文件資料的控制程序

1、*公司程序文件文件名稱：文件資料的控制程序文件編號：*/CX/*/001/2.3審核：批準(zhǔn)：發(fā)布日期：*年*月*日實(shí)施日期：*年*月*日文件頁數(shù):9受控狀態(tài)：文件資料的控制程序1 .目的確保本公司質(zhì)量管理體系所要求的文件充分、適宜，并且得到有效控 制。2 .適用范圍本程序適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)文件的控制，這些文件包括：質(zhì)量 手冊、程序文件、工作指導(dǎo)文件、技術(shù)文件和資料，以及外來文件（各類 標(biāo)準(zhǔn)、軟件、產(chǎn)品樣本）。3 .定義：3.1 公用程序：在公司范圍內(nèi)普遍適用的程序，包括：文件資料的控制 程序、質(zhì)量記錄的控制程序、管理評審控制程序、人力資源管理程序、固 定資產(chǎn)管理程序、監(jiān)視和測量設(shè)備控制程

2、序、質(zhì)量體系內(nèi)部審核程序、數(shù) 據(jù)分析控制程序和持續(xù)改進(jìn)控制程序。3.2 專用程序：獨(dú)立適用于特定產(chǎn)業(yè)的程序，包括：產(chǎn)品策劃、合同評 審、設(shè)計開發(fā)、采購控制、供方評審、生產(chǎn)過程控制、產(chǎn)品標(biāo)識、顧客財 產(chǎn)管理、產(chǎn)品防護(hù)、顧客滿意的監(jiān)視、過程監(jiān)視、產(chǎn)品監(jiān)視和測量、不合 格品控制程序。4 .職責(zé)4.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織編寫、評審、修訂公司質(zhì)量手冊、程序文件，負(fù)責(zé) 批準(zhǔn)質(zhì)量手冊、公用程序文件的批準(zhǔn)發(fā)布。4.2 分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織本部專用程序文件的編寫、評審、修訂和批 準(zhǔn)，負(fù)責(zé)分管產(chǎn)業(yè)部門和車間管理文件的批準(zhǔn)。4.3 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編寫、評審、修訂、審核質(zhì)量手冊、文件資 料的控制程序、質(zhì)量記錄控制程

3、序、管理評審控制程序、質(zhì)量體系內(nèi)部審第1頁文件資料的控制程序文件編號：*/CX/*/001/2.3核程序、數(shù)據(jù)分析控制程序和持續(xù)改進(jìn)控制程序。負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文 件的發(fā)放。負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部工作指導(dǎo)文件的編寫、評審、修訂、審核、批 準(zhǔn)、發(fā)放等工作。負(fù)責(zé)與公司質(zhì)量體系有關(guān)的外來管理技術(shù)文件資料的控 制。4.4 人力資源部負(fù)責(zé)編寫、評審、修訂、審核人力資源管理程序，負(fù)責(zé) 本部門內(nèi)部管理文件的編寫、評審、修訂、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放等工作。4.5 勞動安全部負(fù)責(zé)編寫、評審、修訂、審核固定資產(chǎn)管理程序。負(fù)責(zé) 本部門內(nèi)部管理文件的編寫、評審、修訂、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放等工作。4.6 能源管理部負(fù)責(zé)編寫、評審、修訂、

4、審核監(jiān)視和測量設(shè)備控制程序 負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部管理文件的編寫、評審、修訂、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放等工作。4.7 生產(chǎn)和經(jīng)營部門負(fù)責(zé)編寫、評審、修訂、審核有關(guān)專用程序文件。 負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部工作指導(dǎo)文件的編寫、評審、修訂、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放等 工作。負(fù)責(zé)與本部質(zhì)量體系有關(guān)的外來專業(yè)技術(shù)文件資料的管理。4.8 生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)編寫、評審、修訂、審核本單位內(nèi)部管理文件。技術(shù) 業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編寫、評審、修訂、審核、批準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書、生產(chǎn)工藝等 技術(shù)文件。生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)本單位文件的發(fā)放控制，同時確保公司及部門下 發(fā)的文件得到控制。5 .內(nèi)容5.1 文件的審批質(zhì)量體系文件的編寫、評審、修訂部門為文件的制訂部門。文件在發(fā) 布之前

5、，應(yīng)由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審查其充分性和適宜性，由授權(quán)的人員批準(zhǔn)后發(fā) 布實(shí)施。5.1.1 質(zhì)量手冊經(jīng)分管理副經(jīng)理審核后，公用程序經(jīng)業(yè)務(wù)歸口部門負(fù)責(zé) 人審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。5.1.2 專用控制程序經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后，由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布實(shí) 施。5.1.3 生產(chǎn)車間的管理性文件由車間負(fù)責(zé)人審核后，經(jīng)分管副總經(jīng)理批 準(zhǔn)實(shí)施，生產(chǎn)車間的技術(shù)性文件經(jīng)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)實(shí)施。5.1.4 職能部門的內(nèi)部管理性文件由其負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。5.2 文件評審文件資料的控制程序文件編號：*/CX/*/001/2.3文件的制訂部門根據(jù)需要對文件進(jìn)行評審，參加評審的范圍取決于文 件的重要性、復(fù)雜性。必要時，總經(jīng)理可組織對質(zhì)

