文秘人員聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)

1、文秘人員聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě) 文秘人員的聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě) 聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)，是文秘人員提高領(lǐng)悟能力和表達(dá)能力的基本途徑。借此機(jī)會(huì)，我想就文秘人員的聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)，講一些粗淺的看法與體會(huì)。 一、心領(lǐng)神會(huì)聽(tīng)好音 聽(tīng)，是指敏捷接受并正確理解信息的應(yīng)變能力。研究表明，信息交流花費(fèi)在聽(tīng)力上的時(shí)間超過(guò) 60%，其余時(shí)間才用在交談、和寫(xiě)作上。由此可見(jiàn)，聽(tīng)對(duì)于文秘人員搜集信息，了解情況，具有不可忽視的作用?？陬^語(yǔ)言是聲音和意義兩個(gè)部分組成的。由于語(yǔ)音的線性排列與語(yǔ)義的多通道、全方位無(wú)法比擬，使我們很難一下子就聽(tīng)出說(shuō)話人的根本意圖。這就需要我們反復(fù)揣摩，認(rèn)真領(lǐng)悟，透過(guò)語(yǔ)音聽(tīng)語(yǔ)義。 （一）聽(tīng)好領(lǐng)導(dǎo)的話。領(lǐng)導(dǎo)所處的位置高于秘書(shū)，工作經(jīng)驗(yàn)與生活閱歷比

2、秘書(shū)豐富。領(lǐng)導(dǎo)所講的話，是秘書(shū)必須聽(tīng)從、必須謹(jǐn)記、必須落實(shí)的。 領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)，秘書(shū)必須管住觜巴，只聽(tīng)不講，全神貫注，專(zhuān)心靜聽(tīng)，不僅用耳朵來(lái)吸收聲音，而且要投入整個(gè)身心來(lái)理解。領(lǐng)導(dǎo)講話，有時(shí)直言不諱，一聽(tīng)就懂；有時(shí)閃爍其詞，意在言外。文秘人員在這種情況下，不僅要注意傾聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)話語(yǔ)的外在信息，注意觀察說(shuō)話時(shí)的一顰一笑、舉手投足、眼波流轉(zhuǎn)、神色變化等信號(hào)，還要從當(dāng)時(shí)所處的特定語(yǔ)境，依靠經(jīng)驗(yàn)、背景知識(shí)去揣摩意會(huì)，聽(tīng)出領(lǐng)導(dǎo)的言外之意、弦外之音，甚至難言之隱，真正領(lǐng)會(huì)話里話外的全部含義。 會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議記錄是文秘人員一項(xiàng)日常性的工作。據(jù)專(zhuān)家研究，一般的聽(tīng)眾聽(tīng)完 10分鐘的演說(shuō)后，能記住內(nèi)容的一半，兩天之后只能

3、記住 25%。這就要求我們邊聽(tīng)邊記，邊記邊想，不僅用筆記，還要用心記。有的秘書(shū)起草的會(huì)議紀(jì)要，不得要領(lǐng)，一塌糊涂。這除了文字表達(dá)方面的原因外，與沒(méi)有細(xì)心傾聽(tīng)、認(rèn)真記錄、反復(fù)思考有很大關(guān)系。比如，有些秘書(shū)參加會(huì)議時(shí)，對(duì)別人的發(fā)言，似懂非懂，一字不記；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話，一知半解，只記標(biāo)題。這怎么能夠起草出符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的會(huì)議紀(jì)要呢？ （二）聽(tīng)好同事的話。由于同事與文秘人員所處的崗位不同，熟悉的情況不同。聽(tīng)好同事的話，把同事當(dāng)做良師益友，是文秘人員掌握情況、取長(zhǎng)補(bǔ)短的重要途徑。文秘人員聽(tīng)同事說(shuō)話時(shí)，不僅要專(zhuān)心致志，而且要主動(dòng)參與，鼓勵(lì)對(duì)方把話說(shuō)下去。如邊聽(tīng)邊伴以"嗯'、"是

4、9;、"對(duì)'等有聲語(yǔ)言，或通過(guò)微笑、點(diǎn)頭、目光交流等勢(shì)態(tài)語(yǔ)言表示贊同和肯定；或適當(dāng)插話，與對(duì)方在情感上彼此溝通，營(yíng)造一個(gè)親切友好的談話環(huán)境。 當(dāng)然，秘書(shū)也要冷靜分析、正確對(duì)待同事的話。比如：有的同事可能批評(píng)你是書(shū)呆子， 只愛(ài)讀書(shū)，不善交際；有的同事可能表?yè)P(yáng)你勤奮好學(xué)，獨(dú)善其身。有的同事可能批評(píng)你寫(xiě)的材料嚴(yán)謹(jǐn)有余，活潑不足；有的同事可能表?yè)P(yáng)你寫(xiě)的材料文從字順，有條不紊。這就需要我們認(rèn)真鑒別，想想這些評(píng)價(jià)是站在什么角度，出于什么用意；想想這些話與自己的工作目標(biāo)有何異同。只要是站在全局的高度，出于促進(jìn)工作的目的，并且與自己確定的目標(biāo)基本吻合，就應(yīng)該積極采納，認(rèn)真改進(jìn)。否則，就只能留

