展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理

1、11111博覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理方案博覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理對(duì)本屆博覽會(huì)至關(guān)重要，現(xiàn)場(chǎng)管理做得不好會(huì)影響專業(yè)觀眾和參展商對(duì)博覽會(huì)的滿意程度，直至影響整個(gè)展 覽會(huì)的品質(zhì)。為了使本次博覽會(huì)有組織、 有次序的、有計(jì)劃、有目的進(jìn)行。盡量減少展會(huì)期間帶來了不必要的麻煩， 促使本次博覽會(huì)取的圓 滿的成功。現(xiàn)場(chǎng)管理的原則: ?找出可能出現(xiàn)的問題并作精密分析。?努力在不確定因素里找出盡量確定的因素。?要有預(yù)案和預(yù)備力量。1、盡量利用服務(wù)鏈外包服務(wù)，進(jìn)行監(jiān)控。2、指定專人在專門時(shí)間負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，明前分工、分清職責(zé)、責(zé)任到人。3、對(duì)于重點(diǎn)工作，實(shí)行雙重核查制度。4、對(duì)重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及早提出注意問題，實(shí)時(shí)監(jiān)督。5、重視對(duì)臨時(shí)人員

2、的短期培訓(xùn)。A系統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)管理如下:觀眾登記和入場(chǎng)管理設(shè)觀眾登記處 1、預(yù)先登記的觀眾； 2、現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾；現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分成 有名片的和無名片的。前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可，后者則要在主 辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續(xù)。為了消磨人們?cè)诘怯浱幍牡却龝r(shí)間，主辦單位應(yīng)該在入口處設(shè)置了展覽活動(dòng)議程牌，以便于人們尤其是現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾預(yù)先 了解展覽會(huì)的總體結(jié)構(gòu)和主要活動(dòng)安排。二、博覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)廣告管理在本次博覽會(huì)活動(dòng)中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多， 如展覽快訊、展會(huì)會(huì)刊、戶外廣告牌、氣球、標(biāo)語等。但無論采用什么樣的廣告載體，展會(huì)主辦單位都必須制定明確、 統(tǒng)一的廣告政策

3、，做到對(duì)所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng) 的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解， 而不應(yīng)簡(jiǎn)單地根據(jù)參 展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。三、對(duì)參展商的行為管理主要工作依據(jù)是參展合同。在布展、開展和撤展等不同階段，展覽會(huì)主辦單位都應(yīng)和參展商進(jìn)行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場(chǎng)館的使用規(guī)定。必要時(shí)主辦單位可以采用強(qiáng)制性措施，以維護(hù)絕大多數(shù)參展商的正當(dāng)利益和保證整個(gè)展覽 會(huì)的順利進(jìn)行。四、安全管理博覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的安全管理主要涉及三個(gè)方面，即盜竊、火災(zāi)和衛(wèi)生。為此，展會(huì)主辦單位需要和消防、衛(wèi)生和公安等部門 主動(dòng)聯(lián)系，積極爭(zhēng)取這些部門的支持。五、交通、物流管理展會(huì)的交通主要指現(xiàn)場(chǎng)的交通工

4、具、停車場(chǎng)及線路的規(guī)劃，如展品運(yùn)輸車輛、巴士（往返于地鐵或機(jī)場(chǎng)與場(chǎng)館之間）Taxi、停車場(chǎng)等。也要充物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡(jiǎn)單的停車場(chǎng)事務(wù)， 分考慮到展品運(yùn)貨司機(jī)、貴賓、參展商和專業(yè)觀眾的不同需要?，F(xiàn)場(chǎng)交通與物流管理的負(fù)責(zé)人至少應(yīng)該掌握: 一份相關(guān)聯(lián)系人名單;場(chǎng)館地圖;現(xiàn)場(chǎng)交通規(guī)劃草圖;緊急情況應(yīng)對(duì)計(jì)劃;現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，包括安全和志愿者。六、餐飲管理博覽會(huì)主辦單位可采取外包的方式， 將展會(huì)期間餐飲區(qū)的經(jīng) 營權(quán)臨時(shí)轉(zhuǎn)讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對(duì)其菜 單、份量和價(jià)格等進(jìn)行嚴(yán)格的約束，以確保現(xiàn)場(chǎng)餐飲服務(wù)的質(zhì)量。在這一點(diǎn)上，有些展覽公司所采取的餐飲服務(wù)公開招標(biāo)的方法值 得借鑒。還有一

