報(bào)表管理系統(tǒng)

1、第四章 報(bào)表管理系統(tǒng)教學(xué)內(nèi)容：報(bào)表管理系統(tǒng)概述、報(bào)表設(shè)置和報(bào)表輸出與分析等。教學(xué)目的與要求：通過(guò)本章學(xué)習(xí)使學(xué)生了解報(bào)表管理系統(tǒng)、的基本知識(shí)；掌握?qǐng)?bào)表管理系統(tǒng)的基本內(nèi)容；熟悉和掌握?qǐng)?bào)表管理系統(tǒng)操作和報(bào)表管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理的流程。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)：本章重點(diǎn)是報(bào)表設(shè)置和報(bào)表輸出；講授中應(yīng)注意報(bào)表設(shè)置和報(bào)表輸出的講解，強(qiáng)調(diào)報(bào)表管理系統(tǒng)的重要性。同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)報(bào)表分析的介紹，使學(xué)生掌握?qǐng)?bào)表設(shè)置和報(bào)表輸出的操作和報(bào)表分析的內(nèi)容。教學(xué)方式與時(shí)間分配：講授和實(shí)驗(yàn)結(jié)合，指定參考教材，以加深學(xué)生對(duì)報(bào)表管理系統(tǒng)的理解。本章共 8 學(xué)時(shí)。第一節(jié) 概述一、會(huì)計(jì)報(bào)表與報(bào)表管理系統(tǒng)（一） 會(huì)計(jì)報(bào)表會(huì)計(jì)報(bào)表是根據(jù)日常的會(huì)計(jì)核算

2、資料編制的，總括地反映會(huì)計(jì)主體財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和 資金流轉(zhuǎn)信息的報(bào)告文件，是會(huì)計(jì)核算工作的結(jié)果。編制會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)核算工作的重要內(nèi)容，是根據(jù)會(huì)計(jì)制度和管理的要求，是將會(huì)計(jì)賬簿 中分散的會(huì)計(jì)資料集中起來(lái)，通過(guò)進(jìn)一步加工匯總，形成全面系統(tǒng)地反映本單位在一定時(shí)期內(nèi) 的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程和結(jié)果的綜合性指標(biāo)體系，為投資者、債權(quán)人、財(cái)政稅收部門(mén)、上級(jí)主管部門(mén) 和本單位的經(jīng)營(yíng)管理者等提供有效的信息。會(huì)計(jì)報(bào)表按編報(bào)時(shí)間劃分為月報(bào)表、季報(bào)表和年報(bào)表；按其服務(wù)的對(duì)象劃分為內(nèi)部報(bào)表和 外部報(bào)表；按報(bào)表的編制單位分為單位會(huì)計(jì)報(bào)表和匯總會(huì)計(jì)報(bào)表；按報(bào)表的結(jié)構(gòu)分為簡(jiǎn)單表和 復(fù)合表等。會(huì)計(jì)報(bào)表是在日常各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算所處理的資料基

3、礎(chǔ)上，按一定格式和指標(biāo)體系來(lái)編制的， 其編制具有以下特點(diǎn)： 1會(huì)計(jì)報(bào)表編制的內(nèi)容必須完整。 凡制度規(guī)定應(yīng)予報(bào)送的會(huì)計(jì)報(bào)表，必須全部編制，不得漏編、漏報(bào)。報(bào)表內(nèi)項(xiàng)目應(yīng)無(wú)一遺 漏地填列。2會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)的數(shù)字必須真實(shí)。 3會(huì)計(jì)報(bào)表處理與報(bào)送必須和時(shí)，只有這樣才能保證會(huì)計(jì)報(bào)表的使用價(jià)值。（二） 報(bào)表管理系統(tǒng) 由于各單位的情況和使用報(bào)表的目的不同，在不同時(shí)期對(duì)報(bào)表的種類(lèi)、格式和報(bào)表方法的 要求也會(huì)有所不同。因此，一個(gè)通用的報(bào)表管理系統(tǒng)要適應(yīng)不同行業(yè)、不同單位和不同時(shí)間的 變化，就不能只提供一個(gè)完整統(tǒng)一的固定的報(bào)表表格結(jié)構(gòu)，應(yīng)允許用戶(hù)根據(jù)需要進(jìn)行自定義。 同時(shí)，我國(guó)的企事業(yè)單位對(duì)外提供的會(huì)計(jì)報(bào)表，其格式和編

