會議室預(yù)約管理系統(tǒng)方案書

1、會議室預(yù)約管理系統(tǒng)方案書會議預(yù)約管理系統(tǒng)系統(tǒng)方案一、系統(tǒng)概述 41.1什么是會議預(yù)約管理 41.2會議管理趨勢 5二、系統(tǒng)功能 62.1功能特點 62.2系統(tǒng)優(yōu)勢 72.3系統(tǒng)界面 8三、系統(tǒng)部署 113.1安裝示意圖 123.2安裝實景圖 12四、會議顯示 14五、應(yīng)用行業(yè) 155.1教育行業(yè) 155.2法律行業(yè) 155.3醫(yī)療保健 155.4企業(yè) 16一、系統(tǒng)概述為符合現(xiàn)代信息化的考慮，在辦公樓的底樓進出大廳設(shè)置一套多媒體信息 顯示公告系統(tǒng)，用于顯示每個會議室的使用情況和正在召開會議的主題。每個 會議室外面的走廊區(qū)域設(shè)置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng)，用于顯示該會議的 會議內(nèi)容，參與人員等信息

2、。會議休息區(qū)設(shè)置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng)， 用于顯示各會議室的使用情況和各種及時資訊等。該系統(tǒng)可以顯示各種集團內(nèi)和公共的通知 / 通告，各種社會公共信息 （如天 氣預(yù)報、新聞等公共信息） 、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議 主題等信息。同時還可以以圖片、視頻、 Flash 等形式顯示各種其它信息。1.1 什么是會議預(yù)約管理會議預(yù)約管理線下型管理：這種會議管理方式比較集中在一些還沒有進行信息化改造的企業(yè)， 會議 安排全部依賴人工的上傳下達， 還需要協(xié)調(diào)其他部門， 對會議資源的使用進 行安排沒有一套有效的對人、時間、資源、過程的可以記錄管理。 線上型管理：這種會議管理方式比較集中在一

3、些大型企事業(yè)或 500 強企業(yè)，已經(jīng)有比較完善的辦公流程和辦公軟件的支撐， 常用的軟件有LOUTS,OUTLO0K也有一 些OA或ERP中集成這類應(yīng)用。這種會議管理方式對會議成員、資源、時間 等做了充分的協(xié)調(diào)，是比較先進的會議管理方式。會議室管理粗放型管理這類管理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴(yán)格的限制， 可以隨意在某個會議室召開會議，會議的召集和會議資源（投影設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、茶水 服務(wù)、清潔服務(wù)）有召集人用傳統(tǒng)的電話通知或人工通知方式傳達。這種方式在會議的協(xié)調(diào)性比較差，如果需要輔助工作配合，在安排這些工作的上傳 下達所浪費的時間很多，不利于辦公效率的提高。人工型管理這類管理方式采用由專門的

4、部門或人對會議室的進行安排，所有會議的召集和訪客的管理，相關(guān)的會議資源也有此人進行協(xié)調(diào)。這種方式雖然只有一個 人或一個部門統(tǒng)一管理，但對整個工作流程來說，有依可尋，從而提高了會 議室的管理效率，缺點是對于工作的“痕跡”管理來說，還停留在人工記錄或簡單的電子表格記錄白鼻- K:1.2會議管理趨勢UI1LT；*1、系統(tǒng)功能為降低使用會議室所需的人力成本、提高召開會議的效率、提供系統(tǒng)化的會議過程管理，特研發(fā)了這套“會議預(yù)約管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)簡化了會議室管 理，靈活調(diào)度手段可以及時進行會議室預(yù)定，并且可以郵件或短信通知與會者確認(rèn)。所有用戶無需安裝和配置，因為系統(tǒng)就是基于B/S架構(gòu)，直接通過瀏覽 器使用

