國際關(guān)系學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法

1、國際關(guān)系學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法第一章 總 則 第一條 為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，更好地為學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國家安全部頒布的國家安全機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本辦法。 第二條 會(huì)計(jì)檔案是指院校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。 第三條 會(huì)計(jì)檔案是學(xué)院檔案的組成部分，由學(xué)院檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保會(huì)計(jì)檔案的完整和安全，便于保管和利用。 第四條 國際關(guān)系學(xué)院會(huì)計(jì)檔案，按內(nèi)容和用途分為行政會(huì)計(jì)檔案和基建會(huì)計(jì)檔案。行政會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)收集、整理、立卷和移交，基建會(huì)計(jì)檔案由基建科負(fù)責(zé)收集、整理、立卷和保管，檔案

2、室負(fù)責(zé)進(jìn)行督促、指導(dǎo)。第二章 歸檔范圍第五條 會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。具體范圍按會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表。 第六條 會(huì)計(jì)檔案下設(shè)二級(jí)類目。其中綜合類按文書檔案管理實(shí)施辦法整理、立卷。第三章 會(huì)計(jì)檔案的整理與立卷要求 第七條 國際關(guān)系學(xué)院會(huì)計(jì)檔案采用年度名稱保管期限分類法進(jìn)行整理，即：財(cái)務(wù)科、基建科在會(huì)計(jì)年度終了后，把一個(gè)會(huì)計(jì)年度形成的會(huì)計(jì)檔案分為憑證、帳簿、報(bào)表、其它四大類，大類下再按會(huì)計(jì)材料的名稱和保管期限分別組成案卷。第八條 立卷要求 （一）會(huì)計(jì)憑證：按月立卷。財(cái)務(wù)科根據(jù)憑證登記入賬后，應(yīng)將各種記賬憑證和原始憑證以記賬的時(shí)間順序編號(hào)排列，

3、按月裝訂立卷，視各種憑證的數(shù)量，裝訂成一冊(cè)或數(shù)冊(cè)，每冊(cè)厚度以二厘米為宜。一冊(cè)為一個(gè)保管單位。裝訂時(shí)要剔除金屬物，大小不等的原始憑證要按記帳憑證的規(guī)格折疊，加上憑證封面和封底，在左側(cè)用線裝訂，并在憑證封面與脊背的接封處，加蓋會(huì)計(jì)主管人（或立卷人）印章，做到整齊、牢固、美觀。（二）會(huì)計(jì)賬簿：按會(huì)計(jì)年度立卷。在會(huì)計(jì)年度終了后按賬簿的種類（名稱）分別進(jìn)行整理，訂本賬簿要保持原樣，活頁帳簿應(yīng)取出空白頁，加上賬簿封面和封底成冊(cè)。一冊(cè)為一個(gè)保管單位。各種幾簿均應(yīng)在帳頁右上角編頁號(hào)。（三）會(huì)計(jì)報(bào)表：按會(huì)計(jì)年度立卷。按不同保管期限，將年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別組卷。對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析和說明的文字材料，應(yīng)與報(bào)表一起立卷

4、。卷內(nèi)報(bào)表應(yīng)加裝封面，并在右上角順編頁號(hào)。（四）其它會(huì)計(jì)材料：銀行存款對(duì)賬單，按年（或月）裝訂，排列于當(dāng)年（或月）會(huì)計(jì)憑證最后一冊(cè)；銀行取款支票存根，附有關(guān)憑證后；業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)撥款申請(qǐng)書、批復(fù)件，附有關(guān)憑證后；工資匯總表、工資發(fā)放名冊(cè)、調(diào)整工資通知書等，單獨(dú)或綜合立卷。（五）會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表封面與脊背上的項(xiàng)目（一般有單位名稱、檔案種類、年度、月份、起止日期、起止字號(hào)、保管期限等）應(yīng)填寫齊全。第九條 案卷排列與編目 （一）會(huì)計(jì)檔案案卷按報(bào)表賬簿憑證的順序排列。 （二）行政會(huì)計(jì)檔案、基建會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)年度分別排列、順編大流水案卷號(hào)和編制案卷目錄。第十條 本年度會(huì)計(jì)檔案應(yīng)于次年第二季度內(nèi)完成