4、制方法是由財(cái)政部門(mén)或行業(yè)主管部 門(mén)統(tǒng)一規(guī)定的，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表等。為了方便使用者，通用系統(tǒng)一般又都提供這些表的 標(biāo)準(zhǔn)表樣供直接調(diào)用。報(bào)表管理系統(tǒng)就是通過(guò)設(shè)置報(bào)表格式、定義各種取數(shù)關(guān)系和運(yùn)算關(guān)系，從賬務(wù)處理系統(tǒng)和 其他單項(xiàng)核算系統(tǒng)中取得有關(guān)會(huì)計(jì)核算信息，生成會(huì)計(jì)報(bào)表，并根據(jù)需要進(jìn)行報(bào)表匯總與分析 的會(huì)計(jì)核算的一個(gè)子系統(tǒng)。報(bào)表管理系統(tǒng)主要分為專(zhuān)用會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)、通用會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)和財(cái)經(jīng)電子表系統(tǒng)三類(lèi)。專(zhuān) 用會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)是把會(huì)計(jì)報(bào)表的種類(lèi)、格式和編制方法編在程序中，操作使用簡(jiǎn)單，但報(bào)表結(jié) 構(gòu)發(fā)生變化就需修改程序。通用會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)提供給用戶(hù)不需修改程序就可根據(jù)需要自行定義或修改報(bào)表結(jié)構(gòu)和編制 方法的功

5、能，但其專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，只能從與該軟件相配套的數(shù)據(jù)庫(kù)資源中提取數(shù)據(jù)。財(cái)經(jīng)電子表系 統(tǒng)把格式與表內(nèi)數(shù)據(jù)視為一體， 通過(guò)一張大棋盤(pán)表來(lái)編輯處理各種報(bào)表， 并且提供大量的函數(shù)、 工具和圖形分析功能，是一種功能強(qiáng)大的通用報(bào)表系統(tǒng)。目前，世界上流行的電子表系統(tǒng)有EXCEL LOTUSI23等，UFC財(cái)經(jīng)電子表系統(tǒng)也有廣泛的用戶(hù)。報(bào)表管理系統(tǒng)是一個(gè)綜合性較強(qiáng)的相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)，通過(guò)編制會(huì)計(jì)報(bào)表，能夠?qū)挝缓怂?的結(jié)果作出概括性說(shuō)明。報(bào)表管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來(lái)源于賬務(wù)處理系統(tǒng)和其他各單項(xiàng)核算系統(tǒng)的有 關(guān)會(huì)計(jì)信息，與其他會(huì)計(jì)核算子系統(tǒng)有著復(fù)雜而緊密的關(guān)系。所以，必須在做好日常的核算工 作的基礎(chǔ)上，才能充分發(fā)揮報(bào)表管理系統(tǒng)的

6、作用。（一）報(bào)表編制業(yè)務(wù)處理過(guò)程 按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中規(guī)定：“會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)當(dāng)根據(jù)登記完整、核對(duì)無(wú)誤的賬簿記錄和其他有關(guān)資 料編制”。其編制的業(yè)務(wù)處理過(guò)程如圖 4-I 所示：（1）根據(jù)有關(guān)總分類(lèi)賬戶(hù)或明細(xì)分類(lèi)賬戶(hù)的數(shù)據(jù)直接填入有關(guān)報(bào)表。（2）根據(jù)有關(guān)總分類(lèi)賬戶(hù)或明細(xì)分類(lèi)賬戶(hù)的數(shù)據(jù)分析計(jì)算后填入有關(guān)報(bào)表。（3）報(bào)表計(jì)算。（4）將其下屬單位上報(bào)的報(bào)表進(jìn)行匯總生成匯總表。（ 二）報(bào)表管理數(shù)據(jù)流程在電算化下，報(bào)表管理數(shù)據(jù)處理流程如圖 4-2 所示。 1設(shè)置報(bào)表的結(jié)構(gòu)格式，形成報(bào)表結(jié)構(gòu)格式文件。 2將報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源和運(yùn)算關(guān)系輸入計(jì)算機(jī)。3根據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源的規(guī)定， 從賬務(wù)處理等系統(tǒng)中采集有關(guān)數(shù)據(jù)，同時(shí)根據(jù)需要通過(guò)鍵盤(pán)

