幾招教你玩轉(zhuǎn)Excel財務(wù)

1、更多企業(yè)學(xué)院：中小企業(yè)管理全能版183套講座+89700份資料總經(jīng)理、高層管理49套講座+16388份資料中層管理學(xué)院46套講座+6020份資料國學(xué)智慧、易經(jīng)46套講座人力資源學(xué)院56套講座+27123份資料各階段員工培訓(xùn)學(xué)院77套講座+ 324份資料員工管理企業(yè)學(xué)院67套講座+ 8720份資料工廠生產(chǎn)管理學(xué)院52套講座+ 13920份資料財務(wù)管理學(xué)院53套講座+ 17945份資料銷售經(jīng)理學(xué)院56套講座+ 14350份資料銷售人員培訓(xùn)學(xué)院72套講座+ 4879份資料更多企業(yè)學(xué)院：中小企業(yè)管理全能版183套講座+89700份資料總經(jīng)理、高層管理49套講座+16388份資料中層管理學(xué)院46套講座+

2、6020份資料國學(xué)智慧、易經(jīng)46套講座人力資源學(xué)院56套講座+27123份資料各階段員工培訓(xùn)學(xué)院77套講座+ 324份資料員工管理企業(yè)學(xué)院67套講座+ 8720份資料工廠生產(chǎn)管理學(xué)院52套講座+ 13920份資料財務(wù)管理學(xué)院53套講座+ 17945份資料銷售經(jīng)理學(xué)院56套講座+ 14350份資料銷售人員培訓(xùn)學(xué)院72套講座+ 4879份資料幾招玩轉(zhuǎn)Excel財務(wù)也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百財務(wù)報表，也許你已利用Excel函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運算，也許你認(rèn)為 Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Exce

3、l2002中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效 性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1. 在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)” 等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2. 選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后, 按“回車”鍵進行確認(rèn)。仿照上面的操作，將 B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”3. 切換到Sheetl中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列 （如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)f有效 性”

4、命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企 業(yè)”，“個體企業(yè)”序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序 列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。4. 選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單 元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，

5、如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠 標(biāo)，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時 調(diào)用。1. 在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單按“更改所選容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱 （如“常用文 檔” ）。2. 再在“類別”下面任選一項 （ 如“插入”選項 ） ，在右邊“命令”下面任選一項 （ 如 “超”選項 ），將它拖到新菜單 （常用文檔 ）中，并仿照上面的操作對

6、它進行命名 （如“工資 表”等 ），建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3. 選中“常用文檔”菜單中某個菜單項 （如“工資表”等 ），右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷 菜單中，選“分配超一打開”選項，打開“分配超”對話框。通過按“查找圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿（如“工資.Xis ”等）文件夾，并選中該工作簿文檔重復(fù)上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超起來。4. 以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜 單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。提示：盡管我們將“超”選項拖到了 “常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單 中“超”菜單

7、項和“常用”工具欄上的“插入超”按鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于 2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。1. 打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式-條件格式”命 令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“ 2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話 框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2. 按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大

8、于等于1500,字體設(shè)置為藍(lán)色”；小于1000,字體設(shè)置為“棕色”）。3. 設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制 作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。1. 執(zhí)行“工具宏錄制新宏命令，打開錄制新宏對話框，輸入宏名如“ fuhao1 ”并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄 制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，

9、一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2. 打開“自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工 具欄”對話框，輸入名稱“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按 鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上 （有多少個特殊符號就拖多少個按鈕 ） 。3. 選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第 2 個秘技的第 1 點對它們進行命名。4. 右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指 定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏 （如 fuhao1 等） ，確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏起來。5.

10、關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具 欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1. 打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行（或列） 標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列 ）隱藏起來。2. 執(zhí)行“視圖一視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按 鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱 （如“上報表” ）后，單擊“確定”按鈕。3. 將隱藏的行 （或列） 顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的

11、打印視面。4. 以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊 “顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就 0K 了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順 序，也不是按筆畫順序，怎么辦 ?可采用自定義序列來排序。1. 執(zhí)行“格式一選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標(biāo)簽中，在 “輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列 （如“機關(guān) ,車隊,一車間,二車間, 三車 間”等 ），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2. 選中“部門”列中任意一個

12、單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一排序”命令，打開“排序”對話 框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義 的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1. 選中需要隱藏容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式f單元格”命令，打開“單元格格 式”對話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型” 下面的方框中輸入“；” （ 三個英文狀態(tài)下的分號 ） 。2. 再切換到“保護”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3. 執(zhí)行“工具f保護f保護工作表”命

13、令，打開“保護工作表”對話框，設(shè)置好密碼 后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的容不再顯示出來，就是使用Excel 的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“V”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入 法實在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢 ?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)f有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性” 對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項 后，“確定”退出。以后

