貿(mào)易公司采購管理制度

1、采購管理制度第一條 為規(guī)范山谷藍 / 泰科曼公司的采購管理， 保證銷售所需商品的及時、 合理采購， 特制定本制度。第二條 采購計劃的制定：采購活動必須有計劃地進行， 采購計劃的制定須遵從公司總體戰(zhàn)略性目標， 并應(yīng)根據(jù)生 產(chǎn)廠家的進貨要求、 根據(jù)公司總體的銷售業(yè)務(wù)計劃及策略產(chǎn)品的銷售計劃來確定公司總體的 采購計劃。采購計劃分為年度采購計劃、季度采購計劃和月度采購計劃。（一）年度采購計劃的制定：總經(jīng)理將廠家的年度進貨任務(wù)交商務(wù)部， 同時銷售總監(jiān)助理將經(jīng)過總經(jīng)理辦公會討論通 過的年度業(yè)務(wù)計劃交商務(wù)部， 庫存管理員上報庫存狀況統(tǒng)計表， 商務(wù)經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)計劃、 廠 家任務(wù)、歷史數(shù)據(jù)和庫存情況制定年度采購

2、計劃，由財務(wù)總監(jiān)審核后報總經(jīng)理審批。（二）季度采購計劃的制定： 每季度末，商務(wù)部必須制定下個季度的采購計劃，季度采購計劃主要適用于采購周期 較長的商品。制定采購計劃之前，商務(wù)部須取得如下資料：1各地區(qū)辦事處每季度末上報下個季度的商品訂貨預(yù)估。訂貨預(yù)估應(yīng)包括商品種類、數(shù)量、規(guī)格型號等信息，并注明需到貨日期，各地區(qū)由地區(qū)經(jīng)理審核簽字后，交銷售總 監(jiān)助理，由銷售總監(jiān)審核后交商務(wù)部。 （商品訂貨預(yù)估表見附表）2市場部每季度末上報策略產(chǎn)品或重點產(chǎn)品的訂貨預(yù)估。訂貨預(yù)估應(yīng)包括策略產(chǎn)品 種類、數(shù)量、規(guī)格型號等信息，并注明需到貨日期，由產(chǎn)品經(jīng)理審核簽字后，交市場總 監(jiān)審核后交商務(wù)部。3商務(wù)經(jīng)理根據(jù)銷售部、市場

3、部上報的產(chǎn)品訂貨預(yù)估，并結(jié)合庫存情況、歷史數(shù)據(jù) 及廠家任務(wù)的完成情況，制定下個季度的采購計劃，報財務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批。（三）月度采購計劃的制定季度采購計劃不足的部分應(yīng)以月度采購計劃作為補充， 月度采購計劃的制定程序同季度 采購計劃，月度采購計劃主要適用于采購周期較短的商品。四） 山谷藍主機設(shè)備類產(chǎn)品的采購采取預(yù)訂方式進行，銷售訂單簽定并經(jīng)審核后， 由醫(yī)院或經(jīng)銷商交付一定金額的訂金后，方可執(zhí)行采購。（五） 臨時性采購若有臨時性或緊急性的采購需求， 由各地辦事處或市場部提出申請， 地區(qū)經(jīng)理或產(chǎn)品經(jīng) 理簽字后需交銷售總監(jiān)或市場總監(jiān)審核，再交總經(jīng)理審批后交與商務(wù)部執(zhí)行采購活動。維修備件的采購由維

4、修部根據(jù)維修備件銷售需求并結(jié)合備件的庫存狀況制定備件采購 計劃，交銷售總監(jiān)審核后，總經(jīng)理審批，再交商務(wù)部執(zhí)行。第三條 采購程序及說明（一）采購訂單審核1 采購管理員根據(jù)采購計劃情況制作采購訂單，商務(wù)經(jīng)理根據(jù)相關(guān)的信息分析并對采購訂單進行初步審核并簽字。2 商務(wù)經(jīng)理審核后，將采購訂單交財務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批。3 總經(jīng)理審批后交商務(wù)經(jīng)理，商務(wù)經(jīng)理根據(jù)實際情況指導(dǎo)采購管理員執(zhí)行。（二）采購訂單跟蹤及發(fā)貨采購管理員須密切跟蹤供貨商對訂單的備貨情況， 適時、 合理地安排訂單的發(fā)貨， 并根 據(jù)訂單的實際情況選擇合適的運輸方式， 既要保證庫存和銷售合同的交貨期， 又要降低所有 產(chǎn)品的采購成本。（三）采購

5、訂單到貨及驗收1. 采購訂單發(fā)貨后，采購管理員應(yīng)認真審核發(fā)貨商提供的進口單據(jù)，審核無誤后交 與外貿(mào)公司，并督促報關(guān)行在最短時間內(nèi)完成清關(guān)，將貨送到庫房或是指定的地點。2. 采購管理員須提前三天將進口報關(guān)箱單傳真給倉庫管理員，以便其做好接貨、 入庫準備。3. 采購管理員須隨時將采購訂單錄入商務(wù)軟件系統(tǒng)，并在到貨后， 及時將采購的相關(guān)單據(jù)（包括發(fā)票、 箱單、 關(guān)稅和增值稅稅單、 報關(guān)雜費清單） 遞交給財務(wù)部門相關(guān)人員， 以便財務(wù)及時入帳，同時留一份存檔備案。4. 采購到貨驗收時， 出現(xiàn)到貨與箱單不符或是損壞等任何不能入庫的問題時，倉庫管理員應(yīng)及時書面通知采購管理員，并按相應(yīng)的程序處理。（四）采購相

6、關(guān)款項支付1進口關(guān)稅、增值稅支付：商務(wù)部須提前一周書面通知財務(wù)經(jīng)理預(yù)計所需關(guān)稅、增值稅金額， 以便財務(wù)部門做好準備； 需交納進口稅款時， 由采購管理員根據(jù)稅單填寫付款 申請，交商務(wù)經(jīng)理審核后，交財務(wù)部門審核，總經(jīng)理審批后，出納開出支票，交采購管理員去銀行交納。2 報關(guān)雜費的支付：采購管理員應(yīng)認真核對當月所有報關(guān)雜費的清單，確認無誤 后，填寫付款申請， 交商務(wù)經(jīng)理審核， 再交財務(wù)部門審核， 總經(jīng)理審批后， 由出納開出支票， 交采購管理員支付，所有當月報關(guān)雜費須在每月月底前支付完畢。3 需要支付采購貨款時，由財務(wù)部門書面提前一天通知商務(wù)部支付金額和要求付 款日期； 采購管理員接財務(wù)部門通知后填寫貨款支付申請單， 交由商務(wù)經(jīng)理審核簽字后， 交