公務(wù)接待流程細則

1、公務(wù)接待流程細則第一條 前期準備工作一、 接待任務(wù)下達后， 由行政部長選定接待組具體成員， 并部署相關(guān)接待任務(wù)；二、由行政部接待專員負責收集、核對下列信息：（一）來賓單位、人數(shù)、性別、職務(wù)、住宿天數(shù)、抵達時間；（二）主賓飲食忌口及生活習慣；（三）會務(wù)是否公開（是否需要拍照或錄像） ；（四） 與各部門做好溝通， 要求各部門做好配合 （包括在接待期間減少噪音、走動等方面） 。三、由行政部會務(wù)專員負責根據(jù)來賓情況制作公司PPT匯報材料并收集相關(guān)數(shù)據(jù)，匯報材料選擇：（一）對外披露型材料及數(shù)據(jù)；（二） 發(fā)展預(yù)測型材料及數(shù)據(jù)。 相關(guān)材料必須送董秘審核、 主要接待領(lǐng)導(dǎo)批 準；四、由行政部材料專員負責制作如下

2、材料：（一） 來訪客人行程單，包括會務(wù)、用餐、住宿、參觀、歡送等方面的具體時間安排及接待保障人員的通訊方式；（二）接機/車地的迎接牌，正面為“XX單位XX領(lǐng)導(dǎo)等一行”或者“XXX（姓 名） ” ，反面為來賓的航班號、車次及聯(lián)系電話；（三）會議席卡；（四）制作歡迎詞標牌（五）準備好公司宣傳冊。五、由行政部后勤保障專員負責準備、采購以下方面的內(nèi)容：（一）按照要求預(yù)訂用餐點、餐標;（二）預(yù)訂住宿酒店客房；（三）預(yù)訂會議室或接待室；（四）根據(jù)需求采購酒水、香煙、水果、糕點、糖果、鮮花、茶葉、飲用水等；（五）根據(jù)需求準備好餐具、茶具等接待保障用品；（六）準備好日常用藥品及急救包；（七）按要求采購禮品。六

3、、由行政部駕駛班負責保障好接送車輛：（一）車輛清洗；（二）車輛狀況檢測；（三）車輛加油；（四）接送點現(xiàn)場及線路踏勘。七、由行政部保潔組負責對公司大樓進行清潔。八、 由行政部職工餐廳做好工作餐的各項準備， 包括采購和餐具、 熱毛巾等 方面的準備，包房清潔、燈光及設(shè)備檢查等。第二條 接機 / 接車一、由行政部長牽頭組織好現(xiàn)場接機/ 接車的領(lǐng)導(dǎo)及陪同人員；二、全體接待人員統(tǒng)一按要求著裝：（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)著正裝；行政部接待人員著工作服；（二）駕駛員著西服、系領(lǐng)帶、黑色皮鞋、帶白手套。三、駕駛員及接待車輛的要求：2 輛以上車輛迎接；（二）集團公司中高檔車輛應(yīng)當服從調(diào)遣和調(diào)配；（三）駕駛員不得在車內(nèi)吸煙或做

4、無關(guān)事宜，車輛音響音量不得超過10 標刻；（四）根據(jù)來賓的人數(shù)備好飲用水，其中， 12 月份至次年2 月期間的接待，應(yīng)當為客人備常溫及熱飲， 7 至 9 月應(yīng)當為客人備常溫及冰飲；（五） 主要來賓應(yīng)乘坐于駕駛員后排位置， 主陪領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐于副駕駛座后排位置，行政部接待專員應(yīng)坐于副駕駛位置；（六）迎接客人上車時，應(yīng)當盡可能將車的左側(cè)面對客人，以便客人上車；（7） 客人上車時， 駕駛員應(yīng)當下車為客人開啟車門并防止客人進車時撞頭；（8） 因道路原因車輛右側(cè)面對客人時， 駕駛員應(yīng)當下車引導(dǎo)車人從車輛后側(cè)繞到上車位置；（九）行政部接待專員要負責將來賓行李放至車輛后備箱內(nèi)；（十） 兩輛以上車輛接送客人的， 首

