商務(wù)接待綜述

1、商務(wù)接待手冊(cè) （ 新標(biāo)準(zhǔn) ）第一條：總則1. 為規(guī)范公司商務(wù)接待活動(dòng)，在保證商務(wù)接待效果的前提下，加強(qiáng)商 務(wù)接待費(fèi)用 控制，特制訂本手冊(cè)。2 . 商務(wù)接待工作是公司重要的對(duì)外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀(jì)律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹(shù)立公司的良好形象。3 . 本手冊(cè)規(guī)定了公司商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務(wù)接待活動(dòng)的管理。第二條：管理職能 行政部是公司接待工作的管理部門(mén)，公司商務(wù)接待以及宴請(qǐng)用餐等均 由行政部統(tǒng) 一安排。第三條：商務(wù)接待工作原則1. 對(duì)等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則。商務(wù)接待工作涉及面廣， 必須堅(jiān)持重 點(diǎn)、兼顧一般，按照對(duì)等接待、各負(fù)其責(zé)

2、、相互配合的原則， 上下一致，齊心協(xié)力， 共同做好接待工作。2 . 規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對(duì)浪費(fèi)，注重 思想情感交流，不推 諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。3 . 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。按照公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各項(xiàng)商務(wù)接待費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，由行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格 控制使用，商務(wù)接待費(fèi) 用原則上不得超過(guò)限額，如需追加預(yù)算，由總經(jīng)理 另行審批。第四條：接待職責(zé)分工1. 接待工作是公司窗口式工作，對(duì)于塑造企業(yè)良好形象、實(shí)現(xiàn)公司經(jīng) 營(yíng)目標(biāo)，具 有十分重要的意義。各相關(guān)部門(mén)及人員必須高度重視且規(guī)范行 為

3、。2 . 接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問(wèn)讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下： 行政部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)接待服 務(wù)及參觀介紹。提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來(lái)客記錄，安排來(lái)賓行程、食宿等。 前臺(tái)：負(fù)責(zé)來(lái)客引入及會(huì)議室的環(huán)境保持。3 ?接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)重要來(lái)訪信息， 將與來(lái)訪者交流中取得的信 息匯總整理，提取其中對(duì)公司有價(jià)值的信息交有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。第五條：商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來(lái)訪者的人員級(jí)別及訪問(wèn)目的不同，適用不同標(biāo)準(zhǔn)。主要?jiǎng)澐譃?個(gè)級(jí)別：普通接待、業(yè)務(wù)接待、貴賓接待、政府接 待1?普通接待項(xiàng)目名稱說(shuō)明適合人群供應(yīng)商、外協(xié)單位、中間商、普通商務(wù)類考察人

4、員、技術(shù)人員等；父通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求協(xié)助訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐消費(fèi)控制在 20元/人以下，宴請(qǐng)消費(fèi)控制 在50元/人以 下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門(mén)主管；接待車(chē)輛商務(wù)車(chē)或出租車(chē)；其他，接待1 ?公司會(huì)議室布置投影機(jī)、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）。備注2?業(yè)務(wù)接待項(xiàng)目名稱說(shuō)明適合人員普通客戶、地方機(jī)關(guān)般工作人員交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求協(xié)助訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；：住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐消費(fèi)控制在50元/人以下，宴請(qǐng)消費(fèi)控制在80元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門(mén)主管、主管副總；接待車(chē)輛公司轎車(chē)

5、、商務(wù)車(chē)或出租車(chē)；其他接待1 .必要時(shí)制作來(lái)賓接待手冊(cè)；2 .公司會(huì)議室布置公司介紹 PPT宣傳資料、文件 袋（信箋 紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）。備注3 .高級(jí)接待項(xiàng)目名稱說(shuō)明適合人員公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓及上級(jí)機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人等；父通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)三星級(jí)以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐便消費(fèi)控制在100元/人以下，宴請(qǐng)消費(fèi)控制在200元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門(mén)主管、主管副總、總裁；必要時(shí)安排董事長(zhǎng)、股東；接待車(chē)輛公司轎車(chē)或租用專車(chē)；其他，接待1 .制作來(lái)賓接待手冊(cè)，必要時(shí)安排酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；2

6、.公司顯著位置布置迎賓條幅等；3 .公司會(huì)議室布置公司介紹 PPT宣傳資料、文件袋（筆記 本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、鮮花、水果、香煙、煙具等；4. 安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓合影并制作相框；必要時(shí)安排會(huì)談?dòng)涗?、錄音、攝影、攝像；5. 安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂(lè)；6. 必要時(shí)于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在500元/人以下。備注4.政府接待：依照政府所屬部門(mén)及級(jí)別，按照業(yè)務(wù)接待及高級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)第六條：商務(wù)接待流程1.商務(wù)接待的申請(qǐng)與審批 各部門(mén)實(shí)施商務(wù)接待前，應(yīng)填寫(xiě)商務(wù)接待申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)主管審核，總經(jīng)理審批后，報(bào)行政部申請(qǐng)安排接待； 申請(qǐng)部門(mén)在商務(wù)接待申請(qǐng)表內(nèi)應(yīng)明確來(lái)賓人數(shù)、級(jí)別、接

