某燃?xì)獍l(fā)展有限公司綜合管理體系之行政文化概述

1、呼和浩特中燃城市燃?xì)獍l(fā)展有限公司綜合管理體系之行政文化目錄一、前言二、使命三、目標(biāo)四、職能五、行政部各崗位職責(zé)（一）行政部1.行政部主任職責(zé)2行政部主任助理職責(zé)3.行政部副主任職責(zé)（二）下設(shè)機(jī)構(gòu)1. 企業(yè)文化工作室企業(yè)文化工作室職責(zé)2. 行政秘書處行政秘書處職責(zé)行政秘書處各崗位職責(zé)3. 車輛管理中心車輛管理中心職責(zé)車輛管理中心班組設(shè)置及職能說明車輛管理中心各操作崗位職責(zé)4. 檔案室檔案室職責(zé)檔案室各崗位職責(zé)5. 96707信息平臺96707信息平臺職責(zé)96707信息平臺各崗位職責(zé)六、行政部各項管理制度與考核（一）企業(yè)文化行政管理（二）會議公文復(fù)命印鑒（三）車輛管理（四）檔案管理（五）信息平臺（

2、六）其他行政管理制度保密、，、.刖百二使命三目標(biāo)職能一、基本職能：在分管經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，履行行政事務(wù)管理職能，完成企業(yè)文化建設(shè)、車輛管理、宣傳等工作。二、主要職責(zé)：1、負(fù)責(zé)公司各項行政管理事務(wù)的綜合協(xié)調(diào)和督促檢查。2、負(fù)責(zé)董事會及公司會議的籌備，負(fù)責(zé)會議記錄和會議決議、紀(jì)要等書面文件的整理，并妥善保管會議文件、記錄。3、負(fù)責(zé)對總經(jīng)理指令、行政會議決議、決定的執(zhí)行情況進(jìn)行督辦、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決并向總經(jīng)理報告。4、負(fù)責(zé)了解、掌握各職能部門全面工作情況，收集有關(guān)資料和數(shù)據(jù)，備總經(jīng)理調(diào)閱。5、負(fù)責(zé)組織起草公司年度工作計劃、工作總結(jié)。6、負(fù)責(zé)企業(yè)文化建設(shè)的策劃、組織、實施。7、負(fù)責(zé)文件的打印

3、、收發(fā)、歸檔工作和印鑒的管理。8、負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作。9、負(fù)責(zé)96707服務(wù)平臺的管理工作。10、做好公司的對內(nèi)、對外宣傳工作。11、負(fù)責(zé)提供公司生產(chǎn)、公務(wù)用車。12、負(fù)責(zé)公司所有車輛的維修、保養(yǎng)、保險、年檢等工作。13、負(fù)責(zé)公司機(jī)關(guān)食堂的管理工作。14、負(fù)責(zé)公司非生產(chǎn)設(shè)施、設(shè)備的管理工作。15、負(fù)責(zé)對各部都未涉及的事務(wù)進(jìn)行管理。五、行政部各崗位職責(zé)（一）行政部1行政部主任職責(zé)1.1 在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真行使行政部主任的職權(quán)，完成對行政部及下屬機(jī)構(gòu)的管理工作。1.2 負(fù)責(zé)制定、完善行政部的各類工作計劃、制度和考核辦法，并組織學(xué)習(xí)和實施，并對實施結(jié)果進(jìn)行評估。1.3 負(fù)責(zé)完成對行政部內(nèi)中、

