內部審計溝通方式及其有效性和及時性的研究

1、內部審計溝通方式及其有效性和及時性的研究         08-07-29 15:50:00     作者：司春萍     編輯：studa20 有效溝通是內部審計日常工作的重要組成部分，貫穿于審計的整個過程。筆者在與一些被審計單位接觸過程中，經(jīng)常有意、無意地聽到一些人員“報怨”審計部門。如：“吹著沙土找裂縫、吹毛求疵找茬、打破沙鍋問到底”等等。無論是玩笑話，還是真心話，都流露出對內部審計工作不了解、不接受及埋怨情緒，以至于出

2、現(xiàn)了“怕審計、煩審計、躲審計”的情況。主要是因為：被審計人員害怕不利的審計發(fā)現(xiàn)導致受到批評；害怕因審計建議而改變日常的工作習慣；上級主管部門根據(jù)報告揭露的缺陷采取懲罰措施；過分吹毛求疵、只關注缺陷的審計報告；懷有敵意的審計風格，即過分關注無關緊要的錯誤，以檢查官的口氣提出問題，更注重于展示所發(fā)現(xiàn)的過失而不是提出能夠改善現(xiàn)狀的建設性意見。如何改變被審計人員的敵對情緒呢，除了內部審計部門本身宣傳不夠和人們主觀意識判斷錯誤外，主要原因還是內部審計人員缺乏與被審計單位必要的溝通交流。有效地溝通交流，可化解誤會、消除矛盾和解決問題。反之，則影響審計工作開展。要提高審計項目質量，與被審計單位的溝通交流是關

3、鍵。溝通既是內部審計工作者必備的素質要求，也是做好內部審計工作的一個重要方法。那么，筆者從溝通的方式、溝通的有效性、溝通的及時性與大家共同研究探討。 一、內部審計溝通的方式IIA的內部審計實務標準指出：“內部審計師應具有進行口頭和書面交流的技能，以便能清楚地和有效地傳達諸如審計目的、評價、結論和建議等事項?！备鶕?jù)實施的具體途徑，這里把溝通方式劃分為口頭溝通和書面溝通。（一）口頭溝通方式口頭溝通，是以口頭語言進行信息交流，內部審計人員利用口頭語言進行信息交流的方式，包括詢問、會談、調查、討論、會議、征求意見等。例如：通過詢問被審計單位職能部門來了解組織的相關情況；與被審計單位負責人或高層管理者進

4、行會談，反映工作中發(fā)現(xiàn)的問題；對被審計單位人員進行調查取得口頭證據(jù)，在出具審計報告前征求被審計單位負責人意見；善于處理對方提出的各種異議，迅速作出反應，給出令人信服的回答等等。這種溝通途徑靈活方便，簡便易行，容易達到溝通的目的。尤其是面對面的口頭溝通，溝通雙方可以很好的把握對方的立場和態(tài)度，有利于充分的協(xié)商，加快溝通過程中的各種信息傳遞和交流。但是這種方式使信息保留的時間較短，信息容易模糊失真，有時還無據(jù)可查?？陬^溝通時注意以下幾個方面的溝通技巧，可能會獲得事半功倍的效果。一是充分準備明確目的。溝通需要進行的準備工作不僅包括了解被審計單位組織機構、業(yè)務環(huán)境、運營狀況，還包括了解溝通對象的性格特

5、征和行為模式等方面。因此，內部審計人員首先明確溝通目的，第一次溝通主要目的在于與面談對象建立關系，在今后的審計過程中通過溝通收集證據(jù)，從而較好的完成各項審計任務。二是獲取面談對象的信任。取得面談對象的信任，使之愿意提供信息是面談成功的關鍵。如果缺乏信任，溝通就會像擠牙膏，雙方都會覺得痛苦。另外，內部審計人員如果缺乏耐心，急于得出結果，可能會讓面談對象感到不舒服，反而影響溝通效果。面談結束后，總結所取得的信息對審計的開展是十分有利的。三是巧妙設計提問。內部審計人員就要提問什么主題進行充分準備，充分了解被審計單位的業(yè)務流程、控制環(huán)節(jié)等細節(jié)，需要準備一個提問提綱以便提高溝通的效能。提問時的措辭是很重

