招標資料及合同紙質(zhì)文檔管理辦法

1、第一章總則 1第一條目的 2第二條原則 2第三條適用范圍 2第四條職責范圍 2第二章資料組成及管理 2第五條招標資料的組成及管理 2第六條合同紙質(zhì)文檔分類及管理 2第七條 招標資料與合同紙質(zhì)文檔管理的其他規(guī)定 3第三章附則 3第一章總則第一條目的為了規(guī)范招標資料和合同紙質(zhì)文檔管理，統(tǒng)一招標投標過程中檔案資料的收集、 分類、 存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理，提高工作效率，特制定本辦法。第二條原則1.1. 真實性：檔案資料必須真實、準確地記載招標管理過程中形成的內(nèi)容；1.2. 完整性：檔案資料招標管理過程中形成完整的具有保存價值的文字、數(shù)字、圖表、 電子光盤等各種文件資料。第三條適用范圍適用于

2、集團公司各開發(fā)項目。非開發(fā)項目可參照執(zhí)行。第四條職責范圍4.1. 集團造價采購中心負責本管理辦法的制訂、修改、解釋、指導及監(jiān)督檢查。4.2. 集團下屬各公司的造價采購部、項目部、工程部等部門及相關人員負責本管理辦法 的貫徹執(zhí)行。4.3. 集團下屬各公司可以根據(jù)實際情況制定管理細則，但是管理細則不得與本管理辦法 沖突。第二章資料組成及管理第五條招標備案資料的組成及管理5.1. 資料組成：招標定案、開標結果統(tǒng)計表、招標答疑紀要（澄清文件）、投標單位報價書、圖紙會審記錄或圖紙審查結論、圖紙變更資料、限價、相關承諾書等（ 詳見附 任二）。5.2. 資料管理： 招標經(jīng)辦人及時收集、整理、保存依照有關法定

3、程序備案招標投標過 程中產(chǎn)生的各種文件資料，并應當在簽訂合同之日起七日內(nèi)，將收集齊全的歸檔招 投標資料交資料管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時，應當做好交接工作。5.2.1. 招標資料及合同紙質(zhì)文檔應當專人管理，大區(qū)造價采購部設兼職資料管理人員。5.2.2. 資料管理人員在收到歸檔的完整資料后，應及時作好分類登記（詳見附件二）、并認真做好歸檔和集中管理工作。第六條合同紙質(zhì)文檔分類及管理6.1. 合同紙質(zhì)文檔分類：設計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢、基礎、土建、安裝、裝飾、材料設備、設備購買及安裝、園林景觀、臨時設施、其它6.2. 合同紙質(zhì)文檔管理：存檔所有的合同相關資料原件（合同審批表（OA、合同、補充 協(xié)議

4、等）,并將相關數(shù)據(jù)錄入合同臺賬，以便快速復查（詳見附件三）。各大區(qū)開發(fā)公司于每月25日前將合同臺賬上傳造價采購中心和督察中心。第七條招標資料與合同紙質(zhì)文檔管理的其他規(guī)定7.1. 歸檔與立卷7.1.1. 資料管理員將完整的資料收集整理后裝訂并存放于統(tǒng)一標準檔案盒。7.1.2. 檔案盒里存檔資料的排列順序與臺賬順序匹配。7.2. 保管與使用7.2.1. 招標資料與合同紙質(zhì)文檔為長期性保存資料，采用集中保管形式。7.2.2. 資料要求集中存放于部門資料柜，由專職（或兼職）資料管理人員管理，部門各 職員手中只能持有正在處理的此類資料。7.2.3. 根據(jù)工作需要借閱查看的，必須履行借閱手續(xù)方可借閱。資料管理人員負責借閱 資料的催還。7.2.4. 根據(jù)工作情況需要銷毀或作廢的資料，資料管理人員必須造具清冊，經(jīng)部門負責 人批準，方可在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊 必須及時歸檔。第三章附則及其它第八條