7、輸入 有關(guān)數(shù)據(jù)，經(jīng)運(yùn)算處理后生成報(bào)表文件。4根據(jù)報(bào)表文件，輸出各種報(bào)表 （ 如利潤(rùn)表、資產(chǎn)負(fù)債表等 ） 。 三、報(bào)表管理的基本功能模塊結(jié)構(gòu)（一）模決結(jié)構(gòu)通用報(bào)表管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一系列功能模塊， 典型的功能模塊結(jié)構(gòu)如圖 4-3 所示，由這些功能 模塊分別完成報(bào)表定義、報(bào)表編輯、報(bào)表輸出等工作，會(huì)計(jì)人員通過(guò)調(diào)用這些功能模塊，可以 自行設(shè)計(jì)和編制各種會(huì)計(jì)報(bào)表。（二）基本功能1格式管理。 用于根據(jù)不同報(bào)表的不同要求進(jìn)行格式定義、編輯以和對(duì)表中數(shù)據(jù)的運(yùn)算關(guān)系公式進(jìn)行定義。2文件管理。用于對(duì)報(bào)表文件進(jìn)行創(chuàng)建、讀取、保存和備份管理。一般包括新表登記、設(shè)計(jì)、 設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)源等內(nèi)容。3報(bào)表數(shù)據(jù)處理。主要由數(shù)據(jù)錄入與

8、采集、數(shù)據(jù)處理分析、報(bào)表匯總與合并等項(xiàng)目。 4圖管理功能。將數(shù)據(jù)表以圖表的方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為報(bào)表數(shù)據(jù)資源的進(jìn)一步利用創(chuàng)造條 件。5報(bào)表輸出。用于查詢(xún)或打印輸出本系統(tǒng)所產(chǎn)生的各種報(bào)表。 四、報(bào)表管理系統(tǒng)的基本操作過(guò)程當(dāng)需要新建或修改會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)必須首先進(jìn)行報(bào)表初始設(shè)置工作，主要內(nèi)容為設(shè)計(jì)報(bào)表結(jié)構(gòu) 格式、設(shè)置數(shù)據(jù)來(lái)源和運(yùn)算關(guān)系等。當(dāng)初始設(shè)置工作完畢后，進(jìn)行日常處理工作。日常處理工 作一般包括：報(bào)表生成一審核報(bào)表一輸出報(bào)表。編制報(bào)表，即將數(shù)據(jù)從機(jī)內(nèi)賬簿或鍵盤(pán)輸入到 報(bào)表中，對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算生成所需的報(bào)表；根據(jù)需要進(jìn)行報(bào)表匯總和數(shù)據(jù)審核；打印輸出 或屏幕顯示輸出報(bào)表。從報(bào)表管理系統(tǒng)的基本操作過(guò)程可

