行政管理知識-行政費(fèi)用管理

1、行政管理知識-行政費(fèi)用管理 行政費(fèi)用管理 行政費(fèi)用管理是為了有效管理和控制公司行政相關(guān)的費(fèi)用，費(fèi)用預(yù)算、費(fèi)用支出的合理化、合理報銷等的管理方法。下面我們就來從幾個方面來了解行政費(fèi)用管理。 一、行政費(fèi)用的范圍 指因工作需要而發(fā)生的費(fèi)用： 1. 部門固定額度的辦公成本：資料費(fèi)、快遞費(fèi)、午餐費(fèi)、辦公用品耗用、耗材費(fèi)、市內(nèi)車費(fèi)（指無報銷額度的員工因工作需要發(fā)生的市內(nèi)車費(fèi)）。 2. 個人固定額度的津貼成本：手機(jī)費(fèi)、市內(nèi)車費(fèi)、加班飯費(fèi)。 3. 部門非經(jīng)常性開支：除上述費(fèi)用外，臨時或突發(fā)產(chǎn)生的費(fèi)用。 4. 特殊費(fèi)用：業(yè)務(wù)招待費(fèi)、小車費(fèi)用、差旅費(fèi)。 二、費(fèi)用及審批權(quán)限 部門固定額度的辦公費(fèi)用 1. 部門固定額

2、度的辦公成本：資料費(fèi)、快遞費(fèi)、午餐費(fèi)、辦公用品耗用、耗材費(fèi)、市內(nèi)車費(fèi)。由公司總裁室會同財務(wù)部門每年年初根據(jù)各部門工作的實際情況核定部門固定額度的辦公成本的月額度。實際報銷時，屬于部門月額度內(nèi)的費(fèi)用由總監(jiān)審批后，憑原始發(fā)票按實報銷。 2. 審批人應(yīng)根據(jù)實事求是的原則，本著公平合理的精神統(tǒng)一調(diào)配使用。超額度的情況，公司一律不予報銷。 個人固定額度的津貼成本費(fèi)用 1. 手機(jī)費(fèi) 凡公司內(nèi)因業(yè)務(wù)需要而使用手機(jī)的人員根據(jù)不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)和級別予以一定額度的報銷，或公司配備手機(jī)。 各職人員可按月具有如下額度的手機(jī)費(fèi)用報銷：手機(jī)費(fèi)的支付一般采取當(dāng)事人先行墊付，然后由公司報銷的方式。手機(jī)費(fèi)如不足額度的按實報銷。手

3、機(jī)費(fèi)定額發(fā)票一律不予報銷。額度內(nèi)的手機(jī)費(fèi)由各部門經(jīng)營層審批，超額度部分須在提供合理說明后予以報銷。 公司提供 sim 卡的員工需填寫領(lǐng)取手機(jī)及 sim 卡記錄表。如： 領(lǐng)取 手機(jī)及 及 sim 卡記錄 本人_ 于 年 月 日領(lǐng)取手機(jī)品牌 ，型號 ，數(shù)量 ，該手機(jī)購機(jī)款為 。 i take the phone with brand _, model number _, amount _. costs _, and subsidy standard is _ minutes per month. 本人領(lǐng)取 sim 卡號碼為_, 月度話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為_分鐘, 包括 1000 分鐘v 網(wǎng)（即公司內(nèi)部人員通話

4、）和 分鐘/月普通通話時長。領(lǐng)用時間為 年 月 日.要求開機(jī)時間 （）工作時間 / （）7*24 小時 i take sim card number as _, the subsidy standard is _ per month, including 1000 minutes v net (can be used between cintas tj partners) and_ minutes per month. i take it on _/ _/_.i promise to keep phone available during ( ) working time / ( ) 7*24

5、 hours. 您在公司的手機(jī)電話使用情況自2021年4月1日起調(diào)整為上述安排。from april 1 st , 2021, your cell phone using plan will change to the above one. 我已經(jīng)并知曉了公司手機(jī)及手機(jī)卡使用管理規(guī)定以及上述安排。i have read and understood the rules of using company cell phone and company sim card and above arrangement. 員工： partner name: date: 年 月 日 公司給員工配備手機(jī)和 s

6、im 卡好處： a 公司業(yè)務(wù)便于管理； b 當(dāng)有員工離職時，業(yè)務(wù)管理和交接會更加便利； c 設(shè)置企業(yè)手機(jī)彩鈴可以起到宣傳企業(yè)的目的。 如："彩鈴音內(nèi)容：這里是 xxx 有限公司，請在音樂聲中等待接聽 '"this is xxx co.ltd, please wait during the music.' background music 背景音樂:瓦妮莎的微笑 公司應(yīng)與電信部門溝通好資費(fèi)優(yōu)惠等問題。 package no 套餐類型 cost費(fèi)用 free call minutes 外網(wǎng)免費(fèi)分鐘 v net fee企業(yè) v 網(wǎng)費(fèi) v net free call

