外貿業(yè)務員管理辦法

1、外貿業(yè)務員管理辦法（一）日常工作1. 作息時間上午： 08:30 12:00 工作中午： 12:00 13:00 休息下午： 13:00 17:30 工作 如果有特殊情況，需向公司業(yè)務經理請假說明。2. 外部培訓： 為了形成公司內部學習和交流的良好氛圍，達到互助提高的效果，公司 鼓勵交流，學習和互相幫助，比如：阿里巴巴公司提供的業(yè)務培訓要求必須到 場，而且做好學習筆記，阿里巴巴后臺外貿服務部要充分利用，加強和阿里巴 巴外貿服務人員的溝通和學習，好的意見要充分利用，幫助自己提升業(yè)務能力 和業(yè)績。3. 熟悉產品 了解產品知識， 相關術語，建立一份所有產品的價格表， 并經常更新。4. 阿里平臺的利用

2、： 資料更新（如產品圖片更換、公司基本信息修改）是非常重要的一個方面。就 好比是公司的一張臉，需要給人以新鮮的面孔。阿里巴巴的后臺操作工具 my alibaba 是為了針對跟進買家操作特別設計的， 可以自己非常方便的完成部分資料發(fā)布及更新。具體要求如下：A、首先建立一個產品關鍵詞表，因為所有的操作都須圍繞關鍵詞來；B、每天發(fā)布20個新產品，可使用導入功能，將時間最早的老產品導入， 發(fā)布成新的產品， 24小時后將被導入的老產品刪除（防止產品越積越多， 造成頁面繁亂）。C、發(fā)布20個新產品時按照關鍵詞發(fā)布，盡量做到每個產品主推的關鍵詞 都不同，以達到全面覆蓋關鍵詞，從而全面提升曝光量。D櫥窗產品每

3、2周更新一次，主要考慮更換部分圖片，以保持網頁新鮮 感。5. 綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點計劃，把要處理的事情分為四類： （1） 緊急 （2）重要 （3）日常（ 4）臨時6. 和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄要進行文檔保存。重要信息要摘 出來存入備忘錄。7. 每周一上午 9 點業(yè)務經理給業(yè)務員開晨會，安排本周工作計劃，每周五 下午三點前交本周工作總結，并于下午 5 點開總結會議，做工作反饋和總結。 總結內容應包括：（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產品，本周進程，下周計劃。（2）總結一周內遇到的業(yè)務上等各種問題。8. 每月對自己的訂單進行總結，列明合同號，合同金額，合同數量，

4、價格 條款，交貨期，目前進行狀態(tài)，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情 況進行總結。9. 對客戶進行總結，對于每一個客戶的要求，對產品，單據，包裝的要求作總結， 進行客戶評價分析。10. 對自己的整體業(yè)務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和計劃。（二）客戶開發(fā)前期工作1. 收到詢盤及報價時，要及時跟業(yè)務經理確認是否已有同事聯(lián)系，如沒有，及時跟 蹤和處理。2. 在與客戶商談過程中，有涉及到技術指標的問題，即時與工廠溝通，并記錄該信 息。需要我方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗的等事項，業(yè)務人員應事先 聯(lián)系相關中介機構進行確定，選擇中介機構應考慮業(yè)務熟練、服務效率高及收費 合理。

5、3. 業(yè)務員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到付帳號。 不能取得樣品費又不能到付，須經業(yè)務經理及總經理批準才可郵寄。并將郵寄信 息，快遞單據整理存檔。確認客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結果。（三）報價及合同簽定1收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應與業(yè) 務經理確認相關信息后在給客戶報價，做報價單或形式發(fā)票給客戶，并要求客戶 簽字回傳。2收到客戶簽字確認形式發(fā)票后，嚴格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同 必須包含全部客戶所需單據，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協(xié)議。3付款方式上，原則上考慮前TT全部或部分作為定金，剩余見提

6、單傳真件付款，及 全部短期信用證。收匯銀行和業(yè)務員負責對信用證做形式和內容的檢查，發(fā)現差 異的，應及時通知外商修改。信用證審查無誤后，報經理復核。4將填寫完整的合同，傭金協(xié)議等遞交業(yè)務經理審核，總經理審批。5. 合同蓋章后，掃描發(fā)給客戶確認簽字。6. 如客戶對銷售合同有異議，合同修改后重新確認。7. 雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。（四）安排生產（備貨）非常重要：應安排專門的跟單員安排生產訂單及報關發(fā)貨?。ú块T配備一個專門的跟單員，歸業(yè)務經理管理。不能業(yè)務員一條龍操作。）1. 原則上，公司在收到外商的全部貨款、部分定金或信用證經復核無誤后，開始安 排生產計劃，進行生產。業(yè)務

7、員需要和工廠協(xié)調好生產包裝，發(fā)貨和單據制作的 時間表。2. 業(yè)務員應每天與工廠溝通生產狀況和相關商檢，保險，定船定航班情況。3. 業(yè)務員需要根據合同內容提前準備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。4. 跟單員負責統(tǒng)計每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計本上。5. 對于外商要求按自己的要求生產的，業(yè)務人員應和工廠進行溝通，確保產品的質 量及規(guī)格符合要求；外商對于產品有包裝或嘜頭及產品顏色等有特殊要求的，對 此業(yè)務員要對客戶的特殊要求進行仔細核對并及時確認，正式包裝或印刷前需經 外商再次確認。在正式包裝或印刷等特殊要求按照客戶要求生產后，客戶有要求變更的，其中額 外產生的費用應向客戶及時反映。費用在公司承擔

8、之內的，由公司承擔；費用在 公司承擔之外的，由客戶承擔。在正式包裝或印刷等特殊要求按照客戶要求生產 中或生產后，如發(fā)現包裝或印刷等特殊要求有不符合客戶要求的，其中為業(yè)務員 自己的疏忽產生的額外費用，業(yè)務員要為自己的疏忽承擔一定責任，由總經理視 情況作出決定。（五）發(fā)貨1. FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負責確認貨代公司，須及時聯(lián)系貨代，確認合適的輪班和發(fā) 貨時間。2. 業(yè)務人員應在生產結束前一周，安排好貨代，確定定艙事宜；一般在船期前二日， 安排裝柜、運輸。3. 貨物報關出口后，把所有單據包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產地證，提單等掃描存

9、檔,并發(fā)給客戶，進行確認。4. 公司按照客戶預訂交貨時間生產后，并通過了報關、報檢等一系列出口程序之后， 由于業(yè)務員疏忽而造成交貨延期，包括期間因商檢、報關、港雜等產生的費用， 同時給公司造成一定的損失，業(yè)務員要為其疏忽承擔一定責任。5. 在訂艙過程中，業(yè)務員應按照公司合作貨代（包括陸海運）進行操作；對客戶指 定貨代的情況，在向客戶指定貨代公司詢價后，如果指定貨代的海運費價格在市 場價格的正常范圍內，業(yè)務員可以按照客戶指定貨代安排訂艙，但業(yè)務員要向其 所在生產企業(yè)提供關于客戶指定貨代的郵件或其他直接相關信息；如果指定貨代 的海運費價格高于或是遠遠高于市場價格，業(yè)務員應該及時把海運費的實際情況

10、向客戶說明，同時建議客戶用海運費較低的貨代公司，以降低客戶的購買成本。 如客戶不同意業(yè)務員建議的，業(yè)務員應上報經理批準實施。（六）收匯收匯方式為信用證的，業(yè)務人員必須細心操作，謹慎處理，注意單證的一致性，做到 安全收匯。全部收匯后，業(yè)務人員請對相關資料進行整理，將相關單據交至財務，及時到外匯局、 稅務局辦理核銷、退稅；其中業(yè)務員要為自己操作的票數進行核銷。 并注意對外商的 售后服務，進行跟蹤，以建立長期的可信賴合作伙伴關系。（七）文件資料管理業(yè)務人員正在處理的合同訂單，以及已經完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標識已完成訂單， 待

11、處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。（八）E盤文件管理1. 所有與客戶往來及與發(fā)貨有關文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件， 按固定格式統(tǒng)一存放在E盤，保證所有資料在E盤對應的文件夾下都能找到。E盤：高級客戶：客戶-Busi nessReport-CustomerFile-Packi ng-Shipping docume nt低級客戶：客戶-郵件 潛在客戶：客戶-郵件2. 文件存放說明：Busi ness Report 下存放業(yè)務進展，工作總結。 Customer File 下存放來往郵件，傳真，及報價。Packing下放置與包裝有關的文件，圖片。Ship

12、ping docume nt下按合同號設置文件夾，分別存放各合同與出貨有關的單據。保證所有與客戶 有關的往來文件，原件及復印件能在對應的文件夾都能找到。（九）郵件管理統(tǒng)一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存。總經理、業(yè)務經理有權查看工作郵 箱。（十）合同號登記本業(yè)務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于業(yè)務經理 歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產品名稱，數量， 預計發(fā)運日期，目的地。合同號登記本統(tǒng)一掛在部門白板上，以確保所有信息公開透明。（十一）單證保管 在每一票合同操作完成之后，業(yè)務員要及時做出一個出貨所需費用的詳細清單，并 上交到總

13、經理以作備案。貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。（十二）獎懲制度 業(yè)務員嚴格按照以上規(guī)定執(zhí)行，對于嚴格執(zhí)行者給予激勵加分，如違反以上規(guī)定第 一次給予警告，第二次給予扣分。薪酬激勵基本工資（每月發(fā)放）外貿業(yè)務提成（每月、季度或半年發(fā)放一次） + 獎金（每 半年或一年發(fā)放一次） 為激勵外貿人員多做業(yè)績，可采用浮動底薪制及分層提成法。浮動底薪制：例如基本工資最低 800 元，每月根據業(yè)績量給予不同的底薪，完成 2 萬以內 800元，2萬4萬 1000元，依次遞增；分層提成法：按照銷售金額提成而非利潤，提供給外貿人員產品成本價（最低銷售 價），實際銷售金額低于成本價部分按照 2%提成，高于成本價 20%之內部分按照 8%提出， 高于成本價 20%50%之內部分按照 12%提成，高于成本價 50%以上部分按照 15%提成。獎金