9、以看出，只有報(bào)表的初始設(shè)置比較麻煩，但若不需要編 制新表就不需要進(jìn)行這項(xiàng)工作。每月編制原有格式的報(bào)表要進(jìn)行的工作，只是選擇調(diào)用一下相應(yīng)的功能，報(bào)表的生成、審核、輸出都是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，非常簡(jiǎn)單。第二節(jié) 報(bào)表設(shè)置一、報(bào)表的結(jié)構(gòu)在實(shí)際工作中， 常用的會(huì)計(jì)報(bào)表一般都是由表頭、 列標(biāo)題、 表體、附注、表尾等部分構(gòu)成 ( 見(jiàn) 圖4-4) 。設(shè)置報(bào)表格式就是把這些部分內(nèi)容分別輸入計(jì)算機(jī)。二、新建、修改會(huì)計(jì)報(bào)表 1新建、修改報(bào)表在報(bào)表處理窗口單擊“自定義報(bào)表”按鈕， 進(jìn)入如圖 4-5 所示對(duì)話(huà)框。 可以新建或打開(kāi)一自 定義報(bào)表，系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置有“資產(chǎn)負(fù)債表”、“利潤(rùn)表”、“利潤(rùn)分配表”、“現(xiàn)金流量表” 等

10、。在打開(kāi)報(bào)表窗口中，可以進(jìn)行“新建”、“打開(kāi)”、“刪除”、授權(quán)“、”引入“等操作。 2報(bào)表屬性(1) 報(bào)表行列屬性設(shè)置 報(bào)表名：輸入用戶(hù)所定義的報(bào)表名稱(chēng)，如“利潤(rùn)分配表”。保存后對(duì)應(yīng)系統(tǒng)安裝目錄中的 report 目錄下的“利潤(rùn)分配表 .kds ”二進(jìn)制文件?？傂袛?shù)：自定義報(bào)表的總行數(shù)，系統(tǒng)預(yù)設(shè)25行?？偭袛?shù)：自定義報(bào)表總列數(shù)，系統(tǒng)預(yù)設(shè)15列，最大列數(shù)可達(dá)702列(26 X 27)。凍結(jié)行：凍結(jié)行數(shù) ( 報(bào)表顯示滾動(dòng)用 ) 。凍結(jié)列：凍結(jié)列數(shù) (報(bào)表顯示滾動(dòng)用 )。(2) 外觀屬性設(shè)置前景色：報(bào)表的前景顏色，系統(tǒng)默認(rèn)值為黑色景色時(shí)，此單元格的前景色即取此默認(rèn)色。 背景色：報(bào)表的背景顏色，系統(tǒng)默

11、認(rèn)值為白色當(dāng)某單元格和其相應(yīng)的行列都未設(shè)置前顏色 取用順序與前景色完全相同網(wǎng)格色：報(bào)表網(wǎng)格色，即單元格間的隔線(xiàn)顏色，系統(tǒng)默認(rèn)值為黑色。 默認(rèn)字體：報(bào)表表體的字體，報(bào)表單元格未單獨(dú)設(shè)置字體時(shí)，系統(tǒng)即取用該字體。默隊(duì)行高(0.1mm):報(bào)表默認(rèn)行高，單位為 0.1mm。例如：當(dāng)默認(rèn)行高為 55時(shí)，默認(rèn)行高度 為0.1 X 55=5.5毫米，也就是當(dāng)打印報(bào)表時(shí)，報(bào)表體行高為5.5毫米。顯示網(wǎng)格：選擇該選項(xiàng)，表示報(bào)表將顯示或打印網(wǎng)格。(3) 頁(yè)腳頁(yè)眉設(shè)置報(bào)表名：表示取當(dāng)前報(bào)表的名稱(chēng)，如“ 報(bào)表”，此時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)存圖 4-11 所示中的模擬 顯示框中顯示出如“資產(chǎn)負(fù)債表”字樣。頁(yè)：取縱向報(bào)表頁(yè)碼。總頁(yè)：取

