ISO全套制度及業(yè)務流程之后勤保障制度

1、23 后勤保障制度1. 目的和范圍 :為公司全體員工服務，通過規(guī)范公司后勤保障管理，保證公司各項業(yè)務正常 運作， 從而，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境， 提高員工工作效率。 主要包括采購及倉庫管 理、車輛管理、郵政通迅事務管理、安全衛(wèi)生管理及電腦管理等。2. 職責2.1人力資源部后勤保障人員服務于公司全體員工，保證各項辦公物資及時送達，提供 便捷的交通工具和整潔的工作環(huán)境，合理安排各項行政開支、節(jié)省費用。2.2人力資源部后勤保障人員致力于為公司員工創(chuàng)造良好的工作氛圍，進而提升人力資 源物理環(huán)境管理水平。3. 工作流程：3.1 辦公用品管理制度3.1.1 公司辦公用品（包括部分固定財產(chǎn)、日常低值易耗品

2、等）由人力資源部指定專人 負責管理。3.1.2 各部室應于每月 15 日（5 日內(nèi)，如遇節(jié)假日順延） ，將部門經(jīng)理審簽過的當月 份辦公用品申購單報人力資源部統(tǒng)一購置、領用。3.1.3 臨時需要購置的特殊用品，應報總經(jīng)理批準，由人力資源部統(tǒng)一按總經(jīng)理批示辦 理。3.1.4 各部門的辦公用品應指定專人統(tǒng)一簽領。凡屬固定資產(chǎn)的物品，領用者應填寫財 產(chǎn)領用單。3.1.5 工作調(diào)動或離開本公司者，必須先辦理原領用物品的清查及上繳手續(xù)。3.1.6 上繳回歸之物品要完整齊備，若已損壞，應作合理解釋，故意損壞或遺失者，除 照價賠償外，還應酌情處罰。3.2 公用辦公設備的使用規(guī)定3.2.1 復印機：人力資源部派

3、專人負責維護，以便及時排除故障。3.2.2 傳真機：人力資源部為每部傳真機設登記冊，上詳列日期、發(fā)送地、頁數(shù)、發(fā)件 者等項目。 各部門傳真時要認真填寫。 凡未在公司本部的傳真機， 也應參照本通 知精神， 制定有關規(guī)定， 并由專人管理， 人力資源部根據(jù)電信局的月底對帳單進 行監(jiān)控。3.3 車輛管理辦法3.3.1 公司駕駛班隸屬人力資源部。駕駛員實行崗位責任制，包干使用和維護車輛。3.3.2 各部門因公用車，報由人力資源部行政內(nèi)務主任統(tǒng)籌安排。3.3.3 凡公司外聯(lián)人員的摩托車，每輛每月包干使用汽油 20 公升。公司配發(fā)的摩托車 每年的包干維修費用為 400 元/ 輛，超出部分自理，但其年檢、保險

4、費用由公司 負責繳納。3.3.4 駕駛員（包括摩托車手）的一切違章罰款均不能報銷。3.3.5 員工需要用車時，由申請人填寫 （* ）地產(chǎn)派車單（一式兩聯(lián)），經(jīng)所在部門經(jīng) 理簽字（派用中巴須經(jīng)總經(jīng)理批準） ，再交人力資源部派車。駕駛員憑單（第一 聯(lián)）出車，第二聯(lián)由人力資源部留存，保管期限為一個月。3.3.6 所有車輛均在人力資源部指定點進行維修、清洗。3.3.7 用車畢，車輛統(tǒng)一停放在大廈地下室規(guī)定的車位，不得私自將車開走3.3.8 各分公司若借用公司車輛，應在一周前提出有關方案（含行車目的地、借用時間等）。在借用期內(nèi)所發(fā)生油費、通行費、停車費及駕駛員的加班費等費用均由借 用單位承擔，具體辦法如