5、整理立卷工作，編制案卷目錄（一式三份）。第四章 會(huì)計(jì)檔案的歸檔和保管第十一條 當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)科保管三年。期滿后，由財(cái)會(huì)人員移交檔案室保管?；〞?huì)計(jì)檔案隨基建檔案一起歸檔。交接雙方按檔案移交清冊(cè)（即案卷目錄）清點(diǎn)驗(yàn)收后，共同簽名蓋章，一份留財(cái)務(wù)科、基建科，兩份隨同案卷存檔。第十二條 檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷（冊(cè)）封裝，如確有需要拆封整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科、基建科和經(jīng)辦人員共同拆封整理。第十三條 財(cái)務(wù)科、基建科、檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)管理，專人負(fù)責(zé)，存放有序，查找方便。嚴(yán)格遵守安全和保密制度。第十四條 國際關(guān)系學(xué)院會(huì)計(jì)檔案的檔號(hào)由全宗號(hào)、類別號(hào)、目

6、錄號(hào)、案卷號(hào)、頁（件號(hào)）組成。其中：類別號(hào)用漢語拚音字母“k”表示；行政會(huì)計(jì)檔案的目錄號(hào)用會(huì)計(jì)年度后加“.1”表示（例：1989.1）；基建會(huì)計(jì)檔案的目錄號(hào)用會(huì)計(jì)年度后加“.2”表示（例：1989.2）。第五章 會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀第十五條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類，定期保管的分為三年、五年、十五年、二十五年、五十年五種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一年算起。第十六條 各類會(huì)計(jì)檔案案卷的保管期限按國際關(guān)系學(xué)院會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表執(zhí)行。第十七條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，檔案室提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)科、基建科共同鑒定后，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于未

7、了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證和其它仍需要繼續(xù)保存的原始憑證，應(yīng)抽出另行立卷，由檔案室保存到確無保存價(jià)值時(shí)再辦理銷毀手續(xù)。第十八條 按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案室和財(cái)務(wù)科、基建科共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷情況報(bào)告院領(lǐng)導(dǎo)。第六章 借用與利用第十九條 財(cái)務(wù)科、基建科人員查閱本部門會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可查閱。其它部門需查閱時(shí)，需經(jīng)財(cái)務(wù)科、基建科及上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案原則上不外借，確需外借時(shí)，須經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十條 借閱會(huì)計(jì)檔案的人員，必須愛護(hù)檔案不得拆原案卷，不準(zhǔn)在檔案材料上涂改、勾劃，更不準(zhǔn)抽取、加塞、更換任何

8、材料。需要摘抄、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄、復(fù)制件須經(jīng)檔案室人員審核、登記。借出的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)限期歸還。第七章 附 則第二十一條 本實(shí)施辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。附表1：國際關(guān)系學(xué)院會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表（一）綜合序號(hào) 類目名稱 保管期限1、上級(jí)主管機(jī)關(guān)和本校的有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的指示、規(guī)定 永 久2、本校財(cái)務(wù)管理計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示批復(fù)等文件（通知） 長 期3、學(xué)校基金管理工作文件 長 期4、有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料 短 期5、科研經(jīng)費(fèi)管理文件材料 長 期（二）會(huì)計(jì)報(bào)表序號(hào) 類目名稱 保管期限1、決算報(bào)表 永 久2、預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表 15 年3、年度以上規(guī)劃表、分配計(jì)劃、測(cè)算表 15 年4、年度以上各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表（含工資報(bào)表） 15 年5、季度以下各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 15 年（三）會(huì)計(jì)帳簿序號(hào) 類目名稱 保管期限1、總帳（包括分類帳） 永 久2、預(yù)算內(nèi)帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳） 15 年3、預(yù)算外帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳） 15 年4、學(xué)校專項(xiàng)基金帳簿 15 年5、日記帳（現(xiàn)金帳） 15 年6、固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片） 15 年 （固定資產(chǎn)報(bào)表清理后保管五年）（四）會(huì)計(jì)憑證序號(hào) 類目名稱 保管期限1、各種原始憑證