付款管理制度

1、4.0 定義付款管理制度1.0 目的為了明確公司付款流程，規(guī)范公司付款管理。2.0 范圍有采購(gòu)訂單或有購(gòu)買(mǎi)合同、委托加工合同、技術(shù)服務(wù)合同等的應(yīng)付帳款的管理。3.0 權(quán)責(zé)3.1 財(cái)務(wù)部門(mén)必須對(duì)采購(gòu)部門(mén)所下訂單進(jìn)行審核。審核的內(nèi)容包括是否有總經(jīng)理（董事長(zhǎng)）審批簽字；該定單的付款方式如何等。付款方式分為預(yù)付、現(xiàn)付（貨到付款）、月結(jié)、項(xiàng)目類(lèi)付款四種（月結(jié)的供應(yīng)商由采購(gòu)部門(mén)與對(duì)方簽定月結(jié)合同）月結(jié)的時(shí)間為三個(gè)月以?xún)?nèi)。付款方式為預(yù)付或現(xiàn)付的訂單需總經(jīng)理特別核準(zhǔn)，并將總經(jīng)理核準(zhǔn)付款方式后的訂單立即報(bào)財(cái)務(wù)部備案。凡未經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)預(yù)付、現(xiàn)付方式的訂單一律采用月結(jié)貨款的方式。物料訂單一式三份，采購(gòu)部門(mén)一份；倉(cāng)庫(kù)

2、一份；財(cái)務(wù)部門(mén)一份。3.2 所有采購(gòu)物料和外發(fā)加工費(fèi)的報(bào)價(jià)單必須由采購(gòu)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批。凡未經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批報(bào)價(jià)單而購(gòu)進(jìn)的原材料（加工），財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)進(jìn)行拒付貨款（加工費(fèi)）。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將審批后的報(bào)價(jià)單報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案，作為財(cái)務(wù)部門(mén)付款或拒付的依據(jù)。3.3 貨倉(cāng)收料必須以采購(gòu)訂單為依據(jù)，超過(guò)訂單數(shù)量送貨（備品除外）或未到交貨期的送貨倉(cāng)一律不予接受；財(cái)務(wù)一律不予付款。物料入庫(kù)時(shí)，首先應(yīng)將物料作為暫收物料存放待檢區(qū)，待檢驗(yàn)合格后，倉(cāng)管員方可填制物料入庫(kù)單。物料入庫(kù)單必須有品管部、倉(cāng)庫(kù)主管簽字確認(rèn)方能生效。財(cái)務(wù)在支付貨款時(shí)，必須憑采購(gòu)部門(mén)所下訂單、總經(jīng)理審批后的報(bào)價(jià)單、品管部、倉(cāng)庫(kù)主管簽字

3、確認(rèn)后的物料入庫(kù)單、供貨商提供的送貨單及發(fā)票五單齊全才能付款，缺其中一單，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)進(jìn)行拒付。3.4 倉(cāng)庫(kù)管理員必須妥善保管物料入庫(kù)單，凡屬月結(jié)的物料入庫(kù)單，必須在當(dāng)月底以前交財(cái)務(wù)部門(mén)入帳；凡屬現(xiàn)付的物料入庫(kù)單，必須當(dāng)時(shí)交財(cái)務(wù)部門(mén)便于結(jié)算。每張物料入庫(kù)單必須附有對(duì)應(yīng)的送貨單。3.5 當(dāng)月送貨經(jīng)品質(zhì)部檢驗(yàn)品質(zhì)不良，品質(zhì)部判定退貨的物料必須當(dāng)月退貨，或?qū)⑽锪洗娣磐素泤^(qū)，同時(shí)填制退貨單。退貨單一式四聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)一聯(lián)；品質(zhì)部一聯(lián)；財(cái)務(wù)部一聯(lián); 供應(yīng)商一聯(lián)。交財(cái)務(wù)部門(mén)的一聯(lián)當(dāng)月底連同月結(jié)商的物料入庫(kù)單一并上交財(cái)務(wù)部門(mén)。退貨單上必須有品質(zhì)部及倉(cāng)庫(kù)主管簽字確認(rèn)，并請(qǐng)注明退貨原因，同時(shí)附上品質(zhì)報(bào)告。3.6 當(dāng)月

