行政辦公管理制度

1、行政辦公管理制度 匯 編二零零捌年目錄第一章 前言第二章 日常辦公紀(jì)律及常規(guī)事項(xiàng)處理第三章 辦公用品管理規(guī)定第四章 計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定第五章 車(chē)輛管理規(guī)定第六章 文件管理制度第七章 信息檔案資料管理制度第八章 印信管理規(guī)定第九章 證照管理制度第十章 證明函管理制度第十一章 保密制度第十二章 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)定第十三章 員工獎(jiǎng)懲管理制度第一章 前言紀(jì)律或有秩序的行為是在競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中為了圓滿達(dá)到公司的目標(biāo)所必需的，亦是為了公司保護(hù)其員工未來(lái)利益所必需的。公司期望員工理解并以自律的行為無(wú)條件和負(fù)責(zé)地接受紀(jì)律為工作的必需條件。員工應(yīng)把實(shí)現(xiàn)該期望作為己任，通過(guò)提倡紀(jì)律,強(qiáng)調(diào)“自律”以防止成員的偏差行為。本

2、制度將根據(jù)實(shí)施情況與公司發(fā)展變化不斷作出修訂調(diào)整； 公司遵循以下行政管理原則平等： 全體成員不分民族、宗教、信仰、學(xué)歷、年齡、性別、傷殘、資格及職務(wù)的高低，在制度面前人人平等 互尊：相互尊重，團(tuán)結(jié)一心，為公司的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。誠(chéng)信：誠(chéng)實(shí)、守信，言行一致，是員工行為的基本準(zhǔn)則。自律嚴(yán)于律己，從一點(diǎn)一滴做起，你才會(huì)有所收獲。寬容： 寬以待人，體諒他人，虛心接受他人對(duì)自己的批評(píng)。第二章 日常辦公紀(jì)律及常規(guī)事項(xiàng)處理一、出勤、請(qǐng)假、曠工與加班1、工作時(shí)間規(guī)定杭州 8：30 17：30 中午一個(gè)小時(shí)午休時(shí)間；臺(tái)州、江蘇、天津、青島、舟山8：00 17：00 中午一個(gè)小時(shí)午休時(shí)間；2、員工上下班需用打卡鐘

3、打卡出入，不允許代打卡，代打一次扣款20元。3、遲到一次按半日工資額進(jìn)行扣除，一次以上將扣除全勤獎(jiǎng)100元。4、部門(mén)經(jīng)理/主管級(jí)可自行安排上下班時(shí)間，若不能準(zhǔn)時(shí)到公司，應(yīng)提前一天將去向告知指定下屬。5、請(qǐng)病假提供醫(yī)院證明的2天以?xún)?nèi)不扣工資；2天以上扣除基本工資50%，無(wú)醫(yī)院證明的病假按事假計(jì)；請(qǐng)事假按基本工資的每日工資額進(jìn)行全額扣除，請(qǐng)事假、病假者均扣除全勤獎(jiǎng)100元。6、員工無(wú)故曠工者罰款100元且扣除全勤獎(jiǎng)100元.7、加班規(guī)定：加班員工必須做好相映的考勤工作，填寫(xiě)加班單。一般員工，部門(mén)有計(jì)劃的加班安排，可選擇享受調(diào)休或加班補(bǔ)貼，加班補(bǔ)貼的標(biāo)準(zhǔn)為基本工資/當(dāng)月額定工作日；選擇調(diào)休常規(guī)要求為

4、當(dāng)月結(jié)清，因特殊原因無(wú)法調(diào)休的可推遲調(diào)休，但不得超過(guò)一個(gè)季度 ；計(jì)劃外的自行加班安排，不享受調(diào)休或加班補(bǔ)貼；法定節(jié)假日加班按國(guó)家規(guī)定給予補(bǔ)貼；假日期間的出差，不享受加班待遇。總監(jiān)/部門(mén)經(jīng)理級(jí)加班，只享有調(diào)休，不享有加班補(bǔ)貼。8、 每個(gè)分公司的前臺(tái)必須監(jiān)督員工考勤，按照規(guī)定的員工考勤表做好考勤紀(jì)錄，每月5日前必須將上月的員工考勤表傳至總公司前臺(tái).9、 員工下班后,如沒(méi)有加班或其他特殊情況不得在公司逗留,如有特殊情況須向前臺(tái)說(shuō)明情況.注：請(qǐng)事假、病假、加班或調(diào)休的員工，必須填寫(xiě)取相關(guān)單據(jù)交與個(gè)部門(mén)經(jīng)理審批，審批通過(guò)后將相關(guān)單據(jù)交于前臺(tái)。如來(lái)不及填寫(xiě)相關(guān)單據(jù)者,必須口頭或短信通知上級(jí)主管或主管部門(mén),

5、辦事完畢后及時(shí)補(bǔ)上相關(guān)單據(jù),如沒(méi)有口頭或短信通知上級(jí)主管或主管部門(mén)且辦事完畢后未及時(shí)補(bǔ)上相關(guān)單據(jù)者,一律作為曠工處理. 員工考勤格式見(jiàn)附件：?jiǎn)T工考勤表/請(qǐng)假單/出差單/加班單/調(diào)休單 二、上班紀(jì)律1、 上班時(shí)間不得在電腦上玩游戲、看電影，網(wǎng)上聊天、播放音樂(lè)、私人電話聊天；午休時(shí)間不得在電腦上玩游戲、看電影，私人電話聊天；上述行為若發(fā)生一次，直接經(jīng)理向員工提出口頭/書(shū)面警告并按50元/次進(jìn)行罰款并按獎(jiǎng)懲條例記過(guò)處理;警告三次以上仍發(fā)生上述行為者將重罰300元。如工作需要聯(lián)系的請(qǐng)用統(tǒng)一申請(qǐng)的MSN.2、除洗手間過(guò)道、總經(jīng)理辦公室外，其他辦公場(chǎng)所嚴(yán)格禁止吸煙。若發(fā)生按20元/次進(jìn)行罰款。3、辦公場(chǎng)所