5、-1科陀fl己It證甘巧農(nóng)mt您-S|F1» 鎧 至1陽因TH 門豈城豎2.1功能特點可對操作員進行增加、刪除、修改操作，可以靈活設(shè)定操作員的管理權(quán)限。 可自定義會議室名稱，并進行增加、刪除和修改操作。可以設(shè)定會議室的 使用時段?？梢栽O(shè)定會議室的使用權(quán)限，讓只有擁有權(quán)限的用戶才可以預(yù) 定這個會議室的會議?？蓪ζ髽I(yè)的工作部門進行增加、刪除和修改操作，企業(yè)內(nèi)部各部門按樹狀 列表顯示?？蓪ζ髽I(yè)員工進行增加、刪除、修改操作。可以直接創(chuàng)建企業(yè)員工的系統(tǒng) 賬戶?？梢圆樵兤髽I(yè)內(nèi)所有員工的聯(lián)系信息。操作員可以創(chuàng)建、撤銷、恢復(fù)會議預(yù)定。系統(tǒng)管理員可以操作所有會議記 錄?？梢栽谌諝v上拖放創(chuàng)建會議，可以創(chuàng)

6、建周循環(huán)會議和月循環(huán)會議?？梢圆樵儠h室的預(yù)定信息、并以日歷的方式直觀展示出來。可以匯總本周或本月內(nèi)，關(guān)于個人用戶參加的會議和預(yù)定記錄。系統(tǒng)支持通過E-mail、手機短信等方式，對參會人員進行會議信息通知 及提醒的功能。可以統(tǒng)計會議室的無效會議占用，會議的召開效率、會議室的使用率等?？蓪ο到y(tǒng)操作日志進行管理，查詢所選時間段內(nèi)的操作日志；記錄系統(tǒng)服 務(wù)的操作日志，會議狀態(tài)、預(yù)約狀態(tài)的操作和變化信息等；可實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的備份，可修改用戶登陸密碼。會議室顯示屏可以顯示當(dāng)前會議室的會議內(nèi)容， 也可以顯示所有會議室的 會議信息。當(dāng)沒有會議召開時可以顯示其他內(nèi)容， 女口：天氣預(yù)報、多媒體 視頻、新聞資訊等。會

7、議顯示屏版面可以自定義，實現(xiàn)中英文顯示；可以發(fā)送通知到會議屏上； 可以遠程開關(guān)會議顯示屏，可以遠程監(jiān)控會議顯示屏。2.2系統(tǒng)優(yōu)勢3，r. 養(yǎng)世疋堪'-J HU2.3系統(tǒng)界面7s OAA '乜宅IP耳tMii!?菲1童國艙容解丄u心三I咸1一碼虹沽1吐L曲丄詭LuJd3?J&劉1 H5htl150©J w日:程2二馬空占豔1L4<1.|«2Dfrjeih»B1009Sfrta'lffi3m.LMd.LinMJO37;»a wkj£i13山4>O叮已R帕宙1IB.IHLI.1IMmnZ£R誦段1

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15、播放器和顯示器 之間用VGA線連接，播放器網(wǎng)口插入網(wǎng)線設(shè)置好IP地址連入服務(wù)器。會議系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，安裝在服務(wù)器里，網(wǎng)內(nèi)的用戶通過自己的賬號進入系統(tǒng)進行會 議預(yù)約。所有的會議預(yù)約信息由播放器準(zhǔn)時在屏幕上顯示。顯示的內(nèi)容樣式可 以自定義。因為采用了 B/S架構(gòu)，服務(wù)器可通過企業(yè)內(nèi)的核心交換機接入互聯(lián) 網(wǎng)，用戶可以隨時隨地的進行會議預(yù)約操作。3.1安裝示意圖3.2安裝實景圖四、會議顯示會議預(yù)約管理及顯示系統(tǒng)01-O6-P0W有限公司成立于1996年.“也郃位于上海.為經(jīng)Iffl iT:4091U EtM車 F間電眸OB 龕*1 ±H 'T 艸 4jj：i i:日期肘間公司LOGO當(dāng)K會議安琲當(dāng)前會諫信息JR !«L島4 ft f裁事方WJtt訊揖&魚1n彰沾4共1 雷先It+ « 勒攜 五、應(yīng)用行業(yè)5.1教育行業(yè)利用會議預(yù)約管理系統(tǒng)安排會議和活動，簡化調(diào)度和協(xié)調(diào)非教育活動策劃，每 個事件管理所需的所有設(shè)備