4、基層管理干部的考核和激勵。1.4 負(fù)責(zé)有計劃的開展各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并對培訓(xùn)結(jié)果實施考核和評估。1.5 負(fù)責(zé)將公司各項政策、指令等向行政部內(nèi)傳達(dá)。1.6 負(fù)責(zé)公司檔案工作的管理。1.7 負(fù)責(zé)公司的日常接待及后勤事務(wù)管理。1.8 負(fù)責(zé)公司的行政監(jiān)督、檢查。1.9 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。2. 行政部副主任職責(zé)3. 行政部主任助理職責(zé)2.1 貫徹執(zhí)行中國燃?xì)饩C合管理體系的程序文件。2.2 負(fù)責(zé)總結(jié)綜合管理體系實施的切實性，并不斷提出修正意見。2.3 負(fù)責(zé)組織建設(shè)良好的企業(yè)文化。2.4 負(fù)責(zé)公司各類檔案的建立和管理。2.5 按人力資源管理體系的要求對公司員工進(jìn)行考核管理。2.6 負(fù)責(zé)本部門與其他部門的溝

5、通協(xié)調(diào)。2.7 負(fù)責(zé)公司的日常接待及后勤事務(wù)。2.8 對公司的勞動紀(jì)律、辦公環(huán)境進(jìn)行行政監(jiān)督、檢查。2.9 組織員工對公司的現(xiàn)狀及公司發(fā)展提出新的見解。2.10 組織對本部門人員和新入司人員進(jìn)行各項相關(guān)培訓(xùn)工作。2.11 負(fù)責(zé)公司對外協(xié)調(diào)工作。（二）下設(shè)機(jī)構(gòu)4. 企業(yè)文化工作室主任5. 行政秘書處主任6. 車輛管理中心主任7. 檔案室主任8. 信息平臺主任9. 文字秘書10. 企劃秘書行政秘書11. 外勤文員12. 內(nèi)勤文員13. 車輛調(diào)度14. 材料員15. 汽車維修工16. 特種車司機(jī)17. 壓縮天然氣槽車司機(jī)18. 隨車安全員19. 大車司機(jī)20. 小車司機(jī)21. 統(tǒng)計核算員22. 檔案

6、管理員23. 平臺坐席員24. 勤務(wù)員25. 夜值3、企劃秘書（原則上1人，視公司規(guī)模大小和具體編制可增設(shè)前臺文員1人）3.1 負(fù)責(zé)公司的企業(yè)文化宣傳、中燃文化建設(shè),策劃員工活動等工作。3.2 負(fù)責(zé)公司新聞報道，征集投稿、編輯。3.3 參與編寫公司年度廣告宣傳方案和實施。3.4 負(fù)責(zé)內(nèi)部表格的發(fā)放和公文處理，負(fù)責(zé)文件資料的管理。3.5 負(fù)責(zé)外來文件及傳真的發(fā)送等文書收發(fā)處理。3.6 負(fù)責(zé)公司會議記錄和傳送。3.7 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)和辦公用品登記、分發(fā)和維修。3.8 負(fù)責(zé)處理公司各種法律訴訟及各種突發(fā)事件。3.9 負(fù)責(zé)公司的檔案建立和管理。4、外勤文員（原則上1人，視公司規(guī)模大小和具體編制可設(shè)2

7、人）4.1 負(fù)責(zé)公司各項證件的辦理工作，負(fù)責(zé)公司營業(yè)執(zhí)照年審、變更、等外勤工作事宜。4.2 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)和辦公用品采購。4.3 負(fù)責(zé)公司接待工作及酒店客房的預(yù)訂。4.4 負(fù)責(zé)公司的安全工作。4.5 負(fù)責(zé)食堂管理、招待所管理和員工宿舍管理工作。4.6 負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù)和臨時性工作。5、司機(jī)若干（視公司規(guī)模大小和具體編制可設(shè)隊長1人）5.1 負(fù)責(zé)公司公務(wù)車的管理。5.2 負(fù)責(zé)公司所有車輛的維護(hù)維修。5.3 負(fù)責(zé)公司公務(wù)車的安全及處理。5.4 負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù)和臨時性工作。六行政部各項管理規(guī)定與考核（一）企業(yè)文化篇文化建設(shè)部分中燃文化綱領(lǐng)1 中燃基本理念1.1 為社會提供最優(yōu)的服務(wù)1