5、車駕駛員應(yīng)當放慢車速， 照應(yīng)后車距離，盡可能形成車隊行駛。1、后車不得超越首車行駛；2、凡遇紅燈，首車駕駛員預(yù)估后車無法通過的，應(yīng)當在停車線等候；3、一旦后車掉隊，首車駕駛員應(yīng)當放慢車速，等候后車跟上；4、凡遇交通擁阻，駕駛員不得隨意插檔、變換車位，應(yīng)當保證車輛行駛平穩(wěn)及車隊隊形完好。四、現(xiàn)場接機/ 接車時的工作標準：（1） 由行政部接待專員持迎接牌在旅客出口等候客人， 接待員站立位置應(yīng)當在領(lǐng)導(dǎo)右后側(cè) 1 步距離；（二）賓客抵達時，迎接領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動上前握手并作自我介紹，規(guī)范用語是：“XX領(lǐng)導(dǎo)，歡迎來到上海。我是上海中技樁業(yè)股份有限公司XX職務(wù)XX姓名，您一路旅途辛苦了，請允許我為您此次行程服務(wù)。

6、 ” ；（三）行政部接待員應(yīng)主動上前幫助來賓拿行李，并尾隨領(lǐng)導(dǎo)步行；（四）上車后，行政部接待專員應(yīng)在自我介紹后，向來賓遞交行程單；（五）車隊從機場 / 車站出發(fā)后，由行政部接待專員通過手機短信將來賓情況報告行政部接待組。第三條 迎接來賓進入公司一、 由行政部后勤保障專員負責對大院車輛進行清場， 嚴禁一切車輛不按規(guī)定停放， 公司大門口不得停放機動車和非機動車； 要事先對樓梯、 走道及會議室全部檢查一遍；二、由行政部材料專員將歡迎詞板放置于公司 1 樓大門口；三、接待接機/ 車人員反饋的信息后，接待組通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行現(xiàn)場迎接：（一）根據(jù)賓客規(guī)格，相關(guān)迎接人員應(yīng)當著正裝在一樓等候來賓車輛；（2） 來

7、賓車輛停靠后， 由駕駛員負責為來賓開車門， 并防止客人下車時撞頭；（3） 公司主要接待領(lǐng)導(dǎo)上前與來賓打招呼，特別重要的來賓由行政部接待員負責上前送花；（4） 公司接待領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在在來賓右后側(cè)方位，距來賓半步距離，并負責引導(dǎo)來賓進入公司；（5） 公司前臺應(yīng)在客人來訪前將大廳中的燈光打開， 調(diào)節(jié)空調(diào)的溫度， 營造光亮舒適的環(huán)境； 當賓客進入大門時， 要站立向來賓鞠躬致意， 并使用規(guī)范用語： “歡迎蒞臨中技樁業(yè)！ ”（6） 接待來賓期間， 總部各部門員工應(yīng)當減少樓道內(nèi)走動， 正面遇到來賓時，應(yīng)主動為來賓讓路，并侍立向來賓半鞠躬，同時使用規(guī)范用語： “歡迎光臨中技樁業(yè)” ；（7） 行政部接待專員在來賓下車

8、時應(yīng)當提前進入大樓， 以提前一層的速度 為來賓開路、開門；（八）進入會場或貴賓室時，應(yīng)當指引來賓進入主座。主座應(yīng)面對大門。第四條 會務(wù)接待一、由行政部后勤保障專員負責在客人來訪前將鮮花、席卡、水果、糖果、糕點、熱毛巾、香煙、飲用純水、茶葉茶杯以及公司宣傳冊等準備好。相關(guān)物品的擺放要整齊統(tǒng)一。賓客未到前應(yīng)準備茶頭，茶水到至杯子七分之一位置左右。此外，要提醒我方領(lǐng)導(dǎo)攜帶的名片。二、來賓入座時，現(xiàn)場倒茶，茶水倒至7 分滿。行政部接待人員根據(jù)來賓規(guī)格予以現(xiàn)場茶水保障，原則上首次5 分鐘續(xù)水， 1 小時內(nèi)每 15 分鐘續(xù)水，加水實際情況根據(jù)來賓飲水習慣作適當調(diào)整。加水人員應(yīng)當站立于賓客的左手位置。重要貴

9、賓，行政部應(yīng)派2 名接待員應(yīng)現(xiàn)場侍立保障，侍立位置為會場對角線， 1人保障來賓， 1 人保障公司領(lǐng)導(dǎo)。3、 信息部器材保障人員應(yīng)根據(jù)接待規(guī)格和領(lǐng)導(dǎo)要求， 做好現(xiàn)場器材的管理及攝錄工作。四、行政部總裁秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求負責匯報材料的點擊。第五條 接待用餐一、根據(jù)行程確認單確定用餐標準、用餐地點（公司餐廳/ 外部餐廳） 、用餐時間、用餐人數(shù)、酒水和飲料數(shù)量、香煙數(shù)量等；二、提前預(yù)定餐廳包房，如就餐人員較多，包房盡量選擇緊鄰的位置，方便席間走動溝通；三、 菜單確定根據(jù)來賓不同口味、 風俗習慣、 生活忌諱和特殊需要進行菜品選擇；4、 接待人員在來賓入席前半小時檢查用餐用品是否準備齊全： 餐具、 水杯、紅

