項Excel 表格的制作， Excel 工作表函數(shù)公式的運用，條件格式的運用。本文所述操作在Excel 97 和 Excel 2000 下運行測試通過。除漢字外， Excel 公式中的所有字符， 都必須在英文 (En) 狀態(tài)下輸入。方法與步驟(一 )新建工作簿1單擊 “開

3、始 ”菜單，在彈出的開始菜單項中單擊 “新建 office 文檔 ”，出現(xiàn) “新建 office 文檔 ”對話框窗口。2“新建 office 文檔 ”對話框窗口中的 “常用 ”活頁夾中，雙擊 “空工作簿 ”，出現(xiàn)名為 “Book1”的空工作簿。3將 “Book1”保存為 “進銷存自動統(tǒng)計系統(tǒng)xls ”。(二 )定義工作表名稱及數(shù)據1雙擊 “Sheet1工”作表標簽，輸入“進貨 ”后按【 Enter】鍵。2雙擊 “Sheet2工”作表標簽，輸入“銷售 ”后按【 Enter】鍵。3雙擊 “Sheet3工”作表標簽，輸入 “進銷存自動統(tǒng)計 ”后按【 Enter】鍵。4選擇 “進貨 ”工作表，輸入標題

4、(進貨日期、商品名稱、進貨數(shù)量 )和相應各項數(shù)據。限于篇幅， 以及僅為說明問題起見， 這里只列舉甲、 乙、丙三種商品 (表 1 圖)。5選擇 “銷售 ”工作表，輸入標題 (銷售日期、銷售去向、商品名稱、銷售數(shù)量 )和相應各項數(shù)據 (表 2 圖 )。6選擇 “進銷存自動統(tǒng)計”工作表， 在第一行中分別輸入標題內容：商品名稱、當前總進貨量、當前總銷售量、當前庫存量 (表 3 圖)。(三 )定義公式1在 “進銷存自動統(tǒng)計”工作表中選擇B2 單元格，輸入“ =SUMIF(進貨！ B： B ， ”甲 ”，進貨！ C：C) ”，按【 Enter】鍵。2向下拖動B2 單元格右下方的黑點至B4 單元格，進行公式

5、復制的操作。3選擇 B3 單元格，按 F2 鍵，修改公式中的 “甲 ”為“乙 ”，同樣，修改 B4 單元格公式中的 “甲 ”為 “丙”。如果有更多的商品，依此類推，直至修改完畢為止。注意，從公式定義可以看出，此例中的單元格相加求和的條件依據是商品名稱：甲、乙、丙。4選定 B2 至 B4 單元格，向右拖動B4 單元格右下方的黑點至 C 列，進行公式的復制操作。5選擇 C2 單元格，按F2 鍵，將公式中的“進貨 ”修改為“銷售 ”，同樣， 再分別修改 C3、C4 單元格公式中的 “進貨 ” 為“銷售 ”。如果有更多的單元格需要定義公式，依此類推，直至修改完畢為止。6選定 D2 單元格，輸入 “=B

6、2-C2”，按【 Enter】鍵。7向下拖動 D2 單元格右下方的黑點至有更多的， 一直向下拖動到最后一個單元格即可D4單元格 (如果)，完成公式的復制工作。(四 )庫存報警 (字符突出顯示 )設置1單擊 D 列的列標，然后選擇 “格式 ”菜單中的 “條件格式”命令。2在打開的 “條件格式 ”對話框中，在 “條件 1”區(qū)域中進行最高庫存量報警的突出顯示設置：首先，從左到右，分別選定 “單元格數(shù)值 ”(Excel97 中是“單元格數(shù)值為 ”)、“大于或等于 ”，并輸入一個合適的最高庫存量報警線數(shù)字。然后，單擊 “格式 ”按鈕，在打開的對話框中設置顏色為“紅色 ”，字形為 “加粗 ”。最后按 “確

7、定 ”按鈕，完成庫存一旦超高即報警的突出顯示設置。3在 “條件格式 ”對話框中，單擊 “添加 ”按鈕，隨即便會增加一個 “條件 2”區(qū)域。在 “條件2”區(qū)域中進行最低庫存量報警的突出顯示設置：首先，從左到右，分別選定 “單元格數(shù)值 ”、“小于或等于 ”，并輸入一個合適的最低庫存量報警線數(shù)字(比如，輸入1，表示當庫存只剩一件或沒有時，突出警示)。然后單擊 “格式 ”按鈕，再在打開的對話框中設置顏色為“藍色 ”，字形為 “加粗 ”。最后按 “確定 ”按鈕，即完成庫存超低的報警突出顯示設置。(五 )日常應用1平時， 每次只要在 “進貨 ”工作表和 “銷售 ”工作表中輸入實際發(fā)生的進貨或銷售數(shù)據， “進銷存自動統(tǒng)計 ”表中便會自動得到當前的總進貨量、當前的總銷售量以及當前庫存量。同時，當庫存量超過或低于報警線數(shù)字時，就會以紅色或藍色并加