8、.2 為企業(yè)獲取最高的效益1.3 為股東實現(xiàn)最大的回報1.4 為員工搭建最廣的舞臺2 中燃經(jīng)營理念：勵精圖治將有大為2.1 勵：有的放矢2.2 精：勤懇敬業(yè)2.3 圖：大膽設(shè)想2.4 治：機(jī)制透明正道直行人才為本真誠以待優(yōu)質(zhì)服務(wù)審時度勢目標(biāo)明確制度有序靈活管理以人為本、尊重人才、愛護(hù)人才以情交之、以情動之、以情處之高度民主、規(guī)范民主、專業(yè)民主求實文化、個性文化、平等文化“我替公司管好了自己”制度科學(xué)、制度完整、制度準(zhǔn)確對人言信譽對事言嚴(yán)謹(jǐn)創(chuàng)立新思維運用新方式左右有交流內(nèi)外有配合3 中燃管理理念3.1 人才管理：3.2 情感管理：3.3 民主管理：3.4 文化管理：3.5 自主管理:3.6 制度

9、管理：4 中燃精神4.1 誠信：對己言誠心4.2 創(chuàng)新：開拓新視野4.3 合作：上下有溝通5 中燃四個有利于5.1 利國5.2 利民5.3 利公司5.4 利己6 中燃四個意識6.1 服務(wù)意識6.2 成本意識6.3 市場意識6.4 安全意識7 中燃三關(guān)7.1 質(zhì)量關(guān)7.2 效率關(guān)7.3 安全關(guān)8 中燃口號8.1 氣聚人和創(chuàng)造卓越樂于奉獻(xiàn)造福社會9中燃觀念1.1 發(fā)揮最大的有效能力，將人生追求與公司的發(fā)展目標(biāo)緊緊相連。10 中燃人十則公司內(nèi)部簡報編輯工作管理規(guī)定公司制服管理規(guī)定11 制服制作規(guī)定12 制服發(fā)放規(guī)定13 制服保管規(guī)定14 制服著裝規(guī)定15 制服回收規(guī)定公司CIS企業(yè)形象設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)使用管

10、理規(guī)定（二）行政管理篇公司行政公文處理規(guī)定（王欣）1 總則為使各項目公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合各項目公司的實際情況，特制定本規(guī)定。公文（亦稱：文件）是公司對外聯(lián)絡(luò)、對內(nèi)實施管理的重要工具，是傳達(dá)貫徹上級部門和公司的方針、政策，發(fā)布規(guī)章制度，指導(dǎo)、部署、商洽工作，報告情況，請示、答復(fù)問題的重要途徑，是公司進(jìn)行正常工作和活動的必要手段。公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公司各部門的負(fù)責(zé)人及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，嚴(yán)格要求、督導(dǎo)各部門遵守本辦法進(jìn)行公文處理工作。深圳總部行政文化部是

11、公文處理的管理機(jī)構(gòu)，對各項目公司的公文處理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督?？偛亢凸靖鞑块T應(yīng)當(dāng)配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。2 公文種類2.1 公司常用公文種類有：2.1.1 報告。適用于向領(lǐng)導(dǎo)或總部匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)總部的詢問或報送文件、材料。2.1.2 請示。適用于向領(lǐng)導(dǎo)或總部請求指示、批準(zhǔn)的事項。決定。適用于對重要事項或重大行動做出的安排。2.1.4 決議。適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。通知。適用于對下級發(fā)出指示、要求，發(fā)布公司各方面的管理規(guī)定、規(guī)章、辦法，任免干部，轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬單位的公文

12、，批轉(zhuǎn)下級的公文，需要下級單位周知或執(zhí)行的事項。通報。適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。批復(fù)。適用于答復(fù)下級的請示事項。函。適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等。會議紀(jì)要。適用于記錄、傳達(dá)會議議定事項和主要精神。3 公文格式3.1 公文格式一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級，分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部”。公文緊急程度分為“特急”（即時辦理）、“急”（限期1天辦理）、“常規(guī)”（一般限期7天內(nèi)辦理

