辦公室管理—調(diào)研論文

1、摘要辦公室在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，歷來有著十分重要的地位。它是各級(jí)各類部門制定、實(shí)施和修正決策的“中樞神經(jīng)”，是收集、加工、傳遞與反饋信息的綜合網(wǎng)絡(luò)，是溝通上下、協(xié)調(diào)四方、保證機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要“樞紐”。辦公室的主要任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、和部門服務(wù)。圍繞這“三個(gè)服務(wù)”辦公室必須發(fā)揮好參謀助手、督查督辦和綜合協(xié)調(diào)“三個(gè)作用”。 關(guān)鍵詞：辦公室工作 管理 作用淺談如何提升選礦廠辦公室工作的幾點(diǎn)想法辦公室是組織干部職工從事日常工作和參加社會(huì)活動(dòng)的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。它不僅是公司領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，還是溝通上下左右的橋梁和樞紐，也是公司的門面、窗口和后勤部。辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到整個(gè)機(jī)關(guān)政策的落實(shí)、

2、制度的執(zhí)行、工作的開展和成效的取得，對(duì)于一個(gè)企業(yè)單位的管理方式和管理效率具有不可估量的決定性作用。 一.辦公室工作在企業(yè)發(fā)展中的主要作用1.發(fā)揮參謀助手作用，增強(qiáng)主動(dòng)性 發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用，是實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的重要環(huán)節(jié)和前提。主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是為各級(jí)部門及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供信息；二是圍繞企業(yè)的中心工作組織調(diào)查研究；三是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖做好重要文稿的起草工作；四是就重大的處理提出對(duì)策性建議。 2. 發(fā)揮督促檢查作用，注重實(shí)效性 督促檢查是推動(dòng)決策落實(shí)的重要手段，也是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能。辦公室的督促檢查作用，主要體現(xiàn)在協(xié)助各級(jí)各部門確保企業(yè)決策的貫徹執(zhí)行。主要任務(wù)有三項(xiàng)，

3、即圍繞企業(yè)的重大決策、重要工作部署重點(diǎn)查辦；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志批示和交辦事項(xiàng)專項(xiàng)查辦；抓住職工反映較多和群眾反映強(qiáng)烈的問題主動(dòng)查辦。3.發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用，把握全局性 協(xié)調(diào)綜合是辦公室的一項(xiàng)基本職能，也是保證兩級(jí)機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的客觀要求，是貫穿辦公室工作各方面的一項(xiàng)重要任務(wù)。辦公室處在溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐位置，通過辦公室這個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，切實(shí)做好全局性的協(xié)調(diào)工作，促使上上下下圍繞中心、方方面面形成合力，同向運(yùn)轉(zhuǎn)，協(xié)力推進(jìn)。要通過辦文、辦會(huì)、辦事等日常工作的高效運(yùn)行，及時(shí)向基層和部門傳達(dá)企業(yè)的工作意圖，使企業(yè)的決策部署得以迅速貫徹落實(shí)，搞好協(xié)調(diào)綜合工作，對(duì)于辦公室職能的有效發(fā)揮起著非常重要的作用。 總之

4、，辦公室工作作用發(fā)揮的好與壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的辦公運(yùn)行，關(guān)系到企業(yè)決策的部署和落實(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性和艱巨性，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，提效率，促成效，推動(dòng)企業(yè)管理水平的不斷提高。二.目前辦公室工作的幾點(diǎn)不足 作為一名辦公室工作者，要想真正做好辦公室工作，就要不斷更新思想方式方法，不斷學(xué)習(xí)借鑒好的工作形式，不斷充實(shí)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，要明確工作目標(biāo)，清醒的認(rèn)識(shí)到自身的責(zé)任和定位，培養(yǎng)工作的激情與活力?，F(xiàn)在，就多年的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，就辦公室工作人員工作中存在的問題淺談幾點(diǎn)不足，希望對(duì)從事辦公室工作的同事有所驚醒和幫助。1.工作目標(biāo)不明確。一是辦公室整體工作缺乏總體目標(biāo)和規(guī)劃，不清楚辦公