14、當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法 （輸入法列 表中的第 1 個中文輸入法 ）自動打開，當(dāng)選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如電腦報而煩惱呢？那就往下看吧。1. 執(zhí)行“工具f自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2. 在“替換”下面的方框中輸入“ pcW(也可以是其他字符，“ pcW用小寫 )，在 “替換為”下面的方框中輸入“電腦報”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3. 以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“ pcW字符此時可以不考慮“ pcW的大小寫，然后確認(rèn)一下就成了。十、在Excel中自定義

15、函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來 完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：1. 執(zhí)行“工具f宏f Visual Basic 編輯器”菜單命令(或按“ Alt+F11 ”快捷鍵)，打 開 Visual Basic 編輯窗口。2. 在窗口中，執(zhí)行“插入f模塊”菜單命令，插入一個新的模塊一一模塊1。3. 在右邊的“代碼窗口 ”中輸入以下代碼：Fu nction V(a,b,h)V = h*(a+b)/2E nd Fu nction4. 關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函

16、數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢？1. 執(zhí)行“格式f工作表f背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背 景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2. 在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時選中這些單元格（區(qū)域）03. 按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的 單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片被“白色”遮蓋了 ）。提示 襯在單元格下

17、面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“ &來合并文本如果我們想將多列的容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。1. 在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1 &C1&D12. 再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的容即被合并到 E列對應(yīng)的單元格中。3. 選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯-選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕，E列的容（不是公式）即被復(fù)制到F列中。4. 將B、C、D、E列刪除

18、，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第 3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。十三、快速打印學(xué)生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便 方法。此處假定學(xué)生成績保存在 Sheetl工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱1. 切換到Sheet2工作表中，選中 A1單元格，輸入公式：=IF(M0D(R0W()3)=0 ,，IF(0MOD ROW() 3(=1 , sheet1

19、 ! A$2, INDEX(sheet1 ! $A: $G,INT(ROW()+4)/3)+1) ， COLUMN()2. 再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3. 調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學(xué)生的成績條區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框 線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框 （如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作 ）。4同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊

20、“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按 住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、 Excel 幫你選函數(shù) 在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。 Excel 的“搜索函數(shù)”功 能可以幫你縮小圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入-函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中 輸入要求 （如“計數(shù)” ），然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選 出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確 定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格的數(shù)據(jù)

21、 有時，我們編輯某個工作表 （Sheet1） 時，需要查看其它工作表中 （Sheet2 、Sheet3）某個單元格的容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖f工具欄f監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān) 視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添 加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格 的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在 Excel 2002 以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩， Excel 2002 對此功能進行了全新的拓

22、展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪 圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖-工具欄-邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū) 域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示： 如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯 誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。 如果需要畫出不同顏色的邊 框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫 邊框即可。 這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當(dāng)

23、你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的 單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候， Excel 就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好 啊! 要實現(xiàn)這一功能，對 Excel 來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方 便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜 單的 “有效性”選項。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長 度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“ 4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo) 題

24、”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法 ! ”和 “請輸入四位數(shù)年份?！弊謽印：茱@然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時， Excel 就會彈出示的警 告對話框，告訴你出 錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神 奇吧 ?其實，在 Excel 的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比 如 “文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主，自 己設(shè)計一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的 Excel 展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多表格的固定單元格我們知道每次打開 Excel ，軟件總是默認(rèn)打開多工作表。由此就可看出 Excel 除了

25、擁 有強大的單表格的處理能力，更適合在多相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多表格的相同單元格中輸入同樣的容那么如何 對表格進行成組編輯呢 ?首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽名“ Sheet1”， 然后按住 Shift 鍵，單擊最后一表格的標(biāo)簽名“ Sheet3”（ 如果我們 想關(guān)聯(lián)的表格不在一 起，可以按住 Ctrl 鍵進行點選 ） 。此時，我們看到 Excel 的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作 組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工 作了。在需要一次輸入多表格容的單元格 中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出

26、相應(yīng)容了。但是，僅 僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng) 一改變格式該怎么辦呢 ?首先，我們得改變第一表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時， Excel 會彈出“填充成 組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定” 后，同組中所有表格 該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在 Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而 是函數(shù)。不要以為 Excel 中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的容， Excel 都 有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大

27、小寫。在 Excel 2002 中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPEF源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“ =LOWE源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“ =PROPE源數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個單詞 的首字母為大寫等。例如，我們在一表格的 A1 單元格中輸入小寫的“ excel ”，然后在目 標(biāo)單元格中輸入“ =UPPER（A1”） ，回車后得到的結(jié)果將會是“ EXCE”L 。同樣，如果我們 在A3單元格中輸入“ mr.weiwei ”，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“ =PROPER（A3），那 么我們得到的結(jié)果就將是“ Mr.Wei