13、）。發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文字號，包括發(fā)文單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。簽發(fā)人為公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容和文種。公文如有附件，應(yīng)在正文之后，發(fā)文單位之前注明附件順序和名稱。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。除對外的發(fā)文必須加蓋公章以外，集團(tuán)內(nèi)部行文只要各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即可。3.1.4 附注為正文需要說明的其他事項，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。3.1.5 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。3.1.6 報為公文的主要接受領(lǐng)導(dǎo)；發(fā)為公文的主要受理人或部門；抄指除主要受理單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位或領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。3.1.7 文字從

14、左至右橫寫、橫排。公文辦理公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理流程包括登記、分送、批辦、承辦、催辦、歸檔等程序；發(fā)文辦理流程包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號、蓋章、分發(fā)、歸檔等程序。收文4.2.1 登記：公司的收文由綜合管理部人員進(jìn)行統(tǒng)一接收、登記；發(fā)給公司各部門的文件由各部門的文書進(jìn)行登記。登記時應(yīng)將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期等項填寫清楚。4.2.2 分送：4.2.2.1 一般業(yè)務(wù)性文件，登記后在文件首頁附上文件批閱單，填寫有關(guān)內(nèi)容后，呈交各部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。參閱性文件，直接組織各部門人員進(jìn)行傳閱。4.2.3 批辦：各部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)呈報的公文內(nèi)容進(jìn)行分析、決

15、策，在文件批閱單上批注處理意見。4.2.4 承辦：承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理、不得延誤、推諉。承辦單位負(fù)責(zé)人或承辦人員閱辦后，應(yīng)在文件批閱單上注明辦理意見、結(jié)果和時間。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦的文件處理部門并說明理由。催辦：送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)跟蹤催辦。歸檔：辦文完畢后，經(jīng)辦人應(yīng)及時按領(lǐng)導(dǎo)指示和文件要求反饋公文處理結(jié)果。最后，將已處理完畢的公文歸檔保存。發(fā)文4.3.1 擬稿：發(fā)文單位根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求或工作需要擬定公文初稿。草擬公文要求做到：4.3.1.1 符合國家的法律、法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定。4.3.1.2 情況確實、觀點明

16、確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚，篇幅力求簡短。4.3.1.3 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的，發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)確定。4.3.1.4 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。4.3.1.5 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。4.3.1.6 用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。4.3.2 審核4.3.2.1 擬搞完成后，由各發(fā)文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。核稿內(nèi)容主要包括：文稿是否符合國家政策、法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)章制度；文稿提出的要求、措施、意見是否符合實際且具體可行。發(fā)文單位在發(fā)文首頁附上發(fā)文審批單，填寫相關(guān)項目后，交綜合管理部進(jìn)行復(fù)審。主要審核文件內(nèi)容是否維護(hù)

17、公司的合法權(quán)益；文字是否妥當(dāng)，行文方式是否規(guī)范，符合要求等等。經(jīng)審核如符合要求，綜合管理部負(fù)責(zé)人在發(fā)文審批單上簽字確認(rèn)。4.3.3 編號：所有公司對內(nèi)、對外的發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。以公司名義的發(fā)文字號格式為“XX中燃通字200XXX號”；對外的函件格式為“XX中燃函字200XXX號”；以公司部門名義的發(fā)文字號格式為“XX中燃（部門簡稱代字）字200XXX號”。財務(wù)部簡稱代字為“財”，企業(yè)管理部簡稱代字為“企”，工程部簡稱代字為“工”，生產(chǎn)運營部簡稱代字為“生”，人力資源部簡稱代字為“人”，綜合管理部簡稱代字為“綜”。4.3.4 簽發(fā)：按照“誰分管，誰簽發(fā)”的原則，在分管工作范圍內(nèi)由