6、保持安靜，上班時(shí)間不允許大聲喧嘩，討論問(wèn)題應(yīng)至?xí)h室或放低聲音，不允許以此為由影響別人工作。4、上班時(shí)間不允許串崗，聚眾聊天、吃東西。5、上班時(shí)間不允許接待私人訪客。6、上班時(shí)間自己離開(kāi)辦公桌，要告訴前臺(tái)秘書(shū)或同事，或在桌上留言，講明去何處及估計(jì)何時(shí)回來(lái)。7、辦公室內(nèi)部員工不允許談戀愛(ài),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)均開(kāi)除8、工作場(chǎng)所清潔1）員工負(fù)責(zé)自己辦公區(qū)域的清潔。2）公司清潔工負(fù)責(zé)公共場(chǎng)所的清潔，每天上午清潔一次。3）清潔工離開(kāi)后各部門(mén)的清潔由部門(mén)負(fù)責(zé)，必須保持清潔狀態(tài)。三、常規(guī)辦公事項(xiàng)須知1、辦公名片/宣傳資料/各類(lèi)單據(jù)管理1） 公司辦公名片/宣傳資料/各類(lèi)單據(jù)由設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、聯(lián)系制作；2） 需要辦公名片

7、/宣傳資料/各類(lèi)單據(jù)的部門(mén)主管提出申請(qǐng)經(jīng)同意后交設(shè)計(jì)部安排制作,設(shè)計(jì)部詢(xún)價(jià)填寫(xiě)詢(xún)價(jià)單后經(jīng)財(cái)務(wù)主管簽字批準(zhǔn)后聯(lián)系制作；4) 美工聯(lián)系制作是需與對(duì)方簽訂廣告印刷合同,交與行政部蓋章后生效.3） 按照辦公用品管理方式領(lǐng)用。詢(xún)價(jià)單/廣告印刷合同見(jiàn)附件:詢(xún)價(jià)單/廣告印刷合同2、辦公文印管理1）至辦公室蓋章必須部門(mén)主管批準(zhǔn)并登記；2）傳真接受和發(fā)送文件應(yīng)登記；前臺(tái)收到的傳真應(yīng)立即遞交相關(guān)人員，其他傳真機(jī)收到文件同樣處理。接受傳真部門(mén)或人員應(yīng)要求對(duì)方注明接受人。3、會(huì)議室的使用1）欲使用會(huì)議室的部門(mén)，提前在前臺(tái)登記，按先登記先使用的原則處理。2）遇有同時(shí)使用情況時(shí)，雙方可通過(guò)協(xié)商辦理。3）臨時(shí)使用通過(guò)前臺(tái)協(xié)

8、調(diào)處理。四、公司內(nèi)部論壇、周報(bào)和會(huì)議1、公司內(nèi)部論壇 1）外界人員不得進(jìn)入公司內(nèi)部論壇，公司員工錄用后由人事部統(tǒng)一申請(qǐng)用戶名和密碼后方可進(jìn)入；如有員工請(qǐng)辭，人事部因及時(shí)將該員工用戶名刪除；2）公司內(nèi)部論壇由專(zhuān)門(mén)人員定期維護(hù)。2、周報(bào) 1）公司員工需每周遞交周報(bào)，部門(mén)員工直接向該部門(mén)經(jīng)理發(fā)送周報(bào)，報(bào)告一周工作進(jìn)度；各部門(mén)經(jīng)理直接將周報(bào)發(fā)至信箱：zhouhf，報(bào)告工作進(jìn)度，見(jiàn)附件填寫(xiě)。公司依據(jù)該周報(bào)直接評(píng)定對(duì)該員工的成績(jī)，漏交者視為該周無(wú)成績(jī)。3、會(huì)議 1）部門(mén)會(huì)議由部門(mén)經(jīng)理安排其部門(mén)人員做好會(huì)議紀(jì)要 2）公司會(huì)議由行政部安排專(zhuān)員做好會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要格式見(jiàn)附件：會(huì)議紀(jì)要 周報(bào)格式見(jiàn)附件：周報(bào)格式五

9、、上下班安全、用電檢查1）每天下班后員工負(fù)責(zé)檢查自己工作場(chǎng)所，關(guān)閉使用的電器、收好工具。2）本部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)檢查部門(mén)辦公場(chǎng)所的安全。3）行政秘書(shū)負(fù)責(zé)關(guān)閉所有公共場(chǎng)所的電器，如有員工加班，需與加班員工做交接，由加班員工負(fù)責(zé)。4）空調(diào)使用規(guī)定：夏天氣象預(yù)報(bào)最高達(dá)到27攝氏度以上開(kāi)啟；冬天氣象預(yù)報(bào)最低溫 2 攝氏度以下開(kāi)啟； 第三章 辦公用品、設(shè)備的管理規(guī)定一、 辦公用品1、辦公用品由公司行政部門(mén)統(tǒng)籌、負(fù)責(zé)采購(gòu)、保管。2、申購(gòu)方式員工因工作需要常用辦公用品至前臺(tái)申領(lǐng)；常用辦公用品每月申購(gòu)三次，將申購(gòu)單交行政辦公室批準(zhǔn)；無(wú)備貨之非常用辦公用品由使用部門(mén)提出申請(qǐng)交行政辦公室批準(zhǔn)；3、采購(gòu)方式非常用的辦公用

10、品采購(gòu)前應(yīng)進(jìn)行詢(xún)價(jià)；價(jià)格變動(dòng)敏感的常用辦公用品每季度應(yīng)詢(xún)價(jià)一次調(diào)整；經(jīng)批準(zhǔn)的申購(gòu)單由行政部門(mén)安排采購(gòu)；每季度前臺(tái)應(yīng)向行政部門(mén)報(bào)告詢(xún)價(jià)調(diào)價(jià)狀況。4、領(lǐng)用方式常用辦公用品須辦理領(lǐng)用手續(xù)；非常用辦公用品辦理領(lǐng)用手續(xù)并登記員工工具卡；在領(lǐng)取新的非消耗性辦公用品時(shí)，必須以舊換新；前臺(tái)每月報(bào)告辦公用品的消耗情況。5、員工工具卡在冊(cè)物品在員工離職時(shí)需交還公司。6、員工工具卡在冊(cè)物品遺失的，員工需負(fù)責(zé)原價(jià)賠償損失。二、設(shè)備1、設(shè)備由公司行政部門(mén)統(tǒng)籌/負(fù)責(zé)采購(gòu)、登記，使用部門(mén)/公用設(shè)備由指定責(zé)任人負(fù)責(zé)保管。2、申購(gòu)方式部門(mén)/員工因工作需要增添設(shè)備應(yīng)向行政部門(mén)提出申請(qǐng)批準(zhǔn)立項(xiàng):用途說(shuō)明、性能、基本價(jià)位等信使用的職

