XXXX醫(yī)院檔案管理制度

1、-6-/6XXXXI醫(yī)院檔案管理制度為全面反映醫(yī)院歷年經(jīng)營(yíng)和管理工作內(nèi)容，妥善完整地保存各 類(lèi)重要文件、資料，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序 化，根據(jù)醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī) 定，結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，特修訂本制度。一、適用范圍本制度適用于醫(yī)院行政綜合檔案、人事檔案、財(cái) 會(huì)檔案、醫(yī)療檔案、科研檔案、病歷檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等 各類(lèi)檔案的管理。二、檔案類(lèi)型（一）行政綜合檔案，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本，復(fù)印件、事 業(yè)單位法人證書(shū)、法定代表人證、母嬰保健許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼 證、放射診療許可證等各類(lèi)證件；房屋產(chǎn)權(quán)證、土地證等固定資產(chǎn) 檔案；各類(lèi)文書(shū)檔案；各項(xiàng)重要活動(dòng)的組織流程

2、、聲像圖片等相關(guān) 資料；各部門(mén)（含醫(yī)療、護(hù)理、財(cái)務(wù)）現(xiàn)行的各項(xiàng)規(guī)章制度、 規(guī)定、流程等；院級(jí)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議；醫(yī)院年度、季、月 工作報(bào)表、醫(yī)院年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)；對(duì)外簽訂的各類(lèi)購(gòu)買(mǎi)（租賃、服務(wù)）性質(zhì)的合同文件；其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。（二）人事檔案，包括：全院?jiǎn)T工個(gè)人信息資料（花名冊(cè)）；非在編人員勞動(dòng)合同' 工資、等薪酬相關(guān)資料；招聘表格、人才庫(kù)等相關(guān)資料；員工個(gè)人行評(píng)、醫(yī)德考核等相關(guān)資料；其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，包括：會(huì)計(jì)憑證、各類(lèi)審計(jì)賬冊(cè)及報(bào) 表；各類(lèi)會(huì)計(jì)賬冊(cè)及報(bào)表；其它應(yīng)保存的文檔及資料。（四）醫(yī)療檔案，包括醫(yī)療技術(shù)的法令標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)規(guī)章制度；

3、醫(yī)療計(jì)劃、總結(jié)；處方章印模；各類(lèi)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料；醫(yī)療技 術(shù)常規(guī)、操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件；醫(yī)療質(zhì)量調(diào)查和監(jiān)督檢查中 形成的文件；突發(fā)事件、傳染病暴發(fā)流行搶救工作記事、照片、錄 像、總結(jié)等文件材料；醫(yī)療事故或醫(yī)療糾紛的調(diào)查分析，醫(yī)療事故 鑒定書(shū)和處理意見(jiàn)；新療法、新技術(shù)的鑒定及實(shí)施中形成的文件材 料；名、老中醫(yī)的臨床經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、醫(yī)案原稿、中藥炮制等；質(zhì)量檢 驗(yàn)報(bào)告、藥檢證書(shū)等有關(guān)材料；開(kāi)展醫(yī)療合作形成的協(xié)議書(shū)、合 同、聘書(shū)等。（五）科研檔案，按國(guó)家科委、國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究檔 案管理暫行規(guī)定執(zhí)行，主要包括：1科研準(zhǔn)備階段：科研課題審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)，開(kāi)題 報(bào)告，調(diào)研報(bào)告，方案論證和協(xié)議

4、書(shū)、合同等文件。2研究實(shí)驗(yàn)階段：各種載體的重要原始記錄，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算 材料，專(zhuān)利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料，重要的來(lái)往技術(shù)文件等。3. 總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：工作總結(jié)，科研報(bào)告，論文，專(zhuān)著，參 加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。4. 成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。（六）病歷檔案，包括住院及門(mén)診病歷和各種檢查的申請(qǐng)單、報(bào)告單、登記本以及病理切片、照片、圖紙、X光片等。（七）設(shè)備檔案，包括：設(shè)備臺(tái)帳；設(shè)備出廠(chǎng)合格證、使用說(shuō)明書(shū)、合同；設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；設(shè)備保修卡、保修協(xié)議 及維修聯(lián)系方式；設(shè)備運(yùn)行維修、保養(yǎng)記錄；設(shè)備更新改

5、造記錄;設(shè)備管理制度；其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。（八）基建檔案，按衛(wèi)生部醫(yī)藥衛(wèi)生單位基建檔案管理辦法 （試行）有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，主要包括基建綜合管理、可行性研究、 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、基建概算、預(yù)算、決算、器材管理等方面 的文件。三、檔案的收集與整理（-）醫(yī)院檔案室是收集和保存本院檔案資料的部門(mén)，上級(jí)下 發(fā)的公文以及院部繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、 批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等），由辦公室統(tǒng)一歸檔管理。（-）各科室形成的文件材料，如年度工作計(jì)劃、人才培養(yǎng)、 教學(xué)計(jì)劃和工作總結(jié)，必須抄送辦公室，由辦公室分別歸檔。（三）凡申報(bào)某項(xiàng)科研課題