18、分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)簽發(fā)；重要的、涉及全面性的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。4.3.5 蓋章。公司對外的發(fā)文需要加蓋公章的，需在印章保管部門申請蓋章后，方可發(fā)出。4.3.6 分發(fā)：綜合管理部根據(jù)發(fā)文范圍將文件分送到各相關(guān)單位，并進(jìn)行登記。4.3.7 歸檔：公司所有對內(nèi)、對外的發(fā)文在發(fā)出以后，文件原件由綜合部檔案管理員歸檔，以備查用。因涉及公司機(jī)密或工作需要，由公司各單位自行處理的文件，不適用于本章的公文辦理規(guī)定。公司工作督辦管理制度（王欣）1 .提高工作效率，確保公司實施的各項決議和制度的執(zhí)行力度，推動各項工作的順利開展，特制定本制度。2 .行政文化部/綜合管理部門是公司的督查督辦部門，設(shè)專職或兼職人員明

19、確負(fù)責(zé)，各部門安排一名人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、協(xié)助督辦。3 .督查督辦的內(nèi)容公司董事會會議定需督查督辦落實的；公司管理層會議定需督查督辦落實的；公司辦公例會會議定需督查督辦落實的；各部門來文需督查督辦落實的；信訪件需督查督辦落實的；有時限要求的工作、總結(jié)、匯報以及其他需督查督辦落實的。4 .督查督辦職責(zé)4.1 對受理、辦理工作情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查；4.2 對將到時限尚未辦結(jié)的工作進(jìn)行預(yù)告、督促；4.3 對超過時限尚未辦結(jié)的業(yè)務(wù)進(jìn)行催辦；4.4 對領(lǐng)導(dǎo)批辦的業(yè)務(wù)及其它重要業(yè)務(wù)實行跟蹤督辦；4.5 協(xié)調(diào)、處理督辦中的有關(guān)事項。5 督查督辦程序5.1 分解立項。根據(jù)公司工作要求，由行政文化部/綜合管理部門及其他

20、部門督辦人員擬定督查工作要點，對需要督查的事項進(jìn)行分解立項，填寫督辦表。內(nèi)容包括：督查事由、責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、辦理要求、主辦人或承辦部門負(fù)責(zé)人、協(xié)辦人、完成時間及進(jìn)度等。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批后交承辦項目公司或部門，承辦項目公司或部門應(yīng)在規(guī)定的時限內(nèi)完成所承辦的工作，部門督辦人員把每天待處理或者已于當(dāng)日督辦解決問題的情況及意見進(jìn)行匯總，于次日報行政文化部/綜合管理部。5.2 督查實施。對公司重大決策和重大工作部署的貫徹落實情況，采取不同的方式督促檢查。對影響公司的重大事項，集中力量督查；對全年性工作，分階段督查；對緊急事項，及時督查。運用督查通知書、電話電郵詢問、實地督查、與有關(guān)部門聯(lián)合督查等多種形

21、式，推進(jìn)公司工作的組織實施。5.3 組織協(xié)調(diào)。注重做好督查事項的分層次協(xié)調(diào)工作，一般性的具體事項，由行政文化部/綜合管理部組織協(xié)調(diào)，各部門督辦人員督促跟進(jìn)；涉及幾個部門的重要交叉事項以及涉及全局性的重大問題，由行政文化部/綜合管理部提出預(yù)案，由各部門組織協(xié)調(diào)。5.4 報告反饋。對重大督查事項，應(yīng)在辦結(jié)后一周內(nèi)，寫出書面報告，呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，反饋辦理情況。5.5 立卷歸檔。對督促檢查中形成的各種資料，做到及時立卷歸檔，以備查詢。6 督辦原則按照職責(zé)職能和管理權(quán)限明確事項的承辦部門，承辦部門應(yīng)及時辦理，做到及時、準(zhǔn)確、無誤。7 承辦部門如在規(guī)定時限內(nèi)不能完成或因特殊情況完不成的承辦事項，應(yīng)在規(guī)定時限

