檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

1、檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案檔案的接收檔案接收管理人員負(fù)責(zé)檔案的領(lǐng)取。接收檔 案時一定要和客戶對好檔案接收單 （包括檔案的 批號，頁次，本數(shù)）。與客戶在交接單上簽字一 式兩份，雙方各執(zhí)一份。1、檔案整理1、1 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備按照 檔案著錄規(guī)則 （DA/T18） 等的要 求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄 的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不 規(guī)范的案卷題名、文件名、 責(zé)任者、起止頁號 和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。1、2 拆除裝訂在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保 護(hù)檔案不受損害。1、2、1去掉資料中所有金屬物，如訂書針

2、、大頭針 和回形針等；對已裝訂的檔案進(jìn)行拆除。1、2、2要注意保持資料的整齊，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容 混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現(xiàn)象。1、2、3拆除完的檔案要進(jìn)行頁碼編號，使用數(shù)字在 客戶要求的地方編號，一定要做到不漏編。字跡 要清晰工整。1、2、4對于己經(jīng)編好的頁碼要查看是否正確，檔案 的紙張是否有破損，如果破損嚴(yán)重的，無法進(jìn)行 直接掃描的檔案，及時與管理人員溝通進(jìn)行處 理。1、3 區(qū)分掃描件和非掃描件按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描 件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)和重 份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原 稿。 確保掃描時不出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。1、4 頁面修整破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)

3、行掃描的檔案，應(yīng) 先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件 應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃 描。1、5 檔案整理登記制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登 記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁 號和頁數(shù)。1、5、1 整理好的檔案要按照檔案號放置。要及 時的輸送給下一個環(huán)節(jié)。2、檔案掃描2. 1 掃描方式2. 1. 1根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3 A0 等）選擇 相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可 采用0 號圖紙掃描儀）進(jìn)行掃描。大幅面檔案可 采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù) 字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以米用小幅面掃 描后的圖像拼接方式處理。2. 1.

4、2紙張狀況較差， 以及過薄、 過軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率 2. 2 掃描色彩模式2. 2. 1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2. 2. 2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案.可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。2. 2. 3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。2. 2. 4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩 色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模 式進(jìn)行掃描。2. 3 掃描分辨率2. 3. 1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描 后的

5、圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為 準(zhǔn)。2. 3. 2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案 進(jìn)行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等 于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、 清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。2. 3. 3需要進(jìn)行 OCR 漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于 200dpi2. 4 掃描登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登 記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際 掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一 致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。2、5 掃描中的文件保護(hù)2、5、1認(rèn)真對好流程單，依照目錄數(shù)據(jù)庫中案卷的 編號在掃描系統(tǒng)中建立同樣的案卷編號

6、，然后導(dǎo) 入目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄的數(shù)據(jù)。2、5、2核對系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致，如 果發(fā)現(xiàn)差錯，要在著錄系統(tǒng)中更改。 2、5、3 核對實際掃描的頁數(shù)和檔案整理時填寫的頁數(shù) 是否一致，不一致時應(yīng)注明具體的原因和處理的 方法。2、6 掃描儀常出的故障以及處理2、6、1掃描時圖像有時會出現(xiàn)黑線，或圖像不應(yīng)該 出現(xiàn)的污點，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污 漬或紙屑粘在鏡頭上。2、6、2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業(yè)的 鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。3、檔案的錄入3、1 錄入的規(guī)則3、1、1根據(jù)客戶的要求對整理好的檔案進(jìn)行錄入, 按照 檔案著錄規(guī)則 的要求， 規(guī)范檔案中的目 錄內(nèi)容。3、1、2錄

7、入檔案案卷的基本信息（編號，題名，目 錄號等）。3、1、3建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ?件級數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，要祥細(xì)的錄入每一份文件的 題名，時間，文號等。3、1、4建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入時要先檢查檔 案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否 正確，同時根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入 的，什么不需要錄入 。3、1、5錄入時要依照檔案原件錄入，不得私自更改 檔案的原件，錄入完成后要進(jìn)行檢查，核對錄入 項目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準(zhǔn)確，對于不合格 的數(shù)據(jù)要進(jìn)行修改或是重錄。3、1、6錄入可以采用 OCR 識別， 可提高錄入的工作 效率。4、圖像處理4、1 圖像核對4、1、1掃描完的圖像要進(jìn)行