5、下：駕駛員負責記錄該車的起始與終止公里數(shù) （應與借用單位有關員共同確認） ，并負責 收集所發(fā)生的通行費、停車費等票據(jù)；由公司人力資源部提供該車的行車標準 （每百公里耗油量） ，如實統(tǒng)計本次借車的油費及其他有關費用，并將費用提交借車單位，由借車單位承擔該筆發(fā)生額。3.4 郵政通訊事務管理制度3.4.1 個人通訊費用報銷標準A. 公司副總經(jīng)理、工程材料部經(jīng)理、外聯(lián)經(jīng)理、經(jīng)營銷售部經(jīng)理等每人每月可報銷手提電話費 1000 元。B. 公司部門正職經(jīng)理，每人每月可報銷手提電話費500元。C. 公司部門副經(jīng)理（或相當于部門負經(jīng)理待遇），每人每月可報銷手提電話費 300元。D. 公司中級職員，每人每月可報銷

6、手提電話費 200元。E. 除駕駛員及外聯(lián)人員外，其他人員的傳呼費用不予報銷。3.4.2 做好與公司業(yè)務有關的國際、國內(nèi)長話登記。3.4.3 每年年底，與圖書檔案室密切配合，做好公司下一年度的報刊、書籍訂閱工作。3.4.4 人力資源部委派專人每月定期前往電信局，辦理手機、傳呼機繳費及打印詳情單等電信業(yè)務。3.4.5 員工因公需辦理快件、平信等郵政事務，可委托人力資源部代辦。3.5采購與倉庫管理辦法3.5.1采購范圍：公司辦公所需的用品用具。3.5.2規(guī)范采購點：所有物品均需定點采購，建立合格供應商檔案。3.5.3申購程序申請部門人力資源部審核、采購登記入庫發(fā)放至申購者一'3.5.4倉管

7、員需對所采購的物品憑申購單進行登記、核實，并做好入庫登記手續(xù)，然后 按申購單發(fā)放。倉管員應定期對倉庫進行盤點，統(tǒng)計辦公用品的使用金額。3.5.5倉管員對所有物品應整齊、有序地予以擺放。3.5.6倉管員應定期對倉庫進行清理，保持倉庫整潔。3.5.7倉管員應對庫存物品妥善保管，不得丟失。3.5.8倉管員應為倉庫采取定期除濕等有效措施，避免產(chǎn)生物品腐爛、變質(zhì)等現(xiàn)象。3.5.9倉管員要樹立安全防患意識，避免產(chǎn)生火災、盜竊現(xiàn)象。3.6安全、衛(wèi)生管理辦法3.6.1辦公場所嚴禁吸煙，注意用電安全，嚴禁亂拉線、亂搭線以及違章使用電器；注 意防火，如發(fā)現(xiàn)事故苗頭，必須立即處理并及時報告人力資源部，及時消除隱患3

8、.6.2注意將貴重物品、重要文件妥善保管，人員離開應將抽屜或保險柜鎖好，提高防 盜意識。3.6.3公司辦公場所須保持整潔、有序的辦公環(huán)境以提高員工的工作效率，提升公司的對外形象3.6.4 各部門員工須嚴格遵守公司 關于維護辦公環(huán)境秩序的有關規(guī)定 ，自覺維護辦公場所的環(huán)境衛(wèi)生，各部門應對本部門的辦公環(huán)境負責，并落實到個人。3.6.5 公司人力資源部每周定期開展衛(wèi)生檢查活動，對各部門的環(huán)境衛(wèi)生情況進行評比 并給予公開通報。3.7 各售樓部的財產(chǎn)管理辦法3.7.1 各售樓部在籌備之時， 需配備辦公設備。 應由該部門提出申請， 經(jīng)總經(jīng)理批準后， 人力資源部的采購員與申請部門的申請人共同采購。3.7.2