4、倉(cāng)庫(kù)所進(jìn)物料，品管部必須在當(dāng)月檢驗(yàn)完畢，并及時(shí)傳遞檢驗(yàn)報(bào)告至財(cái)務(wù)部。若有加工商損耗原材料比率超過(guò)合同規(guī)定范圍，需財(cái)務(wù)部門(mén)扣款的情況，必須在檢驗(yàn)報(bào)告上注明損耗數(shù)量及品名，以便財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)算。3.7 財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)算時(shí)所需單據(jù)（采購(gòu)訂單、外發(fā)加工費(fèi)的報(bào)價(jià)單、送貨單、物料入庫(kù)單、退貨單、檢驗(yàn)報(bào)告及購(gòu)貨發(fā)票、）必須由各有關(guān)部門(mén)在規(guī)定的時(shí)間按供應(yīng)商整理歸集后送至財(cái)務(wù)部。具體規(guī)定如下：采購(gòu)訂單、外發(fā)加工費(fèi)的報(bào)價(jià)單，由采購(gòu)部按供應(yīng)商整理歸集后送至財(cái)務(wù)部（；物料入庫(kù)單、退貨單、送貨單，由倉(cāng)庫(kù)管理員按供應(yīng)商整理歸集后送至財(cái)務(wù)部；檢驗(yàn)報(bào)告由品管部按供應(yīng)商整理歸集后送至財(cái)務(wù)部；購(gòu)貨發(fā)票由財(cái)務(wù)部直接向供貨商索取。有預(yù)付款或

5、現(xiàn)付款的物料，各部門(mén)應(yīng)在總經(jīng)理審批后的當(dāng)日將以上單據(jù)交財(cái)務(wù)部；凡屬月結(jié)的單據(jù)，各部門(mén)應(yīng)于購(gòu)進(jìn)物料的當(dāng)月底以前將以上單據(jù)交財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)當(dāng)月的物料采購(gòu)情況作出資金安排。3.8 各部門(mén)對(duì)于有關(guān)合同的簽定必須有律師事務(wù)所的鑒定，經(jīng)總經(jīng)理審批后，將合同副本報(bào)財(cái)務(wù)部備案，作為財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)算時(shí)的依據(jù)。無(wú)5.0 作業(yè)內(nèi)容5.1 對(duì)賬5.1.1. 我司財(cái)務(wù)部門(mén)每月卡賬時(shí)間為25 號(hào)，凡屬月結(jié)的供應(yīng)商須每月26號(hào) -30 號(hào)，根據(jù)我司的質(zhì)檢報(bào)告將檢驗(yàn)合格的的物料編制對(duì)賬單送至我司。5.1.2. 我司財(cái)務(wù)部根據(jù)各部門(mén)提供的有關(guān)單據(jù)核對(duì)該供應(yīng)商的物料數(shù)量、單價(jià)無(wú)誤后，會(huì)在次月的 1-10 號(hào)回簽供方的對(duì)帳單

6、。5.1.3. 對(duì)賬確認(rèn)無(wú)誤后，供方應(yīng)根據(jù)此金額、數(shù)量開(kāi)具當(dāng)月的全部發(fā)票，送至我司財(cái)務(wù)部。5.1.4. 對(duì)帳過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)我司的帳務(wù)與供方有誤差，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)通知對(duì)方攜帶我司倉(cāng)庫(kù)管理員開(kāi)出的入庫(kù)單第二聯(lián)（送貨聯(lián)）、送貨單留底聯(lián)前來(lái)我司與財(cái)務(wù)進(jìn)行對(duì)帳。對(duì)帳過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)是我司的單據(jù)傳遞環(huán)節(jié)失誤而造單據(jù)遺失，應(yīng)由我司負(fù)責(zé)補(bǔ)齊單據(jù)；如果是供方的失誤，造成帳務(wù)不符，我 司概不負(fù)責(zé)，一律以我司的帳務(wù)為準(zhǔn)。5.2 付款5.2.1. 財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)于次月1-6 號(hào)負(fù)責(zé)整理上月所有付款憑據(jù)（包括采購(gòu)訂單、外發(fā)加工費(fèi)的報(bào)價(jià)單、購(gòu)貨發(fā)票、送貨單、物料入庫(kù)單、退貨單、檢驗(yàn)報(bào)告）。并認(rèn)真審查其完整性、合法性。包括付款憑據(jù)是否齊

