檔案數(shù)字化加工流程細則方案

1、檔案數(shù)字化加工流程細則方案檔案數(shù)字化加工流程細則方案檔案的接收檔案接收管理人員負責檔案的領取。接收檔 案時一定要和客戶對好檔案接收單 （包括檔案的 批號，頁次，本數(shù)）。與客戶在交接單上簽字一 式兩份，雙方各執(zhí)一份。1、檔案整理1、1 目錄數(shù)據(jù)準備按照 檔案著錄規(guī)則 （DA/T18） 等的要 求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄 的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不 規(guī)范的案卷題名、文件名、 責任者、起止頁號 和頁數(shù)等，應進行修改。1、2 拆除裝訂在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保 護檔案不受損害。1、2、1去掉資料中所有金屬物，如訂書針

2、、大頭針 和回形針等；對已裝訂的檔案進行拆除。1、2、2要注意保持資料的整齊，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容 混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現(xiàn)象。1、2、3拆除完的檔案要進行頁碼編號，使用數(shù)字在 客戶要求的地方編號，一定要做到不漏編。字跡 要清晰工整。1、2、4對于己經(jīng)編好的頁碼要查看是否正確，檔案 的紙張是否有破損，如果破損嚴重的，無法進行 直接掃描的檔案，及時與管理人員溝通進行處 理。1、3 區(qū)分掃描件和非掃描件按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描 件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關和重 份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原 稿。 確保掃描時不出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。1、4 頁面修整破損嚴重、無法直接進

3、行掃描的檔案，應 先進行技術修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件 應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃 描。1、5 檔案整理登記制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登 記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁 號和頁數(shù)。1、5、1 整理好的檔案要按照檔案號放置。要及 時的輸送給下一個環(huán)節(jié)。2、檔案掃描2. 1 掃描方式2. 1. 1根據(jù)檔案幅面的大小（A4、A3 A0 等）選擇 相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀（如工程圖紙可 采用0 號圖紙掃描儀）進行掃描。大幅面檔案可 采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù) 字化轉換設備等進行掃描，也可以米用小幅面掃 描后的圖像拼接方式處理。2. 1.

4、2紙張狀況較差， 以及過薄、 過軟或超厚的檔案，應案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率 2. 2 掃描色彩模式2. 2. 1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2. 2. 2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案.可采用黑白二值模式進行掃描。2. 2. 3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。2. 2. 4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩 色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模 式進行掃描。2. 3 掃描分辨率2. 3. 1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描 后的

5、圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為 準。2. 3. 2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案 進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等 于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、 清晰度較差等，可適當提高分辨率。2. 3. 3需要進行 OCR 漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于 200dpi2. 4 掃描登記認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉換過程交接登 記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際 掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一 致，不一致時應注明具體原因和處理方法。2、5 掃描中的文件保護2、5、1認真對好流程單，依照目錄數(shù)據(jù)庫中案卷的 編號在掃描系統(tǒng)中建立同樣的案卷編號

6、，然后導 入目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄的數(shù)據(jù)。2、5、2核對系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致，如 果發(fā)現(xiàn)差錯，要在著錄系統(tǒng)中更改。 2、5、3 核對實際掃描的頁數(shù)和檔案整理時填寫的頁數(shù) 是否一致，不一致時應注明具體的原因和處理的 方法。2、6 掃描儀常出的故障以及處理2、6、1掃描時圖像有時會出現(xiàn)黑線，或圖像不應該 出現(xiàn)的污點，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污 漬或紙屑粘在鏡頭上。2、6、2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業(yè)的 鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。3、檔案的錄入3、1 錄入的規(guī)則3、1、1根據(jù)客戶的要求對整理好的檔案進行錄入, 按照 檔案著錄規(guī)則 的要求， 規(guī)范檔案中的目 錄內(nèi)容。3、1、2錄

7、入檔案案卷的基本信息（編號，題名，目 錄號等）。3、1、3建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序對文 件級數(shù)據(jù)進行錄入，要祥細的錄入每一份文件的 題名，時間，文號等。3、1、4建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入時要先檢查檔 案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否 正確，同時根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入 的，什么不需要錄入 。3、1、5錄入時要依照檔案原件錄入，不得私自更改 檔案的原件，錄入完成后要進行檢查，核對錄入 項目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準確，對于不合格 的數(shù)據(jù)要進行修改或是重錄。3、1、6錄入可以采用 OCR 識別， 可提高錄入的工作 效率。4、圖像處理4、1 圖像核對4、1、1掃描完的圖像要進行