5、點(diǎn)需要強(qiáng)調(diào)，在展會(huì)餐飲區(qū)，餐飲服務(wù)人員還應(yīng) 該對(duì)簡(jiǎn)易飯盒等餐具進(jìn)行及時(shí)清理，為參展商和專業(yè)觀眾營造 個(gè)良好的就餐環(huán)境。七、證件管理通常來說，主辦單位把印刷的各種證件發(fā)給放給參展商、專 業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)構(gòu)和協(xié)辦機(jī)構(gòu)的相關(guān) 工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會(huì)嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo) 和演講嘉賓）。為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位， 場(chǎng)館管理方還 會(huì)使用停車證。如果博覽會(huì)擬出售門票，主辦單位需要事先向稅 務(wù)部門報(bào)告，在征得同意后方可印制和出售門票。八、參展商和觀眾投訴處理博覽會(huì)舉辦過程中，不可避免地會(huì)存在個(gè)別參展商和專業(yè)觀 眾會(huì)對(duì)場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)管理、餐飲配套服務(wù)等表示不滿， 并向

6、主辦單位 接待辦公室提出投訴，有些則直接到問詢處投訴， 這時(shí)迫切需要 有一個(gè)專門的機(jī)構(gòu)來處理各種投訴。九、新聞管理現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立新聞中心或新聞辦公室， 以便參展商和主辦單位能 及時(shí)發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備應(yīng)根據(jù)展會(huì) 規(guī)模等實(shí)際情況決定。另外，展覽會(huì)主辦單位往往會(huì)安排專門的新聞主管，負(fù)責(zé)統(tǒng) 一發(fā)布展覽會(huì)的官方信息， 并接受媒體的采訪；所委任的新聞主 管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會(huì)的相關(guān)情況。十、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作1、主辦方應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立專門辦公室，并聘請(qǐng)專職律師咨詢。2、基本原則:?堅(jiān)決反對(duì)利用展覽侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)。?用證據(jù)講話。?被告方如有異議，有申辯權(quán)利，但須提供證據(jù)。否

7、則暫時(shí)撤下有疑問的展品。?雙方應(yīng)在展后訴諸法律解決。卜一、現(xiàn)場(chǎng)保潔管理現(xiàn)場(chǎng)保潔分別由場(chǎng)館方、主場(chǎng)搭建商和特裝搭建商分工負(fù)責(zé)。展覽場(chǎng)地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場(chǎng)館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。展臺(tái)內(nèi)的清潔按 誰搭建、誰負(fù)責(zé)保潔”原則來負(fù)責(zé)。特裝搭建商應(yīng)在撤展時(shí)將展臺(tái)內(nèi)的裝修垃圾清理帶走。十二、展覽會(huì)運(yùn)輸代理商管理1、運(yùn)前：認(rèn)真挑選運(yùn)輸商2、運(yùn)中：緊密聯(lián)系運(yùn)輸商3、進(jìn)館：迅速有序搬進(jìn)場(chǎng)4、展后：妥善處理參展品十三、配套服務(wù)管理在布展和撤展期間，展會(huì)主辦單位應(yīng)該為參展商提供相關(guān)配套服務(wù)，如出門證管理、餐飲服務(wù)、保安服務(wù)和消防管理等。十四、專業(yè)觀眾入場(chǎng)管理1、填寫登記表 2、辦理證件 3、檢查門票 4、領(lǐng)取參觀指南 5、免費(fèi)贈(zèng)送或出售會(huì)刊 6、參觀引導(dǎo)十五、對(duì)專業(yè)觀眾的服務(wù)管理1、現(xiàn)場(chǎng)咨詢2、商業(yè)搭對(duì)服務(wù)3、餐飲、休息和娛樂服務(wù)B、具體的現(xiàn)場(chǎng)管理如下：博覽會(huì)的開幕式及現(xiàn)場(chǎng)管理、發(fā)布會(huì) 時(shí)間：2014年5月21日 地點(diǎn)：皇冠酒店發(fā)布會(huì)時(shí)間：10:00a.m10:20a.m 議程: 1、支持人：介紹各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓（約5分鐘） 2、市領(lǐng)致歡迎詞（約 5分鐘） 3、領(lǐng)導(dǎo)致辭（約5分鐘）二、現(xiàn)場(chǎng)的管理為避免因人氣空間高漲，造成現(xiàn)場(chǎng)混亂擠壓、人員受傷的情 況，特別加強(qiáng)控制現(xiàn)場(chǎng)秩序