礦山企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)部溝通制度

1、一、 總則1、 制定目的1.1建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通管道并形成制度。2、適用范圍 2.1公司內(nèi)部涉及到文件溝通、會(huì)議溝通及其他形式溝通時(shí)均適用。3、管理職責(zé) 3.1總經(jīng)理室權(quán)責(zé) 總經(jīng)理召開的會(huì)議、公司例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議的通知、召開，會(huì)議資料的準(zhǔn)備，會(huì)議記錄，會(huì)議決議追蹤及呈報(bào)。 總經(jīng)理信箱（傳統(tǒng)信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈； 企業(yè)制度、正式文件的頒發(fā)、發(fā)行； 公司決議事項(xiàng)和總經(jīng)理指令的通知、傳達(dá)； 有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。3.2各部門主管權(quán)責(zé) 出席要求參加的會(huì)議、執(zhí)行會(huì)議決議； 根據(jù)會(huì)議要求、上級(jí)指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達(dá)會(huì)議決議及公司的政策、規(guī)章、要求等。 定期或不

2、定期向總經(jīng)理或分管副總作述職匯報(bào)，及相關(guān)業(yè)務(wù)狀況的呈報(bào)； 部門會(huì)議的通知、召集、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議決議追蹤及呈報(bào)； 有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。二、內(nèi)容4、規(guī)定 4.1總則 公司組織內(nèi)部的正常溝通管理管道有如下三種形式： 正式的文件（含文書）溝通 會(huì)議溝通（例行會(huì)議、臨時(shí)性會(huì)議） 非正式場(chǎng)合、形式的溝通(總經(jīng)理信箱、個(gè)別交談等) 4.2文件（含文書）溝通 規(guī)章、制度類文件 A、規(guī)定各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標(biāo)準(zhǔn)并經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核、批準(zhǔn)的正式文件，有專一主題、格式化、試用期長，一般不針對(duì)具體個(gè)人、具體時(shí)間，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必須遵循的基礎(chǔ)性制度； B、公司制定的制度規(guī)章，由（總）經(jīng)理

3、室頒發(fā)、發(fā)放。 聯(lián)絡(luò)、通知類文書 A、進(jìn)行各種具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報(bào)等文書。一般適用期較短，針對(duì)性較具體，適用期過后，多數(shù)無保存價(jià)值或存檔年限短，另外，有些臨時(shí)性或試行性制度也可采用此類形式。B、各部門之間、公司內(nèi)部之間具體事務(wù)聯(lián)系、協(xié)調(diào)、知會(huì)等事宜辦理都可用聯(lián)絡(luò)單形式體現(xiàn)、傳遞。C、上級(jí)主管、上級(jí)部門的事項(xiàng)通知、指令的傳達(dá)、發(fā)布，也都可用聯(lián)絡(luò)單形式體現(xiàn)。簽（呈）報(bào)告、報(bào)表類文書 A、下級(jí)呈報(bào)上級(jí)，下屬部門呈報(bào)直接主管部門、主管部門向公司或總經(jīng)理的述職報(bào)告，專項(xiàng)工作匯報(bào)、簽呈及各項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)表等，分為定期及不定期的呈遞；B、須定期呈報(bào)有： a.生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、生產(chǎn)月報(bào)表、品質(zhì)分析報(bào)表、

4、毛利預(yù)算表、財(cái)務(wù)收支預(yù)算、采購資金計(jì)劃表等； b.業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)報(bào)表、銷售及費(fèi)用月計(jì)劃表及相關(guān)分析報(bào)告等； c.財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、責(zé)任單位成本績效報(bào)告； d.下級(jí)主管對(duì)上級(jí)主管的述職報(bào)告、工作報(bào)告；C、不定期呈報(bào) a.專項(xiàng)工作報(bào)告； b.具體事項(xiàng)呈報(bào)核準(zhǔn)的簽（呈）；會(huì)議記錄類文書 A、各類會(huì)議由支持人指定人員做會(huì)議記錄，（副）總經(jīng)理主持召集的會(huì)議原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄； B、對(duì)社會(huì)決議涉及具體工作安排，須確認(rèn)追蹤結(jié)果，由會(huì)議記錄者形成決議事項(xiàng)追蹤表，經(jīng)主持人制定專人進(jìn)行追蹤、確認(rèn)。（副）總經(jīng)理主持會(huì)議的決議事項(xiàng)的追蹤、確認(rèn)除總經(jīng)理另行制定，原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)； C、

