合同回款管理制度

1、合同回款管理制度第一章總則評估合同風險，明確崗位職責，保證工作質量，提高執(zhí)行效率，嚴格監(jiān)督、檢查 與考核，促進合同回款，降低經營風險。第二章回款管理職責一、回款是公司經營根本，作為日常管理工作，總經理必須親自抓回款丄作。二、回款是各部門一把手的主要責任，回款指標是對一把手考核的關鍵考核指標。三、財務部回款主管部長，專門負責應收賬款的管理，直接匯報給總經理。四、回款丄作人人有責，公司每個崗位都必須認真履行崗位職責，保證回款，并 承擔相應責任。公司各部門、各崗位均有權對影響回款的行為，提出獎懲意見， 提報綜合部考核。五、回款丄作，總經理統(tǒng)一管理，財務部回款主管部長監(jiān)督市場部的合同執(zhí)行管 理員，合同

2、執(zhí)行管理員監(jiān)督合同執(zhí)行過程,各執(zhí)行部門按五大計劃流程要求合理規(guī) 劃、組織、實施合同的執(zhí)行工作，綜合部監(jiān)督、檢查、考核、考評財務部、市場 部和各執(zhí)行部門的回款工作。笫三章合同回款過程管理一、合同事前風險評估1、工作職責(1) 銷售經理：項U跟蹤過程中，在項LI管理軟件填寫項LI跟蹤信息，組織 項訂分析會，填寫跟蹤分析流程表，進行客戶評審,寫明客戶資金狀況、項U 資金來源、額度、時間點、項目回款預期。(2) 行業(yè)經理：投標前，組織相關部門負責人召開投標分析會，填寫投標 分析流程表，全面評估項目風險。(3) 合同管理會計：定期更新客戶欠款率，評價客戶信用，建立客戶信用檔 案，協(xié)助客戶評審。(4) 財

3、務部長：配合銷售經理客戶評審，配合行業(yè)經理項目投標分析，評估 項目資金風險，提出財務指導意見，上報重大風險合同。(5 )綜合部、財務部、市場部負責評審流程的監(jiān)督、檢查。2、評審權限(1) 100萬以上、評審存在風險條款的銷售合同簽訂前，銷售經理必須將合 同提交公司法律顧問評審。(2) 2 0 0萬以上銷售合同簽訂前，除履行正常評審流程，必須經過總經理評審 后方可簽訂。(3) 合同經客戶評審、投標分析，存在重大資金風險、執(zhí)行風險、利潤虧損，銷 售經理、行業(yè)經理、財務部長必須及時上報。3、回款條款簽訂原則(1) 所有銷售合同，回款條款原則上都應簽訂預付款，且預付款到賬后 方可執(zhí)行采購付款。(2)

4、備件合同：新客戶：預付款不得低于3 0%,且全款提貨；老客戶：客戶信用狀況良好，可執(zhí)行歷史條款；客戶存在欠款，或貨到公司長時間 不提，則新增合同預付款不得低于3 0%,且全款提貨。(3) 工程合同：新客戶:預付款原則上不得低于30%,質保金不得高于10%,期限不得超過12 個月；老客戶：客戶信狀況良好，可執(zhí)行歷史條款；客戶存在欠款，則新增合同必須簽 訂預付款(30%)、提貨款(3 0%)，且預付款到賬后方可執(zhí)行采購付款。(4) 財務部有權根據客戶歷史信用情況，針對欠款客戶做出以后合同條 款的特殊要求。4、違規(guī)處罰：(1) 銷售經理未登記項H信息,不召開跟蹤分析會，不進行客戶評審，商 務費用不予