7、 minutes企業(yè)網(wǎng)免費(fèi)分鐘 package users 套餐使用者 package user position套餐使用者職位 a cny29 190 cny10 1000 b cny88 400 cny10 1000 c cny188 188 cny10 1000 d 0 0 cny10 1000 2. 市內(nèi)車費(fèi) 凡公司內(nèi)因業(yè)務(wù)需要發(fā)生市內(nèi)車費(fèi)的人員根據(jù)不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)和級別予以一定額度的報銷。項目執(zhí)行部門額度內(nèi)的車費(fèi)包括項目內(nèi)所有員工的車費(fèi)。額度內(nèi)的市內(nèi)車費(fèi)由各部門總監(jiān)審批，超額度部分需要有合理說明才予以報銷。 3. 加班飯費(fèi) 加班超過兩個小時，可在公司規(guī)定的額度下用 餐，公司報銷用餐費(fèi)。

8、 部門非經(jīng)常性開支的費(fèi)用 總辦、財務(wù)部的非經(jīng)常性開支在 500 以下可直接報銷，500 以上需報執(zhí)行總裁核準(zhǔn)后報銷，其他部門的非經(jīng)常性開支在 1000 以下可直接報銷，1000 以上需報執(zhí)行總裁核準(zhǔn)后報銷。 特殊費(fèi)用 1. 業(yè)務(wù)招待費(fèi) 業(yè)務(wù)招待費(fèi)月額度：項目事業(yè)總部總監(jiān)、各事業(yè)部總監(jiān) 5000 元/月；研發(fā)事業(yè)總部總監(jiān)、行政管理事業(yè)總部總監(jiān) 2021 元/月；財務(wù)部經(jīng)理 1000 元/月；總裁辦主任 1000 元/月。擔(dān)任監(jiān)事的副總裁的業(yè)務(wù)招待費(fèi)由總裁直接審批。 額度內(nèi)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)無需審批，可因業(yè)務(wù)需要直接報銷。超額度的費(fèi)用需事先填制業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請表，需由報銷人寫明費(fèi)用承擔(dān)部門及項目，由審批人

9、合適批準(zhǔn)，若跨部門須由對方部門的審核人核準(zhǔn)批準(zhǔn)后予以報銷。 2. 小車費(fèi)用 總裁、執(zhí)行總裁、副總裁配車的費(fèi)用，包 括汽油費(fèi)、停車費(fèi)、路橋費(fèi)等，由本人簽字實報實銷，報銷前此三項費(fèi)用需向行政部備案。費(fèi)用計入總裁、執(zhí)行總裁、副總裁名下、由公司成本承擔(dān)。 3. 差旅費(fèi) 凡赴日常工作處所以外的其他省、自治區(qū)、直轄市處理公務(wù)，即為出差。（不包括長期異地工作的員工） 員工出差在選用交通工具（兩地間）時應(yīng)遵循以下原則： （1） 經(jīng)營層副總裁及管理層員工可乘坐飛機(jī)； （2） 執(zhí)行層及操作層員工應(yīng)乘坐火車或公共汽車，前往乘火車或公共汽車在 12 小時內(nèi)不可到達(dá)的地區(qū)的，可以考慮乘坐飛機(jī)；處理緊急公務(wù)的，應(yīng)乘坐飛機(jī)

10、； （3） 出差乘坐飛機(jī)應(yīng)乘經(jīng)濟(jì)艙，經(jīng)營層副總裁如遇 特殊情況可乘坐商務(wù)艙； （4） 有關(guān)交通工具的費(fèi)用如機(jī)票、來回回車站或機(jī)場的車票費(fèi)用，出差路途中直接有關(guān)的如旅行保險費(fèi)、機(jī)場稅、行李超重費(fèi)、停車費(fèi)、過路過橋費(fèi)，汽油費(fèi)由公司負(fù)擔(dān)，據(jù)相關(guān)票據(jù)實報實銷；旅途 中產(chǎn)生的其他費(fèi)用由員工自理； （5） 機(jī)票或火車票由行政部統(tǒng)一預(yù)定購買。 員工在出差的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循以下原則： （1） 經(jīng)營層副總裁可住宿四星或五星級賓館，住宿費(fèi)不得超過 1000 元/晚； （2） 管理層員工可住宿四星級賓館，住宿費(fèi)用不得超過 700 元/晚； （3） 執(zhí)行層、操作員工可住宿三星級賓館，住宿費(fèi)用不得超過 400 元/晚。