7、待歷史、對(duì)方陪同人員、我方陪同人員、接待時(shí)間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人等信息及相關(guān)接待要求建議； 公司高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動(dòng)，由其助理、秘書(shū)填寫(xiě)商務(wù)接待申請(qǐng)，并作為接待負(fù)責(zé)人； 行政部接到商務(wù)接待申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行商務(wù)接待行程設(shè)計(jì)并核定接待預(yù)算后，填寫(xiě)接待行程安排表，反饋至接待申請(qǐng)部門(mén)確認(rèn)； 經(jīng)申請(qǐng)部門(mén)確認(rèn)后的接待行程安排表，按接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批，審批層級(jí)如下：接待標(biāo)準(zhǔn)行政部審核部門(mén)負(fù)責(zé)人審批總經(jīng)理普通接待VV業(yè)務(wù)接待VVV貴賓接待VVV 如接待申請(qǐng)部門(mén)要求部分或全面超標(biāo)準(zhǔn)接待，接待行程安排表 應(yīng)按照相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批； 接待負(fù)責(zé)人應(yīng)將獲批后的接待行程安排表報(bào)公司財(cái)務(wù)部，作為預(yù)支

8、、報(bào)銷(xiāo)接待費(fèi)用的預(yù)算憑證。2. 商務(wù)接待的實(shí)施 接待負(fù)責(zé)人依據(jù)獲批的接待行程安排表，落實(shí)各項(xiàng)接待安排的責(zé)任人及物品置辦； 部門(mén)接待負(fù)責(zé)人通知接待活動(dòng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便合理安排時(shí)間； 行政部根據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負(fù)責(zé)人和公司車(chē)輛或租用車(chē)輛 的時(shí)間安排； 貴賓客戶要制作來(lái)賓接待手冊(cè)，由接待負(fù)責(zé)人，送至來(lái)賓； 接待負(fù)責(zé)人或公司，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車(chē)站、機(jī)場(chǎng)接送來(lái) 賓，并陪同 來(lái)賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)； 如接待負(fù)責(zé)人無(wú)法陪同，可由行政部或司機(jī)代為行使接待負(fù)責(zé)人職 責(zé)； 接待負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行接待行程安排，保證各項(xiàng)接待活動(dòng)的有序銜接 ; 公司領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓合影后，由行政部應(yīng)將照片制成相框，交由接待負(fù)責(zé)人送

9、達(dá)來(lái)賓，留作紀(jì)念； 來(lái)賓送行后，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)適時(shí)致電來(lái)賓，在致以問(wèn)候的同時(shí)了解 來(lái)賓對(duì)公司 各方面的意見(jiàn)，以及對(duì)公司接待安排的滿意度， 并及時(shí)填寫(xiě)商 務(wù)接待總結(jié)報(bào)告， 以便公司進(jìn)行改進(jìn)。3 . 商務(wù)接待行程的變更 商務(wù)接待過(guò)程，如來(lái)賓要求對(duì)行程安排進(jìn)行調(diào)整，現(xiàn)場(chǎng)陪同人員（接 待負(fù)責(zé)人、 司機(jī)及其他陪同人員）應(yīng)及時(shí)將調(diào)整意見(jiàn)通知行政部； 行政部收到行程調(diào)整意見(jiàn)后， 應(yīng)立即對(duì)接待行程安排表進(jìn)行調(diào)整； 如行程調(diào)整僅限時(shí)間安排調(diào)整，行政部應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排 表報(bào)總經(jīng) 理審批后執(zhí)行，并將接待行程安排表副本發(fā)至相關(guān)人員； 如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增加，行政部應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表 按審批流程 重新進(jìn)行

10、審批后方可執(zhí)行，并替換原接待行程安排表正、 副本； 商務(wù)接待秘書(shū)應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作來(lái)賓接待手冊(cè) ， 并送至來(lái)賓。第七條：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1 .商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在 5 天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至行政 部，統(tǒng)一辦 理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，無(wú)故超過(guò) 30 天未提供票據(jù)的，不再予以報(bào)銷(xiāo)，由 財(cái)務(wù)部由責(zé)任人的工 資中扣回預(yù)支費(fèi)用；2. 實(shí)際發(fā)生費(fèi)用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的， 由行政部持發(fā)票至財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)；3. 實(shí)際發(fā)生費(fèi)用超出獲批預(yù)算額度的， 由責(zé)任人填寫(xiě)費(fèi)用超額審批表 說(shuō)明 超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進(jìn)行審批，獲批后方可報(bào)銷(xiāo)；第八條：商務(wù)接待過(guò)程要求1. 接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越

