《天地控股公司合同管理制度流程匯編》

1、1 / 69天地控股有限公司合同管理制度匯編編制日期：二0C八年五月2 / 693 / 69目錄總則合同管理制度總表第一篇合同計劃管理第一章合同簽訂計劃第二章合同履行計劃第二篇合同簽訂管理第一章合同簽訂原則第二章合同簽訂流程第三章合同權限管理第四章合同編號管理第五章格式合同管理第六章合同注意事項第三篇合同履行管理第一章合同跟蹤管理第二章合同履行跟蹤第三章對外文書管理第四篇合同考評管理第一章部門合同考評4 / 69總則合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風險， 對 于企業(yè)運營的整個過程起著非常關鍵的作用； 而合同管理則是規(guī) 范合同簽訂、降低合同風險、保證合同目的實現(xiàn)（包括達到既定 的成果

2、質(zhì)量標準和確保收付款項無誤）的主要控制和保障手段， 是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容： 合同計劃管理、 合 同簽訂管理、合同履行管理及合同考評管理。合同計劃管理 的主要目的在于做好合同簽訂及履行的 規(guī)劃和預見工作， 確保按計劃、 有序地安排合同的簽訂及履行工 作，避免出現(xiàn)遺漏或無序狀況。合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶信譽和綜合能力的 評估、 明確標的物的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價款及付款方式以 及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、 質(zhì)量控制內(nèi) 容不完整、不準確或合同條款表述方面的差錯而給合同履行或救 濟造成困難。合同履行管理 的主要目的在于做好

3、合同簽訂完畢實際 履行過程中的各項成果驗收和收付款內(nèi)容的把關和跟蹤工作， 保合同標的達到既定的質(zhì)量標準， 收付款項無差錯， 實現(xiàn)合同目 的。為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作， 公司特別出臺了 合同 跟蹤內(nèi)容審批流程 ，并配合該流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)， 以確保合同跟蹤第二章資產(chǎn)合同考評第三章財務合同考評第四章法務合同考評附則各類附表及附件5 / 69內(nèi)容完整無遺漏， 通過系統(tǒng)實時反映合同的真實 履行情況。另一方面，為了確保合同履行過程中各項書面依據(jù)的規(guī)范性 和有效性，公司特別針對法務類對外文書的出臺了 對外文書（法 務類）管理辦法 。合同考評管理 的主要目的在于確保各責任人遵循合同 管理各項已生

4、效的制度及流程， 自覺把好合同簽訂及合同履行中 的各道關卡，確保合同目的的實現(xiàn)。為了便于統(tǒng)觀整個合同簽訂、合同履行及合同考評的流 程及內(nèi)容，特制定了合同管理制度總表，以供相關人員簡單 查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內(nèi)容。法務部作為公司法律風險防范和法律糾紛處理的責任 部門， 負責與合同管理相關的所有制度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行， 并對 本制度匯編享有最終解釋權。6 / 69合同管理制度總表類目關鍵環(huán)節(jié)適用流程質(zhì)量標準考評辦法合同計劃25 日報月計劃12 月報年計劃部門指定人員制表T部門負責人審核T各項目經(jīng)理審核T計劃交資產(chǎn)、法務、財務審查備案按時上報年度及月度合同簽訂 計劃、履行計劃，并

5、確保上報的 計劃內(nèi)容完整、時間合理、狀態(tài) 真實1逾期上報計劃的，每逾期一天扣0.1 分；2上報計劃不完整或錯誤的，每一項扣0.1 分；3計劃的簽訂時間不合理的， 每次扣0.1 分；4履行狀態(tài)不真實的，每次扣 0.5 分。合同簽訂招 標/報 價流 程1 .目標執(zhí)行（考 核價格）批準流 程OA 系統(tǒng)中各類“目標執(zhí)行批準流程”（具體流程按質(zhì) 量部、財務部要求執(zhí)行）確保目標執(zhí)行批準書中各項要 求 （包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成 時間以及對客戶的約束要求等） 完整、準確，滿足合同起草要求目標執(zhí)行批準書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項扣0.1 分（其他具體要求由質(zhì)量部、財務部實施考評）2 .招標文件