11、能部門(mén)/委托相關(guān)部門(mén)詢(xún)價(jià)、評(píng)息估；確定資金預(yù)算進(jìn)入核準(zhǔn)程序：不核準(zhǔn)預(yù)算：1）項(xiàng)目成本過(guò)高需調(diào)整項(xiàng)目 2）預(yù)算價(jià)格不準(zhǔn)重新進(jìn)入詢(xún)價(jià)、評(píng)估；核準(zhǔn)預(yù)算進(jìn)入資金計(jì)劃；由行政部門(mén)根據(jù)資金狀況安排順序；資金批準(zhǔn)進(jìn)入采購(gòu)程序3、采購(gòu)方式經(jīng)批準(zhǔn)的申購(gòu)單由行政/委托其他部門(mén)采購(gòu)；4、領(lǐng)用保管方式行政部門(mén)秘書(shū)負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備辦理登記、入庫(kù)、領(lǐng)用手續(xù)；設(shè)備由使用部門(mén)的主管/指定保管責(zé)任人領(lǐng)用并負(fù)責(zé)保養(yǎng)維護(hù)；設(shè)備更換保管責(zé)任人或存放場(chǎng)地要及時(shí)通知行政秘書(shū)進(jìn)行變更；行政秘書(shū)每季度報(bào)告在冊(cè)設(shè)備情況行政部門(mén)主管不定期抽查在冊(cè)設(shè)備的使用保管狀況；對(duì)不符合記錄狀況，設(shè)備使用保管不當(dāng)?shù)那樾伟椽?jiǎng)懲條例辦理。附：辦公用品分類(lèi)目錄（常用、非

12、常用、員工工具卡等類(lèi)） 辦公用品/設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單/辦公用品領(lǐng)用表和價(jià)格季度報(bào)表/辦公用品庫(kù)存月報(bào)表/員工工具卡等 第四章 計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定1.公司計(jì)算機(jī)使用責(zé)任1） 公司的計(jì)算機(jī)設(shè)備做到專(zhuān)人管理、專(zhuān)人使用，部門(mén)公用的計(jì)算機(jī)由本部門(mén)員工使用，未經(jīng)使用者許可其它員工不得使用。 2）專(zhuān)人使用的計(jì)算機(jī)管理責(zé)任人是使用人 3）部門(mén)公用計(jì)算機(jī)管理責(zé)任人是部門(mén)主管4）公司分配給員工的電腦， 包括電腦上安裝的系統(tǒng)和各種辦公應(yīng)用軟件屬于公司財(cái)產(chǎn)。員工因私人使用造成電腦的軟件和硬件的損壞，員工應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。2、未經(jīng)網(wǎng)絡(luò)管理員許可，下述為違紀(jì)行為：1）使用者隨意拆裝、移動(dòng)計(jì)算機(jī)設(shè)備及外部設(shè)備（例如打印機(jī)、掃描儀等）；2

13、）使用者擅自增加或刪除計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上所安裝的應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)資料；3）私人的光盤(pán)、軟盤(pán)在公司的計(jì)算機(jī)設(shè)備上使用；4）下載軟件/程序；網(wǎng)絡(luò)管理員定期進(jìn)行硬盤(pán)清理，刪除不必要的文件網(wǎng)管在檢查電腦時(shí)發(fā)現(xiàn)上述現(xiàn)象必須立即向部門(mén)主管及行政部門(mén)主管同時(shí)提出報(bào)告。3、使用紀(jì)律1）員工不得用公司的網(wǎng)絡(luò)瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站，以免造成公司網(wǎng)絡(luò)的速度下降，病毒侵襲、網(wǎng)絡(luò)癱瘓。2）上班時(shí)間在網(wǎng)絡(luò)上搜索資料注意不能同時(shí)打開(kāi)多個(gè)頁(yè)面以合理利用通路資源，避免堵塞，提高上網(wǎng)速度第五章 車(chē)輛管理規(guī)定為了加強(qiáng)公司行車(chē)管理，確保行車(chē)安全，提高辦事效率，節(jié)約用車(chē)成本，特制定本辦法。一、車(chē)輛使用范圍1、聯(lián)系、辦理業(yè)務(wù)需要。2、接送公司客戶

14、。3、其他緊急和特殊用車(chē)。4、個(gè)人用車(chē)。二、駕駛員管理1、堅(jiān)持行車(chē)安全檢查，行車(chē)前檢查車(chē)輛，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)排除，確保車(chē)輛運(yùn)行。2、安全駕駛，正確執(zhí)行駕駛操作規(guī)程，聽(tīng)從交通管理人員的指揮，行車(chē)時(shí)集中精力駕駛。 3、出車(chē)回來(lái)后，填寫(xiě)行車(chē)記錄，車(chē)輛用畢后，車(chē)輛停泊在指定位置，鎖好方向盤(pán)、門(mén)窗等。 4、駕駛員因違反交通法規(guī)造成的罰款、傷害、損失責(zé)任由駕駛員負(fù)責(zé)；5、嚴(yán)禁酒后駕車(chē)。駕駛員酒后駕車(chē)按100元/次扣當(dāng)月工資，酒后駕車(chē)肇事，駕駛員承擔(dān)全部責(zé)任；6、駕駛員必須嚴(yán)格遵守車(chē)輛使用和管理辦法；7、做好車(chē)輛的維護(hù)、保養(yǎng)工作，保持車(chē)輛常年整潔和車(chē)況良好。 8、認(rèn)真填寫(xiě)車(chē)輛檔案資料，對(duì)車(chē)輛事故、違章、損壞等異

15、常情況及時(shí)匯報(bào)，寫(xiě)好情況匯報(bào)。對(duì)車(chē)輛運(yùn)行里程和耗油情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出報(bào)告和降低成本的建議。 注：駕駛員包括專(zhuān)職與非專(zhuān)職的駕車(chē)人第六章 文件管理制度第一節(jié) 總則一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司行文文件由行政管理部

16、統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔；部門(mén)文件由部門(mén)統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔，第二節(jié) 文件分類(lèi)一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，用“規(guī)定”。二、決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。四、通報(bào)。表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息，用“通報(bào)”。五、請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”。六、批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。七、函。商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)

17、求批準(zhǔn)等，用“函”。八、會(huì)議紀(jì)要。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)者共同遵守的，用“會(huì)議紀(jì)要”。 第三節(jié) 文件格式一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門(mén)）、抄報(bào)（送）單位（部門(mén)）等部份組成。二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。四、公司發(fā)文代號(hào)分為二種：“思拓發(fā)”、“思拓xxx發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力，對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告，日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。