5、審批，每次罰款100元。(2) 行業(yè)經理未召開投標分析會，未進行合同評審，合同就參與投標， 行業(yè)經理、相關責任人每次罰款2 0 0元，公司不承擔任何費用，風險和損失由市 場部、相關責任部門承擔。(3) 未按規(guī)定額度、流程執(zhí)行合同評審，責任人罰款200元。(4) 綜合部、財務部、市場部未進行評審檢查、監(jiān)督，責任人、部門負 責人每次罰款100元。(5) 凡合同未經評審，或低估合同風險，不及時上報，給公司造成損失，報綜合 部給予相關責任人嚴肅處理。二、合同立項1、工作職責(I) 行業(yè)經理:組織召開立項分析會，填寫立項流程表，評估項H執(zhí)行風 險，安排項目執(zhí)行各環(huán)節(jié)進度要求。(2) 銷售經理：闡述客戶、

6、項口情況，提供實際工期需求，明確特殊事項，確認預計 回款到帳時間、支付方式、保函要求、回款條件。(3) 項口經理：按項忖實際組織、安排項口執(zhí)行周期，協(xié)調各部門存在問 題、困難，制定解決方案,確定各部門工作進度安排。(4) 采購(資源)管理：確認采購清單，落實采購貨期、庫存、竄貨安排， 保證貨物及時到位。(5) 成套負責人：明確成套設計、采購委托下達、生產結束、發(fā)貨時間、 質量要求，制定特殊問題、困難處理方案。(6) 1程管理:明確施工資料、施工進度、工作節(jié)點，質量要求，按回款要求 安排各階段任務。(7) 合同執(zhí)行管理員:明確項目執(zhí)行各節(jié)點、各部門、各崗位的工作 要求，執(zhí)行進度。(8) 財務部長

7、:按立項進度安排，確認各節(jié)點回款要求，明確各崗位回款責 任。(9) 綜合部、財務部、市場部負責評審流程的監(jiān)督、檢查。2、違規(guī)處罰：(1) 未按項LI要求時間完成立項委托，行業(yè)經理(或業(yè)務經理)罰款100元。(2) 立項內容填寫不完整，存在漏洞，風險評估不足,行業(yè)經理罰款】00元。(3) 銷售經理提供的客戶實際需求不客觀，導致執(zhí)行風險、困難，造成資金占用， 影響回款，每次罰款100元。(4) 項LI經理不掌握項LI實際情況，項LI執(zhí)行組織不合理，造成資金占用,影響回 款，每次罰款1 0 0元。(5) 行業(yè)經理未將立項流程表及時發(fā)送相關人員，罰款50元。(6) 綜合部、財務部、市場部未履行檢查、監(jiān)

8、督職責，每發(fā)現一次責任人部門負 責人罰款1 00元。三、合同執(zhí)行1合同存檔要求(1) 銷售經理必須在合同簽訂2個匸作日內將合同原件及相關資料提交市場部 合同執(zhí)行管理員存檔，合同管理員在接收當天將合同資料復印件提交財務部合同 管理會計，因提交時間延誤影響回款統(tǒng)計涎誤者每次罰款100元。(2) 項口經理、銷售經理，必須貨物交付、項安裝調試結束后,一周內簽收貨 物、工程驗收報告，并于2個工作日內提交市場部合同執(zhí)行管理員,合同執(zhí)行管理 員在接收當天提交財務部合同管理會計，確認應收賬款，因手續(xù)不全影響回款， 延誤者每次罰款1 0 0元。(3) 無銷售合同，公司不予執(zhí)行，合同執(zhí)行管理員必須及時上報，否則因

9、無審 批手續(xù)即開始執(zhí)行，責任人罰款100元，特殊情況須經總經理批準。2、委托下達要求因設訃、釆購、成套、施工、技術服務等委托下達不及時，造成匸期延誤，影響 回款，責任人、部門負責人罰款100元。3、采購貨期要求(1) 采購不能按委托時間要求到貨，影響交貨，影響執(zhí)行工期和回款；(2) 因個別貨物不到貨，影響備件合同交貨、成套產成交貨、工程安裝驗收，影響 工期和回款；(3) 采購不掌握工程實際需求,提貨與需求不對應，造成資金占用或貨期延誤，影 響回款；以上情況，采購員、采購經理、合同執(zhí)行管理員各罰款100元。4、項目工期要求(1) 銷售員必須將合同延期、暫停、合同變更等動態(tài)信息反饋給項U經理、合同

