出國參展注意事項1

1、出國參展注意事項        展會是我們拓展新客戶維護老客戶的重要機會。也是我們了解客戶需求及市場發(fā)展走勢的窗口。也是鍛煉和提升外貿(mào)業(yè)務(wù)員綜合素質(zhì)的機會。充分的展前準(zhǔn)備，有效的展中溝通跟記錄，科學(xué)的展會總結(jié)，才能保證達到理想的展會結(jié)果。展前準(zhǔn)備在攤位已經(jīng)訂好（攤位面積、攤位號確定），攤位設(shè)計完成情況下，大致按照時間先后順序，展前準(zhǔn)備如下：一樣品的搜集與選擇。在展會前半年開始，留意并搜集更適合需求、市場發(fā)展趨勢的新產(chǎn)品。選擇能代表公司生產(chǎn)能力的產(chǎn)品。常規(guī)產(chǎn)品每種選擇每種有代表性的型號，重點推出的產(chǎn)品要充分備全。注意

2、：事先要確定展品沒有外關(guān)等專利問題，沒有目的地命令禁止展出的物品。同時避免和當(dāng)?shù)匚幕械钟|的物品。（法蘭克福展會每次都有荷槍實彈的海關(guān)警察到各個攤位面前特別是中國展區(qū)轉(zhuǎn)悠，看那家展品有專利問題，馬上沒收展品。后面跟著手持長槍短炮的記者等著事發(fā)第一時間報道。去迪拜展前被組委會叮囑N多著裝注意事項。最不可思議的是衣服上不要有六角星/以色列國旗的符號。）二展品擺設(shè)。展品前至少一個半月前，參照攤位面積及開口情況，在公司樣品室內(nèi)演練一遍展品擺放位置，并拍照記錄。目的是提前梳理布展思路合理有效運場地，了解攤位設(shè)計需求，節(jié)省臨展布置時間。三展品運輸。國外展會至少提前一個半到兩個月（海運），國內(nèi)展會至少提前二

3、十天將樣品打包裝箱。每個箱子內(nèi)分別附樣品形式發(fā)票，以備國外展入境時清關(guān)，也便于參展人員布展、撤展時清點對比展品。為了保證樣品無損壞，選擇堅實的外箱裝運，如有必要選擇木條箱或者鋁箱。向上貼好買嘜頭，包括如下信息：A展會全稱（中/英文），B展館名稱，C參展公司,D攤位號，E聯(lián)系方式。關(guān)于物流公司，選擇大會指定公司，以便能將樣品送到攤位上。至少也要能到達展館內(nèi)。將貨的運單原件、協(xié)商好的報價單、運輸公司展館聯(lián)系方式等，要隨身帶到展館。萬一出現(xiàn)當(dāng)布展當(dāng)天物品還沒到達攤位的情況時，可以及時聯(lián)系到相關(guān)物流公司負(fù)責(zé)人。四展前半個月給客戶寫邀請函。包括信息：展會名稱、日期、舉行地點、我司攤位號。注意：重要客戶如

4、果明知是在相同區(qū)域內(nèi)經(jīng)營同類產(chǎn)品的競爭對手，為了避免客戶見面尷尬并對我司產(chǎn)生不信任感，在邀請函上會談日期要錯開。五報價表、產(chǎn)品目錄、客戶調(diào)查表、寫真畫、宣傳單、名片的制作。1. 報價表。要求統(tǒng)一格式，統(tǒng)一價格，雙面打印在A4紙上裝訂成冊，做好分類標(biāo)簽。人手一份。同時帶上電子版。包含信息：產(chǎn)品圖片、大致規(guī)格、包裝、價格條款、付款方式、發(fā)貨期、所獲認(rèn)證、價格有效期等信息。2. 目錄上有詳盡的產(chǎn)品規(guī)格。視客流量，45天的展會至少要準(zhǔn)備250400份目錄。有條件，每季度、每年度制作一個版本的目錄。3. 客戶調(diào)查表（范例見附件：）。打印在A4紙上，帶200份。信息包括：公司抬頭，日期，客戶名片，價格條款