18、力避隨意發(fā)文?！八纪亍庇糜诠镜膶?duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文，由行政管理部統(tǒng)一編號(hào)；“思拓xxx發(fā)”用于各部門(mén)的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文，文件由發(fā)文部門(mén)自行編號(hào)，行政管理部統(tǒng)一認(rèn)定。五、文件必須蓋章或簽字。六、密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。九、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)。十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排，左側(cè)留裝訂位。十二、文件紙一般使用A4型。十三、套紅：重大決定、重要規(guī)定、人事任免、重要獎(jiǎng)懲用套紅公文。第四節(jié) 收文一、收文一律使用思拓公司收文簿。二、外單位來(lái)文均由行政管理部指定專(zhuān)人收文，由

19、行政管理部統(tǒng)一拆封、登記，根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。三、公司內(nèi)部文件由收文部門(mén)登記，根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)人員辦理。第五節(jié) 辦文一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。二、公司辦文由行政管理部統(tǒng)一安排；部門(mén)間辦文由部門(mén)安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。四、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。五、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。六、文件辦理完畢后，公司文件統(tǒng)一交由行政管理部指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔：部門(mén)文件由部門(mén)指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔第六節(jié) 發(fā)文發(fā)文程序如下：1) 公司發(fā)文：擬稿人部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)總經(jīng)理核準(zhǔn) 行政管理部統(tǒng)一編號(hào)打印蓋章（簽

20、字）發(fā)文備案；2) 部門(mén)對(duì)外發(fā)文：擬稿人部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)總經(jīng)理核準(zhǔn) 行政管理部統(tǒng)一編號(hào)打印蓋章（簽字）發(fā)文備案；3) 部門(mén)對(duì)內(nèi)行文：擬稿人部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)打印蓋章（簽字）發(fā)文備案；(部門(mén)內(nèi)部行文使用統(tǒng)一發(fā)文模板)文檔模板見(jiàn)附件:文檔模板第七章 信息檔案資料管理制度檔案資料是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案資料管理工作。第一節(jié) 檔案資料范圍一、公司檔案資料資料分類(lèi)1、公司行政法律文檔資料：1）公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料；2）公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；3）各

21、種行政組織方面的文件材料；4）各種合同、制度、證件 2、公司財(cái)務(wù)文檔資料1）財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)管理方面的政策文件資料；2）財(cái)務(wù)收支憑證、帳務(wù)憑證、帳冊(cè)報(bào)表；3）內(nèi)部費(fèi)用管理憑證、報(bào)表；4）財(cái)務(wù)管理制度3、人力資源管理文檔資料1）勞動(dòng)工資/人事管理方面的政策、報(bào)表、文件；2）員工人事管理資料、證件；3）員工個(gè)人績(jī)效管理資料；4）員工社保管理資料；5）員工培訓(xùn)資料；6）人力資源管理制度。4、生產(chǎn)及生產(chǎn)管理方面的文檔資料 1）產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理方面的文件資料；2）生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件資料；3）儀器、設(shè)備方面的文件材料；4）維修方面的文件材料；5）物資采購(gòu)、價(jià)格、儲(chǔ)存等信息管理資料；6）

22、物資流動(dòng)憑證與帳冊(cè)7）物資管理制度/生產(chǎn)管理制度5、科研、技術(shù)、專(zhuān)利管理文檔資料 1）科研技術(shù)信息、資料； 2）產(chǎn)品研制信息資料； 3）專(zhuān)利申請(qǐng)、評(píng)估資料。 4）技術(shù)管理制度6、市場(chǎng)信息、情報(bào)方面的文檔資料資料 1）市場(chǎng)資訊信息資料； 2）競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息資料；3）市場(chǎng)調(diào)查信息資料；4）市場(chǎng)推廣策劃方面文案資料；5）設(shè)計(jì)類(lèi)素材、參考書(shū)籍資料；6）廣告資料；7）其他具有利用和保存價(jià)值的信息資料。7、銷(xiāo)售管理文檔資料 1）營(yíng)銷(xiāo)前期資料；2）營(yíng)銷(xiāo)合同； 3）售后服務(wù)記錄。 4) 客戶資料二、檔案資料形式與載體 1、決定、條例、規(guī)章制度、重要通知等法規(guī)性文件；2、會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、

23、各種方案；3、簽定的各類(lèi)合同、設(shè)計(jì)方案、標(biāo)書(shū)；4、訂閱的報(bào)刊、雜志、圖書(shū)、光盤(pán)；5、拍攝和錄音檔案資料資料：原版底片、文字說(shuō)明、唱片、錄音帶、錄像帶；6、管理過(guò)程中使用的各種表單、報(bào)告、記錄；7、政府及各相關(guān)部門(mén)提供的政策文件；8、產(chǎn)品研制的技術(shù)資料、圖紙、方案、說(shuō)明、報(bào)告。包括文本文件、實(shí)物、光盤(pán)刻錄文檔資料、電子文檔資料第二節(jié) 機(jī)要檔案資料一、機(jī)要檔案資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。二、劃分標(biāo)準(zhǔn)：1、絕密檔案資料包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計(jì)技術(shù)資料、重要物資采購(gòu)信息資料。2、機(jī)密檔案資料包括：

24、1）財(cái)務(wù)資料；2）重大合同；3）公司經(jīng)營(yíng)情況；4）薪資性檔案資料、勞動(dòng)合同；5）技術(shù)資料；3、秘密檔案資料包括：1）重要項(xiàng)目資料；2）項(xiàng)目合同協(xié)議；3）公司重要會(huì)議紀(jì)要；4）重要項(xiàng)目信息；5）公司收集整理的素材；6）人事檔案資料；7）公司登記信息第三節(jié) 檔案資料整理裝訂編號(hào)一、檔案資料編號(hào)分類(lèi)原則1、 文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內(nèi)）、光盤(pán)、實(shí)物；2、 文擋分類(lèi)編碼（英文字母）：財(cái)務(wù)、人事、技術(shù)、行政、營(yíng)銷(xiāo)等；3、 文擋期間編碼（數(shù)字）：年份；4、 文擋順序：月份；5、 以下由部門(mén)自行依據(jù)檔案資料內(nèi)容編碼；6、 檔案資料編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)

25、先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。二、文擋裝訂1、 以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案資料編碼；2、 文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。3、 合訂文檔資料封面有目錄表；4、 電子文檔資料應(yīng)做好電子目錄及重要備份；5、 光盤(pán)應(yīng)做好編號(hào)標(biāo)識(shí)，做好包裝存放，編制好目錄；6、 機(jī)要檔案資料須在檔案資料編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。第四節(jié) 保管部門(mén)及保管責(zé)任一、財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案資料由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)按會(huì)計(jì)制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。二、人事專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案資料由人力資源部負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。三、股東會(huì)合同資料由行政管理部按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。四、其他檔案資料均

