房地產開發(fā)檔案管理制度

1、2012最新文檔-管理系列 (word可編輯版)1目的為加強集團公司房地產開發(fā)檔案歸集與管理，為集團公司房地產開發(fā)質量管理活動提供服務，根據中華人民共和國檔案法等法律法規(guī)，結合集團公司實際制定本管理制度。2 適用范圍本制度適用于集團公司房地產開發(fā)檔案資料的歸集、傳遞、利用、保管、移交、銷毀等各項管理工作，同時適用于集團公司存量房產檔案的管理。集團公司房地產開發(fā)檔案指集團公司房地產開發(fā)工程項目在立項策劃、開發(fā)建設、商品房銷售和存量房產銷售與租賃等經濟業(yè)務活動中直接形成的、對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件資料。存量房產指集團公司通過購入或自建形成的房屋類固定

2、資產。3 編寫依據中華人民共和國檔案法天津市城市建設檔案管理規(guī)定天津經濟技術開發(fā)區(qū)工程建設檔案管理暫行規(guī)定4 職責4.1集團公司各類檔案實行“統(tǒng)一管理、分散存放”辦法。集團公司辦公室對集團公司各類檔案實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提出各類檔案管理的標準和要求。房地產事業(yè)部是集團公司房地產開發(fā)檔案和存量房產檔案的存放和歸口管理部門。4.2按照集團公司辦公室檔案管理的統(tǒng)一要求，房地產事業(yè)部設立檔案室，設置檔案管理工作崗位，配備檔案管理人員，配置檔案歸集、整編、保存、檢索、安全等設備設施，分管集團公司房地產開發(fā)類檔案和存量房產檔案。4.3房地產事業(yè)部負責建立集團公司房地產開發(fā)檔案和存量房產檔案管理制度，辦理集團

3、公司房地產開發(fā)檔案和存量房產檔案的歸集、整編、保存和安全管理業(yè)務，指導和檢查集團公司各部門房地產開發(fā)檔案管理業(yè)務的開展情況。項目部向城建檔案館以及房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交有關檔案資料。4.4集團公司各部室、項目部、售樓中心均設檔案兼職管理人員，負責房地產開發(fā)工程各過程項目立項策劃、開發(fā)建設、商品房銷售和存量房產銷售與租賃等經濟業(yè)務直接形成工程項目文件和質量記錄的歸集、整編、保存和移交工作。5 內容5.1 集團公司形成房地產開發(fā)檔案的資料來源：工程項目文件和質量記錄。5.1.1工程項目文件主要包括13個類別：5.1.1.1策劃文件：項目建議書、可行性研究報告等； 5.1.1.2授權文件：法

4、定代表人委任項目總代表的授權委托書等；5.1.1.3政府文件：政府建設行政主管部門的批文批件、證照、配套證明等；5.1.1.4設計文件：規(guī)劃方案設計、擴大初步設計、施工圖設計、人防設計等文件；5.1.1.5監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則和總監(jiān)理工程師授權書等； 5.1.1.6施工文件：施工組織設計、施工方案、工程管理協(xié)調例會會議紀要、工地指示、洽商紀要、工程聯(lián)系單、工程報告等；5.1.1.7招標文件：工程造價咨詢機構編制的招標標底、項目部審查意見等；5.1.1.8合同文件：工程造價咨詢機構審查的工程預算、項目部審查意見、本公司擇優(yōu)選擇供方的采購情況說明、經濟合同等；5.1.1.9竣工驗收與移

5、交文件：驗收會議紀要、備案通知書、房屋及設施驗收單、建筑產品公共部位驗收單、消防配套規(guī)劃驗收手續(xù)、與城建檔案館的工程檔案交接單、與物業(yè)管理公司商品房和有關資料交接單等；5.1.1.10商品房銷售文件：天津市商品房買賣合同等；5.1.1.11存量房產租售文件：存量房產產權證明、租賃合同等；5.1.1.12計劃文件：項目總體計劃（質量計劃、資金使用計劃等）5.1.1.13其他文件：以上類別未包括的工程項目文件。5.1.2質量記錄主要包括兩部分:5.1.2.1房地產開發(fā)工程建設過程中形成的各種記錄表單；包括：立項策劃、項目進件及審批形成的記錄表單；項目施工前期、建設、竣工過程中形成的記錄表單；與委托

6、單位往來信函形成的記錄表單；商品房銷售和存量房產租售過程中形成的記錄表單；落實安全管理工作過程形成的記錄表單等。5.1.2.2集團公司推行質量管理體系形成的各種記錄表單；包括：質量管理體系文件發(fā)放、控制與修改形成的記錄表單；與質量管理體系有關的培訓工作形成的記錄表單；開展管理評審、內部審核、顧客滿意度調查活動形成的記錄表單等。5.2 集團公司存量房產檔案包括：5.2.1存量房產的土地使用證、房屋所有權證等產權證明文件；5.2.2購入存量房產于建成時建設單位已移交城建檔案館的檔案資料內容清單；5.2.3購入存量房產于建成時由原建設單位保管的檔案資料內容清單；房地產事業(yè)部應與原建設單位商洽將其取回

