電話之秘書英語用語

1、電話之秘書用語   到國(guó)外出差之前，一般而言都以傳真和外國(guó)的當(dāng)事者取得晤面的約定，很少用電話聯(lián)絡(luò)。但是在國(guó)內(nèi)，或是自己在國(guó)外需要緊急晤面的時(shí)候，利用電話則較為方便。在本篇中所要介紹的是要求晤面的人： （1）正確介紹自己的姓名，與正確獲知對(duì)方姓名。 （2）要詢問希望與誰晤面，并且把意思正確地傳達(dá)給對(duì)方。 （3）要傳達(dá)或詢問約定的時(shí)間與場(chǎng)所。 如果能正確地溝通并掌握上述三點(diǎn)原則，那么你的商務(wù)英文電話就可以說是及格了。 (1)經(jīng)由秘書安排約定 Id like to make an appoingtment with Mr.Hammer. （我想要和Hammer先生約個(gè)見面時(shí)間）

2、原則上約定見面商談時(shí)，應(yīng)事先用傳真或信函同志對(duì)方較為妥當(dāng)。如果在事先未能以書面告知時(shí)，最好說清楚見面時(shí)想說的內(nèi)容，如 to diascuss the contract 洽談合同事宜。 （2）經(jīng)由秘書安排約定 Could I see Mr.Hammer sometime this week? （我們能不能在這個(gè)星期跟Hammer先生見個(gè)面？ sometime this week 是這個(gè)星期隨便什么時(shí)候之意。最好配合自己的日程表說清楚有空閑的時(shí)間，如 Either on Wednesday or Thursday.（星期三或星期四都可以）。 （3）經(jīng)由秘書安排約定 Would it be poss

3、ible to see Mr.Hammer tomorrow? （明天能不能跟 Hammer先生見個(gè)面？） 左句含有 Does Mr.Hammer have time to meet with me tomorrow? (Hammer先生明天有時(shí)間跟我見面嗎？），或 If he does have time,may I meet him tomorrow? (如果他有空，我明天能跟他見面嗎？）之意。 （4）經(jīng)由秘書安排約定 What time is convenient for him? （他什么時(shí)候有空呢？） 也可以說 What time is he available?（他什么時(shí)候有空？）

4、，但用 convenient 會(huì)給人比較客氣的感覺。如果無法照對(duì)方的要求時(shí)間見面時(shí)，就說Im available at three oclock.(我三點(diǎn)有空）來試探一下也無妨。 （5）經(jīng)由秘書安排約定 Id like to have lunch with him tomorrow. （我想明天和他吃午飯） 在歐美，商業(yè)界常舉行 a lunch meeting 商業(yè)午餐。在這種聚餐中，不但容易相互溝通，也可以借此加深彼此交情，因而用餐的時(shí)間長(zhǎng)達(dá)三小時(shí)的情形也屢見不鮮。 （6）直接求見本人 If you have time, Id like to meet with you today. (如果

5、您有時(shí)間，我想今天跟您見個(gè)面） 雖然已約好時(shí)間，可是有急事想提早見面時(shí)，就可以用這句。如果沒有空閑時(shí)間就說 Im sorry,but Im really tied up today.（很抱歉，我今天真的沒空）。 （7）直接求見本人 Could you spare me about half an hour? (能不能給我半個(gè)小時(shí)的時(shí)間？） 這句話是對(duì)熟人說的話。spare是騰出（時(shí)間），分讓（東西）之意。有時(shí)間的話說 Sure.,OK.等；如果沒空的話說 Im afraid I cant.(恐怕不行）就可以了。 （8）直接求見本人 Could we get together at L.A.Re

6、staurant? （我們能不能在洛城餐廳會(huì)面？） get together是聚會(huì)、會(huì)面之意的較為隨便的說法。說明聚會(huì)地點(diǎn)，如某某餐廳等時(shí)，最好指出大家共同認(rèn)識(shí)（shared knowledge)的目標(biāo)比較好。 （9）直接求見本人 I was wondering if we could arrange a meeting to discuss the new product. （我想，我們是不是可以安排一次會(huì)面來討論新產(chǎn)品） 這句是經(jīng)由第三者介紹而尚未謀面的人在約定晤面時(shí)使用。I was wondering if.的說法含有不太拘束形式的溫和語氣。還可以用Would it be possibl