26、由部門(mén)負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定整理裝訂存檔，按規(guī)定時(shí)間與要求移交行政管理部保管；五、不需移交的文檔及未到移交日的文檔由部門(mén)編制檔案清單，每季交行政管理部備檔；行政管理部定期核對(duì)文檔。第五節(jié) 檔案資料移交一、公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交行政管理部。二、公司章程，股東會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交行政管理部。三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交行政管理部。四、財(cái)務(wù)檔案資料、人事檔案資料由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。五、其余檔案資料每年移交一次，時(shí)間為每年的月。六、檔案資料移交須填寫(xiě)檔案資料移交清單。七、檔案資料移交清單一式三份，移交雙方各一份，行政管理部留存一份。檔案移交清單見(jiàn)附件:檔案移交清單第

27、六節(jié) 保存期限檔案資料保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會(huì)會(huì)議紀(jì)要；4、公司證照；5、各級(jí)批文；6、印鑒；7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)；9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表；10、技術(shù)資料；11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；12、人事資料；13、大型活動(dòng)圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的檔案資料。二、十五年保存：1、會(huì)計(jì)憑證；2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案資料的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：1、期滿或解除的合同協(xié)議；2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；3、其他經(jīng)核定須保存五年的檔案資料

28、。四、一年保存：1、部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié)；2、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告；3、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。五、公司規(guī)章制度由行政管理部永久保存，使用部門(mén)視其有效期限予以保存。第七節(jié) 檔案資料調(diào)閱一、因工作需要調(diào)閱檔案資料時(shí)，按以下辦理手續(xù)：1、調(diào)閱部門(mén)內(nèi)文檔：一般資料，由資料保管人決定；部門(mén)內(nèi)機(jī)要資料有部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)；機(jī)密級(jí)以上資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)2、調(diào)閱部門(mén)間文檔資料：普通文檔填寫(xiě)登記表部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)調(diào)閱；機(jī)要資料填寫(xiě)檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表，并經(jīng)行政管理部核準(zhǔn)后方可調(diào)閱；絕密級(jí)以上資料經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。3、調(diào)閱檔案室文檔資料：普通文檔填寫(xiě)登記冊(cè)調(diào)閱；機(jī)要資料須填寫(xiě)檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表，并經(jīng)行政管理部核準(zhǔn)后方可調(diào)閱；

29、絕密級(jí)以上資料經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。4、文檔使用分為：調(diào)閱：閱讀、查看復(fù)制：復(fù)印、電子文檔拷貝外借：原件借出辦事二、調(diào)檔人必須是檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表里注明的查閱人。三、檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表由檔案資料管理人員留存?zhèn)洳椤Ｋ?、檔案資料借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。五、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表見(jiàn)附件:檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表第八節(jié) 檔案資料銷(xiāo)毀一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料應(yīng)銷(xiāo)毀。二、需銷(xiāo)毀的檔案資料由保管部門(mén)填報(bào)檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。三、部門(mén)內(nèi)部檔案資料由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；機(jī)要檔案資料由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；其余檔案資料由行政管理部經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀

30、。四、銷(xiāo)毀檔案資料須兩人以上人員共同完成，行政管理部指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)檔案資料銷(xiāo)毀登記表。五、檔案資料銷(xiāo)毀每年進(jìn)行一次，即每年的月。六、檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表、檔案資料銷(xiāo)毀登記表各一式二份，申請(qǐng)部門(mén)一份，行政管理部一份。檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表及銷(xiāo)毀登記表見(jiàn)附件: 檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表、檔案資料銷(xiāo)毀登記表第九節(jié) 文檔資料分類(lèi)、定級(jí)、保管、移交、調(diào)閱等諸事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)文檔管理目錄及授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)第八章 印信管理規(guī)定 根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定印信管理制度。第一節(jié) 印信的種類(lèi)和使用規(guī)定一、印信分類(lèi)1、印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章

31、或指定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的公司印章。2、名章印鑒：刻有總經(jīng)理簽名的印章，一般為特定用途。3、部門(mén)章：刻有公司部門(mén)名稱(chēng)的印章。4、職銜簽字章：刻有經(jīng)理/總經(jīng)理職銜及簽名的印信（可用簽名代替）。5、其他功能章：刻有特殊事項(xiàng)完成的印章二、印信的使用規(guī)定1、對(duì)公司經(jīng)營(yíng)權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問(wèn)題或以公司名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文，蓋總經(jīng)理職銜簽字章、公司印章。2、以公司名義對(duì)外核發(fā)的證明文件，及各類(lèi)規(guī)章典范的核決等由總經(jīng)理署名的，蓋總經(jīng)理職銜簽字章、公司印章。不署名的蓋公司印章。3、以公司名義與各方廠商、客戶簽定的合同、協(xié)議、意向書(shū)等蓋公司印章、經(jīng)辦人職銜簽字章。4、以部門(mén)名義于授權(quán)范圍內(nèi)

32、對(duì)廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名者，蓋部門(mén)章、經(jīng)理職銜簽字章。5、各部門(mén)于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)，蓋部門(mén)章。6、完成特殊事項(xiàng)：如驗(yàn)收入庫(kù)、圖書(shū)登記、公文郵件收發(fā)等蓋該項(xiàng)功能完成章。7、財(cái)務(wù)事項(xiàng)蓋財(cái)務(wù)印鑒、名章印鑒。第二節(jié) 印信的監(jiān)印及蓋用 一、印章監(jiān)印1、總經(jīng)理名章印鑒由總經(jīng)理核定本公司的監(jiān)印人員。2、總經(jīng)理職銜簽字章由總經(jīng)理核定監(jiān)印人員。3、公司印章由行政管理部主管為監(jiān)印人員。3、經(jīng)理職銜簽字章及部門(mén)章由經(jīng)理指定監(jiān)印人員。4、功能章由功能執(zhí)行人為監(jiān)印人員二、 印信蓋用1、需用印時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)先填寫(xiě)"用印申請(qǐng)表"

33、，經(jīng)審核職能主管核準(zhǔn)后，連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。1、 監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應(yīng)于"用印申請(qǐng)表上"上加蓋用印樣式。第三節(jié) 印信制作與管理一、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門(mén)提出申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政管理部統(tǒng)一辦理。印章刻好后由行政管理部辦理印章登記手續(xù)，填寫(xiě)印章管理登記表，備案并留好印章樣圖。二、總經(jīng)理通過(guò)授權(quán)賦予一些部門(mén)對(duì)其部門(mén)（專(zhuān)業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由被授權(quán)部門(mén)在行政管理部簽字領(lǐng)取印章，指定專(zhuān)人保管。三、各部門(mén)在使用印章時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。四、各種印信由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事，由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)。五、公司印章原