11、員工在出差地每天所產(chǎn)生的費(fèi)用（除住宿費(fèi)外）不予報銷，但享受一定額度的出差補(bǔ)貼，具體額度應(yīng)遵循以下原則： （1） 經(jīng)營層員工出差補(bǔ)貼為 300 元/天/人； （2） 管理層員工出差補(bǔ)貼為 200 元/天/人； （3） 執(zhí)行層員工出差補(bǔ)貼為 100 元/天/人； （4） 操作層員工出差補(bǔ)貼為 80 元/天/人； 各部門員工需事先填制差旅費(fèi)申請表并由其分管副總裁審批確認(rèn)，按預(yù)計金額向財務(wù)部借出差備用金。由行政部代為購買的機(jī)票及火車票應(yīng)在 1 個月內(nèi)將發(fā)票交至財務(wù)部，逾期該筆費(fèi)用將在工資 中先行扣除，待發(fā)票取回后再行報銷。所有報銷費(fèi)用，需由報銷人寫明費(fèi)用承擔(dān)部門及項目，由審批人核實批準(zhǔn)，若跨部門須由對

12、方部門的審核人核實批準(zhǔn)后予以報銷。 三、各項費(fèi)用報銷付款細(xì)則 1. 填寫付款申請/報銷單 （1） 首先要選擇不同類型的付款申請/報銷單 a 請款單 b 現(xiàn)金報銷單 c 備用金請款單 d 支票付款憑單 如： （2） 為符合法律和檔案保存的要求，有效的付款申請/報銷單須嚴(yán)格遵守下述的填 寫要求和附件（原始憑證）粘貼規(guī)定； a 請用黑色簽字筆填寫 b 請勿涂改（包括涂改液） c 用中文填寫，字跡清楚 d 附件必須整齊粘貼在費(fèi)用報銷憑證 紙上 e 然后將請款單和報銷憑證粘貼在付款 申請/報銷單后 （3） 結(jié)合公司實際，以下是必須由申請人填寫的要素 a 日期。應(yīng)與實際申請日相符。 b 金額。須注明幣別：

13、人民幣-rmb 或 cny。 c 金額合計數(shù)。大小寫必須一致。 d 費(fèi)用說明。 e 收款人資料。需寫明收款人全稱。 f 費(fèi)用所屬部門，如費(fèi)用需要分?jǐn)?，則 需要分?jǐn)偛块T的費(fèi)用明細(xì)。 g 付款方式?，F(xiàn)金、貸款憑證及支票等。 h 申請人簽名。申請人必須是費(fèi)用發(fā)生 的直接使用人或直接相關(guān)人，不得由 其他員工代簽。 2. 付款細(xì)則 （1） 發(fā)票規(guī)定 a 所有發(fā)票應(yīng)為正本，有收款單位及稅 務(wù)監(jiān)制章。 b 發(fā)票的抬頭一般為公司的全稱。 c 發(fā)票開票人必須與收款人一致。 d 發(fā)票內(nèi)容必須清楚列明項目、單價 和數(shù)量等。 e 車費(fèi)發(fā)票背后需注明日期、起止點(diǎn) 和事由。 f 業(yè)務(wù)招待費(fèi)發(fā)票需寫明費(fèi)用的日期、 目的和參

14、與者。 g 住宿發(fā)票要附酒店打印的房費(fèi)清 單。 （2） 收據(jù) 收據(jù)一般不得作為正式報銷憑證。唯以下收據(jù)視同普通發(fā)票： a 國家財政部門以及公共事業(yè)部門的托 收單據(jù)或行政事業(yè)單位蓋有財政監(jiān)制 章的專有正式收據(jù)。 b 國外取得的收據(jù)（賬單）。 （3） 差旅費(fèi)申請表 公司人員出差須征得副總裁的書面批準(zhǔn)。申請費(fèi)用時須填寫差旅費(fèi)申請表。 a 應(yīng)注明出差地點(diǎn)、目的、日期和每天 費(fèi)用預(yù)算。 b 費(fèi)用預(yù)算應(yīng)根據(jù)公司的出差標(biāo)準(zhǔn)而 定。 c 此表經(jīng)批準(zhǔn)后作為申請付款的正式原 始數(shù)據(jù)。 d 出差人員須在出差結(jié)束后五個工作 日內(nèi)報銷實際費(fèi)用。如實際費(fèi)用與預(yù) 算相差超過 10%時由副總裁追加簽字 確認(rèn)。 （4） 業(yè)務(wù)招

