公司會(huì)議及接待管理規(guī)定0001

1、公司會(huì)議及詼詹理規(guī)定LOGO HEREPrepared on 22 November 2020公司會(huì)議及接待管理規(guī)定、目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，保障會(huì)議質(zhì)量，降低管理成本，特制會(huì)議及接待管 理制度。二、會(huì)議類別會(huì)議類別分公司內(nèi)部會(huì)議和公司外部會(huì)議，其中公司外部會(huì)議包括主辦、 承辦、參加三種類型。(-)公司內(nèi)部會(huì)議1、總經(jīng)理辦公會(huì)(1) 總經(jīng)理辦公會(huì)是由總經(jīng)理本人或委托人定期召開(kāi)的工作例會(huì)。(2) 參加人員為總經(jīng)理層、總經(jīng)理辦公室、企業(yè)管理部及相關(guān)的部門(mén)負(fù)責(zé) 人。(3) 時(shí)間原則上定為每周曰下午。2、部門(mén)經(jīng)理例會(huì)(1) 部門(mén)經(jīng)理例會(huì)由公司層面組織的部門(mén)會(huì)議。(2) 會(huì)議由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)主持。參加人

2、員為總經(jīng)理層、各部門(mén)負(fù)責(zé)人(負(fù)責(zé)人出差時(shí)由部門(mén)行政主管或指定代理人參會(huì))。(3) 會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)整理，經(jīng)主管總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn) 后在公司OA上發(fā)布，會(huì)議紀(jì)要在總經(jīng)理辦公室存檔。3、部門(mén)例會(huì)(1) 部門(mén)例會(huì)是由各部門(mén)負(fù)責(zé)人定期召開(kāi)的工作例會(huì)。(2) 例會(huì)時(shí)間由各部門(mén)根據(jù)部門(mén)工作開(kāi)展合理安排，原則上每半月召開(kāi)一 次。(3) 會(huì)議紀(jì)要由各部門(mén)行政肋理負(fù)責(zé)整理，每月28曰之前報(bào)總經(jīng)理辦公 室存檔。4、項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議(1) 項(xiàng)目組內(nèi)部會(huì)議。項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)需要，主持召開(kāi)項(xiàng)目組內(nèi)部會(huì)議，由 項(xiàng)目經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要由各自部門(mén)負(fù)責(zé)存檔備查。(2) 與客戶溝通的相關(guān)會(huì)議。項(xiàng)目組與客

3、戶進(jìn)行溝通或匯報(bào)項(xiàng)目的工作情 況時(shí)，由項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目組指定人員記錄客戶的意見(jiàn)，并形成會(huì)議紀(jì)要，由客 戶簽字確認(rèn)后提交企業(yè)管理部存檔，同時(shí)報(bào)送主管總經(jīng)理。(3) 對(duì)于公司組織召開(kāi)項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議及驗(yàn)收會(huì)議，由企業(yè)管理部組織召 開(kāi)。項(xiàng)目管理員或項(xiàng)目經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，并于次曰呈會(huì)議主持 人員，經(jīng)審批后在項(xiàng)目中存檔。(4) 對(duì)于聘請(qǐng)外部專家召開(kāi)的項(xiàng)目評(píng)審會(huì)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織召開(kāi)。由項(xiàng) 目管理員或項(xiàng)目經(jīng)理指定人員記錄會(huì)議紀(jì)要，并于次曰呈會(huì)議主持人員，經(jīng)審 批后在項(xiàng)目中存檔。5、公司大會(huì)公司大會(huì)為公司層面董事會(huì)、全體員工大會(huì)等公司規(guī)模會(huì)議，會(huì)議安排由 總經(jīng)理辦公室或企業(yè)管理部統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。(-)公司外

4、部會(huì)議由公司主辦、承辦的外部會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，具體由市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo) 部負(fù)責(zé)組織會(huì)議的準(zhǔn)備與接待工作，會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議材料由專人提交企業(yè) 管理部存檔，對(duì)于公司派出參加的外部會(huì)議，參會(huì)人員在會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議 紀(jì)要（會(huì)議影音材料）和資料交企業(yè)管理部存檔。二、會(huì)議的準(zhǔn)備1、所有會(huì)議主持人和參會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括會(huì)議室準(zhǔn) 備、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、會(huì)議所需材料、會(huì)議決定草案、通知與會(huì)人等）。2、參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議并簽到，手機(jī)保持振動(dòng)狀態(tài)，不得由于接聽(tīng)電話 而影響他人。3、會(huì)議涉及機(jī)密事件，所有與會(huì)者要執(zhí)行保密制度，不得外傳泄密，否則 按公司有關(guān)規(guī)定處理。4、會(huì)議形成的決議應(yīng)由會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人

5、責(zé)成專人及時(shí)書(shū)面或者口頭通知有關(guān)執(zhí) 行部門(mén)，并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)情況。三、會(huì)議記錄1、會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄"的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原 則及會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。2、會(huì)議記錄員應(yīng)遵守的規(guī)定（1）做好會(huì)議的考勤記錄，填寫(xiě)參加會(huì)議人員簽到表（見(jiàn)附件3）, 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理會(huì)議紀(jì)要。（2）會(huì)議紀(jì)要整潔、清晰，在記錄中要注明“待解決內(nèi)容"和“會(huì)議決 定”等字樣。（3）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束兩個(gè)工作曰內(nèi)呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。四、會(huì)議費(fèi)用管理1、涉及到費(fèi)用的會(huì)議，會(huì)議組織方需提供會(huì)議用款申請(qǐng)表（見(jiàn)附件2）.經(jīng)批準(zhǔn)后從財(cái)務(wù)領(lǐng)取備用金，會(huì)議結(jié)束三個(gè)工作曰內(nèi)

6、，提供會(huì)議申報(bào) 表（見(jiàn)附件6）,對(duì)費(fèi)用情況進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，履行報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。2、會(huì)議組織方嚴(yán)格遵守各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)，不得有瞞報(bào)、漏報(bào)的行為，會(huì) 議的各類費(fèi)用開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)附件6。五、會(huì)議的成果管理會(huì)議結(jié)束兩個(gè)工作曰內(nèi)，會(huì)議紀(jì)要與相關(guān)資料交企業(yè)管理部存檔，若 有錄音文件要一并存檔。會(huì)議紀(jì)要由企業(yè)管理部上傳公司OA,方便員工 知識(shí)共享。六、會(huì)議接待1、接待管理：總經(jīng)理辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門(mén)來(lái)訪預(yù)約時(shí)，了解來(lái)賓基本 情況確定接待方式。必要時(shí)由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，會(huì)議接待成立會(huì)務(wù)組，填報(bào)會(huì)議任務(wù)單（見(jiàn)附件1）確定會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目會(huì)議會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人原則 上由業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理扌日任，其他由辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)務(wù)組

7、負(fù)責(zé)人依據(jù)實(shí)際情況 填報(bào)客戶接待計(jì)劃表和會(huì)議接待計(jì)劃表，統(tǒng)籌會(huì)務(wù)組其他人員的安 排。每次會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理辦公室對(duì)會(huì)務(wù)人員表現(xiàn)進(jìn)行考 核打分，填報(bào)會(huì)務(wù)考核打分表（見(jiàn)附件7）,考核結(jié)果作為薪資、職位與 獎(jiǎng)金調(diào)整的重要參考。2、接待禮儀:(1) 儀表：面容清潔，衣著得體。(2) 舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。(3) 言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和、禮貌文雅。(4) 態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。(5) 迎接來(lái)賓時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候于公司門(mén)口或車(chē)站機(jī) 場(chǎng)，接待人員引見(jiàn)介紹主賓時(shí)，要注意順序。(6) 接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋 中。(7) 過(guò)走廊時(shí)：通常走在客人的右

8、前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步， 轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說(shuō)“這邊請(qǐng)"。(8) 進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。(9) 座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后 同事。(10) 送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門(mén)口、汽車(chē)旁，招手待客 人遠(yuǎn)去，方可離開(kāi)。本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件1會(huì)議任務(wù)單會(huì)議名稱會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人時(shí)間地點(diǎn)會(huì)議內(nèi)容5范圍會(huì)務(wù)組成員及職責(zé)總經(jīng)理辦公室（市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部）意見(jiàn)公司總經(jīng)理層意見(jiàn)附件2：用款申請(qǐng)表會(huì)議名稱申請(qǐng)人時(shí)間金額參會(huì)人員及職責(zé)說(shuō)明會(huì)議用款情況說(shuō)明及預(yù)算 部門(mén)經(jīng)理：總經(jīng)理辦公室（市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部）意見(jiàn)公司總經(jīng)理層附件3 :會(huì)參加會(huì)議人員簽到表序號(hào)姓名單位簽字12345678910附件4：專家組名單表序鑒定會(huì)職務(wù)姓名工作單位現(xiàn)從事專 業(yè)職稱聯(lián)系方式12345附件5 :專家咨詢費(fèi)發(fā)放表姓名身份證號(hào)咨詢費(fèi)金額/元代扣營(yíng)業(yè)稅 /元代扣所得稅/元實(shí)發(fā)金 額簽名合計(jì)批準(zhǔn)：審核：制表:附件8：會(huì)議申報(bào)表會(huì)議名稱會(huì)議主要議 題與會(huì)總?cè)藬?shù)會(huì)議時(shí)間至經(jīng)費(fèi)來(lái)源費(fèi)用項(xiàng)目單人標(biāo)準(zhǔn)人數(shù)天數(shù)金額辦公費(fèi)伙食費(fèi)住宿費(fèi)交通費(fèi)租會(huì)議室會(huì)議資料費(fèi)其他費(fèi)用合計(jì)主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人辦公室審核財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)理審批會(huì)務(wù)考核打分表內(nèi)容得分說(shuō)明（2分及以下請(qǐng)說(shuō)