34、則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理提出書(shū)面借用申請(qǐng)，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走，借用時(shí)須填寫(xiě)印章管理登記表，在登記簿上簽字。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門(mén)負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。六、監(jiān)印人對(duì)未經(jīng)判行文件，不得擅自用印，違者受處。七、印信遺失時(shí)除立即向上級(jí)報(bào)備外，并應(yīng)依法公告作廢。第九章 證照管理制度一、公司證照由行政管理部指定專(zhuān)人統(tǒng)一管理。二、證照是指由上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā)的各類(lèi)證書(shū)、批文等。如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書(shū)、稅務(wù)登記證、經(jīng)營(yíng)許可證等等。三、證照的使用包括借用、復(fù)印等。四、證照使用必須填寫(xiě)證照使用申請(qǐng)單。五、證照借用程序：借用人申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)

35、人復(fù)核行政管理部核準(zhǔn)辦理借用手續(xù)歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保管人。六、證照復(fù)印程序：借用人申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核行政管理部核準(zhǔn)辦理復(fù)印手續(xù)歸還如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。七、如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。八、證照復(fù)印件必須加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效章”。 第十章 證明函管理制度一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、其他證明等。二、公司證明函由行政管理部指定專(zhuān)人統(tǒng)一管理。三、使用證明函必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后方可。四、法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。五、嚴(yán)禁開(kāi)出空白證明函或外借證明函。六、證明函開(kāi)出后，使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)

36、，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還行政管理部。第十一章 保密制度 為保障公司的合法權(quán)益不受到侵犯，維護(hù)公司正常經(jīng)營(yíng)管理秩序，特制定本制度1、公司密級(jí)設(shè)定：絕密：一旦泄密會(huì)使公司利益遭受特別嚴(yán)重的損害；調(diào)閱批準(zhǔn)級(jí)別總經(jīng)理機(jī)密:一旦泄密會(huì)使公司利益遭受?chē)?yán)重的損害 調(diào)閱批準(zhǔn)級(jí)行政管理部經(jīng)理秘密：一旦泄密會(huì)使公司利益遭受較大的損害 ； 部門(mén)內(nèi)調(diào)閱批準(zhǔn)級(jí)部門(mén)經(jīng)理 部門(mén)間調(diào)閱批準(zhǔn)級(jí)行政管理部經(jīng)理內(nèi)部資料:一旦泄密會(huì)使公司利益遭受一般損害；調(diào)閱批準(zhǔn)級(jí)部門(mén)經(jīng)理； 公開(kāi)資料:制作和保管人 2、密級(jí)設(shè)定及調(diào)閱權(quán)限說(shuō)明1）未享有調(diào)閱權(quán)限但因工作需要必須獲取的信息的按密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)批準(zhǔn)；2）

37、技術(shù)部?jī)?nèi)部資料交流必須事先通過(guò)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)；3、信息保密等級(jí)確立：1）行政管理部劃分確立各類(lèi)文件資料及信息、檔案文件（包括電子文檔）產(chǎn)品或材料的密級(jí)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；2）生產(chǎn)計(jì)劃部劃分確立各類(lèi)產(chǎn)品或材料的密級(jí)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)； 3）技術(shù)部劃分確立各類(lèi)產(chǎn)品或材料的密級(jí)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；4）后續(xù)新增資料有必要定級(jí)的，由文件產(chǎn)生部門(mén)提出定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，并報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，確立后在文件右上角注明；凡確立為保密材料（包括物資）的電子文檔與文本文檔同級(jí)別管理。3、密級(jí)變更及解密：1）因工作需要或環(huán)境變化，需要變更密級(jí)的，由原產(chǎn)生秘密件部門(mén)或行政主管提出申請(qǐng)，交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)變更，或由公司領(lǐng)導(dǎo)直接變更。2）對(duì)尚在保密期的

38、文件事項(xiàng),因工作需要或環(huán)境變化,需公開(kāi)但不損害公司利益的,由原產(chǎn)生部門(mén)或行政部門(mén)主管提出申請(qǐng),交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)解密,或由公司領(lǐng)導(dǎo)直接解密。 3）保密期滿，除要求繼續(xù)保密事項(xiàng)外，自行解密。4、保密管理1）各部門(mén)落實(shí)專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管保密材料（包括物資），各崗位產(chǎn)生的或使用的保密材料（包括物資）本崗位即保密責(zé)任人。2）部門(mén)對(duì)自己部門(mén)的保密材料（包括物資）須專(zhuān)人專(zhuān)門(mén)登記入冊(cè)，定期清查，防止丟失和錯(cuò)漏。3）按劃定的傳閱/接觸保密材料（包括物資）范圍保管和應(yīng)用保密資料，不得自行擴(kuò)大。利用公司內(nèi)網(wǎng)傳輸文件應(yīng)嚴(yán)格注意密級(jí)的控制。一旦泄密原密件保管人承擔(dān)全部責(zé)任 4）保密材料（包括物資）不得私自復(fù)制，復(fù)印件視同原件管

39、理，復(fù)制過(guò)程中的廢件立即銷(xiāo)毀。5)保密材料（包括物資）嚴(yán)格按指定份數(shù)打印，不得擅自多印多留。打印/試制過(guò)程中形成的廢頁(yè)、廢件應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀或破壞，重要文件必須使用碎紙機(jī)。 6)外出攜帶保密材料（包括物資），要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7)利用公司內(nèi)網(wǎng)打印文件或做其他文件處理時(shí)要嚴(yán)格注意保密與善后。5、保密紀(jì)律1）不該說(shuō)的話，不要說(shuō)；2）不該問(wèn)的事，不要問(wèn)； 3）不該看的文件，不要看； 4）不該記（攝、錄）的事，不要記（攝、錄） 5）不得擅自攜帶密件外出； 6）不得在公共場(chǎng)合談?wù)摴久孛埽?7）不得在私人通信中涉及公司秘密； 8）不在不利于保密的地方放置密件； 9）不的隨便丟棄密件，銷(xiāo)毀密件要徹底；10）不得利用