10、酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、煙缸、牙簽筒，以及酒水飲料、煙、茶等五、用餐期間注意環(huán)節(jié)（一）來賓入席1、當來賓進入餐廳時，接待人員主動協(xié)助迎賓員安排訪客入座；2、接待人員協(xié)助迎賓員掛來賓衣帽；3、提醒來賓保管好貴重物品。（二）席間督辦1、待來賓坐定后，服務(wù)員撤去多余餐具，取出餐巾展開鋪在客人膝上并脫去筷套；2、根據(jù)來賓要求斟倒酒水或飲料；3、用餐期間上菜的速度事宜，上菜順序冷菜、熱菜、湯、點心、水果；如有外國客人，可在冷菜之后上湯，多道點心安排在菜與菜之間；4、待來賓杯中酒水只剩 1/3 時及時斟倒，根據(jù)現(xiàn)場需要開啟酒水或飲料；5）客人餐碟中骨渣或雜物堆集較多時及時抽換；6）煙灰缸有兩個以上煙頭

11、時及時撤換；7）當來賓不慎將餐具掉地上或弄翻酒水杯時及時處理；8）上菜過程中若不小心把湯汁灑在餐桌或來賓身上上，迅速用干凈餐巾墊上或擦干凈； 以上幾點在用餐餐廳服務(wù)未及時到位時，接待人員應(yīng)督促服務(wù)人員及時處理。（三）離席1、接待人員在用餐即將完成時，一般在上水果的時間段至餐廳柜臺結(jié)賬，收集好財務(wù)報銷單據(jù), 并安排車輛等待來賓離席；2、來賓走出餐廳時，接待人員協(xié)助服務(wù)員及時準確地將衣帽取遞給本人；3、接待人員在離席的同時檢查有無來賓遺留的物品，如有應(yīng)及時歸還；4、接待人員引領(lǐng)來賓上車至下一目的地；5）如有醉酒的來賓，根據(jù)性別安排臨時接待人員送至住宿酒店安置。第六條 來賓住宿一、住宿前期工作準備（

12、一）根據(jù)行程確認單確定酒店住宿標準、人數(shù)、具體入住日期、天數(shù)等；（二）行政部提前為賓客預(yù)訂好酒店房間等待賓客入住（三）一級接待標準需提前在房間內(nèi)放好如：水果、鮮花、香煙、絲襪等物 品。二、入?。ㄒ唬┙哟藛T迎接或陪同來賓至預(yù)定酒店，主動幫來賓提行李；（二）接待人員將訪客引領(lǐng)至酒店大廳座位休息等待；（三）接待人員收集賓客的有效證件到酒店總臺辦理入住手續(xù)；（四）接待人員辦理好入住手續(xù)后，記錄訪客對應(yīng)的房間號以便行程時間安 排及時溝通；（五）接待人員將賓客的有效證件及房間鑰匙交至本人手中，引領(lǐng)至入住房問；（六）接待人員告訴客人：有無保險箱，飲水方式，早餐時間，餐廳位置等, 并詢問是否還有其他需要；（

13、七）接待人員確認賓客第二天的叫醒時間（八）接待人員再次留下自己的聯(lián)系方式以備訪客在行程中及時溝通；（九）確認訪客的行李已送到訪客的房間；（十）接待人員至酒店總臺落實第二天叫醒時間。三、退房（一）訪客行程結(jié)束離開酒店時，接待人員提醒并檢查訪客行李是否有遺漏， 主要是電話，充電器，有效證件等（二）接待人員主動幫訪客提行李至接待車輛放置；（三）接待人員邀訪客上車入座并隨行至機場、 車站，視情況準備相應(yīng)的禮品，并請賓客對此次接待工作提出意見或建議（本條適用于一級接待）；（四）接待人員至酒店柜臺結(jié)賬，收集好本次接待工作的各類單據(jù)憑證。第七條參觀接待一、至公司廠部參觀（一）事先告知相關(guān)廠部做好接待工作；（二）重要貴賓派員至現(xiàn)場指導(dǎo)、協(xié)助；（三）賓客從總部出發(fā)時，通知相關(guān)廠部做好準備；（四）按