6、要的，要避免指責性或領導性口吻；采用開放性的問題，引出面談對象的談話；探詢性的提問使面談對象明白我們作了準備并且樂于傾聽；舞弊調查中提出的問題某些會使對方惱火，但有益于得出事實真相。四是善于傾聽保持耐心。盡管內部審計人員并不需要被當作一個純粹的傾聽者，但傾聽也是極其重要的。應該去多“聽”，“說”有時并不是必要的。理想的情況下，談話應該有80%的時間是對方在談。突出傾聽，可以創(chuàng)造相互信任的氣氛，也可幫助確認了解到的信息。五是注意閑聊的適當性。閑聊可能是適當?shù)模部赡苁遣贿m當?shù)?，這取決于溝通者的目的和面談對象的性格。溝通開始時最好是非攻擊性問題，或者采用尊重的態(tài)度，進行非正式的談話，如昨晚的球賽或

7、者天氣。要盡量避免進行私人話題的討論，特別是第一次與某個人進行溝通時，應緊扣即將涉及的業(yè)務事項。作為內部審計人員進行溝通時，必須避免與面談對象建立某種個人關系，以免影響獨立性。六是注意身體語言。研究表明，非語言行為傳遞的信息對溝通起到較大的作用。因此，不僅要注意一個人所說的話，還要注意他的語速、語調和身體語言。溝通者必須注意到自己的身體信號也在向外傳遞，盡量避免表現(xiàn)驚奇或任何形式的疑問。作為內部審計人員，重要的是通過身體語言表明真誠，表明要提供幫助而不是進行責備。如果能表達出誠實公正的態(tài)度，大多數(shù)人愿意合作。（二）書面溝通方式書面溝通，是利用書面文字來進行信息交流，內部審計人員利用書面語言進行

8、信息交流的方式，包括審計通知書、問卷調查、審計工作底稿、審計報告和管理建議書等。例如：對被審計單位下達審計通知書；對被審計單位提出各種意見和建議書；向組織負責人和高層管理者提交審計報告和管理建議書；如有必要還可就審計中發(fā)現(xiàn)的重要事項向組織負責人、高層管理者和被審計單位提供中期報告，以便采取迅速而有效的行動糾正失誤等等。書面溝通比較正式，可以長期保存，便于反復研究，更為慎重和準確。但是這種方式對客觀情況變化的適應性較差，所溝通的信息內容對語言文字的依賴性很強。      08-07-29 15:50:00     作

9、者：司春萍     編輯：studa20 二、內部審計溝通的的有效性 如何提高內部審計溝通的的有效性，筆者認為應該在提高內部審計人員心理素質、業(yè)務技能、交往技巧、堅持原則、對被審計人員頑固敵對情緒的應對能力上下功夫。一要提高心態(tài)平和能力。平和的心態(tài)是審計人員與被審計單位溝通交流的首要前提，而溝通交流的前提又是建立在相互尊重、相互信任和相互理解的基礎上，需要平和的心態(tài)和高尚的人格素質作支撐?，F(xiàn)實工作中，多數(shù)審計人員認為：“按照審計法的規(guī)定，有權對“你”審計，“你”必須接受審計”等等。有時說話語氣和態(tài)度過于強硬，有一種高高在上的心態(tài)。越是這樣，被審

10、計單位逆反心理越反感，有可能越不配合工作，造成惡劣的人際關系，審計工作越難開展，結果適得其反。這時候需要審計人員調整心態(tài)，搞明白審計與被審計之間的真正關系，不能一味強調審計如何如何。應放下架子，心平氣和，堅決克服“警察與犯人”的錯位心理，將被審計單位視為“合作伙伴”關系，“他”不合作，工作就較難開展，尤其在個別問題上，觀點不同時更需要相互尊重、相互信任和相互理解，求同存異，從而達成共識。研究中的兩個例子充分說明：惡劣的人際關系防礙審計目標的實現(xiàn)，而良好的人際關系卻有利于審計的完成。一個例子是內部審計師采用冷漠和孤立的方式進行一項專業(yè)性和技術性很強的審計，這項工作的潛在收益較大。然而審計完成后的