40、公司電話、明碼電報(bào)、以及郵局辦理秘密事項(xiàng)；11）發(fā)現(xiàn)泄密及時(shí)報(bào)告，采取補(bǔ)救措施，避免或減輕損害；12）當(dāng)客人問(wèn)及公司秘密，應(yīng)予以婉拒、避談。13）部門(mén)泄密部門(mén)經(jīng)理為責(zé)任人。違反保密紀(jì)律而泄密不論是否立即產(chǎn)生損害均按照獎(jiǎng)懲條例記過(guò)處理第十二章 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)定一、報(bào)銷(xiāo)基本規(guī)定1、報(bào)銷(xiāo)時(shí)間 公司規(guī)定每周四為審核、批準(zhǔn)日，每周五為出納報(bào)銷(xiāo)日；逾期推遲到下周。2、報(bào)銷(xiāo)流程1）報(bào)銷(xiāo)人持審批過(guò)的預(yù)算批準(zhǔn)報(bào)告、票據(jù)表單，粘貼、填寫(xiě)清楚的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)交直接主管審批；2）直接主管審批確認(rèn)出差事實(shí)，無(wú)誤后交財(cái)務(wù)出納審批；3）財(cái)務(wù)出納核對(duì)出差天數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)額度，審批無(wú)誤后交副總；審批不符合標(biāo)準(zhǔn)的退回給報(bào)銷(xiāo)人；3、報(bào)銷(xiāo)單據(jù)要

41、求所有報(bào)銷(xiāo)原始憑據(jù)必須符合國(guó)家發(fā)票管理制度及會(huì)計(jì)管理制度原始單據(jù)填制規(guī)定填制: 1)填寫(xiě)完整、字跡清楚； 2)大小寫(xiě)完整清晰； 3)具臺(tái)頭落款、合法印章； 4)業(yè)務(wù)內(nèi)容與發(fā)票內(nèi)容一致； 5)規(guī)定復(fù)寫(xiě)必須復(fù)寫(xiě)，凡有涂改之原始憑證一律無(wú)效；6）白條不允許報(bào)銷(xiāo)4、所有報(bào)銷(xiāo)憑證,必須規(guī)范粘貼填寫(xiě): 1)左上角(對(duì)齊直角)粘貼在請(qǐng)款報(bào)銷(xiāo)憑證之后,憑證粘死部分不要太多,以免復(fù)核不便。 2)報(bào)銷(xiāo)憑證必須字跡清晰,各項(xiàng)目填寫(xiě)完整。 3)大小寫(xiě)填寫(xiě)完整,不許涂改，如不相符,從低報(bào)支。 4)各授權(quán)簽署人簽署完整。不符上述要求之報(bào)銷(xiāo)憑證,行政部、出納均有權(quán)不予受理。二、簽字職責(zé)報(bào)銷(xiāo)人簽字：確認(rèn)費(fèi)用支出明細(xì)財(cái)務(wù)：檢查

42、表單粘貼是否合理、合法、數(shù)據(jù)是否正確、粘貼是否規(guī)范直接主管：檢查特殊支出情況三、報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)1、出差住宿標(biāo)準(zhǔn)副總： 300元以?xún)?nèi)部門(mén)經(jīng)理級(jí)： 200元以?xún)?nèi)主管 150元以?xún)?nèi)一般人員： 100元以?xún)?nèi) 北京上海廣州的員工住宿可根據(jù)當(dāng)?shù)匚飪r(jià)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。特殊情況需要超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)，由上一級(jí)主管批準(zhǔn)此標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行按以下方式進(jìn)行：1）一般出差前，由文秘進(jìn)行目的地的房間預(yù)訂，出差人員按文秘預(yù)訂的酒店入住，并按文秘談妥的價(jià)格支付房費(fèi)，開(kāi)具住宿費(fèi)，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，文秘出具酒店預(yù)訂價(jià)格表給財(cái)務(wù)，進(jìn)行申核確認(rèn)。2）特殊出差任務(wù)，無(wú)法在事先進(jìn)行房間預(yù)訂的，則在指定的費(fèi)用控制范圍內(nèi)，自行由出差人入住，并開(kāi)具實(shí)際票額（必須有單價(jià)、天數(shù)

43、），進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。3）同性別二人出差，住宿標(biāo)準(zhǔn)則按最高職務(wù)的人員標(biāo)準(zhǔn)而定，不允許累計(jì)。4）入住賓館市話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)需另外計(jì)費(fèi)的，則按實(shí)際支出進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，長(zhǎng)途電話不給予報(bào)銷(xiāo)。2、差旅補(bǔ)貼1）辦事處和分公司之間的調(diào)配不算出差。2）員工出差按30元/人，或按實(shí)際的餐飲支出進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，但報(bào)銷(xiāo)總額仍不得超出30元/人/天的標(biāo)準(zhǔn)。3、交通標(biāo)準(zhǔn)1）一般出差，以汽車(chē)和火車(chē)為主?；疖?chē)車(chē)程在5小時(shí)內(nèi)，提供普通座位票，夜間乘車(chē)（19：00以后）超出5小時(shí)，購(gòu)買(mǎi)硬臥票，若因特殊情況不購(gòu)買(mǎi)硬臥票，則按臥鋪票的70%價(jià)格扣除硬座價(jià)格為不買(mǎi)臥鋪補(bǔ)貼。2）部門(mén)經(jīng)理級(jí)出差，跨省可選擇飛機(jī)出行，但事先應(yīng)獲上級(jí)主管批準(zhǔn)。3）一般人員出差，若

44、工作確需坐飛機(jī)，由副總審批后執(zhí)行；其他部門(mén)由總經(jīng)理批準(zhǔn)。一般不允許乘坐軟臥，因出現(xiàn)特別情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4）出差外地市內(nèi)交通員工根據(jù)當(dāng)?shù)靥峁┑慕煌üぞ哌M(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)額度不得超出100元/天的標(biāo)準(zhǔn)（每張票據(jù)后應(yīng)附乘座辦事的目的說(shuō)明）。若兩位以上員工到同一地點(diǎn)出差，交通補(bǔ)貼不允許直接按人數(shù)累計(jì)，如確實(shí)分頭辦事的應(yīng)附清單加以說(shuō)明。交通規(guī)定處理出差事先均應(yīng)獲得上級(jí)主管的批準(zhǔn),填寫(xiě)出差申請(qǐng),寫(xiě)明預(yù)算費(fèi)用；批準(zhǔn)書(shū)交財(cái)務(wù)審核費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)后方可預(yù)先借支或辦理報(bào)銷(xiāo) 5）本地市內(nèi)交通費(fèi)員工因特殊情況外出辦事根據(jù)需要乘坐出租車(chē)，在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)需特別說(shuō)明,特殊理由如下： 攜帶較重或較大體積的物品； 交通不便，沒(méi)有公交車(chē)可