8、圖像的優(yōu)化處理， 首先 應(yīng)核對掃描的圖像數(shù)量是否和導(dǎo)入的目錄數(shù)據(jù) 庫中文件的頁數(shù)一致。4、1、2如出現(xiàn)不一致只有兩種可能，一是錄入原檔 案有錯，可依照原檔案更改，二是掃描出錯可能 出現(xiàn)漏掃，要進(jìn)行補(bǔ)掃。4. 2 圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查4. 2、1對圖像偏斜度、 清晰度、 失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時， 應(yīng)重新進(jìn)行圖像的 處理。4. 2、2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整 或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。4. 2、3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖4. 2.、4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一 致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。4. 1. 5認(rèn)真填寫相關(guān)表單， 記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意 見

9、。4. 3 糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以 達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確 的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。4. 4 去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處 理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下 展現(xiàn)檔案原貌的原則。4. 5 圖像拼接對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅 圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像， 以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。4. 6 裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量， 節(jié)省存儲空間。4、7 圖像的補(bǔ)掃4、7、1補(bǔ)掃主要處理由優(yōu)化操作不當(dāng)，造成的圖像

10、 不完整，誤刪的情況。4. 、 7、 2咼速掃描造成的漏掃，重張進(jìn)紙。圖像不 清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。5、圖像存儲5、1 存儲格式5、1、1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采 用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模 式掃描的文件，一般采用 JPEG 格式存儲。存儲 時的壓縮率的選擇， 應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可 讀的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。5、1、2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為 CEB PDF或其他格式。5、2 圖像文件的命名5、2、1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有 一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文 件掃描后的圖像文件命名。5、2、2多

11、頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按 頁碼順序?qū)D像文件命名。6、圖像的掛機(jī)與關(guān)聯(lián)6、1圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進(jìn)行圖像數(shù) 據(jù)的壓縮和轉(zhuǎn)換格式，上傳到總數(shù)據(jù)服務(wù)器，通 過軟件可以實現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫對相關(guān)數(shù)字 圖像的掛接.6、2將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的圖像存 儲到相應(yīng)的文件夾，要認(rèn)真的核對每一份的圖像 文件的名稱是否與目錄數(shù)據(jù)庫中該份紙質(zhì)文件 的檔號是否一致，圖像的頁數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫 中該份紙質(zhì)文件的頁數(shù)一致，圖像文件的總數(shù)是 否與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)一致，6、3認(rèn)真的填寫數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的交接單，記錄關(guān) 聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整 理，掃描填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時

12、應(yīng)注明 具體的原因和處理的方法。7、檔案的裝訂7、1 掃描，校對工作完成后，拆除過裝訂的檔 案應(yīng)按照檔案的保管要求進(jìn)行重新的裝訂。7、2 在裝訂過程中要檢查檔案的排列順序不變，不錯頁，不漏頁，要保證裝訂完檔案的整齊 性和完整性。7、3 擦除在檔案上的個別注記和與檔案保存無 關(guān)的信息。8 完整性檢查8 1 公司在提交客戶驗證之前， 會按照業(yè)務(wù)系 統(tǒng)數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)庫索引文件和掃描影像進(jìn)行檢查， 察看是否漏掃頁和是否漏掃件，保證影像的完整 性。8 2 檢查實物檔案是否有順序錯誤，錯頁，漏 頁和檔案的整齊性完整性。8 3 認(rèn)真的填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化的驗收登記表。9、檔案的歸還9、1 掃描并建立索引后的檔案影

13、像在光盤刻錄 前可先由客戶派人進(jìn)行檢查。 以檢查圖像是否符 合標(biāo)準(zhǔn)、是否有漏掃、索引信息錄入是否正確等。 針對每種檢查可采用不同方式進(jìn)行處理。9、2 圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)可通過專用瀏覽軟件抽 檢方式進(jìn)行，也可通過掃描系統(tǒng)軟件中自帶的查 詢軟件進(jìn)行，可檢查圖像格式是否正確、是否清 晰、是否有傾斜、是否有黑塊等；9、3 是否漏掃則在掃描系統(tǒng)自帶的查詢軟件中 可列出每份檔案的完整目錄，通過抽檢是否有與 原檔案目錄不一致。10、 數(shù)據(jù)的備份10、1 通過刻錄的光盤或者通過數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入。 數(shù)據(jù)導(dǎo)入程序可按照客戶的接口要求進(jìn)行開發(fā)， 測試認(rèn)可后可以直接將掃描系統(tǒng)中的影像和索 引數(shù)據(jù)一起導(dǎo)入到影像系統(tǒng)中，對于驗收合格后 的數(shù)據(jù)要及時的進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以便查閱。備份 后的數(shù)據(jù)要進(jìn)行查看，看數(shù)據(jù)能否打開，數(shù)據(jù)是 否完整，備份好的數(shù)據(jù)要做好標(biāo)簽