11、格行為發(fā)生；2 . 接待過(guò)程中遇有來(lái)賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。3. 接待環(huán)境標(biāo)準(zhǔn) 物品擺放整齊，且表面無(wú)灰塵； 地面干凈無(wú)臟物，空氣流通清新； 室溫適度，燈光合適，電視調(diào)好； 備品齊全。4 . 公司參觀規(guī)定 安排來(lái)賓參觀公司，須報(bào)行政部批準(zhǔn)； 參觀過(guò)程中，原則上介紹者在來(lái)賓前，接待負(fù)責(zé)人在來(lái)賓后； 參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許 與參觀人 員交談，如有必要可禮貌示意。6. 接待禮儀要求 參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝，舉止禮貌； 接待人員到車(chē)站、機(jī)場(chǎng)迎接來(lái)賓，應(yīng)提前10? 20 分鐘到達(dá)，恭候來(lái)賓到達(dá)，對(duì)不熟悉的來(lái)賓應(yīng)事先準(zhǔn)備迎接牌，注明單位名稱和來(lái)賓稱謂； 接到來(lái)

12、賓后，接待人員應(yīng)主動(dòng)向來(lái)賓致以問(wèn)候，并主動(dòng)幫助來(lái)賓提取行李； 到達(dá)住宿地點(diǎn)后， 接待人員應(yīng)主動(dòng)協(xié)助來(lái)賓辦理入住手續(xù)， 并提行李 送至房間； 接待人員到車(chē)站、機(jī)場(chǎng)送行，應(yīng)根據(jù)航班、列車(chē)時(shí)刻合理提前到達(dá)，主動(dòng)幫助來(lái)賓拿取、托運(yùn)行李，辦理相關(guān)手續(xù)；九、附則1. 本手冊(cè)為公司商務(wù)接待的規(guī)范性文件，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格參照?qǐng)?zhí)行；2 . 本手冊(cè)由行政部依據(jù)實(shí)際情況變化，不定期進(jìn)行修訂；4 . 本手冊(cè)由行政部附則最終解釋；4. 本手冊(cè)于 2014 年 1 月 1 日起執(zhí)行。備注除有特殊說(shuō)明外，本制度適用范圍為集團(tuán)各部門(mén)， 子公司可參照?qǐng)?zhí)行。 子公 司與集團(tuán)公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，以尊重集團(tuán)公司制度為執(zhí)行原則。商務(wù)接待申

13、請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)：負(fù)責(zé)人：1 .客人信息：姓單位職務(wù)電話2 .接待時(shí)間：年 月曰至年 月曰共日3 .接待事由：4 .洽談參加人員:5 陪同人員:6 .招待項(xiàng)目：交通住宿宴請(qǐng)娛樂(lè)游覽其它：7、其它要求:接待部人簽字：日期：行政部簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：接待行程安排表接待部門(mén)：接待負(fù)責(zé)人：制表人:日期/時(shí)間接待事項(xiàng)主講/陪同其它參加部門(mén)地點(diǎn)第天（月 日）第天（月 日）第三天（月 日）配合內(nèi)容清單目 項(xiàng) 合 配人 任 責(zé)、3 咅招待費(fèi)用預(yù)算：交通：住宿：宴請(qǐng)：娛合計(jì)：接待部門(mén)確認(rèn)簽字：日期：行政部簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：商務(wù)招待費(fèi)用超額審批表申請(qǐng)部門(mén)： 負(fù)責(zé)人：1 .招待對(duì)象：姓名單位職務(wù)2 .招待時(shí)間： 年一月一日至 年一月一日3 .招待事由：4. 獲批招待費(fèi)用預(yù)算：交通： 住宿： 宴請(qǐng)： 娛合計(jì)：5. 實(shí)際招待費(fèi)用情況：交通： 住宿： 宴請(qǐng)： 娛合計(jì)：超額：超額原因說(shuō)明：接待部門(mén)確認(rèn)簽字：日期：行政部簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：來(lái)訪接待總結(jié)報(bào)告 接待項(xiàng)目：-一、來(lái)訪目的:選型 參觀簽合同合作順訪 游玩 其它( )二、接待總結(jié)：1、接待情況:2 .效果總結(jié): 3 .后續(xù)工作:4 .費(fèi)用總結(jié):預(yù)算實(shí)際超標(biāo)*備注父通費(fèi)住宿費(fèi)餐飲費(fèi)游覽費(fèi)其它合計(jì)情況說(shuō)明注：超標(biāo)是指超預(yù)算