22、內(nèi)向主管領(lǐng)導(dǎo)和部門督辦人員匯報，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可延期辦理或交回行政文化部/綜合管理部停止辦理。8 若因人為因素造成延誤或失誤，導(dǎo)致不良后果或影響的，追究直接責(zé)任人和負(fù)責(zé)人的相關(guān)責(zé)任并通報批評。公司秘書處管理規(guī)定（王欣）1為規(guī)范公司領(lǐng)導(dǎo)（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)”）人員秘書的行為，促進(jìn)秘書處的穩(wěn)定和發(fā)展特制定本規(guī)定。2秘書處的組織架構(gòu)好的個人品質(zhì)和職業(yè)道德，具有較強(qiáng)的公關(guān)能力和處事能力。3.3秘書原則上由專職人員擔(dān)任。4職權(quán)范圍秘書根據(jù)法律、法規(guī)，公司章程的有關(guān)規(guī)定，履行下列職權(quán)：4.1 文字秘書的工作職責(zé)4.1.1 為領(lǐng)導(dǎo)草擬文件，按領(lǐng)導(dǎo)意圖擬寫講話稿、對外信件、函件等。4.1.2 會議紀(jì)要的撰寫，包

23、括公開性會議、商務(wù)洽談、中層干部項目審定的會議、由領(lǐng)導(dǎo)主持的主要會議。4.1.3 相關(guān)文件的把關(guān)，對重要文件、對外發(fā)送的文件進(jìn)行審核并糾正錯字、別字、錯句等及違反法律和法規(guī)、違背公司章程、違背領(lǐng)導(dǎo)意圖的觀點。4.1.4 公司的大事記、重大事項的記載。4.1.5 會議文件的草擬。4.1.6 政策研究工作，圍繞領(lǐng)導(dǎo)所需政策、理論進(jìn)行研究，為領(lǐng)導(dǎo)提供政策參謀。4.1.7 調(diào)研工作，對材料進(jìn)行調(diào)查核實和數(shù)據(jù)確認(rèn)，得出結(jié)論。4.1.8 文件編制，對以公司正式文件出現(xiàn)的文件進(jìn)行編號。4.2 機(jī)要秘書的工作職責(zé)：4.2.1 領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整理。各秘書應(yīng)及時、定期整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室，將文件歸類擺放。文件按照部門類別

24、放置不同的文件夾中，再放入辦公桌上的文件架上，文件架的標(biāo)注為：未批示、加急、已批示，便于文件的及時處理。4.2.2 需緊急處理的文件，秘書應(yīng)在文件右上方標(biāo)注“緊急”的紅色字樣，將文件放置在專用文件袋中，表明該份文件為“加急”文件，便于領(lǐng)導(dǎo)及時批示。4.2.3 各秘書收文應(yīng)及時做好收文登記，認(rèn)真填寫收發(fā)文登記表，并將所收文件及附件進(jìn)行分類整理、歸檔保存或根據(jù)指示銷毀文件。4.2.4 秘書有責(zé)任提醒領(lǐng)導(dǎo)對送來的文件要及時閱批?！熬o急”文件在收到后的12小時內(nèi)必須跟蹤到位；一般會簽文件，在24小時內(nèi)跟蹤到位，并將領(lǐng)導(dǎo)意見回復(fù)來文單位或個人。4.2.5 在文件呈簽過程中，如遇領(lǐng)導(dǎo)出差或請假不在公司，應(yīng)

25、根據(jù)文件緊急情況采用電話和傳真告知等辦法，或請示領(lǐng)導(dǎo)是否委托其他負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理。4.2.6 各秘書對已批示的文件應(yīng)及時從領(lǐng)導(dǎo)辦公室取出，仔細(xì)閱讀文件的批語，對領(lǐng)導(dǎo)的批示應(yīng)如實、準(zhǔn)確、快速的轉(zhuǎn)達(dá)、催辦，并有責(zé)任將事件的處理進(jìn)程及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。4.2.7 對于領(lǐng)導(dǎo)的文件應(yīng)嚴(yán)格做好保密工作，各秘書將整理好的文件定期交往行政文化部檔案室統(tǒng)一存檔保存（每季度一次）。未經(jīng)各老總簽字允許，不得自私留存文件或?qū)⑽募栝喫?。不得向他人傳播秘密文件?nèi)容，更不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復(fù)制時，應(yīng)填寫申請經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人批準(zhǔn)后辦理。復(fù)制件應(yīng)按照文件、資料的密級規(guī)定管理。不得在公開發(fā)表的文章中引用秘密文