12、橫向報(bào)表總的頁(yè)數(shù)。日期：報(bào)表年月日取數(shù)。3單元屬性的設(shè)置 單擊“屬性”“單元屬性”“單元屬性”菜單，彈出如圖 4-12 所示對(duì)話(huà)框。(1) 字體顏色的設(shè)置 默認(rèn)設(shè)置：將該單元格以默認(rèn)參數(shù)值設(shè)置該單元。 負(fù)數(shù)紅字：表示當(dāng)某單元格所取數(shù)據(jù)為負(fù)數(shù)時(shí)，選擇該項(xiàng)后，報(bào)表將在該單元格以紅色數(shù) 據(jù)顯示。(2) 文本對(duì)齊方式 單擊“文本對(duì)齊”選項(xiàng)卡，可對(duì)文本對(duì)齊方式進(jìn)行設(shè)置。 水平對(duì)齊：表示對(duì)該單元格文本或數(shù)字的對(duì)齊方式，系統(tǒng)默認(rèn)方式為“常規(guī)”，除此以外 還有“靠左”、“居中”和“靠右”供選擇，同時(shí)可查看右窗口中的預(yù)覽顯示情況。垂直對(duì)齊：如果水平對(duì)齊方式為“常規(guī)”時(shí)，系統(tǒng)同定設(shè)置為“居中”，用戶(hù)不能修改； 否

13、則，垂直對(duì)齊方式有“靠上”、“居中”和“靠下”供選擇，同時(shí)可查看右窗口中的預(yù)覽顯 示情況。(3) 數(shù)字格式 單擊“數(shù)字格式”選項(xiàng)卡，可對(duì)單元格中的數(shù)字格式選擇相應(yīng)設(shè)置，如圖 4-13 所示。可供選擇數(shù)字格式方式有“常規(guī)”、“數(shù)值”、“貨幣”、“百分比”和“科學(xué)記數(shù)” 5 種，同時(shí)還可在“自定義”文本框中對(duì)格式進(jìn)行修改，并可在右邊窗口中進(jìn)行預(yù)覽顯示。(4) 單元邊框設(shè)置單擊“邊框”選項(xiàng)卡，可對(duì)單元格的邊框進(jìn)行設(shè)置，如圖 4-14 所示。可對(duì)單元格邊框的樣 式進(jìn)行定義，并選擇相應(yīng)的線(xiàn)形以和對(duì)邊框顏色設(shè)置等。(5) 定義斜線(xiàn) 單元斜線(xiàn)設(shè)置功能，是為了滿(mǎn)足某些特殊表格樣式功能而設(shè)。在屬性菜單中，單擊“

14、單元 屬性定義斜線(xiàn)”命令或單擊工具欄中“單元斜線(xiàn)”按鈕，彈出如圖4-15所示對(duì)話(huà)框。二分、三分：對(duì)所選單元二等分或三等分。橫排、斜排：表示“名稱(chēng) 1”、“名稱(chēng) 2”顯示方式為橫向排列或斜向排列。 斜線(xiàn)顏色：對(duì)斜線(xiàn)顏色設(shè)置。系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置為黑色。斜線(xiàn)寬度：斜線(xiàn)的寬度，當(dāng)改變寬度時(shí)，上圖右部即時(shí)顯示單元斜線(xiàn)樣式。名稱(chēng)1、名稱(chēng) 2：定義斜線(xiàn)單元的名稱(chēng)，用戶(hù)按需要對(duì)其進(jìn)行修改。如分別修改為“項(xiàng)目名 稱(chēng)”、“項(xiàng)目?jī)?nèi)容”。自動(dòng)調(diào)整字體： 表示“名稱(chēng) 1 ” 、 “名稱(chēng)2”字體大小、 前景色和背景色是否隨著選項(xiàng)卡“字體顏色”中的設(shè)置改變而自動(dòng)變化。4取數(shù)公式自定義報(bào)表中的數(shù)據(jù)錄入和表間取數(shù)是十分靈活的，系統(tǒng)會(huì)