5、，啟運/抵運港口，付款方式，產(chǎn)品描述（產(chǎn)品編號、詳述、數(shù)量、包裝、價格），樣品（型號、數(shù)量、價格、客人到付快遞賬號），流水號。4. 宣傳單、寫真畫等吸引客戶到我們攤位。5. 名片。正反分別印中英文。每人兩盒6. 空白合同范本。同時帶電子版。六其他文具。七公司相關(guān)資質(zhì)，認(rèn)證的復(fù)印件。展會期間注意事項  一展期攤位：攤位布置完后，要清晰照片。包含有公司名稱楣板的攤位全景，各面墻的展品，與客戶會談時的照片。作為將來公司宣傳、下次展會布置參考等用途。桌上只保留：名片、二十份左右目錄、報價表、客戶調(diào)查表、必需文具。其余物品如多余的目錄，多余展品，個人隨身物品，包裝材料等都放在攤位柜子

6、等視線看不到的地方。每天參展時間過后，掛起圍布。將客戶調(diào)查表、報價表等敏感文件帶離展館。二關(guān)于服裝。為了給客戶留下職業(yè)簡練的印象。展會期間著裝整潔大方即可。視具體天氣場合而定。建議：女士-襯衣，包裙 (或長褲），連衣裙，外套，皮鞋。適度淡妝。 男士-襯衣，西裝褲，皮鞋。不宜：過度寬松或緊身、暴露。前衛(wèi)。例如：短褲，破洞牛仔褲，吊帶/無袖背心，球鞋。不宜濃妝或氣味濃重的香水。三儀態(tài)。1. 沒有客人在攤位的情況下，至少一人站立在攤位口面朝外，手持兩份目錄，面帶微笑，與經(jīng)過客戶有眼神交流。不要擋住攤位入口，方便客人進入。注意坐姿，不要趴在桌上，也不要坐在攤位內(nèi)，嬉笑、喧鬧，玩手機或者電腦。2. 有客

7、人在攤位前逗留觀望，顯示對我們產(chǎn)品興趣時，要適度熱情地上前問客戶是否需要幫助（How can I help you?），或者邀請客戶進入攤位(Would you please come in and have a closer look?) 有時客戶可能只是隨便看看（No, thanks. I'm just seeing around. )。也有可能客戶急著去其他攤位，待會再回來。不要對客戶不理不管讓客戶流走，同時也不要過度粘人讓客戶反感。3. 客人進入攤位后看展品，要適時站在客戶一臂距離之外，即不妨礙客戶自行看產(chǎn)品，也觀察客戶對什么產(chǎn)品感興趣，并在客戶提問能夠聽清并及時準(zhǔn)確地回答。一

8、個人與客戶開始交談時，如有需要另一個人可從旁協(xié)助。如查詢產(chǎn)品規(guī)格、價格，遞樣品，做文字記錄等。當(dāng)有其他客人進入攤位時，其他有空的人員應(yīng)及時上前接待。如果客人太多應(yīng)付不過來，可以跟后面的客戶說不好意思稍等（I'm sorry. Could you please wait one minute?）一般客戶會理解并愿意等待。如果突然離開前面客戶不管跟第二個說話，會顯得很沒禮貌，得不償失。4. 如果有熟悉的客戶應(yīng)邀來訪，一般他們開始就會問相關(guān)業(yè)務(wù)員在否。（Are you XXX? / Is XXX here?）若當(dāng)事人不在或者正忙，可讓熟悉客戶坐會稍等。如果當(dāng)事人正在談一個重要客戶，一時抽不了