26、件。4.2.8 如應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求需銷毀文件，應(yīng)如實記錄文件編號或內(nèi)容、銷毀數(shù)等經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后，請行政文化部檔案管理人員監(jiān)督銷毀。4.3 行政秘書的工作職責(zé)4.3.1 做好領(lǐng)導(dǎo)日程安排和先知工作。4.3.2 做好承上啟下，上傳下達(dá)工作。4.3.3 做好部門之間的內(nèi)部協(xié)調(diào)工作。4.3.4 督辦工作，包括督促領(lǐng)導(dǎo)、員工按時按量完成規(guī)定的工作。4.3.5 接待工作，熱情接待領(lǐng)導(dǎo)的來訪客人。4.3.6 通訊工作的管理，包括內(nèi)部電話、對外電話、傳呼、來函、來件的處理。4.3.7 文件的繕印，對外有關(guān)郵件的發(fā)送。5文件收發(fā)的流程5.1 秘書收文后，首先對文件進(jìn)行編號。編號的原則是：5.1.1 部門文件編號

27、：以部門名稱的前兩個字的漢語拼音的第一個字母為第一序號一年份月份0001例如：行政文化部2006年一月份第一個文件編號為：XZ2006010001集團(tuán)總部部門名稱簡稱如下：企業(yè)管理部：QY投資發(fā)展部：TF工程管理部：GC生產(chǎn)運營部：SC財務(wù)部：CW資金部：ZJ投資者關(guān)系部：TG國際業(yè)務(wù)部：GJ人力資源部：RL行政文化部：XZ貿(mào)易部：MY項目公司部門文件編號按照集團(tuán)總部原則制定。5.1.2 公司高層領(lǐng)導(dǎo)文件編號：以高層領(lǐng)導(dǎo)姓氏的漢語拼音為第一序號一序號年份一月份一0001例如：劉明輝總裁在2006年一月份第一個文件編號為：LIU-2006-01-0001項目公司領(lǐng)導(dǎo)文件編號按照集團(tuán)總部原則制定。

28、5.2 編號完畢后，填寫收發(fā)文登記表后報主管高層領(lǐng)導(dǎo)。5.3 領(lǐng)導(dǎo)批示文件后如需其他部門傳閱或會簽意見時，由秘書在收發(fā)文登記表做好相應(yīng)登記和傳遞工作。5.4 文件的跟蹤?！熬o急”文件在收到后的12小時內(nèi)必須跟蹤到位；一般會簽文件，在24小時內(nèi)跟蹤到位；傳閱文件在72小時跟蹤到位。5.5 文件批復(fù)完后應(yīng)及時回復(fù)來文單位或個人?！熬o急”文件在收到后的12小時內(nèi)回復(fù)；一般會簽文件，在24小時內(nèi)回復(fù)。具體流程圖如下：秘書收文公司員工保密規(guī)定1 總則1.1 為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。1.2 公司秘密是關(guān)系公司權(quán)利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。1.3

29、 公司各部門和各下屬項目公司以及職員都有保守公司秘密的義務(wù)，員工務(wù)必保管好你持有的公司涉密文件。2 保密范圍和密級確定公司秘密包括下列事項：2.1 公司重大決策中的秘密事項。2.2 公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。2.3 公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議記錄。2.4 公司財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表。2.5 公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息。2.6 公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。2.7 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。2.8 一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。2.9 1公司秘密的密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級