管理-制度公司公文管理辦法

1、公文管理辦法一、原則要求 公文管理應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密，手續(xù)簡(jiǎn)便清楚。行政部是公司 的公文處理和管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)做好公文收發(fā)、分辦、流轉(zhuǎn)、傳遞、打印、用印、立 卷、歸檔、銷毀等工作，其它部門按職責(zé)要求應(yīng)積極做好公文擬制、流轉(zhuǎn)和預(yù)歸 檔等工作事宜。二、公文種類公司常用公文的種類主要包括請(qǐng)示、 報(bào)告、決定、決議、通知、通報(bào)、批復(fù)、 函、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章條例、意見等，適用范圍如下：（一 ）請(qǐng)示：向上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示” 。（二）報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議， 答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門的詢問等用“報(bào)告” 。（三）決定：對(duì)重要事項(xiàng)或重大問題作出安排，

2、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，用“決 定”。（四 ）決議：經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)用“決議” 。（五）通知：發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門的公文，批轉(zhuǎn)下 級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理的需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知” 。（六 ）通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況，用“通報(bào)” 。（七 ）批復(fù)：答復(fù)下屬單位的請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)” 。（八）函：不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向不相隸屬的 有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函” 。（九）會(huì)議紀(jì)要：記載傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，用“會(huì)議紀(jì)要”（十）規(guī)章、條例：是法規(guī)性文件，需要有關(guān)方面貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。下發(fā)時(shí)用“印發(fā)

3、條例的通知”。（十一 ）意見：對(duì)重要問題提出見解和處理辦法，用“意見” 。二、公文格式文件一般由秘密等級(jí)、 保密期限、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、 發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、 主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報(bào)（送）機(jī)關(guān)、打 印人員、校對(duì)人員、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)由承辦單位標(biāo)注秘密等級(jí)和保密期限。秘密等 級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”，其中“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明 份數(shù)序號(hào)。標(biāo)識(shí)密級(jí)等級(jí)時(shí)，用 3 號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，兩 字中間空一格； 如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限， 用 3 號(hào)黑體字， 頂格標(biāo)識(shí)在 版心右

4、上角第一行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“”隔開。（二）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在、八前。（三 ）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)構(gòu)成。字號(hào)位置在發(fā)文機(jī)關(guān) 標(biāo)識(shí)下空兩行處，用 3 號(hào)仿宋體字，居中排列（上行文除外） ；年份、序號(hào)用阿 拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年代應(yīng)用全稱，用六角括號(hào)“ ”括入；序號(hào)不編虛位，例如， 銀河來(lái)星 2011001 號(hào)；聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。1. 總公司和總公司各部門編發(fā)的文件代字分別為：公司發(fā)文銀河來(lái)星公司工會(huì)發(fā)文銀河來(lái)星工行政部發(fā)文銀河來(lái)星行財(cái)務(wù)部發(fā)文銀河來(lái)星財(cái)其他部門發(fā)文以此類推 （下同 ）。2. 在直轄市、省成立的分公司分

5、別以直轄市、省份的簡(jiǎn)稱作為代字，具體 格式為：上海分公司銀河來(lái)星滬天津分公司銀河來(lái)星津3. 設(shè)立在其他城市的分公司以該城市所在省份的簡(jiǎn)稱加該城市名稱的簡(jiǎn)稱 作為代字，具體格式為：深圳分公司銀河來(lái)星粵深廈門分公司銀河來(lái)星閩廈（四 ）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人， 發(fā)文字號(hào)居左空一字， 簽發(fā)人姓名居右空一字；簽發(fā)人用 3 號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)簽 發(fā)人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名、電話。（五 ）公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要，用 2 號(hào)宋體并加黑居中書寫。 （六）公文的主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。書寫位置在標(biāo)題下空一行左側(cè)

6、頂格處， 用 3 號(hào)字仿宋體， 主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角 冒號(hào)。（七 ）正文內(nèi)容每一段落起始應(yīng)居左空二字，用 3 號(hào)仿宋字體，段落間距用 1.5 倍行距。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)符合下列規(guī)范，第一層為“一” ，第二層為“（一）”， 第三層為“ 1”，第四層為“（ 1 ）”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次 敘述和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須 使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之下（間隔一行，空兩格） 、成文日期之上加附件說(shuō)明， 標(biāo)明附件順序和名稱。 附件應(yīng)當(dāng)在用印頁(yè)之后另起頁(yè)， 并與正文 裝訂在一起。（九）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為