7、，由集團公司保存或根據檔案資料的性質移交城建檔案館保存。5.2.4購入存量房產集團公司已有的其它檔案資料。5.2.5集團公司自建自用房屋類固定資產形成的工程檔案資料；等等。5.3商品房銷售和存量房產銷售與租賃經濟業(yè)務形成的檔案具體包括：5.3.1商品房銷售結束后天津市商品房買賣合同房地產開發(fā)企業(yè)留存聯(lián)；5.3.2 銷售存量房產的天津市房產買賣合同、出租存量房產的房屋租賃合同及有關資料。5.4 檔案歸集、整編、保存的基本規(guī)定:5.4.1各部門經辦人按規(guī)定將辦理完畢的各種工程項目文件和質量記錄及時整理送交兼職檔案管理人員，達到隨辦畢隨收集。也可定期收集，一周或一月一次。兼職檔案管理人員按資料內容與

8、性質分類整理成冊成卷，歸檔管理。工程竣工后，項目部向集團公司、向城建檔案館或房屋使用單位（物業(yè)管理公司）辦理有關檔案資料的移交手續(xù)。凡上交城建檔案館的檔案資料，應按政府檔案管理部門的要求編制整理。上交集團公司的，應按本規(guī)定要求進行整理，填寫移交目錄，經項目總代表審核簽字后，移交房地產事業(yè)部檔案室存檔保存。5.4.2根據工作需要，同一份資料需要二份以上者，可以編制相應的套數，原件不足，可以打印或復印，但嚴禁用復寫紙、草圖紙、圓珠筆和鉛筆抄寫，原始檔案應歸檔保存。5.4.3對收集并篩選出來的文件，根據其類別、內容特點，按照前述相應類別及編號方法，進行編號，存入已編制好類目的文件柜或夾中。5.4.4

9、制作卷宗檔案目錄，用于介紹卷內材料的成份和內容提要，以便查閱和統(tǒng)計。卷宗目錄一般包括序號、收發(fā)文單位、文件標題、文件字號和日期等。一些無標題的函件，可視內容予以摘要。5.4.5檔案裝訂：首先制作好檔案封皮。案卷封面與封底組成封皮。檔案封皮要用鋼筆或簽字筆正楷填寫項目；書寫要求工整、清晰。填寫的項目有：單位(機構)名稱、案卷標題、密級、卷內公文材料張數、起止日期和保管期限等。檔案封皮填寫完后，即可進行裝訂。裝訂前要求拆除文件上原有的金屬釘、針，卷頁參差不齊的要切齊，裝訂要用線裝，注意防止訂壓卷內文字。5.4.6作廢失效的工程項目文件和圖紙必須由發(fā)放部門收回銷毀。如因某種原因必須保留時，應在文件加

10、蓋紅色“作廢”印章。5.4.7檔案保存期限：詳見質量記錄一覽表中對各類檔案保存期的規(guī)定要求。5.5 檔案利用的基本規(guī)定：5.5.1檔案資料是集團公司房地產開發(fā)與租售活動的真實記錄，是考核質量管理體系運行的基礎性證據。應保持和發(fā)揮檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和可追溯性，以服務于集團公司的顧客、發(fā)展目標和日常經營管理工作。5.5.2房地產事業(yè)部應建立檔案信息數據庫，編制檔案目錄，為集團公司的顧客、項目開發(fā)建設和日常經營管理提供及時可靠的檔案信息資源。5.5.3集團公司各部室應當及時、充分利用檔案資料，確保房地產開發(fā)項目的設計、施工質量，防止各類損害事故的發(fā)生；確保質量管理體系貫徹實施。5.6項目部向城

11、建檔案館移交房地產開發(fā)檔案資料：5.6.1項目部于房地產開發(fā)工程項目竣工驗收后三個月內向城建檔案館移交有關檔案資料。移交檔案的內容按城建檔案館要求辦理。5.6.2 集團公司在市內建設的房地產開發(fā)工程項目檔案資料向天津市城建檔案館移交；在開發(fā)區(qū)內建設的房地產開發(fā)工程項目檔案資料向天津開發(fā)區(qū)城建檔案館移交。5.6.3向城建檔案館移交有關檔案資料時，必須取得城建檔案館的簽收手續(xù)并將該手續(xù)作為項目部的存檔資料由房地產事業(yè)部登記保存。必要的檔案資料，集團公司應留備份。5.6.4集團公司自建自用房屋類固定資產形成的工程檔案資料需要向城建檔案館移交的，比照前述房地產開發(fā)工程項目情況辦理。5.7向房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交房地產開發(fā)有關檔案資料：5.7.1項目部于房地產開發(fā)工程項目竣工驗收后向房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交房地產開發(fā)有關檔案資料。移交檔案的內容按房屋使用單位或物業(yè)管理公司要求辦理。5.7.2向房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交有關檔案資料時，必須取得房屋使用單位或物業(yè)管理公司的簽收手續(xù)并將該手續(xù)作為項目部的存檔資料由房地產事業(yè)部登記保存。必要的檔案資料，集團公司