10、 執(zhí)行管理員、合同管理會計，如果造成資金占用，罰款1 0 0元。(2) 項U經理不掌握整體執(zhí)行進度，委托下達、客戶提貨時間安排不合理，造成 資金占用或貨期延誤，影響回款，罰款1 0 0元。(3) 成套、控制工程、軟件工程、工程管理執(zhí)行計劃不嚴謹，不能按委托工期 完成工作，導致工期延誤，影響回款，直接責任人、部門經理罰款100元。(4) 因工程質量問題導致工期延誤、無法驗收、影響回款,直接責任人、部門領導 各罰款100元。(5) 項忖執(zhí)行各環(huán)節(jié)出現問題、變化，不及時上報合同執(zhí)行管理員、上報公司高 層領導，或虛報、瞞報、拖延處理，延誤執(zhí)行工期，影響回款的，責任人罰款I 0 0元。5、付款結算要求(

11、1 )財務部不按時完成付款審核、結算，影響采購提貨、合同執(zhí)行,相關責任人、 財務部長各罰款1 0 0元。(2)財務部不能采取靈活的銀行結算方式，充分組合、利用公司現有資金，影響采 購付款，財務部長罰款100元。(3)對于工程項口釆購，采購合同不能比照銷售合同條款簽訂,未簽訂風險、違 約條款，因后續(xù)服務、貨物質量、貨期爭議等影響回款，釆購員、采購經理各罰 款100元。6、提貨要求(1) 按合同條款，存在欠款合同，發(fā)貨申請財務部不予審核;如有特殊說 明，銷售經理必須給出回款時間,財務部以此進行回款考核。（2）備件合同，銷售員必須在貨物到達公司前提示客戶提貨，如延誤執(zhí)行有效期， 造成回款延誤，罰款1

12、00元。（3）工程合同產成后，客戶不提貨，每延誤一周，銷售經理罰款1 00元。（4）因入庫、出庫手續(xù)不及時,導致發(fā)貨延誤，影響回款，采購、庫房、合同執(zhí)行 管理相關責任人罰款100元。（5）如合同執(zhí)行工期緊急，需先出庫、直發(fā)，后補物流手續(xù)，責任部門要在1個 工作日內完成入庫、出庫手續(xù)的錄入、審核,如因此影響欠款統(tǒng)訃，責任人、部分 負責人罰款100元。（6）因庫存信息不準，賬物不準，影響貨物調配、發(fā)貨，影響回款，采購、庫房、 合同執(zhí)行管理相關責任人、業(yè)務主管領導罰款100元。（7 ）因庫房發(fā)貨錯誤、混亂、延誤，影響回款，發(fā)貨人員、庫房主管各罰款100 兀O7、銷售發(fā)票掛賬要求（1）對于符合開票掛賬

13、條件的合同，銷售部不及時申請發(fā)票，銷售申請了財務 不及時開出發(fā)票，影響掛賬回款，責任人罰款100元。（2 ）財務部不能按期完成納稅申報（每月1 2日前），影響開發(fā)票掛賬回款，相關 會計、主管會計、稅務主管部長罰款1 00元。（3）材料會計每周一向采購員提供發(fā)票清收明細表，采購員按采購合同條款 向供應商索要發(fā)票,如不能及時收回進項發(fā)票，或進項發(fā)票錯誤影響認證，導致 進項稅不足，影響開具銷售發(fā)票掛賬回款，材料會訃、采購員按責任罰款100 兀。8、借貨管理要求具體要求執(zhí)行公司借貨管理制度9、到期應收款要求（1）對于滿足回款條件的合同，到期不回款，或銷售經理不能給出明確欠款原 因；（2）銷售人員離職，