6、（報 價信息）批準流 程（0A 系統(tǒng)中“自由流程”， 須關聯(lián)“目標執(zhí)行批準流 程”）主辦部門或法務部起草招標文件（報價信息技 術責任人、財務責任人、資產(chǎn)責任人同步審核T返回 發(fā)文者按修改意見修改-（OA 系統(tǒng)中“招標文件批準 流程”，須關聯(lián)“目標執(zhí)行批準流程”及前一 “自由 流程”）-部門負責人審核-項目總經(jīng)理審核-法務 主管審核T執(zhí)行董事審批確保招標文件/報價信息內(nèi)容滿 足項目實際需求，文字表述無 誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯而 造成損失。1招標文件或報價信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯而被指正的，每次扣 0.1 分；2因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每2 萬元扣 1 分。3審核人逾期完成

7、審核而影響項目進度的，每影響一天扣 0.1 分（以下環(huán)節(jié)中涉及審核的，則考評標準與此相同）。3 .客戶批準流 程OA 系統(tǒng)中的“客戶批準流程”（具體流程按資產(chǎn)采 購部要求執(zhí)行）確保所報客戶具備實現(xiàn)合同目 的的綜合實力和信用等級。簽訂合同的單位無實際履約能力或信用程度不夠的，扣0.5 分；因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。（客戶及中標單位批準過程 中發(fā)生的其他如客戶數(shù)量提供不足、資料不準確、中標價格不合理 等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實施考評）4評標辦法審批流程具體流程、質(zhì)量標準及考評辦法按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行7 / 695.中標單位批準流程OA 系統(tǒng)中“中標單位批準流程”（具體流程

8、按資產(chǎn) 采購部要求執(zhí)行）確保中標單位具備實現(xiàn)合同目 的的綜合實力和信用程度。6 .合同批準流 程（0A 系統(tǒng)中“自由流程”， 須關聯(lián)“中標單位批準流 程”）主辦部門或法務部起草合同T技術責任人、財 務責任人、資產(chǎn)責任人同步審核-返回發(fā)文者按修改 意見修改-（OA 系統(tǒng)中“合同批準流程”， 須關聯(lián)“中 標單位批準流程”及前一 “自由流程”）-部門負責人審核-項目總經(jīng)理審核-法務主管審核-董事會 審批（具體審批權限請查閱合同審批權限一覽表）確保合同內(nèi)容符合評標結果， 滿 足項目實際需求，文字表述無 誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī) 范要求，不因內(nèi)容或文字表述差 錯而造成損失。1合同內(nèi)容或文字表述存在明

9、顯差錯或與評標結果不符而被指正，每次扣 0.1 分；2因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每2 萬元扣 1 分；3合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣0.1 分。價 格批 準流 程1目標執(zhí)行批準流程OA 系統(tǒng)中的“目標執(zhí)行批準書”（具體流程按質(zhì)量部 要求執(zhí)行）確保目標執(zhí)行批準書中各項要 求 （包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成 時間以及對客戶的約束要求等） 完整、準確，滿足合同起草要求目標執(zhí)行批準書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項扣0.1 分2.考核價格批準流程OA 系統(tǒng)中的“考核價格批準書”（按財務要求執(zhí)行）按財務部要求由財務實施具體考評3 執(zhí)行價格批準流程OA 系統(tǒng)中的“執(zhí)行

10、價格批準書（按財務要求執(zhí)行）按財務部要求4 合同批準流 程（OA 系統(tǒng)中的“合同批準流程,須關聯(lián)“目標執(zhí)行 批準書、“考核價格批準書和“執(zhí)行價格批準書）： 主辦部門或法務部起草合同-部門負責人審核-項 目總經(jīng)理審核-法務主管審核-董事會審核（具體審批權限請查閱合同審批權限一覽表）確保合同內(nèi)容、價格及付款方式 符合目標執(zhí)行及價格批準結果， 合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范 要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯 而造成損失。1合同內(nèi)容、價格及付款方式未經(jīng)批準即報批合同，扣0.1 分；2合同內(nèi)容、價格及付款方式與目標執(zhí)行及價格批準結果不一致，每處扣 0.1 分；合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，每 處扣 0

11、.1分；合同條款因表述存在明顯差錯而被指正的，每處扣 0.1 分；因表述的差錯而造成公司損失的每2 萬元扣 1 分特殊合同批準流程（OA 系統(tǒng)中的“特殊合同批準流程”）部門/項目經(jīng)理 提交特殊合同簽訂申請表及合同文本-董事長批確保合同內(nèi)容滿足項目實際需 求，文字表述無誤，合同條款符合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標結果不符而被指正， 每次扣0.1 分；8 / 69準特殊合同簽訂申請表T法務主管審核合同文本T董事長批準合同文本合專業(yè)法律及規(guī)范要求， 不因內(nèi) 容或文字表述差錯而造成損失。2因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每2 萬元扣 1 分；3合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每