5、對(duì)會(huì)議決議涉及及一般事項(xiàng)的規(guī)定須傳達(dá)、通知、知會(huì)的，由會(huì)議記錄者形成聯(lián)絡(luò)單，經(jīng)主持人簽名確定后，發(fā)放相關(guān)單位人員； D、重要會(huì)議的會(huì)議記錄，經(jīng)主持人簽名確定后，由會(huì)議記錄者復(fù)印發(fā)布或傳閱與會(huì)人員或相關(guān)人員。文件溝通途徑說明 A、審批、發(fā)布 a.公司性制度有（總）經(jīng)理室組織制定，經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒發(fā)、發(fā)放；b.各單位部門內(nèi)部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制定，經(jīng)部門經(jīng)（副）理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒發(fā)、發(fā)放；*報(bào)批前必須送（總）經(jīng)理室會(huì)審，確認(rèn)同公司相關(guān)制度無矛盾、抵觸。C.發(fā)出的“聯(lián)絡(luò)單”須經(jīng)發(fā)出部門（單位）主管簽章確認(rèn)并抄送（復(fù)?。┥隙?jí)主管，須回復(fù)者須經(jīng)受

6、文部門（單位）主管簽章確認(rèn)，并抄送（復(fù)印）其上二級(jí)主管； d.對(duì)會(huì)議記錄類的文書按本制度條款執(zhí)行； e.對(duì)須張榜公布的公告、任命、通知等文書發(fā)布前由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)審稿，必要時(shí)，上呈總經(jīng)理審閱（核）方可。 B、發(fā)放記錄 a.對(duì)傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對(duì)象在傳閱記錄表簽章記錄； b.對(duì)正式發(fā)放文件，有發(fā)放部門要求收件者在文件分發(fā)記錄表上簽收登錄； c.對(duì)聯(lián)絡(luò)單、決議事項(xiàng)追蹤表等的文書，必要時(shí)，發(fā)出部門可要求收文者在文件分發(fā)記錄表簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過處分。 C、傳遞規(guī)定a.文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“部門專用”字樣外，可用不同顏色色標(biāo)區(qū)分文件性質(zhì)；b

7、.“急件”使用紅色色標(biāo)，“密件”使用白色色標(biāo)，一般性呈閱文件使用黃色色標(biāo)，部門間傳遞文件或部門內(nèi)傳閱文件采用綠色色標(biāo)；c.收文者在接收來文后需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜，其中“急件”時(shí)限為1小時(shí)，其他文件為4小時(shí)； D、文件存檔由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一份。4.3會(huì)議溝通 會(huì)議類別 A、例行性會(huì)議；B、臨時(shí)性會(huì)議。 例行性會(huì)議 臨時(shí)性會(huì)議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責(zé)主管依需要時(shí)動(dòng)儀召集； 會(huì)議管理 A、例行性會(huì)議如有變更原則上應(yīng)提前半個(gè)工作日通知，如無變更則不另行通知； B、臨時(shí)性會(huì)議原則上應(yīng)至少提前1小時(shí)通知參加人員； C、會(huì)議參加者必須準(zhǔn)時(shí)出席并簽到，應(yīng)故無法到會(huì)

8、者，事先須向主持人請(qǐng)假并取得許可，或派代理人出席（代理人應(yīng)向主持人報(bào)備），遲到、早退者須向主持人報(bào)備，取得諒解及同意； D、會(huì)議應(yīng)事先明確主題，與會(huì)人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備(包括資料、數(shù)據(jù))； E、主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)程，盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議； F、會(huì)議決議的落實(shí)實(shí)施情況，應(yīng)作為下次會(huì)議議題之一； G、會(huì)議記錄按本制度條執(zhí)行；4.4非正式場(chǎng)合、形式的溝通 由（總）經(jīng)理室設(shè)置總經(jīng)理信箱，并負(fù)責(zé)定期的收集、呈遞總經(jīng)理； 除工作接觸外，各級(jí)主管應(yīng)定期或不定期與下屬進(jìn)行交談溝通，以增進(jìn)彼此了解，掌握各層人員的動(dòng)態(tài)信息，幫助決策層把握方向，適當(dāng)準(zhǔn)確地制定相關(guān)政策，原則上： A、總經(jīng)理、部門經(jīng)（副）理等直接部屬每個(gè)月應(yīng)有一次交談溝通，總經(jīng)理同下二級(jí)部屬，每季