14、區(qū)域經理沒有落實好回款交接工作，沒有落實到具體責任 人；（4）.£程因一些非主要問題長期拖延，無法繼續(xù)執(zhí)行或辦理驗收，銷售不能協(xié)調解 決，造成公司資金占用，無法回款；（5 ）項|_1已具備驗收條件，項LI經理必須及時通知銷售經理協(xié)助辦理驗收手續(xù)或 催款；因上述情況導致合同到期無法回款，財務部將自動確認合同欠款，從欠款當月起 銷售經理、執(zhí)行責任人每月罰款100元。綜上所述，以上合同執(zhí)行過程，綜合部、財務部、市場部負責檢查、監(jiān)督與考評, 情節(jié)嚴重，影響數額巨大，給公司造成重大損失、風險的，報綜合部審查處理。第四章合同回款考核管理一、回款核算1、合同管理會計每周五必須發(fā)布準確的應收賬款報表

15、給回款責任人、區(qū)域 經理、銷售公司經理、合同執(zhí)行管理員，發(fā)布不及時、數據不準確，罰款1 0 0元。2、合同執(zhí)行管理員必須在收到應收賬款報表一個工作日內，將合同執(zhí)行進 度填列在表中反饋給合同管理會計，以便確認到期應收款,否則每次罰款I 00元。3、合同執(zhí)行管理員每周五必須發(fā)布準確的項LI執(zhí)行進度表，否則罰款10 0元。4、如合同條款變更，銷售員必須在變更后2個工作日內將合同原件及相關資料 提交市場部合同執(zhí)行管理員存檔，合同管理員必須在接收當天將合同資料復印件 提交財務部合同管理會訃，重新確認應收賬款,否則每次罰款1 00元。5、對于同一客戶的多個合同，銷售員隨意落實回款合同號，給財務部核對實際

16、欠款造成困難，罰款1 00兀。6、因出庫手續(xù)不全、信息錯誤，造成財務部無法準確訃量發(fā)貨金額，影響欠款 統(tǒng)計，倉庫保管員、發(fā)貨人、合同執(zhí)行管理員按責任罰款100元。二、回款計劃1、合同管理會計每月28日（休息日順延）必須將應收賬款報表（區(qū)分陳 欠款、到期應收款）發(fā)送給回款責任人、區(qū)域經理、銷售公司經理，發(fā)布不及時、 數據不準確，罰款100元。2、各區(qū)域必須在2個工作日內落實回款時間，反饋給財務部長、銷售公司經理， 否則區(qū)域經理、銷售公司經理各罰款1 00元。3、合同管理會訃按各區(qū)域反饋結果，在2個工作日內編制完回款訃劃，提交市 場部計劃管理員，否則合同管理會計、主管會計、財務部長各罰款100元。

17、三、回款績效考核1、回款績效考核分為部門利潤考核、合同執(zhí)行考核兩部分，部門利潤考核方式 由綜合部制定，財務部按制度核算，合同執(zhí)行考核按上述規(guī)定執(zhí)行。2、“回款率”是考核銷售公司經理、區(qū)域經理、執(zhí)行部門一把手、財務部回款主 管部長、合同執(zhí)行管理員的關鍵指標，財務部每月制定陳欠款、在執(zhí)行合同回款 計劃，“實際回款率”將考核銷售公司領導績效的40%,考核其他部門領導績效的 30%。3、綜合部每周按上述要求檢查一次回款工作狀況，找出影響回款的責任人，給 出處理報告。每漏檢一次，檢查人員、綜合部長罰款100元。4、財務部每月核算合同欠款，合同執(zhí)行管理員落實欠款原因、責任部門、責任崗 位反饋給財務部，綜合部、財務部按規(guī)定給出處罰意見，告知相關責任人，罰款直接 從當月工資扣除。5、清欠成本(1)銷售人員離職前,財務部必須審核欠款，銷售公司落實接手人，若未 落實，人員離職，責任部門領導、區(qū)域經理罰款200元。(2)銷售人員離職詢，如有欠款未收回，工資、提成暫停發(fā)放，區(qū)域經理必須責成 其將欠款全部收回后方可