8、圖像的優(yōu)化處理， 首先 應核對掃描的圖像數(shù)量是否和導入的目錄數(shù)據(jù) 庫中文件的頁數(shù)一致。4、1、2如出現(xiàn)不一致只有兩種可能，一是錄入原檔 案有錯，可依照原檔案更改，二是掃描出錯可能 出現(xiàn)漏掃，要進行補掃。4. 2 圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查4. 2、1對圖像偏斜度、 清晰度、 失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時， 應重新進行圖像的 處理。4. 2、2由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整 或無法清晰識別時，應重新掃描。4. 2、3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖4. 2.、4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一 致時，應及時進行調(diào)整。4. 1. 5認真填寫相關表單， 記錄質(zhì)檢結果和處理意 見

9、。4. 3 糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以 達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確 的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。4. 4 去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處 理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下 展現(xiàn)檔案原貌的原則。4. 5 圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅 圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像， 以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。4. 6 裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量， 節(jié)省存儲空間。4、7 圖像的補掃4、7、1補掃主要處理由優(yōu)化操作不當，造成的圖像

10、 不完整，誤刪的情況。4. 、 7、 2咼速掃描造成的漏掃，重張進紙。圖像不 清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。5、圖像存儲5、1 存儲格式5、1、1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采 用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模 式掃描的文件，一般采用 JPEG 格式存儲。存儲 時的壓縮率的選擇， 應以保證掃描的圖像清晰可 讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。5、1、2提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為 CEB PDF或其他格式。5、2 圖像文件的命名5、2、1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有 一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文 件掃描后的圖像文件命名。5、2、2多

11、頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按 頁碼順序對圖像文件命名。6、圖像的掛機與關聯(lián)6、1圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進行圖像數(shù) 據(jù)的壓縮和轉換格式，上傳到總數(shù)據(jù)服務器，通 過軟件可以實現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫對相關數(shù)字 圖像的掛接.6、2將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的圖像存 儲到相應的文件夾，要認真的核對每一份的圖像 文件的名稱是否與目錄數(shù)據(jù)庫中該份紙質(zhì)文件 的檔號是否一致，圖像的頁數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫 中該份紙質(zhì)文件的頁數(shù)一致，圖像文件的總數(shù)是 否與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)一致，6、3認真的填寫數(shù)字化轉換后的交接單，記錄關 聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份關聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整 理，掃描填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時

12、應注明 具體的原因和處理的方法。7、檔案的裝訂7、1 掃描，校對工作完成后，拆除過裝訂的檔 案應按照檔案的保管要求進行重新的裝訂。7、2 在裝訂過程中要檢查檔案的排列順序不變，不錯頁，不漏頁，要保證裝訂完檔案的整齊 性和完整性。7、3 擦除在檔案上的個別注記和與檔案保存無 關的信息。8 完整性檢查8 1 公司在提交客戶驗證之前， 會按照業(yè)務系 統(tǒng)數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)庫索引文件和掃描影像進行檢查， 察看是否漏掃頁和是否漏掃件，保證影像的完整 性。8 2 檢查實物檔案是否有順序錯誤，錯頁，漏 頁和檔案的整齊性完整性。8 3 認真的填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化的驗收登記表。9、檔案的歸還9、1 掃描并建立索引后的檔案影

13、像在光盤刻錄 前可先由客戶派人進行檢查。 以檢查圖像是否符 合標準、是否有漏掃、索引信息錄入是否正確等。 針對每種檢查可采用不同方式進行處理。9、2 圖像是否符合標準可通過專用瀏覽軟件抽 檢方式進行，也可通過掃描系統(tǒng)軟件中自帶的查 詢軟件進行，可檢查圖像格式是否正確、是否清 晰、是否有傾斜、是否有黑塊等；9、3 是否漏掃則在掃描系統(tǒng)自帶的查詢軟件中 可列出每份檔案的完整目錄，通過抽檢是否有與 原檔案目錄不一致。10、 數(shù)據(jù)的備份10、1 通過刻錄的光盤或者通過數(shù)據(jù)直接導入。 數(shù)據(jù)導入程序可按照客戶的接口要求進行開發(fā)， 測試認可后可以直接將掃描系統(tǒng)中的影像和索 引數(shù)據(jù)一起導入到影像系統(tǒng)中，對于驗收合格后 的數(shù)據(jù)要及時的進行數(shù)據(jù)備份，以便查閱。備份 后的數(shù)據(jù)要進行查看，看數(shù)據(jù)能否打開，數(shù)據(jù)是 否完整，備份好的數(shù)據(jù)要做好標簽