9、身，可以跟客戶說你能否幫忙接待。如果客戶之前有些問題或者需求，只有當(dāng)事人清楚，客戶覺得跟其他人一時說不清楚，他愿意等待，或者待會再來。這是我們要給客戶目錄+名片，寫上攤位號，方便客戶記憶。5. 如果有些重要問題我們確實無法當(dāng)場做答，例如客戶要求特別的低價，或者技術(shù)要求能否達到等，不要當(dāng)場胡亂作答。免得以后做不到食言?；貜?fù)客戶我們向部門經(jīng)理或者技術(shù)部核實后會盡快回復(fù)。留下客戶手機號，以便當(dāng)天或者之后通過電話、郵件等形式回復(fù)。6. 在與客戶交談時就要用筆記錄下客人的重點問題和要求，或者趁客人離開后的間隙憑記憶力補充記錄。以便展后可以有的放矢的給客戶報價、作答。目的之一是，每個客人需求都不同，等業(yè)務(wù)

10、員展會結(jié)束后單憑記憶很難知道哪個客戶詢問哪款產(chǎn)品。其二是，客戶在展期也見過海量供應(yīng)商，需要我們幫助他回憶起在展會時談及的內(nèi)容，才會讓客戶有意向跟我們進一步商談。四客戶常見問題分析及作答。除了于產(chǎn)品規(guī)格和價格的問題，通常客人還會就以下問題發(fā)問： 1. 你們是工廠還是貿(mào)易商？ 問題背景分析：一般客戶更愿意選擇與工廠合作。因為工廠產(chǎn)能、售后有保障。價格省去中間商的利潤更有利可圖。工廠有研發(fā)實力可以解決客戶專業(yè)需求。但是也有客戶愿意選擇與貿(mào)易商合作，原因有：貿(mào)易商更專業(yè)，對產(chǎn)品銷售流通環(huán)節(jié)更熟悉，客戶與之交流更高效。貿(mào)易商可以靈活地跨產(chǎn)品線為客戶尋找替代方案。也有部分工廠銷售不人力不足、素質(zhì)良莠不齊，

11、讓客戶覺得溝通得吃力。 作答：我們回答是工廠。對于明顯不是同類產(chǎn)品線的外購產(chǎn)品，也要回答客戶我們是工貿(mào)結(jié)合。2. 你們工廠在哪里？（Where is your factory located?)行業(yè)集聚效應(yīng)。在產(chǎn)品集中產(chǎn)地，上下游配套供應(yīng)鏈完整。工藝更成熟，產(chǎn)品質(zhì)量更有保障，交貨期更短?？腿耸菑某杀痉治隹紤]。A例如驗廠、驗貨成本。對于大批量的訂單，慎重的客戶會選擇第三方檢驗機構(gòu)驗廠、驗貨。B或者客戶在某個港口有幾個供應(yīng)商。集中出貨可以節(jié)省時間，同時也節(jié)省海外運費、清關(guān)等費用。 問題背景分析：作答：武漢。（Along the Yangzi River./ One and half hour fl

12、ight from Shanghai.）總之要避免運輸不便的劣勢，突出我們位于光谷的研發(fā)優(yōu)勢。3. 你們月/日產(chǎn)量是多少？你們有幾條生產(chǎn)線？問題分析：這個是客戶衡量工廠生產(chǎn)實力的依據(jù)。對訂單量大交期緊的訂單，這個也是參考交期的依據(jù)。作答：要求我們對不同產(chǎn)品的產(chǎn)量有個清晰的認(rèn)識。4. 你們產(chǎn)品有哪些認(rèn)證？問題分析：一些電子產(chǎn)品的認(rèn)證是一些國家進口的必須。作答：根據(jù)不同國家要求，相應(yīng)地如實作答。對于我們確實還沒有的認(rèn)證，表示我們確定可以通過。一確定訂單在短期內(nèi)就可以提供認(rèn)證。5. 與其他供應(yīng)商相比，你們公司/產(chǎn)品特色在哪里？ ( What's the highlight of your company / product compared to other suppliers?)展后工作一報價。按照誰接待誰跟進的原則將客戶調(diào)查表在展會后盡快分配。如有條件，盡量在展會中在旅館中就將緊急客戶處理回復(fù)掉。詳細(xì)按照客戶調(diào)查表的記錄一一作答。如果客戶一周還沒回復(fù)，可能客戶還在路上，或者郵件擠壓太多漏看了。