公司應用控制程序5

1、北京思優(yōu)特科技進展有限公司Q/S YT.JN CX 05021 / 15質(zhì)量體系程序文件和資料歸檔治理程序北京思優(yōu)特科技進展有限公司2 / 15北京思優(yōu)特科技進展有限公司質(zhì)量體系程序文件和資料歸檔治理程序Q/SYT.JN CX 0502共 3 頁第 1 頁1 目的對歸檔的與質(zhì)量有關的文件和資料的收集、標識、編目、借閱、存貯、保管和處理進行操縱，確保文件和資料能夠及時、完整、準確的歸檔。2 適用范圍適用于本企業(yè)所有與質(zhì)量體系有關的文件和資料的檔案治理。3 / 153 職責3.1各部門負責文件和資料收集、標識、整理及移交。3.2檔案室負責文件和資料編目、借閱、存貯、保管和處理的治 理工作。4 工作

2、程序4.1文件和資料的收集4.1.1各部門設置一名專職（或兼職）文件治理員負責本部門文件和資料的收集、整理、移交及本部門文件和資料的治理工作。4.1.2科研項目論證、 產(chǎn)品定型、科研成果鑒定等項目的文件和 資料不齊全、不完整、不準確，不能歸檔。4.1.3購置設備儀器的驗收工作，由有關部門文件治理員參加， 并及時作好文件和資料的驗收歸檔工作。4.1.4檔案室對各部門的各種文件和資料的形成、積存、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查。4.2 文件和資料的歸檔范圍檔案室依照文件和資料的分類和有關規(guī)定確定歸檔范圍：2006 年 1 月 1 日 公布2006年 1 月 1 日4 / 15實施5 / 15Q

3、/S YT.JN CX 0502頁第 2 頁a）質(zhì)量手冊、程序文件等；b）技術(shù)性文件：如設計圖樣、技術(shù)規(guī)范、采購文件、檢驗和試驗文件、工藝文件、設備文件等（包括外來文件）；c）治理性文件：培訓文件、各項治理規(guī)定、治理作業(yè)指導d）質(zhì)量記錄歸檔范按質(zhì)量記錄操縱程序的有關規(guī)定執(zhí) 行。4.3 歸檔時刻4.3.1產(chǎn)品試制、課題研究或其它技術(shù)項目的文件和資料，收（鑒定）前半月移交給檔案室審查是否齊全、完整、準確。驗收（鑒定）中形成的文件和資料鑒定之日后半月內(nèi)移交檔案室。4.3.2質(zhì)量手冊、程序文件、治理性文件、技術(shù)文件在文件頒布 時，同在驗6 / 15時發(fā)放給檔案室歸檔，并編制移交清冊，雙方簽字備查。4.

4、4各類文件和資料一般歸檔一式一份，重要的或利用頻繁的文件和資料適當增加歸檔份數(shù)。4.5文件和資料編目檔案室檔案員按 GB/T13959-1992文件格式分類與代碼編制 方法進行編目。4.6文件和資料借閱和查閱461凡本企業(yè)職工借閱檔案者，需經(jīng)所在單位負責人審批，方可辦理借閱手續(xù)；合同要求時，在商定期內(nèi)文件能夠提供給使用 方或其代表評價時查閱，但要辦理審批手續(xù)。4.6.2借閱檔案時必須填寫“文件和資料借閱登記簿”，借閱人員應保證所借檔案的完整、安全，不得轉(zhuǎn)借、拆借、涂改、抽換、撕頁、損壞和丟失。4.6.3借閱檔案歸還時，檔案員、借閱者應逐卷校對是否同借前 一樣，無誤后當面辦理歸還手續(xù)，發(fā)覺損壞應

5、及時修復，有缺少者應追回或采取應急補救措施。并依照后果嚴峻程度提出處理意 見報總公7 / 15司領導給予適當處理。4.7文件和資料貯存及保管4.7.1各類檔案應裝訂成冊或裝入檔案盒內(nèi)，分類放在櫥具內(nèi)并有專用檔案庫房存放。Q/SYT.JN CX 0502共 3頁第 3 頁4.7.2檔案庫房必須做好“七防”（防盜、防塵、防火、防蟲、防潮濕、防鼠、防高溫）措施，保證使用壽命周期。4.7.3檔案保管期一般分為永久、長期（16-50 年）、短期（15年內(nèi)）三種。劃分原則是：對企業(yè)有長遠利用價值的檔案，應為永久保存；對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案為長期或短期； 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，一律從長

6、。4.8文件和資料的處理（鑒定、銷毀）4.8.1保管期限已到的檔案都要進行鑒定。4.8.2檔案鑒定工作每 5 年進行一次，由檔案員填寫保留作廢/銷毀文件審批單。4.8.3企業(yè)檔案鑒定工作有鑒定委員會進行，鑒定委員會主任為8 / 15分管檔案工作的總工程師，畐 I主任為質(zhì)管部負責人，委員由有關 部門領導及檔案員和熟悉相關專業(yè)的人員組成。4.8.4鑒定對到期的檔案保存價值、密級作出評述，確定銷毀或 保留作廢文件、解密、降密485鑒定委員會要對檔案進行鑒定后，寫出“鑒定報告”。486鑒定后經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀， 指派銷毀人員和監(jiān)銷人 員，到指定地點銷毀，當事人應簽字，保留作廢 /銷毀文件審批單 存檔。4.8.7需作資料保留的作廢文件，經(jīng)文件治理部門負責人批準后，由檔案員加蓋“保留”印章方可。5 相關文件GB/T 13959-1992文件格式分類與代碼編制方法6 質(zhì)量記錄文件和資