7、e to meet and discuss the new product?. （10）直接求見本人 Im calling about what we discussed the other day. （我打電話是為了前幾天我們所討論的事） 這句是已見過面想再繼續(xù)時(shí)的說詞。接到電話的人可以答稱 Ive been waiting for your call.（我一直在等您的電話里），并接著說Lets get together. When can we meet to talk?(我們來聚一聚。什么時(shí)候可以見面？） （11）詢問目的 What would you like to talk to m

8、e about? （你要跟我談些什么事？） 也可以用 Can l ask you what you want to discuss?.要見面之前，事先了解討論的內(nèi)容、前后關(guān)系、背景（context)等有助于預(yù)作交涉前的準(zhǔn)備工作。 （12）表示同意 Sure. （好啊?。?簡(jiǎn)短地表達(dá)肯定的方式有 Certainly. (當(dāng)然可以），Of course.(當(dāng)然）等，意思都差不多。在談話中如果常用這種簡(jiǎn)短詞句會(huì)給人幼稚的感覺。應(yīng)該用一些不同說法才能給人較佳印象。 （13）表示拒絕 I dont think we have to meet on this subject. （關(guān)于這個(gè)問題，我不認(rèn)為我們

9、有見面的必要） 對(duì)于不認(rèn)識(shí)的人或推銷人員的求見電話，認(rèn)為無需見面時(shí)，可以用這句話，或明確地用Its probably not necessary to meet.(沒有必要見面)來加以謝絕。 （14）與代理人會(huì)面 Im afraid I cant, but Mr.Brown will meet you instead. (我不能會(huì)面，但Mr.Brown會(huì)替我跟你見面) 句首用 Im afraid I cant.會(huì)給人非?？蜌獾挠∠蟆Ｈ舨恍⌒亩仆坏卣f出Im too busy to meet you.,說不定會(huì)給對(duì)方帶來受輕視的感覺。 （15）想要決定的時(shí)間與場(chǎng)所 May I arrange t

10、he time and the place, please? (能不能讓我安排時(shí)間與場(chǎng)所？) 也可以 Do you mind if I set the time and location for our meeting? (我來定見面的時(shí)間和地點(diǎn)可以嗎？)。開會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)常常影響商談的成果，因而配合對(duì)方時(shí)間的同時(shí)，要把握主導(dǎo)權(quán)。 （16）詢問適當(dāng)?shù)臅r(shí)間 When do you have free time? （您什么時(shí)候有空？） 這是自己有時(shí)間可以配合對(duì)方來約定見面時(shí)間的問法。也可以用 When are you available? 談商務(wù)時(shí)，free time 指的是除去假日及下班后的時(shí)間

11、。 （17）告知適當(dāng)時(shí)間 Im free at three oclock today. （我今天下午3點(diǎn)有空） 此句是（3點(diǎn)以前不方便，但3點(diǎn)以后才有空）的意思。也可以用 Im available at three oclock.如果是3點(diǎn)到4點(diǎn)有空的話，就用availbale from three o clock until four 即可。 （18）提議約定日期與時(shí)間 Can I see you Thursday at nine? （我能不能在星期四，9點(diǎn)跟您見面？） 如果對(duì)方?jīng)]有時(shí)間時(shí)，就用 How about.? 的句型來調(diào)整適當(dāng)?shù)囊娒鏁r(shí)間。用Ill be free anytime f

12、rom 10:00a.m.till 3:00p.m.on Wednesday.(星期三的上午10點(diǎn)到下午3點(diǎn)我都有空)的話，可以讓對(duì)方選擇方便的時(shí)間。 報(bào)價(jià)篇: (1) A: We can offer you this in different levels of quality. A:這產(chǎn)品我們有三種不同等級(jí)的品質(zhì)。 B: Is there much of a difference in price ? B:價(jià)錢也有很大的分別吧？ A: Yes ,the economy model is about 30% less. A:是的，經(jīng)濟(jì)型的大約便宜30%。 B: Well take that

13、one . B:我們就買那種。 (2) A: Is this going to satisfy your requirements ? A:這種的合你的要求嗎？ B: Actually , it is more than we need . B:事實(shí)上，已超出我們所需要的。 A: We can give you a little cheaper model . A:我們可以提供你便宜一點(diǎn)的型式。 B: Let me see the specifications for that . B:讓我看看它的規(guī)格說明書吧。 (3) A: Youre asking too much for this pa

14、rt . A:這零件你們要價(jià)太高了。 B: we have some cheaper ones .。 B:我們有便宜一點(diǎn)的。 A: What is the price difference ? A:價(jià)錢差多少 B: The basic model will cost about 10% less . B:基本型的便宜約10%左右。 (4) A: How many different models of this do you offer? A:這個(gè)你們有多少種不同的型式 B: We have five different ones . B:五種 A: Is there much of a pr

15、ice difference . A:價(jià)錢有很大的差別嗎？ B: Yes, so we had better look over your specifications. B:是的，所以我們最好先把您的規(guī)格說明細(xì)看一遍。 (5) A: The last order didnt work out too well for us A:上回訂的貨用起來不怎么順。 B: What was wrong? B:有什么問題嗎？ A: We were developing too much waste . A:生產(chǎn)出來的廢品太多了。 B: I suggest you go up to our next hig

16、her price level. B:我建議您采用我們價(jià)格再高一級(jí)的貨 (6) A: Did the material work out well for you ? A:那些材料進(jìn)行的順利嗎？ B: Not really . B:不怎么好。 A: What was wrong? A:怎么啦？ B: We felt that the price was too high for the quality . B:我們覺得以這樣的品質(zhì)價(jià)錢太高了。 (7) A: Has our material been all right ? A:我們的原材料沒問題吧？ B: Im afraid not . B:

17、有問題呢。 A: Maybe you should order a little better qualityA:也許您應(yīng)該買品質(zhì)好一點(diǎn)的 B: Yes, we might have to do that . B:是呀，恐怕只有這么做了 (8) A: I think you had better come out to the factory . A:我看你最好走一趟工廠， B: Is there something wrong . B:出了什么事嗎。 A: Yes ,your last shipment wasnt up to par . A:嗯，你上次送去的貨沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。 B: Let

18、s go out and have a look at it . B:走，我們?nèi)タ纯? (9) A: I want you to look at this material . A:我要你看看這材料！ B: Is this from our last shipment ? B:這是上次叫的貨嗎？ A: Yes ,it is . A:是啊。 B: I can see why you are having some problems with it . B:我明白為什么你用起來會(huì)有問題了。 (10) A: I would suggest that you use this material ins

19、tead of that . A:我建議你改用這種替代那種。 B: But that costs more . B:可是那樣成本較高。 A: But you will get less waste from this . A:但可以減少浪費(fèi)。 B: Well try it once . B:那么就試一次看看吧 報(bào)價(jià)篇: (11) A: Our manufacturing costs have gone up too much . A:我們的制造成本增加太多了。 B: You might try one of our cheaper components . B:你試試這種較便宜的組件怎樣？ A

20、: Lets take a look at your price list again A:我再看一次你們的價(jià)目表吧。 B: Sure . Ill bring it in next week . B:好哇 ，我下個(gè)禮拜帶過來。 (12) A: This is the best material we have to offer . A:這是本公司所供應(yīng)的最好的原料。 B: Actually ,I dont think we need it to be this good . B:說實(shí)在的，我并不認(rèn)為我們用得著這么好的， A: I can let you have this kind cheap