12、處扣0.1 分。合同履行1.跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及跟蹤（0A 系統(tǒng)中的“合同跟蹤內(nèi)容批準流程”）部門行政 助理在合同簽訂完畢后1 個工作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)容（包括合同成果驗收、收付款和與成果驗收、收付款 相對應的事務）的整理及報批-部門負責人審核-財 務部經(jīng)理審核T法務主管復核T行政助理錄入項目 管理系統(tǒng)-法務主管和財務部經(jīng)理批準-部門日常 跟蹤-系統(tǒng)自動生成的報表準確反映合同履行情況在項目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內(nèi)容的錄入與批準，并通過管理系統(tǒng)真實反映合同的具體履行情況。1逾期完成整理、錄入的，每逾期1 天扣 0.1 分；2主要成果、收付款內(nèi)容及與之相對應的事務有遺漏的，每遺漏一 條扣0.1 分；

13、3所錄內(nèi)容與合同約定或批準不相符的，每條扣0.5 分；4未通過項目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的，每次扣0.1 分。2 合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時存檔，發(fā)往對方的函件按對外文書要求執(zhí)行?？荚u辦法參見對外文書部分內(nèi)容3 合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補或救濟措施，確保合同目的的 實現(xiàn)。未實現(xiàn)合同目的或因彌補救濟措施不及時而造成公司損失的，每2萬元扣 1 分。對外文書1 廣告文書（OA 系統(tǒng)中“廣告發(fā)布內(nèi)容批準流程”）：發(fā)文-策 劃部經(jīng)理審核-項目總經(jīng)理審核-法務主管審核- 分管副總審核-董事長審批須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關法律法規(guī)1若適用流程

14、有誤或未達到前述要求的，每次扣0.1 分；2因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，每2萬元扣 1 分。2.催款通知單（OA 系統(tǒng)中“催款通知批準流程”）：主辦會計發(fā)文-財務經(jīng)理審核-項目總經(jīng)理審核-資金部審核-法務主管審核-董事長審批確保文書表述無誤，且能達到發(fā) 文目標，文書送達對方后必須取 得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對方 有權簽字人簽收（或以特快專遞 形式送達，須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名” 一欄中注明函告的關鍵內(nèi)容），以確保證據(jù)效力3其他文書（OA 系統(tǒng)中“對外文書審批流程”）：發(fā)文部門經(jīng) 理審核-財務審核（如不涉及財務內(nèi)容，則可跳過）-總經(jīng)理審核（如同屬多個項目或不屬任一項目，

15、則 可跳過）-法務審核-分管領導審核其他1 .在合同簽訂及履行過程中，按要求落實每份合同的各責任人，并根據(jù)實際情況及時調(diào)整相應的責任人。若未落實責任人的，每次扣0.1 分；原責任人因離職、換崗等原因需調(diào)整新責任人而未及時調(diào)整的，每次扣0.1 分。9 / 692 遵循已批準的合同管理制度中的其他規(guī)定。違反一次，根據(jù)嚴重程度扣0.1 分及以上不等。10 / 69第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃一、合同簽訂計劃的目的為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間， 不影響合同的 正常簽訂，特要求各公司、 各部門按年度及月度分別上報合同簽 訂計劃，要求完整、合理、準確。二、合同簽訂計劃上報流程1需求

16、部門于每年的12月份上報下年度合同簽訂計劃； 于 每月的25日前上報下月合同簽訂計劃（年度合同簽訂計劃表和 月度合同簽訂計劃表詳見附表1、2）；2需求部門負責人審核；3子公司負責人審核；4法務部及資產(chǎn)采購部備案。11 / 69第二章 合同履行計劃一、合同履行計劃的目的 為了確保合同簽訂后各項義務的正常履行，避免合同各方發(fā) 生違約行為，特要求各公司、各部門按月上報合同履行計劃，要 求完整、準確，符合合同約定及項目實際進度需求，以便按月有 計劃地履行。二、合同履行計劃上報流程1需求部門于每月的25日前上報下月合同履行計劃（詳見 附表3）；2需求部門負責人審核；3子公司負責人審核；4法務部、財務部及