6、量手冊、程序文件評審， 分管副總經(jīng)理可組織對本部程序文件和所屬車間的三層文件評審。5.3 文件的修訂和識別5.3.1 對文件評審、機(jī)構(gòu)調(diào)整、體系變動或管理評審等原因引起的質(zhì)量 體系文件的更改，應(yīng)按5.1的要求審批后，再次發(fā)布實(shí)施。公司程序文件按 統(tǒng)一的格式編制和修訂，第三層文件的格式根據(jù)需要由車間自擬，建議參 照程序文件格式制定。文件的發(fā)放部門應(yīng)建立本部門發(fā)放的有效文件清單， 文件的使用部門應(yīng)建立本部門使用的有效文件清單。文件修訂發(fā)布后，發(fā) 放部門和使用部門及時將修訂后的文件納入有效文件清單。新版文件的發(fā) 放實(shí)行交舊領(lǐng)新。5.3.2 公司質(zhì)量手冊、程序文件、第三層管理文件的修訂狀態(tài)根據(jù)文件 編

7、號識別，文件編號格式如下：第一層質(zhì)量手冊：HT/SC/文件版本編號-首次發(fā)布年份第二層程序文件、第三層管理文件：HT/文件層級編號/制訂部門編號/文件順序編號/文件版本編號 其中：A、文件層級編號：公司質(zhì)量體系文件共分四層：第一層文件是質(zhì)量手冊，編號為 SC （“手 冊”漢語拼音首字母組合），第二層文件是程序文件，編號為CX （“程序”漢語 拼音首字母組合），第三層文件是工作指導(dǎo)文件，編號為 ZD （“指導(dǎo)”漢語拼 音首字母組合），第四層文件是質(zhì)量記錄，編號為 JL （“記錄”漢語拼音首字 母組合）。B、部門編號：（轉(zhuǎn)下頁）文件資料的控制程序文件編號：*/CX/*/001/2.3單位編號董事長

8、00總經(jīng)理01副總經(jīng)理（事業(yè)1）02副總經(jīng)理（事業(yè)2）03教育改造科04人力資源部05總經(jīng)理辦公室06能源部（即監(jiān)獄第二十二監(jiān)區(qū)）07勞動安全部08事業(yè)1經(jīng)營部（即監(jiān)獄第十八監(jiān)區(qū)經(jīng)營部）09事業(yè)1生產(chǎn)部（即監(jiān)獄第十八監(jiān)區(qū)生產(chǎn)部）10事業(yè)2經(jīng)營部（即監(jiān)獄第十九監(jiān)區(qū)經(jīng)營部）11事業(yè)2生產(chǎn)部（即監(jiān)獄第十九監(jiān)區(qū)生產(chǎn)部）12單位編號織分車問（即監(jiān)獄墉橋第一分監(jiān)區(qū)）14織造二分車間（即監(jiān)獄墉橋第二分監(jiān)區(qū)）15整漿車間（即監(jiān)獄第一監(jiān)區(qū)）17染色車問（即監(jiān)獄第二監(jiān)區(qū)）18整驗(yàn)車問（即監(jiān)獄第三監(jiān)區(qū)）19后整理車間（即監(jiān)獄第十七監(jiān)區(qū)）20事業(yè)2 車間 （即監(jiān)獄第四監(jiān)區(qū)）21事業(yè)2二車間 （即監(jiān)獄第五監(jiān)區(qū)）22事業(yè)

9、2三車間 （即監(jiān)獄第六監(jiān)區(qū)）23事業(yè)2四車間 （即監(jiān)獄第七監(jiān)區(qū)）24事業(yè)2五車間 （即監(jiān)獄第八監(jiān)區(qū)）25事業(yè)2六車間 （即監(jiān)獄第九監(jiān)區(qū)）26事業(yè)2七車間（即監(jiān)獄第二十三監(jiān)區(qū)）27文件資料的控制程序文件編號：*/CX/*/001/2.3C、文件順序編號：由文件制訂部門按文件順序進(jìn)行編號，采用三位編號，從右起第一位 起編，空位以“0”填入，如某單位文件順序編號為：001, 002, 003D、文件版本編號：文件版本編號由版序號和修訂序號中間加“.”組成，初次制定的文件版 序號為1,修訂序號為0,則版本編號為1.0,以后文件修改一次，則修訂 序號遞增1，但修訂序號的增加不超過5次，超過5次修訂時版序

