數(shù)據(jù)的錄入與編輯

1、3.2 實(shí)驗(yàn)二 數(shù)據(jù)的錄入與編輯一、掌握數(shù)據(jù)的錄入方法二、掌握自動(dòng)填充的使用方法三、掌握數(shù)據(jù)的編輯方法實(shí)驗(yàn)內(nèi)容一 數(shù)據(jù)的錄入一、預(yù)備知識(shí)1. 區(qū)域：區(qū)域是一組單元格，可以是連續(xù)的，也可以是非連續(xù)的。對(duì)定義的區(qū)域可以進(jìn)行諸如移動(dòng)、復(fù)制、刪除、計(jì)算等操作。連續(xù)區(qū)域的表示(引用)方法：用區(qū)域左上角單元格和右下角單元格的地址表示該區(qū)域，中間用冒號(hào)“：”分隔。例如，在圖3-4中，“B2:D4”和“F2:G3”分別表示兩個(gè)連續(xù)的矩形區(qū)域。非連續(xù)區(qū)域的表示：區(qū)域和區(qū)域之間，區(qū)域和單元格之間，單元格和單元格之間用逗號(hào)“，”分隔。例如，在圖3-4中，被選中的區(qū)域表示為“B2:D4,F2:G3,B6,E6”，共計(jì)

2、15個(gè)單元格。圖3-4 工作表中選定的區(qū)域2. 名稱框：名稱框位于Excel工作表窗口頂部條形區(qū)域的左側(cè)，通常用來(lái)顯示當(dāng)前單元格的地址、圖表項(xiàng)或圖形對(duì)象。當(dāng)選定一個(gè)連續(xù)區(qū)域時(shí)，名稱框內(nèi)將顯示所選連續(xù)區(qū)域的行數(shù)和列數(shù)；在編輯公式時(shí)，名稱框內(nèi)將顯示常用函數(shù)的列表。例如，在圖3-5中，名稱框內(nèi)顯示的是當(dāng)前單元格的地址“B2”。3 .編輯欄：位于Excel工作表窗口頂部的條形區(qū)域，即名稱框的右側(cè)。通常用于輸入或編輯單元格或圖表中的值或公式。若改變當(dāng)前活動(dòng)單元格，則編輯欄中立即顯示存儲(chǔ)于活動(dòng)單元格中的文本、數(shù)值或公式。在圖3-5中的編輯欄顯示的是活動(dòng)單元格“B2”中的內(nèi)容。圖3-5 名稱框和編輯欄4.

3、填充柄：位于選定區(qū)域右下角的小黑方塊。將鼠標(biāo)指針指向填充柄時(shí)，鼠標(biāo)的指針更改為黑十字。二、實(shí)驗(yàn)步驟打開“D:排版練習(xí)”文件夾中的“數(shù)據(jù)錄入”工作簿，在“練習(xí)表”中進(jìn)行以下操作。1. 輸入文本輸入文本在單元格A1中輸入“學(xué)號(hào)”，然后按“”方向鍵，依次在B1到F1的單元格中輸入“姓名”、“性別”、“出生年月”、“總成績(jī)”、“郵政編碼”。提示：在Excel中，文本可以是英文字母、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、漢字以及它們的組合。當(dāng)輸入的文本長(zhǎng)度超過(guò)單元格寬度時(shí)，若右側(cè)的單元格無(wú)內(nèi)容，則自動(dòng)擴(kuò)展到右側(cè)的單元格中顯示，否則將截?cái)囡@示。如果沒(méi)有進(jìn)行特別地設(shè)置，輸入的文本將自動(dòng)左對(duì)齊。輸入文本格式的數(shù)字有些特殊的數(shù)字，如