7、準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)的日期 為準(zhǔn)。成文日期置于正文或附件說(shuō)明末隔行處、居右空二字，用 3 號(hào)仿宋字體。（十）公文除以“會(huì)議紀(jì)要”和以電子郵件形式下發(fā)的公文以外，應(yīng)當(dāng)加蓋 印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文， 蓋印的位置一般應(yīng)上距正文 2mm-4mm ，以端正、 居中、下壓成文時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā) 的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個(gè)以上印章時(shí)， 應(yīng)將 成文時(shí)間拉開， 左右各空 7 字；主送機(jī)關(guān)印章在前；印章均壓成文時(shí)間；印章之 間互不相交或相切，但相距不超過(guò) 3mm 。（十一）附注（如“此件發(fā)至 * 處”等）應(yīng)當(dāng)用 3 號(hào)仿宋體字，居左空兩字

8、加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。（十二）主題詞置于公文末頁(yè)抄送欄之上，詞目之間應(yīng)當(dāng)有一字間隔。公文 的主題詞一般不超過(guò) 5 個(gè)。標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞， 再標(biāo)反映公文內(nèi)容的類屬詞， 最后標(biāo)反映公文形式的文種詞。 （主題詞表見附件一） 。主題詞用 3 號(hào)黑體字，居 左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用 3 號(hào)宋體字并加黑，詞目之間空一字。（十三）抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)， 應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。公文如有抄報(bào)（送） ，在主題詞下一行，左空一 字用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)， 后標(biāo)全角冒號(hào)。 抄送機(jī)關(guān)間空一字間隔， 回行時(shí)與冒號(hào) 后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊。（十四）打印人員、校對(duì)人員及

9、印發(fā)份數(shù)，位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下），占 1 行位置，用 3 號(hào)仿宋字體。（十五）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，位于打印、校對(duì)人員及印發(fā)份數(shù)之下，占 1 行位置，用 3 號(hào)仿宋體字。印發(fā)時(shí)間以公文印制的日期為準(zhǔn)， 用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。（十六）文字從左至右橫寫、橫排。一般每面排 22 行，每行排 28 個(gè)字。 （十七）公文排版要求整篇內(nèi)容為偶數(shù)頁(yè)，即保證最后主題詞等務(wù)必落在偶 數(shù)頁(yè)面上， 若此頁(yè)無(wú)正文內(nèi)容， 則在此頁(yè)第一行左空二字加圓括號(hào)標(biāo)明 “此頁(yè)無(wú) 正文”。（十八）印章務(wù)必落在成文日期處。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌?位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一

10、面，不 得落在標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的頁(yè)面。（十九）頁(yè)碼，用 4 號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)碼居中標(biāo)識(shí)。三、行文規(guī)則（一）以總公司及總公司各部門名義編發(fā)的文件， 統(tǒng)一由總公司行政部辦理， 以各分支機(jī)構(gòu)名義編發(fā)的文件，由各分支機(jī)構(gòu)行政管理部門辦理。（二）公文材料除綜合性報(bào)告外，執(zhí)行一文一事原則。向上級(jí)請(qǐng)示，主送一 個(gè)上級(jí)單位，如涉及兩個(gè)以上的，用主送和抄報(bào)辦法。一般不得越級(jí)請(qǐng)示，一切 行文（包括信息簡(jiǎn)報(bào)類） 不直接送交領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人及有關(guān)部門， 應(yīng)經(jīng)行政部登記后遞 送。（三）公文用紙一般為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm X297mm ）。（四）向公司外呈送的文件， 應(yīng)向主送單位報(bào)送 3 份，公司內(nèi)部無(wú)論是文件 還是簡(jiǎn)報(bào)