17、資產(chǎn)采購部備案。第二篇 合同簽訂管理12 / 69第一章 合同簽訂原則一、合同簽訂的前提公司所有合同簽訂前， 必須經(jīng)過客戶論證和公開招標（報價）或價格批準（本制度有特殊規(guī)定的除外），確保合同簽訂的對象具 備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級， 同時，在滿足質(zhì)量及技 術要求的前提下，獲得最佳的合同價款和付款方式。二、合同簽訂過程中四大主要責任部門及其基本分工1需求部門（子公司）：負責客戶資料的收集和客戶綜合實 力的論證； 負責標的物相關質(zhì)量、 技術標準的論證及技術標的評 定；負責招標文件（報價信息）及合同文本的起草（如需求部門/子公司認為有需要，則在目標執(zhí)行批準書內(nèi)容完整明確和招投13 / 69標

18、資料、 評標結果完整明確的前提下， 可委托法務部起草招標文 件/報價書或合同文本） ；需求部門對合同簽訂的整個過程及其引 起的后果承擔主要責任。2資產(chǎn)管理中心：負責發(fā)布招標（報價）信息，公開、公平、 公正地組織招標（報價）的全程活動；負責客戶及其資料的補充及 再論證；負責如實反映開標、詢標、評標過程中的真實情況。3法務部：負責招標文件（報價信息）及合同的法律審核； 在接受需求部門（子公司）委托后，負責招標文件（報價信息） 及合同文本的起草、報批（在需求部門/子公司所提交的目標執(zhí) 行批準書、評標結果、招投標資料完整明確的前提下，不得拒絕 需求部門/子公司的委托）。4財務部：負責商務條款的審查及商

19、務標的評定。三、合同簽訂過程中的各類責任人1主責任人：由部門（子公司）負責人或其指定人員擔任。2技術責任人：由合同所涉業(yè)務的專業(yè)技術人員擔任。其 中，設計合同的技術責任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派設計負責人， 房產(chǎn) 材料、設備采購合同的技術責任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專項技術人 員或工程部專項技術人員； 工程承包合同的技術責任人為房產(chǎn)工 程部所派負責人； 營銷策劃類合同的技術責任人為營銷策劃部指 定的本部門專業(yè)人員。 若某些合同不涉及專業(yè)技術條款的， 則該 類合同無需設技術責任人。3財務責任人：由各部門（子公司）的主辦會計擔任。4資產(chǎn)責任人：由資產(chǎn)管理中心采購工程師擔任。四、確定中標單位的基本原則在滿足質(zhì)量及

20、技術要求的前提下，最低標中標。五、特別說明14 / 69在所有招標或報價之前， 資產(chǎn)管理中心需知會各股東， 股東 有權在既定的投標/報價截止日前， 推薦符合條件的單位參加投 標/報價， 需求部門（子公司）不得拒絕；同時，股東有權在招標 或報價過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。 但是，流程一旦啟動， 任何人 （包括股東） 均不得干預流程的正常執(zhí)行， 如在流程執(zhí)行 過程中確須變更操作方式或終止流程執(zhí)行的， 則必須有明確的書 面指示， 并對該項變更或終止決定所引起的后果承擔相應的責 任。六、各審核責任人必須按照批準的流程、權限行使權利、承 擔義務，且驗收、審核環(huán)節(jié)缺一不可。如若違反，則違反人員按 照已簽

21、訂的 “重要崗位經(jīng)濟責任書” 及公司的考評制度承擔相應 責任。15 / 69第二章 合同簽訂流程一、支出類合同的招標/報價流程1目標執(zhí)行（考核價格）批準（具體按質(zhì)量部、財務部要 求的流程執(zhí)行）2招標文件（報價信息）批準（1）需求部門行政助理或需求部門委托法務專員起草招標 文件（或報價信息）；（2）起草人將招標文件（或報價信息）分別提交技術責任人、 財務責任人、資產(chǎn)責任人進行審核：1技術責任人審核確認招標文件（或報價信息）所涉質(zhì)量技 術要求（包括驗收、服務等內(nèi)容）是否完整、準確；2財務責任人審核確認所有商務條款是否清晰準確、付款 控制方面是否合理；3資產(chǎn)責任人審核確認招標文件（或報價信息）內(nèi)容是

22、否符 合招標要求，評標辦法是否公平、公正、合理；（3）起草人整合各責任人的合理修改意見，并形成新的招標 文件（或報價信息）文本；（4）部門負責人審核確認所有合理意見是否均已得到落實， 招標文件（或報價信息）能否滿足項目需求；（5）子公司負責人審核確認招標文件（或報價信息）能否滿 足項目需求；16 / 69(6)法務主管審核確認招標文件(或報價信息)整體表述是 否準確、合法；(7)執(zhí)行董事審核批準。3客戶批準流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行)。 注：本環(huán)節(jié)可與招標文件(報價信息)批準環(huán)節(jié)同步進行。4評標辦法批準流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行)。5中標單位批準流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的