5、室工作應(yīng)該做到什么程度，什么樣子，向一個(gè)什么方向發(fā)展。二是辦公室人員個(gè)人對(duì)自己的崗位也缺乏正確定位，上級(jí)安排一件事就做一件事，缺乏自己工作規(guī)劃和目標(biāo)。不會(huì)積極主動(dòng)去思考，去構(gòu)想以后的工作。工作中處于被動(dòng)狀態(tài)，缺乏主動(dòng)意識(shí)。  2.服務(wù)對(duì)象不清。辦公室人員服務(wù)對(duì)象不僅僅是單位領(lǐng)導(dǎo)，還有全局干部職工和整個(gè)單位形象。許多人很多時(shí)候都是認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的眼前事情做完做好就行，對(duì)基層干部和職工的需求不急、不管、不問，欠缺工作重心下移服務(wù)大眾的心態(tài)。 3.自身職責(zé)定位不準(zhǔn)。辦公室人員沒有明白辦公室工作就是服務(wù)的基本職責(zé)，認(rèn)為辦公室是機(jī)關(guān)中樞，是指揮機(jī)構(gòu)，什么都作單方面決定，而不是先向干部職工征求

6、工作意見和建議，造成制訂的許多辦法和措施，得不到領(lǐng)導(dǎo)的肯定和職工心悅誠(chéng)服的執(zhí)行。 4.工作措施創(chuàng)新不夠。目前，辦公室的工作措施基本上是延續(xù)以前年度的工作措施，依樣畫葫蘆，其管理方式也基本是按照崗位職責(zé)上面規(guī)定的主要事項(xiàng)而進(jìn)行。辦公室沒有根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、機(jī)構(gòu)、工作要求和社會(huì)形勢(shì)等客觀環(huán)境的變化而完善相關(guān)措施，更沒有提出新穎的創(chuàng)新舉措來提高工作效率。三.產(chǎn)生問題的根源分析以上問題的存在，形成了目前辦公室工作的按部就班和辦事效率較低的直接后果，直接影響了辦公室工作整體質(zhì)效，究其產(chǎn)生問題根源主要有五點(diǎn)。1.思想認(rèn)識(shí)缺位。辦公室人員沒有認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要地位和作用，沒有認(rèn)識(shí)到辦公室既是一個(gè)科室

7、，也是一個(gè)指揮機(jī)關(guān)。作為指揮機(jī)關(guān)，它需要具有協(xié)調(diào)全局，協(xié)調(diào)內(nèi)外和前瞻性工作的思想意識(shí)和工作舉措。更沒有認(rèn)識(shí)到辦公室工作的好與不好將直接關(guān)系到一個(gè)單位的好與不好問題，也關(guān)系他自己的能力、水平在別人心中的地位問題，這是問題產(chǎn)生的根本因素。  2.規(guī)章制度不嚴(yán)。規(guī)章制度不嚴(yán)，或者是規(guī)章制度執(zhí)行不嚴(yán)也是造成辦公室工作效率不高的重要原因。對(duì)于出現(xiàn)的許多違規(guī)、違紀(jì)問題，由于過多地考慮到人與人之間的關(guān)系等問題，沒有嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行責(zé)任追究，有了第一次，就會(huì)有第二次，有了第一人，就會(huì)有第二人，如此行之，便失去了制度對(duì)人的約束，失去了人對(duì)制度的遵從，也失去了辦公室人員努力做事的工作責(zé)任壓力基礎(chǔ)。3

8、.競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制缺乏。缺乏對(duì)干部職工工作積極性的調(diào)動(dòng)，除一些客觀因素外，在很大程度上，源于干部人事崗位上下及淘汰的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制缺乏，這個(gè)問題也是辦公室工作不能大步前進(jìn)的重要影響因素。4.人員技能不能滿足工作需要。辦公室工作覆蓋面寬，業(yè)務(wù)項(xiàng)目多，工作要求高，因此辦公室人員需要具有較寬的知識(shí)面和專業(yè)技能基礎(chǔ)，比如：文秘、保密、檔案、責(zé)任追究等工作，都需要相當(dāng)?shù)墓ぷ魉胶凸ぷ骷记?，而目前辦公室人員基本上都不是相應(yīng)專業(yè)學(xué)校出身.5.部分人員缺乏激情與活力。工作不緊不慢，不講速度，人員精神面貌萎靡不振，沒有進(jìn)取之心，不積極主動(dòng)地承辦工作。對(duì)待來人來客不熱情，協(xié)助工作不熱心。不積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策，不積極主動(dòng)