10、號增加1 , 修訂序號歸0。如某文件的版本號為1.0,修改五次后，變?yōu)?.5,若再修 改，則應(yīng)換為2.0,依此類推。如文件有重大修訂，則由當(dāng)前版本直接升一 個版序號，修訂序號歸0。如文件版本從1.3直接升為2.0。公司第三層工作指導(dǎo)文件中包括的作業(yè)指導(dǎo)書、顧客合同意見書、質(zhì) 量計劃、生產(chǎn)工藝文件等，因使用范圍和頻率的限制，由使用部門根據(jù)需 要自行標(biāo)識。5.4 文件的發(fā)放、保存和有效版本的控制5.4.1 對于紙質(zhì)文件，質(zhì)量手冊、程序文件發(fā)放至總經(jīng)理、分管副總經(jīng) 理、生產(chǎn)部、經(jīng)營部、各生產(chǎn)車間、職能部門各一份，特殊情況可增加發(fā) 放份數(shù)。文件發(fā)放編號為“收文部門編號-文件順序號”。各車間、職能部門應(yīng)

11、 規(guī)定內(nèi)部文件的發(fā)放范圍，確保各使用場所均能得到有效版本的文件，文 件發(fā)放編號由部門自定。文件的發(fā)放部門應(yīng)建立文件發(fā)放、回收登記表 以控制發(fā)放范圍和作廢文件的回收。裝訂成冊的有效文件應(yīng)于封面標(biāo)注“受 控”標(biāo)志，使用單位負(fù)責(zé)對其進(jìn)行有效文件的更新。對于提供給顧客或第三 方人員參考使用的成冊文件，應(yīng)于封面標(biāo)注“參考”標(biāo)志，公司不負(fù)責(zé)對其進(jìn) 行有效版本的更新。文件發(fā)放可以采用電腦網(wǎng)絡(luò)信息的方式發(fā)布，控制要 求同紙質(zhì)文件。5.4.2 部門、單位應(yīng)確定文件的保管人員，做好文件防火、防潮、防毀 損和防丟失工作，以電子信息保存的文件應(yīng)做好備份工作，確保使用時可 以及時獲取。文件發(fā)生意外丟失的，使用部門應(yīng)及時

12、向發(fā)放部門申請發(fā)放 新的文件，丟失文件同時作廢。5.4.3 文件發(fā)放、使用部門應(yīng)建立有效文件清單，以便識別文件的 現(xiàn)行修訂狀態(tài)。第5頁文件資料的控制程序文件編號：*/CX/*/001/2.35.5 紙質(zhì)的質(zhì)量手冊、程序文件和管理性文件采用打印文字，其它不宜 采用打印文字的，應(yīng)保持字跡清晰、易于識別。5.6 外來文件的控制5.6.1 外來文件是策劃和運(yùn)作質(zhì)量體系必須的，質(zhì)量體系要求的外來文 件屬于本程序的控制范圍。5.6.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)與公司質(zhì)量體系有關(guān)的管理技術(shù)文件資料的收發(fā)控 制，生產(chǎn)和經(jīng)營部門負(fù)責(zé)與本部質(zhì)量體系有關(guān)的外來專業(yè)技術(shù)文件資料的 收發(fā)控制。5.6.3 外來文件的接收部門應(yīng)確定外來

13、文件的有效版本，對外來文件的 收存和發(fā)放進(jìn)行登記，確保各使用部門獲得外來文件的有效版本，對需要 傳遞的外來文件及時傳遞給使用部門或人員。5.7 文件失效的控制5.7.1 文件使用單位應(yīng)及時將失效或已經(jīng)作廢的文件撤離現(xiàn)場，及時收 回，在文件的顯著位置做出“作廢”標(biāo)識送交文件發(fā)放部門。5.7.2 文件發(fā)放部門對收回的作廢文件，除需要保留外，進(jìn)行銷毀處理5.7.3 若因任何原因使用部門或文件管理部門需要保留這些文件時，保 管部門應(yīng)于文件的顯著位置做出“作廢”標(biāo)識，確保不發(fā)生誤用。6 .相關(guān)文件6.1 質(zhì)量手冊7 .質(zhì)量記錄7.1 有效文件清單7.2 文件發(fā)放、回收登記表8 .附件（參考表格）8.1 附件1文件資料的控制程序文件編號：*/CX/*/001/2.3有效文件清單部門：登記人：日期:廳P文件編號文件名稱備注8.2 附件2文件發(fā)放、回收登記表發(fā)文部門：文件名稱（編號）：日期:丁 P山文單位收文份數(shù)收文人時間交還份數(shù)交還人時間備注8.3 附件3程序文件格式（轉(zhuǎn)下一頁）*公司程序文件文件編號:批準(zhǔn)：實(shí)施日期:發(fā)放編號:文件名稱:審核：發(fā)布日期: 文件頁數(shù):程序名稱（二號黑體）1 .目的2 .適用范圍3 .定義3.1*3.1.1*4 .