9、 各部室所需物品，原則上由人力資源部的采購員統(tǒng)一采辦。由于各售樓部受地域 因素的限制，部分急需物品（零星物品）經(jīng)口頭請示后，可自行采購。事后，需 到人力資源部倉管員處補辦進、出倉手續(xù)。3.7.3 購得物品（特指財務計統(tǒng)部規(guī)定需入庫的物品） ，申請部門的申請人員需到人力資源 部辦理相關手續(xù)，即填寫財產(chǎn)入庫驗收單及財產(chǎn)領用單 ，并報財務計統(tǒng) 部統(tǒng)一作賬。3.7.4 當售樓部需撤點時，必須以書面形式通知人力資源部。人力資源部的倉管員到現(xiàn) 場進行財產(chǎn)清點，并辦理相應的財產(chǎn)轉(zhuǎn)移、入庫等手續(xù)。3.7.5各部室指定財產(chǎn)管理員對各部室財產(chǎn)進行統(tǒng)一管理，財務計統(tǒng)部與人力資源部對 公司財產(chǎn)進行每年一次的盤點。3.

10、8 電腦管理程序3.8.1 電腦的軟硬件的維護理員，由電腦管理員在電話中進行指導3.8.1.2 電腦出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰或死機，將由電腦管理員根據(jù)報修順序在 1 個工作日內(nèi)給予 解決。3.8.1.3 電腦管理員在維護的過程中，判定為硬件問題的，將由電腦管理員根據(jù)該機的 供應商進行報修，從報修之日起 3 個工作日內(nèi)給予解決。3.8.1.4 打印機的硬件故障由電腦管理員送到指定的維護站給予維修，從送修之日起 5 個工作日內(nèi)給予解決。3.8.2 各部門應用軟件的申購流程、培訓及使用3.8.2.1 應用軟件的申請必須經(jīng)過部門經(jīng)理的批準，然后報于人力資源部，由人力資源 部根據(jù)實際情況進行分析及價格與功能的確認，

11、最后報總經(jīng)室批準。3.8.2.2 當應用軟件購買后，由該部報人力資源部進行軟件使用的培訓，由人力資源部 的培訓口和軟件供應商安排培訓事宜。3.8.2.3 總經(jīng)室確定該軟件正式使用日期和軟件系統(tǒng)管理員后，由系統(tǒng)管理員分配該部 門中使用人員的權限，并根據(jù)實際情況予以指導。3.8.2.4 在該軟件經(jīng)銷商許可下，電腦管理員及該軟件系統(tǒng)管理員均要對該軟件的安裝 程序、產(chǎn)品序列號和使用說明書進行備份。3.8.3 電腦操作使用制度3.8.3.1 電腦使用者領用電腦前， 須經(jīng)過電腦管理員的操作常識培訓和測試， 測試合格者方 能使用電腦。3.8.3.2 不得將外來的與工作無關的光盤或軟盤帶到公司的電腦中使用。

12、不得擅自安裝與工作無關的軟件或游戲。3.8.3.3 如需安裝工作中所需的軟件， 必須經(jīng)電腦管理員的核實后方可安裝， 安裝前先查此 軟件是否有病毒。3.8.3.4 對于電子文件的復制， 復制方需經(jīng)過被復制方的同意后方可復制， 復制后的文件未 經(jīng)許可不得再將其復制給其他人。 凡是從別處拷貝來的文件， 須經(jīng)過殺毒后才可 以使用。3.8.3.5 必須確保電子文件在網(wǎng)絡中的安全性。 如要把自己的文件共享給其他人， 須進行共 享加密，或者只添加共享人的用戶名。3.8.3.6 必須不定期的對電腦中的文檔進行備份，可通過軟盤、光盤、網(wǎng)絡等。公司重要性 文檔的保護， 首先使用者須對此電腦加設開機密碼， 以防止其

13、他人使用， 把此類 文檔放在非共享的目錄中，要設打開密碼；如有軟盤（或其它外部存儲設備）備 份，需把此軟盤（或者其它外部存儲設備）存放入到安全處，以保險柜為宜。3.8.3.7 對于電子文件的銷毀，必須進行物理刪除，以確保不被反刪除。對于軟盤的銷毀， 應先將其中的文件刪除后，然后剪成兩半，再行銷毀。3.8.3.8 如需使用別人的電腦，需經(jīng)過該電腦使用者的同意后，方可使用，不得擅自刪除他 人的文件，如需保存，必須建立一新的目錄，保證文件存放有序，整潔明了。3.8.3.9 任何人不得在公司的電腦或網(wǎng)絡中散發(fā)計算機病毒， 或?qū)τ嬎銠C的硬件或軟件系統(tǒng) 進行設置，不得從互聯(lián)網(wǎng)上下載與工作無關的軟件， 不得