5、作參考了。 （三）聽(tīng)好群眾的話。人民群眾是我們的衣食父母。"父母'的話肯定要聽(tīng)。但由于"父母'與我們的年齡不同、文化不同、職業(yè)不同，對(duì)問(wèn)題的看法也有所不同。這就需要文秘人員善于從人民群眾的話中，聽(tīng)出哪些是事關(guān)全局的問(wèn)題，哪些是部分人關(guān)心的問(wèn)題；哪些是合情合理的要求，哪些是蠻不講理的要求；哪些是民意、民情、民生、民利的反映。凡是代表著廣大人民根本利益的話，都必須引起我們重視，都必須給予高度關(guān)注和認(rèn)真答復(fù)。 二、雅俗共賞說(shuō)好話 第二次世界大戰(zhàn)時(shí)，西方人深知語(yǔ)言藝術(shù)的巨大威力，曾將舌頭和*、金錢(qián)稱(chēng)為三大戰(zhàn)略武器；到了又把舌頭和美元、電腦視為賴(lài)以生存和競(jìng)爭(zhēng)的三大戰(zhàn)略

6、武器。出人意料的是，高新科學(xué)技術(shù)取代了武器炫耀，而"舌頭'的地位竟絲毫沒(méi)有動(dòng)搖。這也印證了我國(guó)古代的一句名言："一言之辯，重于九鼎之寶；三寸之舌，強(qiáng)于百萬(wàn)之師。' 一個(gè)企業(yè)或事業(yè)單位猶如一架機(jī)器，說(shuō)話猶如潤(rùn)滑劑，它滲透、滋潤(rùn)著各個(gè)零部件；沒(méi)有潤(rùn)滑劑，機(jī)器根本無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書(shū)部門(mén)是一個(gè)單位聯(lián)結(jié)上下、左右、內(nèi)外的樞紐?？梢哉f(shuō)，一個(gè)單位的全部工作都離不開(kāi)秘書(shū)部門(mén)的參與，搞秘書(shū)工作也就離不開(kāi)說(shuō)話。秘書(shū)需要說(shuō)話，是由其工作性質(zhì)、內(nèi)容、作用決定的。秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)的決策及其實(shí)施服務(wù)，要匯報(bào)工作、傳達(dá)指示、開(kāi)展調(diào)查研究、傳遞信息、接待來(lái)訪，處理日常事務(wù)等，除部分使用書(shū)面語(yǔ)外，大

7、量運(yùn)用的是口頭語(yǔ)言。 文秘人員口頭語(yǔ)言必須遵循以下三個(gè)主要原則： 1、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。秘書(shū)部門(mén)素有"門(mén)面'、"窗口'之稱(chēng)。人們往往從一個(gè)單位文秘人員說(shuō)話的態(tài)度、內(nèi)容、方式、效果來(lái)判斷這個(gè)單位的工作水平。文秘人員的說(shuō)話關(guān)系到一個(gè)單位在公眾心目中的形象。所以，文秘人員口頭語(yǔ)言必須標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 所謂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，主要是指詞匯的規(guī)范化和語(yǔ)法的規(guī)范化兩個(gè)方面。一是詞匯的規(guī)范化?，F(xiàn)代漢民族共同語(yǔ)的詞匯是在北方方言基礎(chǔ)上形成和發(fā)展起來(lái)的。文秘人員在工作語(yǔ)言中應(yīng)盡量使用共同語(yǔ)中的詞匯，慎重規(guī)范地吸收和使用方言詞匯、外來(lái)詞、古語(yǔ)詞和新生詞。二是語(yǔ)法的規(guī)范化。遵守搭配規(guī)則，防止搭配不當(dāng)；保

8、持成份完整，避免殘缺不全；注重前后關(guān)系，正確排列語(yǔ)序。 2、詞簡(jiǎn)意達(dá)。語(yǔ)言簡(jiǎn)明是一種藝術(shù)。恩格斯在馬克思墓前的演說(shuō)不過(guò) 1200 字。其中第一句話是："3 月 14 日下午兩點(diǎn)三刻，當(dāng)代最偉大的思想家停止思想了。'這句話才 24 個(gè)字，但提供的信息卻十分豐富。它交待了馬克思逝世的確切時(shí)間，表達(dá)了對(duì)馬克思的無(wú)限敬意以及對(duì)馬克思的高度評(píng)價(jià)。 要做到詞簡(jiǎn)意達(dá)，就必須注意選詞的準(zhǔn)確，去掉口語(yǔ)中的口頭禪、重復(fù)羅嗦、拿腔作調(diào)等語(yǔ)病。同時(shí)，還要努力消除語(yǔ)言中的歧義。消除歧義的常用方法有：一是更換詞語(yǔ)，二是更換句式，三是利用上下文聯(lián)系使表意明確。例如：有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)/應(yīng)當(dāng)處理；通知開(kāi)會(huì)的/還沒(méi)到。例中"有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)'有兩個(gè)意義，一是施事主語(yǔ)，處理別人；二是受事主語(yǔ)，被處理。如果要表達(dá)第一種意義，可改為"有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)處理某人或某事'；如果是第二種意義，可改為"應(yīng)當(dāng)處理有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)'。例 中的"通知開(kāi)會(huì)的'可以是發(fā)通知的人，也可以是接受通知的人。 3、措詞得體。論語(yǔ)鄉(xiāng)黨中曾記載孔子在各種不同場(chǎng)合對(duì)語(yǔ)言表達(dá)得體適度的高超藝術(shù)。他同家鄉(xiāng)父老在一起說(shuō)話，總是表現(xiàn)得恭順和似不善言；在宗廟儀式或朝廷上，總是明白流暢地說(shuō)話，