XX基金公司--機構(gòu)內(nèi)部交易記錄制度

1、XX資產(chǎn)管理有限公司機構(gòu)內(nèi)部交易記錄制度第一章總則第一條 為了規(guī)范公司內(nèi)部交易管理、防范公司交易風(fēng)險，規(guī)范客戶身份識別，客戶身份資料和交易記錄及檔案的保存與管理，根據(jù) 證券投資基金法、私募基金監(jiān)督管理暫行辦法、私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引等法律、行政法規(guī)的規(guī)定，制定本制度。第二章一般規(guī)定第二條公司內(nèi)部交易遵循的原則如下：（1） 投資行為應(yīng)當(dāng)進行審核，確認(rèn)其合法、合規(guī)與完整后方可執(zhí)行，如出現(xiàn)指令違法違規(guī)或者其他異常情況，應(yīng)當(dāng)及時報告相應(yīng)部門與人員。（2） 建立交易前、中、后的監(jiān)測系統(tǒng)，完善相關(guān)的安全設(shè)施；（3） 公司應(yīng)當(dāng)執(zhí)行公平的交易分配規(guī)則，確保不同投資者的利益能夠得到公平對待；（4） 建立

2、完善的內(nèi)部交易記錄，每個投資項目資料應(yīng)當(dāng)及時核對并存檔保管；（5） 建立科學(xué)的績效評價體系。第三條 應(yīng)當(dāng)保存的交易記錄，包括但不限于如下事項：（一）基金經(jīng)理或投資管理部簽署的投資協(xié)議、增資協(xié)議、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等；執(zhí)行董事 / 風(fēng)險管理部的審核確認(rèn)單；（三） 股權(quán)投資產(chǎn)生的每筆交易的數(shù)據(jù)信息、業(yè)務(wù)憑證、賬簿和有關(guān)規(guī)定要求的反映交易真實情況的合同、業(yè)務(wù)憑證、單據(jù)和其他資料等。第四條 交易記錄的保存分為書面紙質(zhì)版與電子版。業(yè)務(wù)人員應(yīng)同時制作紙質(zhì)版交易記錄和電子版交易記錄保存。紙 質(zhì)版交易記錄制作完畢后，應(yīng)專門放置于檔案袋歸檔保存。電子交易記錄應(yīng)設(shè)置專門文件夾予以保存。每一交易行為對應(yīng)一個文件夾。電子交

3、易記錄應(yīng)按期刻錄成光盤或者上傳公司專門服務(wù)器進行備份，防止系統(tǒng)損害情況發(fā)生時，交易記錄的滅失。第五條綜合管理部負(fù)責(zé)檔案管理工作，并指定專、 兼職檔案管理人員。第六條歸檔的檔案資料須原件。第七條檔案類別按國家有關(guān)規(guī)定結(jié)合本公司實際情況設(shè)定。第三章 交易記錄檔案的歸檔第八條各部門應(yīng)將歸檔的各類文件的原件，交檔案管理人員存檔。個人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。第九條檔案人員應(yīng)及時將收到的檔案資料，按照科目分類存檔。第十條檔案管理人員定期對各部門資料的歸檔情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)文件丟失，查明原因，及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。第十一條需公司加蓋印章的重要資料，經(jīng)辦人在用印的同時，備份歸檔；契約性文件若合作方尚未蓋印，經(jīng)

4、辦人有義務(wù)負(fù)責(zé)到底，及時催辦。一周內(nèi)經(jīng)辦人尚未歸檔，印章管理人員要催促及時歸檔第十二條并購、投資等項目檔案資料，在項目結(jié)束后2 個月內(nèi)，應(yīng)整 體移交給檔案管理人員。移交時，應(yīng)建造移交清冊，經(jīng)項目負(fù)責(zé) 人簽字備案。 公司綜合管理部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。第四章檔案的保管第十三條業(yè)務(wù)檔案、人事檔案由綜合管理部指定的檔案管理人員保管， 會計檔案由財務(wù)部保管，財務(wù)部應(yīng)及時做好會計資料的立卷、歸檔工作。第十四條 檔案管理人員應(yīng)健全檔案接收、征集、整理、保管、 鑒定、 利用、統(tǒng)計、銷毀、安全、保密等環(huán)節(jié)，配置適宜保存檔案的專門庫房和設(shè)施，采用現(xiàn)代先進技術(shù)設(shè)備。第十五條 做好檔案的防水、防潮、防蟲、防微生物、防塵、

5、防 光、防有害氣體和防盜等工作，防止檔案的損毀、丟失和泄密。第十六條查閱檔案資料，須經(jīng)查閱綜合管理部負(fù)責(zé)人同意。查 閱一般在 檔案管理人員在場情況下進行。檔案資料一般不外借。特殊 情況需將原件帶 出的，須經(jīng)過經(jīng)理批準(zhǔn)方可帶出。查閱人員不得抽走 或撕毀原件，或在原件 上涂改。第五章電子檔案的保管第十七條 各部門根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記。把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中。辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進行歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進行分類組盤。第十八條歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具， 其基本內(nèi)容為：序號、 題名、責(zé)任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級等

6、內(nèi)容。第十九條 電子文件在每年三月份前將上年度的應(yīng)歸檔的電子文件向檔案管理人員移交歸檔。第二十條檔案管理人員負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作 , 以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損、字節(jié)數(shù)、檢索條目等與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。第二人一條 隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案進行同步更新復(fù)制或補救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。第二十二封存的電子檔案不外借，利用時使用復(fù)制件，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。第六章檔案的銷毀第二十三條銷毀無保存價值的業(yè)務(wù)檔案，須列出銷毀清單，報經(jīng)理批準(zhǔn)后在綜合管理部負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下銷毀。銷毀前認(rèn)真清點核對, 銷毀后在銷毀清單上簽名存檔。第二十四條公司建立完善投資、研究活動的記錄和檔案管理制度，對內(nèi)幕信息的識別、報告、處理、檢查、責(zé)任追究和合規(guī)審查、培訓(xùn)、考核等防控內(nèi)幕交易制度的實施情況，以