23、流程執(zhí)行)。6合同批準流程(1)需求部門行政助理或由需求部門委托法務部法務專員 根據(jù)評標結果起草合同文本；(2)起草人將合同文本分別提交技術責任人、財務責任人、 資產(chǎn)責任人進行審核：1技術責任人審核確認合同文本所涉質(zhì)量技術要求(包括驗收、服務等內(nèi)容)是否完整、準確且與招標/報價結果一致；2財務責任人審核確認合同價款、付款方式是否合理且與 招標/報價結果一致，財務數(shù)據(jù)相差表述是否準確無差錯，合同 所涉稅務條款是否符合國家、省、市現(xiàn)行法務法規(guī)；3資產(chǎn)責任人審核確認合同文本是否符合招標/報價結果。(3)起草人整合各責任人的合理修改意見， 并形成新的合同 文本；(4)部門負責人審核確認所有合理意見是否

24、均已得到落實， 確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；(5)子公司總經(jīng)理審核確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；(6)法務主管審核確認合同文本整體表述是否準確、合法；（7）董事會審核批準合同文本。 合同批準的權限詳見本篇第三章內(nèi)容 。17 / 697簽訂合同。合同文本批準后，法務部、資產(chǎn)管理中心應與需求部門（子 公司）做好相關交接工作，并由需求部門（子公司）安排客戶簽訂 合同。 在合同文本交證章管理員蓋章前， 必須確保合同文本中所 有應填寫的內(nèi)容均已準確填寫完畢，包括合同簽訂時間、地點、 代表簽字（我方由需求部門子公司負責人代表簽署合同）、聯(lián)系 方式及其他簽署頁中所有要求填寫的內(nèi)容（若合同對方為個人， 則必

25、須寫明其身份證號碼）。8合同文本及招標全套資料存檔。由需求部門（子公司）行政助理負責將合同文本及招標全套 資料存檔。二、支出類合同的非招標/報價類流程（即價格批準流程） 1目標執(zhí)行（考核價格）批準（具體按行政中心質(zhì)量部要求的 流程執(zhí)行）2執(zhí)行價格批準（具體按財務部要求的流程執(zhí)行）3合同批準（1）需求部門行政助理或由需求部門委托法務部法務專員 根據(jù)評標結果起草合同文本；（2）需求部門負責人審核確認合同文本所涉質(zhì)量技術要求（包括驗收、服務等內(nèi)容）是否完整、準確且與招標/報價結果一 致；（3）子公司總經(jīng)理審核確認所有合理意見是否均已得到落 實，確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；（4）法務主管審核確認合同

26、文本整體表述是否準確、合法；（5）董事會審核批準合同文本。合同批準的權限詳見本篇第三章內(nèi)容 。三、特殊合同批準流程 所謂特殊合同是指需與政府職能部門推薦客戶或18 / 69公司董事 會指定客戶簽訂的合同，凡各部門、子公司需簽訂該類合同的， 均可適用本流程。流程簡述：部門/項目經(jīng)理提交特殊合同簽訂申請表（詳見附表4）及合同文本f董事長批準 特殊合同簽訂申請表f法務主管審 核合同文本f董事長批準合同文本f證章管理員核對無誤后用 章f檔案室存檔f系統(tǒng)通知財務部經(jīng)理、資金部閱知并落實合同跟蹤內(nèi)容注：特殊合同的報批權限歸屬部門及子公司負責人，即 “特 殊合同批準流程” 為需授權的流程， 僅部門及子公司負責人才能 啟動該流程。四、銷售類合同的簽訂流程 根據(jù)公司目前的業(yè)務類別， 所涉及的銷售類合同主要有房屋 銷售合同（房產(chǎn)公司）、砂石銷售合同（航運公司）和苗木銷售合同（三景園藝公司）。（一）房屋銷售合同相關流程任何項目在房屋銷售開始前， 必須形成規(guī)范的格式合同文本 (意向書)。格式合同(意向書)由項目公司起草，或由項目公 司提出合同內(nèi)容的基本要求，委托法務部負責起草 (要求提出及 文本起草工作必須比開始銷售至少提前一至兩個月) ，以便各審 核人有充足的審核時間。 格式文本批準后必須