4、電話號(hào)碼、郵政編碼等需要用文本格式錄入。在錄入這類的數(shù)字之前，需要先錄入一個(gè)單引號(hào)(英文半角)，然后再錄入數(shù)字即可。單擊F2單元格。輸入單引號(hào)(必須在英文狀態(tài)下輸入)，然后再輸入“300222”，按“回車”鍵。提示：請(qǐng)觀察F2單元格，它的左上角有一個(gè)綠色的小三角，表示該單元格的數(shù)字為文本格式，或者其前面有單引號(hào)。2. 輸入數(shù)值輸入整數(shù)在A2和A3單元格中分別輸入“1”和“2”，輸入的數(shù)字自動(dòng)右對(duì)齊。輸入實(shí)數(shù)在E2單元格中輸入“540.5”。輸入用科學(xué)計(jì)數(shù)法表示的實(shí)數(shù)在E3單元格中輸入“5.625E2”，即實(shí)數(shù)“562.5”。輸入分?jǐn)?shù)在E4單元格中輸入分?jǐn)?shù)“”，具體輸入的過(guò)程如下：首先輸入“54

5、0”，然后輸入一個(gè)空格，再輸入“1/2”并按“回車”鍵，即可。特殊地，如果要輸入一個(gè)真分?jǐn)?shù)，必須先輸入一個(gè)“0”，然后再輸入空格和分?jǐn)?shù)，如“0 1/2”。如果直接輸入“1/2”，則Excel認(rèn)為輸入的是一個(gè)日期型數(shù)據(jù)。提示：在Excel中，數(shù)值除了由數(shù)字09組成外，還可以包含+、-、E、e、$、/、%、（）等特殊字符。3. 輸入日期和時(shí)間在D2單元格中輸入“1990-4-26”或“1990/4/26”，則系統(tǒng)自動(dòng)把該數(shù)據(jù)作為日期。提示：如果輸入“4-26”或“4/26”，則認(rèn)為是當(dāng)年的4月26日。在D3單元格中輸入“8:20 pm”,則認(rèn)為是晚上20點(diǎn)20分，或者直接輸入“20:20”。提示：

6、在“pm”或“am”之前應(yīng)當(dāng)至少有一個(gè)空格。如果缺少空格，則認(rèn)為輸入的是一個(gè)字符串。4. 同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)選定需要輸入數(shù)據(jù)的區(qū)域，區(qū)域中的單元格不必相鄰，如C2:C6。鍵入相應(yīng)數(shù)據(jù)，如“男”。按“Ctrl+Enter”快捷鍵，即可在區(qū)域C2:C6中的所有單元格中輸入“男”。5. 自動(dòng)填充數(shù)據(jù)自動(dòng)填充只能在一行或一列上的連續(xù)單元格中填充數(shù)據(jù)，并且根據(jù)第一個(gè)單元格中的初始值決定后續(xù)單元格中的填充內(nèi)容。自動(dòng)填充的方法有3種，分別敘述如下：使用填充柄初始值為純文本a)單擊B1單元格，其中的內(nèi)容為“姓名”，屬于純文本。b)把鼠標(biāo)指針移到該單元格的填充柄上，鼠標(biāo)指針變?yōu)椤?#201;”形狀

7、。拖曳鼠標(biāo)向下移動(dòng)至B5單元格，則B2到B5單元格中的內(nèi)容全部為“姓名”，相當(dāng)于復(fù)制了B1單元格中的內(nèi)容。初始值為純數(shù)字a)利用自動(dòng)填充復(fù)制數(shù)字單擊A3單元格，其中的內(nèi)容為純數(shù)字“2”，屬于數(shù)值型數(shù)字；把鼠標(biāo)指針移到該單元格的填充柄上，鼠標(biāo)指針變?yōu)椤?#201;”形狀。拖曳鼠標(biāo)向下移動(dòng)至A5單元格，則A3到A5單元格中的內(nèi)容全部為數(shù)字“2”，相當(dāng)于復(fù)制了A2單元格中的內(nèi)容。b)利用自動(dòng)填充生成公差為1的等差數(shù)列單擊A5單元格，其中的內(nèi)容為純數(shù)字“2”。把鼠標(biāo)指針移到該單元格的填充柄上，鼠標(biāo)指針變?yōu)椤?#201;”形狀。按住“Ctrl”鍵不放，拖曳鼠標(biāo)向下移動(dòng)至A9單元格，然后釋放鼠標(biāo)按鍵及“C