6、或申報(bào)某項(xiàng)科技成果者，不論單位 和個(gè)人，須將材料上報(bào)同時(shí)交一份完整材料到檔案室。（四）基建圖紙、重要儀器的說(shuō)明書(shū)及安裝圖紙等，均屬檔 案、資料的重要組成部份，凡驗(yàn)收基建工程、機(jī)器（儀器）設(shè) 備安裝時(shí)，須同時(shí)驗(yàn)收?qǐng)D紙、說(shuō)明書(shū)等資料，如果圖紙、資料等檔 案材料不全不得驗(yàn)收，驗(yàn)收時(shí)須有檔案人員參加。（五）外出開(kāi)會(huì)、參觀(guān)、考察人員，回院后須將文件材料交檔 案室登記存檔。（六）財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、醫(yī)療檔案、病歷檔案、科研檔 案、設(shè)備檔案分別由財(cái)務(wù)科、人事科、醫(yī)務(wù)科（護(hù)理部）、病案 室、科教科、設(shè)備科負(fù)責(zé)收集、整理。四、立卷分工和歸檔文書(shū)檔案由辦公室負(fù)責(zé)立卷，于次年上半年（6月底）歸檔；科研檔案由檔案室協(xié)

7、助科教科立卷，按科技檔 案的形成規(guī)律，辦完一件立一件，隨時(shí)歸檔；財(cái)會(huì)檔案由財(cái)務(wù)科負(fù) 責(zé)，于次年6月底以前立卷，保管使用二年以后向檔案室移交。病歷檔案由病案室負(fù) 責(zé)，按病歷歸檔制度歸檔上架。人事檔案由人事科負(fù)責(zé)，醫(yī)療 檔案由醫(yī)務(wù)科（護(hù)理部）負(fù)責(zé)，設(shè)備檔案由設(shè)備科負(fù)責(zé)，基建檔案 由總務(wù)科負(fù)責(zé)，按要求做好立卷歸檔工作。五、檔案的保管與使用（一）根據(jù)上級(jí)檔案部門(mén)關(guān)于建立綜合檔案室的指示精神和醫(yī) 院目前情況，醫(yī)院設(shè)立綜合檔案室，主要存放醫(yī)院行政綜合檔 案，人事、財(cái)會(huì)、科研、醫(yī)療、病歷、設(shè)備、基建檔案等暫時(shí) 存放于各科檔案室。（二）檔案保管權(quán)限1. 行政綜合檔案由辦公室保存；2. 人事檔案由人事科保存；3

8、. 財(cái)會(huì)檔案由財(cái)務(wù)科保存；4. 病歷檔案由病案室保存；5. 醫(yī)療檔案由醫(yī)務(wù)科（護(hù)理部）保存；6. 科研檔案由科教科保存；7. 設(shè)備檔案由設(shè)備科保存；8. 基建檔案由總務(wù)科保存；（三）檔案保管期限1.行政綜合檔案、財(cái)會(huì)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定的保管期 限執(zhí)行。2政府職能部門(mén)授予、發(fā)放的各種許可證書(shū)、等級(jí)證書(shū)、資格 證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。3. 醫(yī)院的歷史沿革、重要事項(xiàng)記載及反映本醫(yī)院重要活動(dòng)的剪 報(bào)、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。4. 普通文檔保管期限為10年至30年。5. 人事檔案：根據(jù)人員變動(dòng)而變動(dòng)。6. 基建檔案：重大建設(shè)項(xiàng)目基建檔案保管期限一般為永久。工

9、程竣工驗(yàn)收后交市城市建設(shè)檔案管歸檔保管，竣工圖及重要相關(guān)資 料均應(yīng)復(fù)印或留底送到院檔案室保存。7科研檔案：有查考、利用價(jià)值的科研材料均應(yīng)歸檔，一般屬 長(zhǎng)期保存。8. 設(shè)備檔案：5萬(wàn)元以上設(shè)備均建立設(shè)備檔案，單獨(dú)建檔立 盒，保管期限與設(shè)備使用年限相同，設(shè)備報(bào)毀即可銷(xiāo)毀該檔 案，但必須 登記備案。9. 醫(yī)療檔案：醫(yī)療（護(hù)理）診療規(guī)范等醫(yī)療技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)保管期限 為長(zhǎng)期保存。醫(yī)師、護(hù)士注冊(cè)復(fù)印件隨醫(yī)護(hù)人員調(diào)離、辭職、退休 而變動(dòng)；醫(yī)療事故或糾紛調(diào)查相關(guān)材料由醫(yī)務(wù)科收集存入檔案袋后 編號(hào)妥善保管，已解決的醫(yī)療糾紛材料屬長(zhǎng)期保存檔案。10. 病歷檔案：我院病歷檔案屬永久保存。（四）檔案使用1.查閱檔案必須辦理

10、審批手續(xù)。外單位查閱檔案須持介紹信并 經(jīng)分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱；對(duì)本院職工 查閱檔案須填寫(xiě)登記，經(jīng)辦公室主任或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱； 對(duì)與所查問(wèn)題無(wú)關(guān)或黨和國(guó)家規(guī)定不準(zhǔn)個(gè)人查閱的案卷不得查閱； 摘抄檔案材料必須進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)機(jī)密文件材料不得摘抄。2對(duì)科研檔案的查閱，為方便科技人員查閱科研檔案，對(duì)形成 某項(xiàng)技術(shù)檔案的個(gè)人和科室，對(duì)該項(xiàng)科研檔案有優(yōu)先使用權(quán)，需要3.檔案一般不得外借，確有特殊情況需要外借時(shí)，經(jīng)醫(yī)院主要 領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可外借，借閱檔案必須嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，詳細(xì) 登記卷號(hào)、件數(shù)、張數(shù)，外借時(shí)間一般不得超過(guò)10天。最多不得 超過(guò)20天，交回時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)卷號(hào)、件數(shù)、張數(shù)，對(duì)差錯(cuò)、缺 份、少頁(yè)或丟失者，應(yīng)及時(shí)查清原因，并向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部