45、以到達(dá)，或需要轉(zhuǎn)車(chē)兩次以上； 時(shí)間特別緊急，乘坐公交車(chē)確定無(wú)法完成任務(wù)； 身體狀況不好，又確實(shí)需要外出辦事。 從杭州出差或外地回杭州出發(fā)和到達(dá)時(shí)間在早7：30分之前，晚9：30分之后的允許乘坐出租車(chē)（加班照此辦理）。4、招待費(fèi)涉及公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用，按以下標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行：業(yè)務(wù)招待費(fèi)實(shí)行事先審批制，包括書(shū)面報(bào)批、口頭報(bào)批兩種形式；1）員工涉及業(yè)務(wù)招待費(fèi)用，需向上級(jí)報(bào)批；單次費(fèi)用在50元/人均 單次200元以下的，部門(mén)經(jīng)理直接審批即可；超出50元/人單次200元以上，需再向上級(jí)請(qǐng)示后執(zhí)行；2）一般業(yè)務(wù)往來(lái)之客戶均應(yīng)在公司用工作餐；較重要的客戶招待費(fèi)用可適當(dāng)放寬，但員工請(qǐng)客必須得到部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn),部門(mén)經(jīng)理請(qǐng)客

46、必須得到總經(jīng)理/副總的批準(zhǔn)。特殊的重要客戶如可能超標(biāo),應(yīng)事先將原因說(shuō)明清楚。3）注意事項(xiàng)業(yè)務(wù)招待費(fèi)用申請(qǐng)/報(bào)銷(xiāo)應(yīng)寫(xiě)明時(shí)間、地點(diǎn)、客戶名稱(chēng)、人次等相關(guān)事項(xiàng)。應(yīng)酬招待費(fèi)用由參與員工中職位最高的人員提出報(bào)銷(xiāo)。如遇臨時(shí)決定之應(yīng)酬 ，均應(yīng)事先口頭向上級(jí)請(qǐng)示, 事后報(bào)銷(xiāo)時(shí)寫(xiě)明時(shí)間、地點(diǎn)、客戶名稱(chēng)、人次等相關(guān)事項(xiàng)。5、借款出差借款人回公司后在當(dāng)期報(bào)銷(xiāo)日內(nèi)完成報(bào)銷(xiāo)，當(dāng)月的借款在當(dāng)月內(nèi)報(bào)銷(xiāo)。如特殊情況當(dāng)月不能報(bào)銷(xiāo)的，經(jīng)財(cái)務(wù)批準(zhǔn)推遲到下月。四、個(gè)辦事處費(fèi)用的申請(qǐng)1) 各辦事處由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)表教于總公司財(cái)務(wù)2) 總公司財(cái)務(wù)核實(shí)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后資金匯出3) 各辦事處在申請(qǐng)下次資金時(shí)必須將前一次的賬目及相關(guān)憑證

47、傳至/寄至總公司財(cái)務(wù). 第十三章 員工獎(jiǎng)懲管理制度該制度執(zhí)行中有以下說(shuō)明：1)處罰的責(zé)任人是上級(jí)主管，如上級(jí)主管不加以處理，則其本身接受處理；2）一件事情的發(fā)生由多人導(dǎo)致或涉及部門(mén)整體，而部門(mén)主管不能加以區(qū)分處理，提出辦法的則處罰部門(mén)主管。3）部門(mén)主管暫時(shí)不確定的部門(mén)發(fā)生問(wèn)題，則由辦公室處理。一、員工激勵(lì)條例遵紀(jì)守規(guī)，模范帶頭。事事以集體利益為重。遵循本人崗位職責(zé)要求，努力作好工作成績(jī)優(yōu)秀。每次培訓(xùn)學(xué)習(xí)成績(jī)突出。在培訓(xùn)考核中成績(jī)突出，需要保送學(xué)習(xí)，考察或培訓(xùn)。在企業(yè)管理方面有創(chuàng)新理念，并取得成績(jī)。在團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面有卓著成績(jī)。二、處罰條例1）處罰的分類(lèi)過(guò)失等級(jí)及處理方式:輕微行為過(guò)失：直接經(jīng)理向員

48、工提出口頭/書(shū)面警告，旨在給當(dāng)事人提供一個(gè)立即改正錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，如有經(jīng)濟(jì)損失需賠償。行為過(guò)失：直接/上級(jí)經(jīng)理向員工發(fā)出書(shū)面警告，在給予這種處分的同時(shí)或其后，還可以考慮這樣幾種措施：不予加薪/罰款/減薪/降級(jí)，直接主管經(jīng)理有權(quán)作出這類(lèi)處分。如有經(jīng)濟(jì)損失需賠償。一次重大行為過(guò)失：直接/上級(jí)經(jīng)理向員工發(fā)出最后書(shū)面警告，員工可能罰款/停職/降薪/解除勞動(dòng)合同/以待進(jìn)一步調(diào)查。如有經(jīng)濟(jì)損失需賠償。一次嚴(yán)重觸犯法紀(jì) ：?jiǎn)T工應(yīng)被立即罰款、解雇，其勞動(dòng)合同同時(shí)解除，如有經(jīng)濟(jì)損失需賠償。在采取違紀(jì)處分前應(yīng)確認(rèn)事實(shí)并準(zhǔn)許員工就有關(guān)事件進(jìn)行解釋。處罰與經(jīng)濟(jì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)罰款處分一次在10500元內(nèi)執(zhí)行。財(cái)產(chǎn)損失過(guò)失視情節(jié)輕重實(shí)際損失的10%100%的范圍（可與其他經(jīng)濟(jì)措施并行處理）；減薪處分一律在本人工資總額的10%范圍以上實(shí)行，實(shí)行時(shí)間視具體情況而定。降級(jí)處分為：調(diào)離工作崗位、降低職位級(jí)別并降薪停止出勤處分，最長(zhǎng)不超過(guò)90天，停止出勤期間停薪。懲罰解除勞動(dòng)合同為無(wú)預(yù)告期，即不須支付提前解雇的補(bǔ)償金。二、行為過(guò)失標(biāo)準(zhǔn)1、 輕微行為過(guò)失1）屢行職責(zé)方面的輕微過(guò)失，如:對(duì)一些與日常工作職責(zé)、辦公室規(guī)章制度輕微疏忽；沒(méi)按照制度規(guī)定或指示