8、trl”鍵，則A6到A9單元格中的內(nèi)容分別為數(shù)字3、4、5、6，相當(dāng)于生成了一個(gè)公差為1的等差數(shù)列。c) 利用自動(dòng)填充生成公差為任意數(shù)的等差數(shù)列在B9單元格中輸入純數(shù)字“11”；選定A9和B9這兩個(gè)單元格；把鼠標(biāo)指針移到選定區(qū)域的填充柄上，鼠標(biāo)指針變?yōu)椤?#201;”形狀。按住“Ctrl”鍵不放，拖曳鼠標(biāo)向右移動(dòng)至F9單元格，然后釋放鼠標(biāo)按鍵及“Ctrl”鍵，則C9到F9單元格中的內(nèi)容分別為數(shù)字16、21、26、31，相當(dāng)于生成了一個(gè)公差為5的等差數(shù)列。提示：公差等于B9單元格和A9單元格中數(shù)值的差值。初始值為文本和數(shù)字的混合體a)在A10單元格中輸入“No.1”,在A11單元格中輸入“第1章

9、”。b)選定A10和A11這兩個(gè)單元格。c)把鼠標(biāo)指針移到選定區(qū)域的填充柄上，鼠標(biāo)指針變?yōu)椤?#201;”形狀。d)拖曳鼠標(biāo)向右移動(dòng)至F列，則在第10行生成一個(gè)“No1、No2、No3、No4、No5、No6”的序列，在第11行生成一個(gè)“第1章、第2章、第3章、第4章、第5章、第6章”的序列。提示：若初始值為文本和數(shù)字的混合體，則自動(dòng)填充時(shí)文本保持不變，數(shù)字逐步加1。初始值為Excel預(yù)設(shè)的自動(dòng)填充序列中的一個(gè)成員a)在A13單元格中輸入“星期一”。b)拖曳該單元格的填充柄向右移動(dòng)至G13單元格，則在A13到G13所在區(qū)域中生成一個(gè)“星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六、星期日”的序

10、列。提示：Excel預(yù)設(shè)了若干個(gè)自動(dòng)填充序列。當(dāng)填充序列的初始值為Excel預(yù)設(shè)的自動(dòng)填充序列中的一個(gè)成員時(shí)，則產(chǎn)生的序列以該成員為起始值，并按預(yù)設(shè)的值依次遞增。當(dāng)?shù)竭_(dá)預(yù)設(shè)序列的最后一個(gè)成員時(shí)，再?gòu)念A(yù)設(shè)序列的第一個(gè)成員開始，循環(huán)填充。單擊“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”“自定義序列”，打開如圖3-7所示的對(duì)話框。圖中所示即為Excel預(yù)設(shè)的自動(dòng)填充序列。利用“填充”命令產(chǎn)生填充序列單擊A14單元格，并輸入數(shù)字“3”。選定區(qū)域A14:F14。單擊“編輯”菜單，選擇“填充”“序列”命令，打開如圖3-6所示的“序列”對(duì)話框。圖3-6 “序列”對(duì)話框在“類型”區(qū)域內(nèi)選擇“等比序列”單選按鈕；在“步長(zhǎng)值”文本

11、框中輸入“2”。單擊“確定”按鈕，即可在A14:F14區(qū)域內(nèi)產(chǎn)生一個(gè)公比為2等比數(shù)列。該等比數(shù)列包含的內(nèi)數(shù)據(jù)有3、6、12、24、48、96。提示：若產(chǎn)生的序列類型為“日期”，則必須選定日期的單位；如果在產(chǎn)生序列前沒(méi)有選定序列產(chǎn)生的區(qū)域，則必須在“終止值”文本框中輸入序列的最終值。添加“自定義序列”“東南西北中”單擊“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊其中的“自定義序列”選項(xiàng)卡，顯示如圖3-7所示。圖3-7 “選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡在“自定義序列”列表框中選擇“新序列”。在“輸入序列”列表框中輸入要定義的序列，如輸入“東”，按“回車”鍵；用同樣的方法輸入“南”、“