15、自動(dòng)根據(jù)用戶(hù)在單元內(nèi)輸入的 數(shù)據(jù)，判斷數(shù)據(jù)類(lèi)型，同時(shí)用戶(hù)還可以使用強(qiáng)大的“公式向?qū)А惫δ苋〉霉?。如果用?hù)輸入 的是 0-9的數(shù)字，則該單元會(huì)自動(dòng)定義為數(shù)字型，可以參加運(yùn)算；如果輸入的是字母，則該單元 定義為字符型，不能參加運(yùn)算；如果輸入的內(nèi)容是以“=”號(hào)打頭的，則該單元系統(tǒng)自動(dòng)定義為取數(shù)公式。報(bào)表取數(shù)公式語(yǔ)法與自動(dòng)轉(zhuǎn)賬相同，通過(guò)取數(shù)公式可取到賬上的任意的數(shù)據(jù)。舉例 4-1 ：利用通用軟件自定義一張貨幣資金表。要求：5行4列，第一行行高8mm其他行行高默認(rèn)，所有列列寬為 25mm報(bào)表表頭為三號(hào)， 宋體，加粗并居中。表內(nèi)列標(biāo)題用 5號(hào)宋體，C3 C4 D3 D4由賬套取數(shù)，C5 D5用自定義公式

16、 計(jì)算，數(shù)據(jù)格式根據(jù)樣表確定，負(fù)數(shù)用紅色，保存為“貨幣資金表”。一般地，完成了以上步驟，報(bào)表的格式和內(nèi)容就已確定，如果以后每月都以同樣的格式和內(nèi)容報(bào)表， 就可以將定義好的報(bào)表作為模板保存下來(lái)， 以后便可以直接調(diào)用進(jìn)行報(bào)表編制工作。目前，許多報(bào)表管理軟件都提供了若干行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表結(jié)構(gòu)，我們也可以直接調(diào)用或根據(jù) 需要略加修改作為模板保存后，用于編制報(bào)表。第三節(jié) 報(bào)表輸出與分析一、報(bào)表輸出當(dāng)財(cái)會(huì)人員利用會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)編制好報(bào)表后，這些報(bào)表就以文件形式保存起來(lái)。為了企業(yè) 的管理者、投資人、債權(quán)人、財(cái)政和稅務(wù)等部門(mén)能按其需要查看會(huì)計(jì)報(bào)表，就需要進(jìn)行報(bào)表輸 出。報(bào)表輸出一般有以下幾種方式：1屏幕顯示（查詢(xún)）

17、。2打印機(jī)輸出。3磁盤(pán)輸出。4網(wǎng)絡(luò)傳輸。通用軟件提供了以下主要報(bào)表的輸出功能。（一）日?qǐng)?bào)表通用系統(tǒng)為用戶(hù)提供了日?qǐng)?bào)表的查詢(xún)功能 , 使用戶(hù)能和時(shí)地了解某一天所發(fā)生的業(yè)務(wù) , 包括 當(dāng)天的發(fā)生額、前一天余額、當(dāng)天余額和借貸發(fā)生額筆數(shù)。（二）試算平衡表試算平衡表用于輸出和查詢(xún)所選期間的各科目的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額數(shù)據(jù)?？梢圆樵?xún)不同的會(huì)計(jì)期間以和不同幣別的試算平衡表數(shù)據(jù)。（三）科目余額表 通用系統(tǒng)為用戶(hù)提供了科目余額表的查詢(xún)功能。（四）自定義報(bào)表 通用系統(tǒng)為用戶(hù)提供了自定義報(bào)表的查詢(xún)功能。（五）引出報(bào)表 通用系統(tǒng)為用戶(hù)提供了報(bào)表的引出功能。二、報(bào)表分析 報(bào)表分析是指使用各種方法對(duì)報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。（一） 分析企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況 財(cái)務(wù)狀況分析是對(duì)企業(yè)截止報(bào)告期的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的結(jié)構(gòu)、比例和變化趨勢(shì)等 情況進(jìn)行分析。對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況分析又可分為結(jié)構(gòu)分析、 比較分析、 趨勢(shì)分析、 比率分析等 4種分析方法。（二） 企業(yè)損益情況分析 企業(yè)損益情況分析是對(duì)企業(yè)本期、本年累計(jì)和任一會(huì)計(jì)期間的盈利狀況和盈利能力進(jìn)行分析。 對(duì)