15、待申請表 公司人員招待客戶須征得執(zhí)行總裁的書面批準(zhǔn)。申請費(fèi)用時須填寫業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請表。 a 應(yīng)注明業(yè)務(wù)招待目的、日期和費(fèi)用預(yù) 算。 b 此表經(jīng)批準(zhǔn)后作為申請付款的正式 原始數(shù)據(jù)。 c 業(yè)務(wù)招待經(jīng)辦人員須在招待產(chǎn)生后 三個工作日內(nèi)報銷實際費(fèi)用，如實際 費(fèi)用與預(yù)算相差超過 10%時由副總裁 追加簽字確認(rèn)。 3費(fèi)用入賬 費(fèi)用產(chǎn)生后應(yīng)及時交財務(wù)部入賬，當(dāng)月發(fā)票當(dāng) 月報銷，超額度部分不予報銷。年末，各部門應(yīng)將 尚未付款的發(fā)票交財務(wù)部以準(zhǔn)確記錄公司當(dāng)期費(fèi) 用及負(fù)債；在年度結(jié)束之前，各部門還應(yīng)總結(jié)當(dāng)期 費(fèi)用已產(chǎn)生但尚未收到正式發(fā)票的項目，將相關(guān)單 據(jù)，如合同，供應(yīng)商付款通知，交財務(wù)部入賬。 四、現(xiàn)金報銷規(guī)定

16、 現(xiàn)金報銷每周一次。員工請于周三下午 16：00 以前將報銷單交至公司出納處。出納應(yīng)及時將收到的報銷憑證核實，并在每周四下午統(tǒng)一進(jìn)行現(xiàn)金報銷。遲交的報銷單將順延到下一次報銷日。 五、注意事項 1. 在支出費(fèi)用前做好預(yù)算并列出明細(xì)，向部門經(jīng)理上報，審批同意后，有計劃的在預(yù)算內(nèi)產(chǎn)生費(fèi)用，之后予以報銷。 2. 做預(yù)算時，預(yù)計出今后三個月內(nèi)的支出費(fèi)用并做預(yù)算表。如： 項目 6.1-6.30 7.1-7.31 8.1-8.31 午餐費(fèi) 2021 2500 3000 文具費(fèi) 500 600 700 水費(fèi) 400 600 800 3. 報銷時請注意將計劃預(yù)算單、發(fā)票、收據(jù)和費(fèi)用明細(xì)放在一起遞交。 六、報銷憑

17、證 報銷憑證一般就是指發(fā)票，財政及相關(guān)行業(yè)主管部門都定額發(fā)票用行政專用收款收據(jù)也可以做報銷憑證。增值稅專用發(fā)票由國務(wù)院稅務(wù)主管部門指定的企業(yè)印制；其他發(fā)票按照國務(wù)院稅務(wù)主管部門的規(guī)定，分別由省、自治區(qū)、直轄市國家稅務(wù)局、地方稅務(wù)局指定的企業(yè)印制。 發(fā)票: 1. 定義： 發(fā)票是指一切單位和個人在購銷商品、提供勞務(wù)或接受勞務(wù)、服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動，所提供給對方的收 付款的書面證明，是財務(wù)收支的法定憑證，是會計核算的原始依據(jù)，也是審計機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)執(zhí)法檢查的重要依據(jù)。 2. 種類： 普通發(fā)票：主要由營業(yè)稅納稅人和增值稅小規(guī)模納稅人使 用，增值稅一般納稅人在不能開具專用發(fā)票的情況下也可 使普通發(fā)票

18、。普通發(fā)票由行業(yè)發(fā)票和專用發(fā)票組成。前者 適用于某個行業(yè)和經(jīng)營業(yè)務(wù)，如商業(yè)零售統(tǒng)一發(fā)票、商業(yè) 批發(fā)統(tǒng)一發(fā)票、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品銷售統(tǒng)一發(fā)票等；后者僅適 用于某一經(jīng)營項目，如廣告費(fèi)用結(jié)算發(fā)票，商品房銷售發(fā) 票等。普通發(fā)票的基本聯(lián)次為三聯(lián)：第一聯(lián)為存根聯(lián)，開 票方留存?zhèn)洳橛?；第二?lián)為發(fā)票聯(lián)，收執(zhí)方作為付款或收 款原始憑證；第三聯(lián)為記賬聯(lián)，開票方作為記賬原始憑證。 增值稅發(fā)票：增值稅專用發(fā)票是我國實施新稅制的產(chǎn)物，是國家稅務(wù)部門根據(jù)增值稅征收管理需要而設(shè)定的，專用于納稅人銷售或者提供增值稅應(yīng)稅項目的一種發(fā)票。 專用發(fā)票既具有普通發(fā)票所具有的內(nèi)涵，同時還具有比普通發(fā)票更特殊的作用。它不僅是記載商品銷售額和增值稅稅額的財務(wù)收支憑證，而且是兼記銷貨方納稅義務(wù)和購貨方進(jìn)項稅額的合法證明，是購貨方據(jù)以抵扣稅款的法定憑證，對增值稅的計算起著關(guān)鍵性作用。 定額發(fā)票：定額發(fā)票是經(jīng)營單位憑借稅務(wù)登記證去向稅