11、，均報(bào)送 1 份。四、公文辦理公文辦理分為收文辦理、發(fā)文辦理、簽報(bào)辦理和內(nèi)部工作聯(lián)系單辦理四類。（一）收文辦理。一般包括簽收、審核、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催 辦、傳閱等。1. 公司收文統(tǒng)一由行政部文秘人員收辦，除寫明親啟件外，均由行政部文秘 人員拆封。2. 收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的公文，文秘人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否 應(yīng)由該機(jī)關(guān)主辦、 是否符合行文規(guī)則、 公文格式是否規(guī)范等。 文件存在嚴(yán)重失誤 或嚴(yán)重不規(guī)范應(yīng)當(dāng)退回修正后重報(bào)。3. 審核后的文件，應(yīng)當(dāng)于收文當(dāng)日登記、編號(hào)，及時(shí)送行政部負(fù)責(zé)人閱批。 事務(wù)性便函、通知、請(qǐng)柬等可直接分送有關(guān)人員辦理。4. 根據(jù)行政部負(fù)責(zé)人的批注意見， 由

12、文秘人員分送給公司領(lǐng)導(dǎo)閱示或有關(guān)部 門辦理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門應(yīng)于 2 個(gè)工作日內(nèi)閱畢（出差等特殊情況除外） 。5. 凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示，要求執(zhí)行或落實(shí)的文件，由行政部統(tǒng)一登記、傳遞，由承 辦部門簽收并落實(shí)。6. 已送領(lǐng)導(dǎo)閱批或交各部門辦理的公文，行政部負(fù)責(zé)檢查、催辦，及時(shí)掌握 公文的流轉(zhuǎn)和處理情況，防止漏辦、積壓或延誤。7. 根據(jù)批辦要求需傳閱和傳達(dá)的文件， 按照傳閱和傳達(dá)的范圍由文秘人員組 織分批或逐人傳閱，閱后簽字。8. 處理完畢的公文先分類歸檔，年底組卷存檔。（二）發(fā)文辦理。一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記編號(hào)、繕制、校對(duì)、封發(fā)、 立卷、歸檔等。1. 草擬公文文稿，一般由經(jīng)辦部門執(zhí)行，兩個(gè)以上部門

13、的聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)由相關(guān)部門協(xié)商指定專人擬稿2. 任何發(fā)文必須經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人核稿并簽字后交行政部審核合格后報(bào)公 司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。總公司發(fā)文，由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；職能部門發(fā)文，由公司分管 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；各分支機(jī)構(gòu)發(fā)文，由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3. 文稿經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審改簽發(fā)后，不得隨意修改，如必須修改，須經(jīng)原簽發(fā)領(lǐng) 導(dǎo)同意并復(fù)審。4. 各級(jí)發(fā)文由各級(jí)行政部門統(tǒng)一登記編發(fā)文號(hào)，統(tǒng)一安排打印。校對(duì)由擬稿 部門負(fù)責(zé)，確認(rèn)無(wú)誤后，注明校對(duì)人的姓名。5. 文件的遞送渠道分為電子郵件發(fā)送、傳真發(fā)送和原件發(fā)送。6. 凡文種為通知（有關(guān)人事的通知除外） 、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要以及轉(zhuǎn)發(fā)文件類 的公文，由行政部指定電子郵箱發(fā)送至收文單位或

14、部門的指定電子郵箱， 此類文 件視同加蓋公章發(fā)送的公文，不再另行下發(fā)紙制公文。各部門須指定專（兼）職 文秘人員負(fù)責(zé)指定電子郵箱中的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)和回復(fù)工作，保證信息暢通。7. 除上述文種以外的其他公文，以原件發(fā)送。但請(qǐng)示類公文，可以傳真形式 發(fā)送，不需郵寄原件。8. 發(fā)文原稿連同印制好的文件一并由行政部文秘人員留存， 文秘人員應(yīng)認(rèn)真 檢查文件材料是否完整、齊全，手續(xù)是否完備，檢查無(wú)缺后，收存歸卷。（三）簽報(bào)辦理。各職能部門呈報(bào)總經(jīng)理辦簽批的報(bào)告， 一律用公司統(tǒng)一的 “北 京銀河來(lái)星科技有限公司內(nèi)部工作簽報(bào)” 。（四）內(nèi)部工作聯(lián)系單辦理。公司各職能部門之間、各機(jī)構(gòu)之間的日常業(yè)務(wù)聯(lián) 系，一律采用“北京銀河來(lái)星科技有限公司內(nèi)部工作聯(lián)系單”統(tǒng)一辦