14、利用公司網(wǎng)絡進行黑客 軟件測試或攻擊， 不得利用公司網(wǎng)絡瀏覽非法的網(wǎng)站， 由此所產(chǎn)生的一切后果由 當事人承當，同時人力資源部將追求其責任。3.8.3.11 電腦使用者必須每周對自己的電腦進行殺毒，殺毒軟件須保持同步更新。3.8.4 電腦配置制度3.8.4.1 每個工作崗位的電腦配置數(shù)量與性能由人力資源部根據(jù)其行政級別和專業(yè)性質(zhì)進 行合理配置。3.8.4.2 不同崗位和專業(yè)對電腦的性能要求不同，電腦的性能級別分為：A 高級：在當前市場情況下的電腦新產(chǎn)品，具有卓越的性能表現(xiàn)；具體表現(xiàn)在：高 速度的CPU，具有3D圖形加速卡，較大屏幕顯示器，大容量硬盤，大容量內(nèi) 存。選擇類型為品牌機或筆記本電腦。B

15、 中級：在當前市場情況下的電腦主流產(chǎn)品，具有較好的性能；具體表現(xiàn)在：中高速度的 CPU， 3D 圖形加速卡， 15 寸顯示器，中大容量硬盤，中大容量內(nèi)存。 選擇類型為品牌機。C 普通：在當前市場情況下的電腦入門級產(chǎn)品、歷史產(chǎn)品，可以滿足一般性辦公文 書處理的需要。選擇類型為兼容機。 具體電腦的性能級別， 由電腦人員按照以上 原則，根據(jù)當年市場情況做出評定。3.8.4.3 部門經(jīng)理級以下職員原則上只能配置臺式電腦， 數(shù)量及性能級別應根據(jù)其專業(yè)性質(zhì)進行配置。3.8.4.4 職員電腦等級配置原則：A. 董事長、總經(jīng)理可以配備桌面臺式電腦和手提便攜式電腦各一臺，性能級別：高 級；B. 中高級職員及設計

16、部職員配備一臺桌面臺式電腦，如有必要經(jīng)總經(jīng)室特批后可配 置一臺手提便攜式電腦，性能級別：中高級；C. 普通職員一般配備一臺桌面臺式電腦，性能級別：普通級；3.8.4.5 電腦配置程序：A 缺少電腦的部門，應向人力資源部提出固定資產(chǎn)購置申請，說明該電腦的用途、 應用軟件和使用人。B 人力資源部收到申請后，根據(jù)使用人的行政級別或?qū)I(yè)崗位，確定應該配置的電 腦數(shù)量和性能級別；然后結(jié)合公司內(nèi)剩余電腦的狀況，決定是否購買新電腦。C.如果不需要購置，由人力資源部在內(nèi)部調(diào)配解決。D 如果需要購置， 則在固定資產(chǎn)購置申請內(nèi)填寫擬購置電腦的數(shù)量、 配置和價格情 況，然后報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3.8.4.6 電腦更換程序：A 由于電腦不能滿足使用需要的部門，可以向人力資源部提出更換申請。申請中要說明 更換電腦的用途和使用人。B 人力資源部收到申請后，對使用人電腦進行評估。C.如果電腦能滿足使用，貝U不予更換；D 如果電腦不能滿足使用，則根據(jù)公司電腦現(xiàn)狀，電腦管理員給出公司內(nèi)部解決或購 買新電腦的意見。經(jīng)主管領導副總經(jīng)理、總經(jīng)理批示后，在內(nèi)部協(xié)調(diào)更換或購買 新電腦。3.8.4.7 購置電腦后必須在人力資源部倉管