28、wei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事 的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工、籍貫等信息。如果我們想快速從 A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“ =RIGHT源數(shù)據(jù)格，提取 的字符數(shù)）”函數(shù)，它表示“從 A4單元格最右側(cè)的字符開始提取 2個 字符”輸入到此位 置。當(dāng)然，如果你想提取的話，則要使用“ =LEFT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)）”函數(shù)了。 還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是 直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們 要想從A5單元格中提取“”兩個字時，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID（A5,4

29、,2） ”就可以了。意思 是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第 4和第5兩個一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文 的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復(fù)雜的問題。因為它沒有一個十分固定的 模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“ th ”后綴，但大凡是以“ 1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“ st”“ 13”這 3 個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以 雜。其實，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)， 請看：“ =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),SE (RIGHT(A2), st , nd , rd 明確： 如果數(shù)字是以“ 11”、“12” 原則無效，

30、則檢查最后一個數(shù)字，以“3”結(jié)尾使用“rd”； 如果第 1、序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。、“ nd” 和“ rd ”結(jié)尾的。而且，“ 11”、“12”、 th ”結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復(fù) 只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，ffff),ffth ，IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOth )”。該公式盡管一長串，不過含義卻很 “ 13”結(jié)尾的，則加上“ th”后綴；如果第1 ”、以“ 2”結(jié)尾使用“ nd”、以 基數(shù)詞和1 ”結(jié)尾使用“ st2 原則都無效，那么就用“ th ”。因此，二十二、用特殊符號補齊位數(shù)和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有

31、一種約定俗成的“安全填寫法”，那 就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“ REPT函數(shù)。它的基本格式是“ =REPT(“特殊符 號”，填充位數(shù) )”。比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“ #”號填充至16位，就只須將公式 改為“ =(A2&REPT( # ,16- LEN(A2) ”即可；如果我們要將 A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“ =REPT( #，16-LEN(A3) &A3 ;另外，如果我 們 想用“ #”號將 A4 中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“ =REPT( # ,8-

32、LEN(A4)/2)&A4&REPT( # )8- LEN(A4)/2) ”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在 A5 單元格數(shù) 字的頂頭加上“ $”符號的話，那就改為：“ =(TEXT(A5, $#,#0.00 (&REPT( # ,16-LEN(TEXT(A5, $#,#0.00 ) ”，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“ REPT函數(shù)另一項衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純 文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格 中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算”月份的

33、顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D 列”的數(shù)值，用“ Wingdings 字體的“ N字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在 E3單元格中寫入公式“ =IF(D30,REPT( n，ROUND(D3*100,0), ”，也拖動填充柄至G14我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字?jǐn)?shù)有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的總字 數(shù)。要解決這個問題，除了利用到“ SUBSTITUTE函數(shù)的虛擬計算外，還要動用“ TRIM函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“ho

34、w many words?字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1) -LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1), , ，“ )+1)該式的含義是先用“ SUBSTITUTE函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“ TRIM函數(shù)刪 除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格的數(shù) 量，最后將空格數(shù) +1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這是 Excel 2002 中的新工具。如果你在安裝 Excel 2002 時選擇的是默認(rèn)方式，那 么很可能不能在“工具菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具菜

35、單中的“加載 宏，然后在彈出窗口中勾選“歐元工 具選項，“確定后 Excel 2002 就會自行安裝 了。完成后我們再次打開“工具菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與 Excel 的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠 標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域和“目標(biāo)區(qū)域，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“ 100 歐元分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當(dāng)然，為了使歐 元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊 Excel 工具 欄上的“歐元按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后 的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個超級搜索引擎我們知道，Excel表格和Word中的

36、表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有 容（包括靜態(tài)文本 ） 都納入了數(shù)據(jù)庫的疇之。我們可以利用“函數(shù)查詢”，對目標(biāo)數(shù)據(jù)進行 精確定位，就像網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。比如在所示的表格中，從 A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個“函數(shù)查詢”區(qū)域。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們在“輸入學(xué)生”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學(xué)生的各科成績。具體實現(xiàn)的方法如 下：將光標(biāo)定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇“ VLOOKUP函數(shù)，點“確 定”。在隨即彈出的“函

37、數(shù)參數(shù)”窗口中我們設(shè)置 “Lookup_value ” （指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值 ）為“ C8 （即搜索我們在 C8單元格中 填入的人名）；“Table_array ” （指數(shù)據(jù)搜索的圍）為“ A2 : B6（即在所有學(xué)生的“語 文”成績中搜索 ）；“Col_vindex_num” （ 指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號）為“2” （即數(shù)值在第2列）；“ Range_lookup” （指是否需要精確匹配）為“ FALSE （表明不是。如果 是，就為“ TURE ）。設(shè)定完畢按“確定”。此時回到表格，單擊 C9單元格，我們看到“ fx”區(qū)域中顯示的命令行為“= VLOOKUP（C8A2： B6