21、er . A:我可以算你便宜一點(diǎn)。 B: Lets do that . B:那就這么說定吧? (13) A: How is the new material working out for you ? A:新原料用得如何？ B: Fine .were saving a lot of money with it . B:不錯(cuò)，節(jié)省了不少的錢 A: Im glad to hear that . A:聽你這么說真高興。 B: It was a good suggestion .thanks . B:你建議得不錯(cuò)，謝謝。 (14) A: How many would you like to order

22、 ? A:您要訂多少？ B: Is there a minimum order ? B:有最低訂購量的限制嗎？ A: No ,we can ship in lots of any size . A:沒有，任何數(shù)量都可以出貨。 B: Well try one case of this . B:那么，這種的就試一箱吧 (15) A: Were ready to take your order now. A:你們現(xiàn)在可以下訂單了。 B: We want to try this component as a sample. B:這種組件我們想試個(gè)樣品看看。 A: I can send one for

23、you to try . A:我們可以寄個(gè)給你試用。 B: Yes , please do that . B:好，那就麻煩你了。 (16) A: How many would you like to order ? A: 您要訂多少？ B: How do they come packaged ? B：貨是怎樣裝的呢 A: In cases of 100. A:一箱裝100個(gè)。 B: Well take 500. B:我們要500個(gè) (17) A: We need seven of these . A:我們要七個(gè)這種的。 B: They come in cases of five . B:它們是

24、五個(gè)一箱。 A: Then ,send two cases please . A:這樣的話，就送兩箱吧。 B: Good . thank you for the order . B:好的，謝謝你的訂貨。 (18) A: We cant handle an order that small . A:這么少的數(shù)量，我們不能接受 B: What is the minimum we would have to order . B:那么我們至少得訂多少呢。 A: 300 pieces . A:300個(gè) B: I see ,send those ,then . B:哦，那就300個(gè)吧。 (19) A: W

25、e have a problem with your order . B: What is it ? A: We cant split open a case to fill your order . B: Ill see if we can take the whole case . A:你訂的貨有點(diǎn)問題。 B:什么問題。 A:因?yàn)槲覀儾荒懿鹣鋪頊愖隳愕挠喠俊?B:那我考慮看看是不是可以買整箱。 (20) A: Do you offer any quantity discounts ? B: No, we dont. A: Then give us three cases of this .

26、 A:大量購買有折扣嗎？ B:不，沒有。 A:那么這種的就買三箱好了。 報(bào)價(jià)篇: (21) A: You could save a lot if you would order a little more . B: How could we do that ? A: We offer a discount for large orders . B: Let me take another look at our requirements . A:如果你單子下得多一點(diǎn)，可以省不少的錢。 B:怎么說呢？ A:我們對(duì)大量訂購有打折。 B:那我們看看我們的需要量有多少 (22) A: Your pri

27、ces seem a little high . B: We could make them lower for you . A: How ? B: If you order in large lots , well reduce the price . A:你們的價(jià)錢高了一些。 B:我們可以算你便宜一點(diǎn)。 A:怎么做呢？ B:如果你大量訂購，我們可以降價(jià) (23) A: We can offer a 10% discount for orders over 10000 pieces. B: Im not sure we can use that many . A: It would repr

28、esent quite a savings . B: Ok, Ill see what I can do . A:訂購一萬個(gè)以上，我們可以打九折。 B:我怕我們用不了那么多。 A:這省下的可是一筆不少的錢哩。 B:好吧，我考慮考慮吧 (24) A: Why are there three prices quoted for this part ? B: They represent the prices for different quantities. A: I see . B: The more you order , the more you will save . A:這種零件為什么有

29、三種不同的報(bào)價(jià)？ B:那表示不同的量有不同的價(jià)錢。 A:原來如此。 B:訂購愈多，省的錢愈多 (25) A: Is this your standard price ? B: Yes ,it is . A: It seems too high to me B: We can negotiate the unit price for large orders . A:這是你們的基本準(zhǔn)價(jià)嗎？ B:是的 A:好像貴了一點(diǎn)。 B:如果大量訂購，單價(jià)可以再談。   (26) A: Im calling about mistake on our last invoice . B: What was it ? A: We should have been given the large quanti