9、做好自身工作，遇事拖沓，辦事推諉。甚至有部分人覺得工作創(chuàng)新思路提得越多就是自己給自己增加更多麻煩，有認(rèn)為是自找苦吃的心態(tài)。四.如何提升辦公室工作能力的幾點(diǎn)想法根據(jù)在廠辦室多年以來的工作。我深知廠辦室不僅僅是一個(gè)科室機(jī)構(gòu)，更是選礦廠的一個(gè)很重要的形象“窗口”，是溝通和聯(lián)系其它部門的“紐帶”，也是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為其他各部門服務(wù)的綜合性部門。對(duì)于如何提高辦公室工作能力，僅我個(gè)人有以下幾點(diǎn)想法：1.明確工作目標(biāo)。平時(shí)的工作應(yīng)緊緊圍繞這一階段的重點(diǎn)工作來做，圍繞著每一階段的重點(diǎn)工作的完成情況來布置和安排工作，實(shí)時(shí)了解公司當(dāng)前的工作中心任務(wù)和存在的主要問題，不斷提高辦公室工作人員的認(rèn)識(shí)水平和判斷能力。辦

10、公室有許多比較緊急的事和雜事，還有些比較復(fù)雜難完成的工作，所以我個(gè)人認(rèn)為必須集中精力從主要到次要合理安排人員搭配，處理好完成重要工作和次要工作的關(guān)系，使大家能做到做事堅(jiān)持原則但又不呆板。2.明確服務(wù)對(duì)象。廠辦室有一個(gè)最大的工作特征，那就是有許多服務(wù)性的工作，其主要也就是兩個(gè)方面：第一就是“政務(wù)”，主要是上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等工作，在這一方面，需要做到的就是能幫領(lǐng)導(dǎo)處好主意，或是想辦法給領(lǐng)導(dǎo)好的建議，把領(lǐng)導(dǎo)交代的事情辦好，能迅速準(zhǔn)確的貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖。第二個(gè)就是“事務(wù)”，主要是輔助性、手段性和事務(wù)性的工作，在這一方面，我們要做好的就是讓其他部門“滿意”，再麻煩的事情也要任勞任怨，學(xué)會(huì)埋頭苦

11、干但又要經(jīng)常總結(jié)，做到任何工作都有布置、有檢查、有督促、有落實(shí)。在做好以上服務(wù)性的工作的同時(shí)，還要有寬闊的胸襟、良好的心態(tài)，有甘愿為普通職工群眾服務(wù)的熱情，不煩不厭的做好每一項(xiàng)服務(wù)細(xì)小的工作。3.準(zhǔn)確定位自身責(zé)任，立足本職，提高素質(zhì)。每天上班時(shí)，都應(yīng)先把一天的工作梳理一下，明確今天必須要完成那些事情，那些事情完成到什么情況，要心中有數(shù)。因?yàn)檗k公室很多工作人員并不是專業(yè)人員，有許多工作我們都是在邊學(xué)習(xí)、邊實(shí)踐、邊總結(jié)，所以這就要求我們平時(shí)從細(xì)節(jié)方面要嚴(yán)格要求自己，時(shí)時(shí)明確自身責(zé)任，平時(shí)多看相關(guān)書籍、資料，多練筆寫作，不斷提高自己公文寫作的能力。在溝通協(xié)調(diào)性的工作方面能多觀察，平時(shí)多動(dòng)腦子，相互之

12、間能經(jīng)常提醒并給一些好的建議加以改進(jìn)，通過不斷的自我完善來提升自身工作素質(zhì)。4.在突破中求進(jìn)步，在創(chuàng)新中求發(fā)展。辦公室的工作復(fù)雜多變，這就要求辦公室的工作人員要有一定的創(chuàng)新意識(shí)。我想首先應(yīng)該做到的就是觀念創(chuàng)新，必須要適應(yīng)形式的變化和發(fā)展，開拓思維，勇于在各項(xiàng)工作中實(shí)踐新的方式方法。其次還應(yīng)該具備的就是創(chuàng)新管理，要學(xué)習(xí)隨著環(huán)境和形式的變化及時(shí)的改進(jìn)以前工作中落伍的管理方式手段，要做好辦公室的工作，就要會(huì)在工作中不斷總結(jié)、改進(jìn)和創(chuàng)新，這樣才能把工作水平推向一個(gè)更高的高度。最后，辦公室部門是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，細(xì)節(jié)上雖然大家都有各自不同工作分工，但平時(shí)還是應(yīng)該注重工作經(jīng)驗(yàn)交流。長(zhǎng)期的相互交流中，能夠幫助對(duì)方在工作中快速找準(zhǔn)定位，理清思路，快速進(jìn)入工作狀態(tài)?！叭诵?，必有我