11、8個月后，被審計部門并沒有實施審計建議，被審計部門人員明顯是把內部審計師提出的行之有效的建議撇在了一邊。而另一個隨后進行的審計中使用了合作的方式。被審計部門主管打電話給審計部門主管，告訴他被審計部門人員對實施審計建議充滿熱情。這足以證明不同的審計風格會導致不同的結果：使用和諧、互助的審計方式所得到的結果比冷漠、保守的審計方式所得到的結果要好的多。二要提高業(yè)務技能。復合型知識是內部審計人員與被審計單位溝通交流的動力源。俗話講“沒有金剛鉆攬不了瓷器活”。內部審計人員如果業(yè)務不精通、技術不高明，就很難在查深、查透和查出重大違紀違規(guī)事件上有所表現(xiàn)，再加上“指手畫腳”、“指鹿為馬”、不懂裝懂，怎么能以“

12、理”服人？所以，要抓住這個“理”，就必須有精湛的業(yè)務技能和法律法規(guī)知識功底作后盾。只有通過加強業(yè)務知識和審計技能學習，提高和增強自己的理論水平，善于運用審計法律法規(guī)和審計手段“說話”，不斷增強自己的“善變”能力，才能不“理虧”、不“吃虧”和“對癥下藥”。三要提高溝通技巧。溝通交流是審計人員與被審計單位求同存異的交流平臺。從表面上看，溝通技巧似乎是一種能說會道的能力，其實不然，溝通既是一門科學，又是一門藝術。一個具有良好溝通能力的人，他可以將自已所擁有的專業(yè)知識及專業(yè)能力進行充分的發(fā)揮，并能給對方留下深刻印象。因此，要實現(xiàn)與被審計單位友好型的溝通， 內部審計人員不僅要注重語言表達、人際交往能力等

13、，還應當深入學習交往溝通技巧，掌握不同的交流溝通方式方法。尤其做到講文明、懂禮貌，講話要有理、有據(jù)、有力、有自信；在與被審計單位人員發(fā)生爭執(zhí)時，要保持鎮(zhèn)靜，首先傾聽對方的意見，努力尋找雙方的共同點，以理服人，從而讓被審計單位人員口服心服和心悅誠服。四要原則控制。堅持原則是內部審計人員與被審計單位溝通交流的工作底線。審計人員只有依法行政，廉潔從審，堅持原則，才能做到防微杜漸，腰板直，說話硬氣。俗話講：“吃人家的嘴軟，拿人家的手軟”。假如自身不廉，借審計之機“吃、拿、卡、要”，那么在溝通過程中就會出現(xiàn)“說話嘴軟”。自然無法取得被審計單位的認同、尊重和理解，審計溝通更無從談起。需要強調的是，溝通交流

14、需建立在遵循審計工作程序、工作制度、行為準則及其他相關規(guī)章制度的基礎之上，任何溝通交流都不能以犧牲審計原則為代價，否則審計溝通交流毫無意義，也不存在審計的溝通交流。五是提高內部審計師對被審計人員頑固敵對情緒的應對能力。敵對情緒是指：被審計人員不配合或不接受審計活動；指責內部審計師干擾審計領域的工作；拒絕對中期審計發(fā)現(xiàn)進行討論，反而認為自己行事的方式是更為正確的；被審計單位派遣無關緊要人員參加退出會議，該人員僅僅是旁聽而不發(fā)表意見等。遇到上述情況時，可嘗試運用以下幾種方法：1、選擇適當?shù)臏贤〞r間，不要在被審計人員發(fā)火、疲憊、心煩意亂時與其溝通。2、內部審計師盡力找到與被審計人員可能達到共識的某些問題，達成