38、, 2, FALSE”。復(fù)制該命令行，在 C10 C11、C12、C13單元格中分 別輸入：“ =VLOOKUP（C8 A2 : C6, 3, FALSE” ；“ =VLOOKUP（C8 A2 : D6, 4, FALSE）”；“ =VLOOKUP（C， 8 A2： E6， 5， FALSE）”；“ =VLOOKUP（C， 8 A2： F6， 6， FALSE” （其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述）。接下來，我們就來檢驗“ VLOOKUP函數(shù)的功效。試著在“ C8單元格中輸入某個學(xué) 生名,比如“耀”,回車之下我們會發(fā)現(xiàn),其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生 的入學(xué)成績了。二十七、 Exce

39、l 工作表大綱的建立和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將 關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一表格上名目繁多,但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性,那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域,然后點擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯 總”選項。并在彈出菜單的“選定匯總項”區(qū)域選擇你要匯 總數(shù)據(jù)的類別。最后,如圖 19所示,現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎 ?當(dāng)然,如果你還想查看明細(xì)的話,單擊表格左側(cè) 的“ +”按鈕即可。二十八、插入“圖示”盡管有 14大類 50多種“圖表”樣式給 Excel 撐著腰,但對于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系,常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新

40、版本Excel 2002 中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū) 6 種樣式，但對于說 明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要 顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選 擇“組織結(jié)構(gòu)圖”；而要表達(dá)資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖”；當(dāng)然，要說明各種 數(shù)據(jù)的交 *重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖 20 所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調(diào)出“圖示”工具欄。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫”甚至還可以多 添加幾個圓環(huán)。二十九、熟悉 Excel 的“從文本到語音”這是 Excel 2002 中的一個搶眼的新功能。它就是讓 Office 軟件不僅能寫、能算，還 要能

41、看、能說。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的 Office 不 論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。按照 Office 的默認(rèn)安裝，你可能還不能在 Excel 的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝 了“從文本到語音”的選項后，就可以在 Excel 的“工具”菜單 中看到“語音”項目 了。如圖 21 所示，打開一個表格，隨便選擇其中的容，然后單擊“從文本到語音”工具 欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時一個帶有磁性的聲 音就開始一字一句地朗讀了。值得 一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點符號時， Excel 的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一 點和其他軟件完全不同，筆者

42、認(rèn)為這 樣的處理更加自然。還有一點需要說明的是，如果你想調(diào)整 Excel 2002 中語音朗讀的速度，可以在“控 制面板”中雙擊“語音”圖標(biāo)，然后在“文字到語音”卡片上調(diào)整即可三十、 Excel 中“攝影”功能的妙用這個功能比較另類，似乎和計算、統(tǒng)計、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因為它的 作用竟然是“抓屏” ! 而且還不是像“ PrintScreen ”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允 許讓你通過鼠標(biāo)進行選擇，“指哪抓哪”。要找到這個功能還不太容易，我們點擊 Excel “工具”菜單的“自定義”選項。在 “命令”卡片的“類別”中點“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕， 并將它拖到 工具欄的任意

43、位置。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們 （ 圖 23） ，然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍”了下 來。然后將鼠標(biāo)移動到需 要顯示“照片”的地方 （當(dāng)然，也可以是另一表格 ） ，再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被 “拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。當(dāng) 然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工 具欄。很顯然， Excel 是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進行旋轉(zhuǎn)、縮放處 理。不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片 ! 你可以試著改動原來被我們“拍 攝”下來的表格數(shù)據(jù)看看刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更 新了!三十一、在多表格間實現(xiàn)公

44、用數(shù)據(jù)的和引用也許我們會奇怪，為什么每次打開 Excel ，軟件總是打開了一個由 3 空白表格組成的 文件組呢 ?如果你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算項目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單*一表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當(dāng)十的制勝法 寶。比如我們首先制作“ Sheetl ”為“一班學(xué)生成績表”，“ Sheet2”為“二班學(xué)生成績 表”，然后來到“ Sheet3”，想 進行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平 均分”的計算。此時我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對話 框中，利用

45、數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元 格就行了。你看，如圖 24所示，這時函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“X班學(xué)生成績表 ！ xx單元格” 的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“Sheet3 ”的目標(biāo)位置都會適時進行重新計算。三十二、“馴服” Excel 2002 的剪貼板窗口Excel 2002 極改進了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納 24個項目 （而 Excel 2000 只能容納 12個）。而且，這個剪貼板可以在任何Office 應(yīng)用程序之間來回拷貝，所以對于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間， 讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡單