寧波XX集團有限公司會計電算化管理制度

1、寧波XX集團有限公司會計電算化管理制度財務部2001年4月目錄第一節(jié) 電算化工作程序圖1IIIIII經濟業(yè)務 II 審 II 計算機制 I打1一 I一I1>1原始單據 II 核 II 憑證 I印1 1111 111IIIII1審II帳務I1打1 一I1>I1核II處理I1印11111 1IIII丨審丨丨調整丨I 一 II丨核丨I存 檔IIIII注：A 本圖2、5、8為四次審核，分別為原始單據審核、機內憑證審核、打印帳簿核E.電算化人員分工為審核、電算操作、檔案管理C.電算化工作人員應本著會計職業(yè)道德要求和各項工作制度認真執(zhí)行。第二節(jié)會計電算化賬務處理管理制度為了加強會計核算軟件的操

2、作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及安全、 在會計信息處理和保存中的使用，根據財政部的有關規(guī)定，結合我單位的具體情況制定 如下規(guī)定：財務部門在每年初或上年末建立新的會計年度完整的帳務文件，根據現(xiàn)行財務 制度，按照軟件系統(tǒng)的要求正確地設置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追 加新的會計科目，但已制單或記帳的會計科目不得修改或刪除（帳務的修改工作由系統(tǒng) 管理員執(zhí)行）。轉換會計制度時，應在新的會計年度開始后的2 0天內，完成結轉各帳戶的年 初手續(xù)，并保證數(shù)據檢驗平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后 如有調整，只能通過填制記帳憑證進行。任何登記入帳的經濟業(yè)務都必須填制記帳憑

3、證，摘要區(qū)要按規(guī)范錄入，在機器 上填制的記帳憑證編號應當連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應在斷號后的第一張憑證上注明間 斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。記帳憑證必須經過復核人員簽字后，才能根據其登記帳簿，復核人員必須在屏 幕上直接對機器存儲的記帳憑證進行復核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑 單進行簽字蓋章，同一張記帳憑證，制單和復核不能是同一個人。記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不 得登記入帳?？値ぜ艾F(xiàn)金帳和銀行帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂，出納人員根據 審核人員審查并準許報銷的憑證，收入或付出款項，制記帳憑證。出納每天必

4、須將當日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據輸入計算機并據以計算出庫存日報表，并 在表上簽字蓋章。（六）單位根據機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記帳期限，每月 至少記帳一次，每月月末以前應將當月所有收支及轉帳業(yè)務全部登記入帳，每月核對一 次總帳，每季度核對一次明細帳。（七）必須將儲存在機器內的帳簿數(shù)據打印輸出為書面帳簿，會計報表、往來帳、貨幣日 記帳、總帳每月打印存檔；年末將全部帳簿數(shù)據打印輸出存檔。第三節(jié)會計電算化操作管理制度為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及會計信息 的全面、準確與安全特制定本制度。一操作使用人員操作使用人員是指有權使用會計核算軟件完成職責范圍內會

5、計電算工作的財務人員 或財務部門工作人員。根據會計電算化工作要求，財務部門配備以下操作使用人員：系統(tǒng)管理人員：負責所有會計核算軟件數(shù)據的初始化、數(shù)據備份與恢復、系統(tǒng) 運行錯誤的登記與排除工作，負責系統(tǒng)操作使用的組織與管理工作，分配操作使用人員 的工作權限，并設置操作使用人員的密碼；負責對軟件的檢查及運行故障處理工作。數(shù)據錄入員：按照操作規(guī)程錄入憑證數(shù)據，并負責錄入數(shù)據的正確性校驗， 對操作中出現(xiàn)的問題作詳細記錄并及時報告系統(tǒng)管理員。數(shù)據錄入員無權修改原始憑證 或手制憑證上的數(shù)據，不得進行憑證復核操作。出納人員，系統(tǒng)維護人員不能擔任數(shù)據 錄入人員工作。（相關會計崗位人員）數(shù)據復核員：負責對已錄入

6、計算機的憑證編號及數(shù)據的完整性、正確性審核，確保入帳數(shù)據的完整與正確。數(shù)據管理人員：負責已復核數(shù)據的入帳、入帳后憑證、帳頁崐、的打印輸出工 作，協(xié)助系統(tǒng)管理員定期做好數(shù)據的備份工作，負責程序軟盤、備份數(shù)據軟盤、輸出憑 證、帳頁及其他資料的保管工作，做好軟盤數(shù)據及資料的安全保密工作。（儲功杰）硬件系統(tǒng)維護人員：負責對會計電算化硬件和，以保障會計電算化工作的正常 運行。（肖紅根）二操作使用人員的操作權限：系統(tǒng)管理員必須根據財務軟件的特點和本單位會計核算要求，來建立本單位會 計電算體系與核算方式。會計科目的設置必須符合會計制度與單位核算、管理的要求。 報表格式必須符合上級主要部門和財政主管部門要求。

7、數(shù)據錄入人員進行數(shù)據錄入操作時應嚴格按照憑證內容輸入數(shù)據。不得擅自修 改憑證數(shù)據，如發(fā)現(xiàn)憑證數(shù)據錯誤立即通知憑證編制人員或系統(tǒng)管理人員，并根據修正 后的憑證修改錄入的數(shù)據。數(shù)據錄入人員除可以進行數(shù)據錄入操作外，還可以進行數(shù)據 查詢工作，但不得進行數(shù)據復核操作 , 復核人員亦不能進行數(shù)據錄入操作 ,復核時發(fā)現(xiàn)憑 證錄入錯誤 ,必須通知數(shù)據錄入人員進行修改 , 復核人員不得進行已錄入數(shù)據的修改操 作,? 待數(shù)據錄入人員修正錄入數(shù)據后再進行復核簽字操作 .系統(tǒng)維護人員除實施數(shù)據維護時，一般情況下不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據庫進行 操作。實施維護時不準修改數(shù)據庫結構。其他操作人員一律不允許實施數(shù)據庫操作。用

8、于會計電算化的硬件和會計軟件只有操作人員才能上機操作使用。其他人員 一律不允許上機。操作人員必須經過培訓并經系統(tǒng)管理人員認可合格后方可上機。.上機操作人員如實以自己身份、密碼進行上機操作，操作人員的密碼必須牢 記，并注意要安全保密，否則出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的責任。.出納員、維護人員、程序人員均不準實施數(shù)據錄入操作。.備份數(shù)據軟盤和存檔數(shù)據軟盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數(shù)據管理人員 按規(guī)定統(tǒng)一復制、核對、存放、保管。三.會計憑證的審核與管理： 會計憑證是計算機處理會計核算業(yè)務的依據，必須保證入帳前錄入計算機的會計 憑證準確、可靠，因此應從以下幾個方面嚴格把關：.業(yè)務憑證

9、的審核:財務部門收到業(yè)務人員編制的憑證后首先由稽核人員審核業(yè)務發(fā)生的真實性和準確 性，確認無誤后再審查業(yè)務憑證有無業(yè)務負責人，業(yè)務主管的簽章，如確認無誤則上機 制單。.機制憑證的審核：在記帳前必須打印機制憑證，交稽核人員審核無誤后才能作記帳等帳務處理?；?人員必須認真審核憑證摘要的規(guī)范性、清晰性；憑證分錄和數(shù)據的合法性、準確性；最 后審查制單人是否簽字。如出現(xiàn)憑證錯誤，審核人員應作出錯誤標志，單獨歸類，交由 憑證制單員改正并重新打印審核。.機制憑證的復核審核對打印出的機制憑證審核無誤后，應對系統(tǒng)內的機制憑證進行簽字。.復核后的憑證經相關人員確認簽字后方可進行記帳操作。第四節(jié) 會計電算化硬件設

10、備維護管理制度為了保障會計電算化硬件設備的正常運行，加強會計電算化硬件設備的管理，特制 定本制度。一. 硬件設備配置情況：會計電算化硬件設備是指專門用于或主要用于會計電算化及其配套設備，包括計算 機主機、顯示器、打印機等。為了確保會計電算化工作的正常進行，財務部門根據業(yè)務量配備相應硬件設備，其 中計算機十一臺、打印機兩臺。這些計算機設備專門用于會計電算工作。其他部門不得 任意使用或占用。二. 硬件設備的維護與管理：1. 硬件設備的管理：會計電算化專用硬件設備由財務部門統(tǒng)一管理和使用，其他部門一般情況下不得使 用財務硬件設備，確需使用時必須經財務部門有關負責人批準，并確認不影響會計電算 的正常工

11、作，操作使用硬件時必須進行操作登記，并在上機登記表上注明批準人姓名、 ?批準時間。為使會計電算化設備有一個良好的運行環(huán)境，機房內應保持良好的衛(wèi)生環(huán) 境。會計電算化硬件設備專門用于運行帳務處理系統(tǒng)、報表處理系統(tǒng)和其會計事務處 理。任何人員不得將其用于游戲和不得用于對外服務。為了保證計算機不受病毒干擾，所有軟盤、光盤必須經硬件系統(tǒng)維護人員先進行病 毒檢測和消除病毒操作才能進行其他操作。2 硬件設備的維護：硬件設備的維護是對計算機硬件進行檢測、功能修復及零部件配置工作。會計電算化硬件設備的檢測工作由硬件系統(tǒng)維護人員負責進行，一般每周末全面檢 查一次，并做好檢查記錄。三安全與保護：1 財務部門必須加強

12、會計電算化安全與保護工作。2計算機和打印機除每周一次全面檢查外，應定期清洗計算機和打印機上的臟 物。3 為了保障計算機安全正常地運行，機房應裝置空調設備，以保持適當溫度。機 房內不準抽煙，杜絕一切火源。為防意外事故的發(fā)生，機房內應配備滅火設備。4機房內的一切電器設備必須經過用電管理部門同意后才能安裝：.機房內只能有一個電源總閘開關，該總閘開關由專業(yè)電工安崐、裝，財務部門 必須指定專人操作。.工作中突然停電時必須立即關掉總閘開關及所有電器設備.操作人員離開機房時應關閉自己使用設備的電源，下班時必須關閉機房內電源總閘。硬件設備的啟用必須遵循以下順序：首先開總閘開關；其次開UPS（不間斷電源）設備；

13、第三開打印機；第四開顯示器；第五開計算機主機。第五節(jié) 會計電算化軟件維護管理制度為了保障會計軟件的正常運行，加強會計軟件的管理，特制定本制度：一會計軟件配置情況：會計核算軟件是用于完成會計業(yè)務處理的軟件及其有關資料。按照分步實施的方針，根據本單位具體情況從核算、管理和決策支持三個階段來配備相應軟件。用友軟件（集團）有限公司研制產品解決了核算中的大量數(shù)據處理工作， 提高了財務及業(yè)務管理的水平，并能為企業(yè)領導決策提供了強有力的決策支持。二會計軟件的維護與管理：1 會計軟件的維護是指保證會計軟件原設計功能的正常實現(xiàn)所能實施的程序修正，會計軟件參數(shù)調整和會計數(shù)據的更正與恢復等工作，由于財務部門應用用友

14、公司的商品軟件，程序修正和會計軟件參數(shù)的調整一般由用友公司實施，會計數(shù)據的更正與恢復一般由系統(tǒng)維護人員負責，其他操作人員一律不得進行維護操作，維護人員實施數(shù)據 更正與恢復必須作好詳細記錄。2 程序修正與與會計軟件數(shù)據調整手續(xù)：操作使用人員在實際工作中發(fā)現(xiàn)“用友財務軟件”的原設計功能未正常實現(xiàn) 時，立即作詳細記錄后報告系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員對用友公司提出程序修改和會計軟件參數(shù)調整要求。.財務部門在收到用友公司修正程序或調整參數(shù)后的正確軟件時，應由系統(tǒng)管理 員進行安裝和運行，測試后才能交操作使用人員運行3 會計數(shù)據的修正與恢復：會計數(shù)據的修正與恢復操作必須由系統(tǒng)維護人員或用友公司專業(yè)維護人員負 責

15、，其他操作人員均不得進行維護操作。由于憑證填制或錄入錯誤而導致會計帳簿數(shù)據的錯誤只能通過憑證更正方法進 行數(shù)據的修正，不得通過維護操作給予修正。下述情況維護人員才能實施數(shù)據修正操作：A 未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳。B 記帳時中斷。C 錯誤操作引起的數(shù)據錯誤。一般情況下不允許實施數(shù)據恢復操作 ,? 只有當硬盤數(shù)據已被破壞 , 并無法修正 或更換硬件設備時才能實施數(shù)據恢復操作。數(shù)據修正與恢復的程序：A 系統(tǒng)管理員對維護人員提出數(shù)據修改和恢復要求。B 系統(tǒng)維護人員在系統(tǒng)管理員或會計主管人員的指導下修正或恢復會計數(shù) 據。C 系統(tǒng)管理員對檢查修正或恢復后的數(shù)據， ?確定準確無誤后通知操作使用人

16、 員。4會計軟件的管理： 財務部門在獲得會計軟件后必須作好多套軟盤備份，并分別存放在檔案室和 財務人員辦公室的專用鐵框內，存放在其他兩處的備份軟件由數(shù)據管理員統(tǒng) 一保管。 用于操作的會計軟件必須安裝在計算機硬盤上，一般情況下不得重新安裝三安全與保護：1. 財務部門必須加強會計軟件、會計數(shù)據的安全與保護工作。2. 操作人員運行的會計軟件必須是經過編譯的程序，會計數(shù)據文件的子目錄必 須以隱藏方式設置。3. 應根據軟件提供的功能和工作需要放置操作人員的操作權限和密碼，操作人 員必須對自己的操作密碼嚴格保密，不得泄露。第六節(jié)會計電算化檔案管理制度為了加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制訂本規(guī)定：

17、.單位應根據帳簿數(shù)據準確編制或由機器正確生成會計報表，報表格式由會計 主管部門統(tǒng)一設計或認可。.報表的編制要求做到數(shù)據真實，計算正確，內容完整，手續(xù)齊備，做到帳證， 帳表，表表之間勾稽嚴密，有所屬單位的應將所屬單位的報表數(shù)據輸入機器進行匯總， 并將本單位報表，所屬單位報表和匯總報表一并報出，書面報表必須由分管財務的領 導，會計主管和制表人簽名蓋章。.單位的會計檔案包括存儲在磁盤（硬盤和軟盤）上的會計文件和以書面形式存 放的會計憑證，會計帳簿和會計報表。存儲在磁盤上的會計文件必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式，未打印之前不得抹 去。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在

18、打印 輸出的頁面上簽字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認可。磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總帳數(shù)據（包括年 度和月度匯總數(shù)據）必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數(shù)據資料在兩年后可根據 需要決定存毀。必須經常對硬盤上的會計數(shù)據建立刻錄器光盤備份。備份是通過對硬盤的會計 數(shù)據建立軟盤或光盤副本來實現(xiàn)信息存儲的，每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤 上的會計數(shù)據和作為正式檔案備份軟盤上的會計數(shù)據進行任何非法操作，如要對磁盤會 計數(shù)據進行加工，必須使用備份軟盤的副本，不得刪改硬盤和備份盤的數(shù)據，恢復系統(tǒng) 數(shù)據必須使用最新的正式備份。必須妥善保管好會計數(shù)據的備份盤，備份軟盤應貼上寫保護標簽并用印