7、全、報(bào)價(jià)單是否有總經(jīng)理審批簽字、物料入庫(kù)單是否有采購(gòu)經(jīng)理及品管部質(zhì)檢員簽字等。如有單據(jù)不全或?qū)徟掷m(xù)不全現(xiàn)象，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕付款。財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)過(guò)認(rèn)真審核、 交財(cái)務(wù)主管簽字認(rèn)可后由財(cái)務(wù)主管遞交上層審批。5.2.2. 每月 7 號(hào) -15 號(hào)為上報(bào)審批時(shí)間，財(cái)務(wù)部門(mén)需及時(shí)向上層報(bào)告資金狀況，請(qǐng)示上層及時(shí)撥款。5.2.3. 月結(jié)供應(yīng)商的結(jié)算期為每月15-25 號(hào)，由財(cái)務(wù)部通知上月供貨的各供應(yīng)商前來(lái)我司結(jié)算。未接通知前，各供應(yīng)商不得向我司財(cái)務(wù)部催促詢(xún)問(wèn)。接財(cái)務(wù)部通知后，各供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的結(jié)算期內(nèi)與我司進(jìn)行結(jié)算，過(guò)期者本月不予受理，貨款結(jié)算順延至下月結(jié)算日。5.2.4. 若有預(yù)付款或者貨到付款的供應(yīng)商，

8、除付款單據(jù)齊全外，還需申請(qǐng)部門(mén)擬定預(yù)（現(xiàn)）付款申請(qǐng)書(shū)連同訂單交由總經(jīng)理特別核準(zhǔn)。否則財(cái)務(wù)部門(mén)視同月結(jié)付款處理。（申請(qǐng)書(shū)格式見(jiàn)附件）。5.2.5. 財(cái)務(wù)部門(mén)在付款時(shí)（無(wú)論預(yù)付、現(xiàn)付或是月結(jié)），都應(yīng)將付款憑證連同付款單據(jù)一并交由總經(jīng)理審批簽字，總經(jīng)理經(jīng)審查付款單據(jù)無(wú)誤，并在付款憑證上簽字同意后，財(cái)務(wù)部門(mén)才能付款。5.2.6. 財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)妥善保管每筆付款單據(jù)，付款后作為付款憑證的附件，按月裝訂成冊(cè)備查。6.0 相關(guān)文件無(wú)7.0 相關(guān)記錄7.1 預(yù)付款及現(xiàn)付申請(qǐng)書(shū)8.0 流程圖8.1采購(gòu)訂單付款審批流程圖（適用于月結(jié)）8.2其他合約付款審批流程圖8.3財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)賬付款流程圖8.4采購(gòu)訂單付款審批流程圖/ 預(yù)付款）8.5.項(xiàng)目類(lèi)付款審核審批圖（適用于工程項(xiàng)目類(lèi)結(jié)算）8.2其他合約付款審批流程圖8.1采購(gòu)訂單審批付款流程圖（月結(jié)）需求部1 aua kb aa jb an bjb * bib 財(cái)務(wù)部! * 1 aB & 1 kb kb an * bjb 總經(jīng)理、董事長(zhǎng) £ bjb aaa 口定合約或向供應(yīng) “索取合約版本1將合約交律師提 出建議或修改意 見(jiàn)1F修改后的合約一份 交總經(jīng)理審批；一 份交財(cái)務(wù)備案。將修改后合同呈報(bào) 批準(zhǔn)、正式簽訂財(cái)務(wù)審