6.文件與記錄管理辦法

1、Procedure:NC-0100-010 rev. 01Subject:Documents and records management 環(huán)境文件與記錄管理辦法Contente:1. OBJECTIVE2. SCOPE3. DEFINITIONDate First Publication: 25-02-2013Author:Jack ShiPositionEHS SupervisorDate06/02/2013SignatureVerified by:Aileen LiuHR Manager16/02/2013Approved by:Richard TanManaging Director2

2、5/02/2013Final reviewMonica Zhang20/02/2013UPDATE INFORMATIONComplete File Name:Documents and records management .docDate of Creation: 25/02/2013Final Update Day:HISTORY OF VERSIONSVersionStatusCommentoDateAuthor06/02/2013Jack ShiC: CreationS: SuppressionR: RevisionA: ApprovalRECORD OF MODIFICATION

3、(OPTIONALModificationSectionLIST OF DISTRIBUTIONHuman Resource DirectorDirector X1.目的:規(guī)定環(huán)境體系文件的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收、使用、評審、修改、保管及銷毀的方法。使 體系文件處于受控姿態(tài)，以保證其有效性、持續(xù)適用性。2 .范圍：本公司環(huán)境體系有關(guān)的文件和記錄。3 .名詞定義：(1)文 件：是指可用以達成環(huán)境系統(tǒng)有效運作的書面化資料。包含納圖茲家具(中國) 有限公司環(huán)境手冊應(yīng)用規(guī)章、作業(yè)表單及外來相關(guān)文件等。(2)記 錄：是指可用以環(huán)境管理系統(tǒng)有效運作的作業(yè)記錄。包含管理評審記錄、合約評 審記錄、文件管制記錄

4、、糾正與預(yù)防措施記錄、內(nèi)部審核報告、教育培訓(xùn) 記錄等。(4)文件管制：對文件的制定、修訂、頒行及廢止等程序加以管制。(4)記錄管理：對作業(yè)記錄的填寫、儲存、保存及廢止等加以管理。4 .工作程序4.1 文件分類4.1.1 按體系層次分位階文件 名 稱第一階環(huán)境手冊第二階管理辦法、作業(yè)辦法第三階作業(yè)指導(dǎo)書、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程及各種 規(guī)章制度和法規(guī)，莊文件等第四階環(huán)境管理體系記錄4.1.2按來源分(1)內(nèi)部文件(本公司內(nèi)部形成的文件)；(2)外來文件(法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、上級及主管部門發(fā)放的文件 )4.2 文件的編寫：4.2.1 EHS負責(zé)環(huán)境管理手冊、程序文件的編寫工作。4.2.2 各相關(guān)部

5、門負責(zé)編寫第三層文件，技術(shù)部負責(zé)政策法規(guī)的獲取。4.3 文件的批準(zhǔn):4.3.1 環(huán)境管理手冊、程序文件由 GM批準(zhǔn)。4.3.2 第三層文件由管理者代表批準(zhǔn)。4.4 文件記錄的標(biāo)識環(huán)境手冊、程序文件、管理文件、外來文件、記錄均以編號方式標(biāo)識。(1)環(huán)境手冊、程序文件編號從左往右：公司代號、發(fā)行代號、文件序號、版本號。 NC 0100XXX Rev. XX版本號，01-99 文件順序號，001-999 發(fā)行代號，公司級別0100 本公司代號(2)三級文件編號：三級文件編號從左往右：公司代號、部門代號、文件順序號、版本號(見下圖)。 NC-XXXX XXX Rev. XX 版本號，01-99 文件順

6、序號，001-999 部門代號 公司代號 (3)記錄編號：記錄編號從左往右：公司代號、發(fā)行代號/部門代號、文件順序號、表單順序號(即 NC- 0100-001-01 )。4.5 文件記錄的發(fā)行、回收與使用4.5.1 環(huán)境管理手冊、程序文件發(fā)行由 EHS負責(zé)，第三層文件發(fā)行由相關(guān)職能部門負責(zé)。 受控文件發(fā)放加蓋“受控章”，并有統(tǒng)一編號，發(fā)放要有發(fā)放簽收記錄。4.5.2 “受控”文件發(fā)放范圍為公司內(nèi)部?！安皇芸亍蔽募l(fā)放范圍評審機構(gòu)。4.5.3 各部門現(xiàn)場使用的文件必須有“受控”標(biāo)記的有效版本。4.5.4 發(fā)行新文件同時，回收舊版本，（若對于法律或積累知識需要而保留舊文件，應(yīng)注明“作廢”、“回收保

7、留”等方式明確標(biāo)識以區(qū)別。4.6 文件的評審、更改：4.6.1 每年底由EHS 對文件評審，原編寫部門按評審結(jié)論進行修改，并按原審批。4.6.2 管理評審對文件提出修改意見要求時，原文件編制部門按原程序修改。4.6.3 原文件編寫部門有修改要求時，可以組織修改，按原審批程序?qū)徟?.6.4 更改方式：（ 1 ）在文件上直接劃改（只限個別字句修改）；（ 2 ）換頁；（ 3 ）換版；（ 4）另附更改通知單。4.7 文件與記錄的保管4.7.1 環(huán)境管理手冊、程序文件接收者保管，第三層文件原稿由發(fā)放部門保管，法規(guī)原稿由獲取部門保管，以上保管期限為長期。4.7.2 各使用現(xiàn)場，受控文件，由現(xiàn)場負責(zé)人保管

8、。4.7.3 受控文件原稿保管部門必須建立本部門的發(fā)放受控文件目錄或一覽表。4.8 舊版本受控文件銷毀4.8.1 因更換版本，從現(xiàn)場回收的受控文件，由回收部門立即銷毀。4.8.2 更換版本后，舊版本的原稿由保管部門保存一年后銷毀。4.8.3 方式：打碎或焚燒。5 .附則本程序自2013 年 3 月 1 日起實施。納圖茲家具（中國）有限公司文件及記錄銷毀登記表單位：填單日期： 年 月 日文件或記錄名稱文件編號-版別記錄期間淳己詫正/月/規(guī)定保存甘耶日（年）單位主管簽核說明：依據(jù)“文件與記錄管理辦法 ETHPAQD501作業(yè)記錄管理辦法規(guī)定辦理指定執(zhí)行銷毀人： 銷毀日期： 年 月 日納圖茲家具（中國）有限公司管制文件借閱申請表借閱人單位職稱姓名借閱日期年 月 日文件編號文件名稱主管簽核借出時間歸還時間承辦人備注：借閱文件1.請出示識別證2.限于本單位內(nèi)閱覽3.禁止影印4.借閱時間限當(dāng)日納