12、西”、“北”、“中”。單擊“添加”按鈕，即可將輸入的“東”、“南”、“西”、“北”、“中”加入到自定義序列中。單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“選項(xiàng)”對(duì)話框。在A15單元格中輸入“南”，拖曳填充柄向右移動(dòng)至F15單元格，則自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)填充序列，其內(nèi)容為“南”、“西”、“北”、“中”、“東”、“南”。6. 數(shù)據(jù)的有效性在編制報(bào)表的時(shí)候，有時(shí)需要對(duì)報(bào)表中某些單元格的數(shù)值進(jìn)行限制。例如，學(xué)生單科成績(jī)應(yīng)該在0150分之間。對(duì)單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性設(shè)置，可以避免一些人為的輸入錯(cuò)誤，提高輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。下面開始設(shè)置E2:E8區(qū)域的內(nèi)容只能是0600之間的數(shù)值。選定單元格區(qū)域E2:E8。單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有

13、效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡，顯示如圖3-8所示。圖3-8 “數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“設(shè)置”選項(xiàng)卡單擊“允許”下拉式列表框，從中選擇“整數(shù)”選項(xiàng)；在“數(shù)據(jù)”下拉式列表框中選擇“介于”選項(xiàng)；在“最小值”文本框中輸入0；在最大值文本框中輸入600。單擊“輸入信息”選項(xiàng)卡，如圖3-9所示。在“標(biāo)題”文本框中輸入“輸入總成績(jī)”，在“輸入信息”文本框中輸入“總成績(jī)的范圍在0-600之間”。提示：當(dāng)用戶選定單元格時(shí)，自動(dòng)給出對(duì)話框中的提示信息。圖3-9 “數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“輸入信息”選項(xiàng)卡單擊“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，如圖3-10所示。在“樣式”下拉式列表框中選擇“警告”，在“

14、標(biāo)題”文本框中輸入“輸入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤”，在“錯(cuò)誤信息”文本框中輸入“你輸入的總成績(jī)沒(méi)有在規(guī)定的范圍之內(nèi)，請(qǐng)重新輸入！”。提示：如果用戶在單元格中輸入了0600之外的數(shù)據(jù)，則彈出“輸入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤”警告信息框。圖3-10 “數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡單擊“確定”按鈕，數(shù)據(jù)有效性設(shè)置完成。單擊E5單元格，輸入490，按“回車”鍵，光標(biāo)移到E6單元格。在E6單元格中輸入700，按“回車”鍵，則彈出如圖3-11所示的“輸入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤”警告信息框。圖3-11 “輸入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤”警告信息框在E6單元格中重新輸入一個(gè)正確的數(shù)據(jù)，即可。取消數(shù)據(jù)的有效性設(shè)置在如圖3-8所示的對(duì)話框中，單擊“全部清除”按鈕，即

15、可取消有效性設(shè)置。提示：數(shù)據(jù)有效性只用于直接在單元格中鍵入數(shù)據(jù)時(shí)顯示信息和阻止無(wú)效輸入。當(dāng)數(shù)據(jù)是以復(fù)制、填充、或公式計(jì)算的方式輸入時(shí)，將不會(huì)出現(xiàn)有效性信息提示。關(guān)閉“數(shù)據(jù)錄入”工作簿。實(shí)驗(yàn)內(nèi)容二 數(shù)據(jù)的編輯一、預(yù)備知識(shí)1. 一個(gè)工作表中的數(shù)據(jù)錄入完成以后，由于數(shù)據(jù)變化等原因經(jīng)常需要對(duì)其進(jìn)行修改?？梢栽趩卧駜?nèi)部編輯修改數(shù)據(jù)，也可以在編輯欄中編輯修改數(shù)據(jù)，或者重新輸入新的數(shù)據(jù)以替代原來(lái)的數(shù)據(jù)。二、實(shí)驗(yàn)步驟打開“D:排版練習(xí)”文件夾中的“數(shù)據(jù)錄入”工作簿，在“學(xué)生成績(jī)表”中輸入表3-1所示的數(shù)據(jù)，并在該工作表中進(jìn)行以下操作。表3-1 部分學(xué)生成績(jī)表學(xué)號(hào)姓名法律基礎(chǔ)高等數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)線性代數(shù)英語(yǔ)1陳

