商務(wù)郵件禮儀.格式

1、郵件禮儀歐陽光明(2021.03.07)目錄 、關(guān)于標(biāo)題一一電子郵件的靈魂所在二、關(guān)于稱呼與冋候一一細節(jié)中體現(xiàn)尊重三、正文一一關(guān)乎成敗的主干部分四、結(jié)尾簽名一一彰顯你的職業(yè)化五、正確使用發(fā)送.抄送、密送一關(guān)于標(biāo)題一一電子郵件的靈魂所在 主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi) 容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。1. 定這是最失禮的。如果在未寫明標(biāo)題的情況 下不小心點擊了發(fā)送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉zSxO2. 不宜冗長，不要讓outlook用才能顯示完你的標(biāo) 題。3. 對外郵件，最好寫上來自*公司的郵件，如：分點渠道陳節(jié)雷，以便對方一目了然又便于留存；對內(nèi)

2、郵件，*歐陽光明*創(chuàng)編要加上部門和姓名，如：運營管理部陳節(jié)雷。4.,切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” o5. 封信盡可能不在一封信內(nèi)談及多件事情， 以便于日后整理。6. 回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，RE 大串7. 主題千萬切莫只顧檢查正文卻 在發(fā)出前忘記檢查主題。示例:有錯別字Fw： X作殯龜【徐仰棟】如蘇鄉(xiāng)辦開發(fā)頂目逬度日志愛零鄉(xiāng)辦反慣問題解決方室9 標(biāo)題太長亂碼無主題無發(fā)件人 泓chenjie*工作日報宇白無發(fā)件人人王萌萌拝板店總結(jié)-王萌萌主題簡短明了有發(fā)件二. 關(guān)于稱呼與冋候一一細節(jié)中體現(xiàn)尊重1恰當(dāng)?shù)胤Q呼

3、收件者，拿捏尺度1）郵件的開頭這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是廂向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”.“各位領(lǐng)導(dǎo)”2）如果對方有職務(wù)，應(yīng)如“x經(jīng)理”；如果不清 楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X先生”、“X小姐”稱呼，但要把性 別先搞清楚。3）不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜 稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx” ,顯得很熟絡(luò)。4）稱呼是5）Email幵頭結(jié)尾最好要有問候語1）最簡單的開頭寫一個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱 呼寫。2）結(jié)尾常見的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若杲注意，在非常正

4、式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式,“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮為再換行頂）示例:無任何內(nèi)容稱呼沒有頂格，冋候語沒有換行空兩格無稱呼和開頭冋候語無冋候語武漢分點日工作日志-5.9收件人：隊節(jié)住“ :r- luohuii c壞們申 下向附的內(nèi)客為戲咬員工宛朋熱今日（2011-5.9）工作日志.詁克牧批聞。祝：工祚頃心！ 09快樂！南京分點文化傳限公司武漢分仝司2。需瓶日落款沒有空兩格三. 正文一一關(guān)乎成敗的主干部分1. Email正文要簡明扼要，行文通順1）若對方不認識你，第一件應(yīng)當(dāng)姓名或你代表 的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當(dāng)簡潔 扼要，最

5、好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能杲為了收件人 能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別入不知 道你杲誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類 與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。2）Email正文應(yīng)如果具體內(nèi)容確實很多， 正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描 述3）正文，準(zhǔn)確清晰的表達，不 要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看 完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2. 注意Email的論述語氣1）根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件杲對內(nèi)還是對 外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不 適。2）尊重對方，請、謝謝之類的3）電子郵件可

6、輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎 而客觀。3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確*歐陽光明*創(chuàng)編如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論4. 一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘 之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這合讓人很 反感5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字 體.加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示杲必要的， 但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度

7、6. 選擇合適的語言和字體中文用宋體或新宋體，英文用Vcrdmui或Arial字型，字號用五號 即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務(wù)郵 件。3）合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描 述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。&不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得 比較輕佻。9.附件1）如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里附件；*歐陽光明*創(chuàng)編2）附件文件應(yīng)按有意義的名字，最好能夠概括附件的內(nèi)容， 方便收件人下載后管理；3）正文中應(yīng)特別是帶有多個附件時；4）附件數(shù)目數(shù)目較多

8、時應(yīng)打包壓縮成一個文件；5）如果附件杲特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影 響使用；6）如果附件過大（不宜超過2MB）,應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā) 送。示例:石寂圧分。司任杰杰S. 9工作日志多辦樣板店開友總結(jié)哋：吁節(jié)=別就山葉鄉(xiāng)q祥妙開戎mjsr成保？輕蜩X）一.今日工作 財秀邵日很二明日計劉幷洲分點102繪儀記栄嚴(yán)3 3fmiB砂生WW趙總右:N金儀記* 3 CU Ki暫無FYIIX皙無各位純樣：去諫記釆己龍活責(zé)詢。關(guān)于400平&購買成功套例回覆的捉議II. 01 （分點駝煞）LJ1Q 皿收:和，概生即汐乞刃ES旺苓U寵金柩P川 J對干心干臺町戌血汎刻C防宓Ki度除、m：需好！俞0吐

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10、設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。4-簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免 成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。五. 正確使用發(fā)送，抄送，密送 要區(qū)分To和CC還有BCC （區(qū)分收件人.抄送人、秘送人）2. 的入是要受理這封郵件所涉及的主要冋題的，理應(yīng)對郵件予 以回復(fù)響應(yīng)。3. 而 的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予 以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Emailo4. TO, CC中的比如按部門 排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有 助于提升你的形象！5- 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源6- 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息10. 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確