16、萬(wàn)良72657058702戴曉虎86907892953李輝峰92667858764李宜家67868275805劉湘君85757678766楊明輝85708172927張東建83828686888張小莉70527360701. 選定單元格選定一個(gè)連續(xù)的矩形區(qū)域，如B1:C3單擊B1單元格，然后拖曳鼠標(biāo)到C3單元格，即可選定一個(gè)連續(xù)的矩形區(qū)域。選定多個(gè)不連續(xù)的區(qū)域，如B1:C3, E1:E3, G1:G3先選定第一個(gè)連續(xù)的區(qū)域B1:C3，然后按住“Ctrl”鍵，再選擇區(qū)域E1:E3和G1:G3，即可選定多個(gè)不連續(xù)的區(qū)域。選定一行或一列，如第2行用鼠標(biāo)單擊第2行的行號(hào)，即可選定整個(gè)第2行。選定連續(xù)的

17、多行或多列，如B到D共3列把鼠標(biāo)指針移到B列的列號(hào)上，然后拖曳鼠標(biāo)到D列的列號(hào)上，釋放鼠標(biāo)即可選定B、C、D共3列的內(nèi)容。選定不連續(xù)的多行或多行，如選定第1行和第3行。單擊第1行的行號(hào)，選定第1行；然后按住“Ctrl”鍵，再單擊第3行的行號(hào)，即可選定第1行和第3行。選定整個(gè)工作表單擊行號(hào)和列號(hào)交叉位置上的“全選”按鈕，或按“Ctrl+A”快捷鍵，即可選定整個(gè)的工作表。2. 編輯單元格中的數(shù)據(jù)直接在單元格中編輯數(shù)據(jù)，如把E3單元格中的數(shù)據(jù)改為87。單擊E3單元格，直接輸入87即可；或者連擊E3單元格，在該單元格內(nèi)移動(dòng)插入點(diǎn)光標(biāo)到要修改的位置上，即可刪除或修改數(shù)據(jù)。在編輯欄中編輯數(shù)據(jù)，如把B9單元

18、格的內(nèi)容改為“張曉莉”。單擊B3單元格，使其內(nèi)容顯示在編輯欄上。單擊編輯欄，移動(dòng)插入點(diǎn)光標(biāo)到要修改的數(shù)據(jù)位置，即可進(jìn)行刪除、插入或修改數(shù)據(jù)的操作。3. 復(fù)制或移動(dòng)單元格中的數(shù)據(jù)把區(qū)域A3:G3中的數(shù)據(jù)復(fù)制(或移動(dòng))到區(qū)域A12:G12中選定區(qū)域A3:G3。單擊“常用”工具欄上的“復(fù)制”(或剪切)按鈕，則在選定區(qū)域四周出現(xiàn)閃爍的邊框，表示選定區(qū)域的內(nèi)容已被復(fù)制(或剪切)到剪貼板上。單擊A12單元格，或選定區(qū)域A12:G12。單擊“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕，即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的復(fù)制(或移動(dòng))。提示：有時(shí)候在復(fù)制含有格式或公式的單元格時(shí)，我們只需要在目標(biāo)位置粘貼所需要的數(shù)據(jù)，而不需要數(shù)據(jù)的格式或公式。在這種情況下，我們使用以下方法：a)單擊“編輯”菜單，選擇“選擇性粘貼”命令，或單擊“常用”工具欄上“粘貼”按鈕旁邊的向下箭頭，在彈出的列表框中選擇“選擇性粘貼”命令，打開如圖3-12所示的“選擇性粘貼”對(duì)話框。圖3-12 “選擇性粘貼”對(duì)話框b)在該對(duì)話框中選擇“數(shù)值”單選按鈕，然后單擊“確定”，即可只復(fù)制數(shù)值。提示：從圖3-12所示的“選擇性粘貼”對(duì)話框中看到，我們?cè)谡迟N時(shí)可以根據(jù)自己的需要選擇全部、公式、數(shù)值、格式或批注等。4. 清除單元格中的數(shù)據(jù)先選定第12行，然后給該行中的所有單元格設(shè)置“隸書