技術(shù)資料(文件)管理制度

1、技術(shù)資料制度編 號:XXX- 13-003-2013文件名稱:技術(shù)資料管理制度計:對:核:2013年XX月XX日1、為規(guī)范公司的施工、驗收等工作的流程和制度，規(guī)范工程施工、驗收、運行等過程中形成的技術(shù)資料的存檔，規(guī)范技術(shù)資料在生產(chǎn)中的留存及使用，制定此技術(shù)資料管理制度。2、為與總公司編寫、實行的相關(guān)標準制度保持一致性，故以總公司的一些相關(guān)標準制度作為編寫依據(jù)。3、本公司保留對本制度的解釋和更改的權(quán)利。范圍需要技術(shù)管理的技術(shù)資料說明 技術(shù)資料的分類. 任務(wù)書技術(shù)圖紙技術(shù)單技術(shù)報告手冊類文件施工、驗收資料協(xié)調(diào)單2.12.22.32.42.52.62.72.8技術(shù)資料存檔3.1技術(shù)資料存檔說明3.2

2、文件存檔流程 3.3需要提交存檔的技術(shù)資料目錄 技術(shù)資料編號規(guī)則 4.1編號準則4.2編號細則存檔文件的基本要求 圖紙文件在制造過程中的傳遞.圖紙文件的更改 .777技術(shù)資料管理制度1范圍為規(guī)范公司的施工、 驗收等工作的流程和制度， 規(guī)范工程施工、驗收過程中形成的技術(shù)技術(shù)資料的存檔，規(guī)范技術(shù)資料在生產(chǎn)中的留存及使用，制定此技術(shù)資料管理制度。資料管理制度對公司擔負項目生產(chǎn)的相關(guān)部門具有指導(dǎo)作用，對涉及到的技術(shù)資料的使用、更改的個人及行為具有約束作用。本制度適用于XXX有限公司的所有技術(shù)資料。2需要技術(shù)管理的技術(shù)資料說明2.1技術(shù)資料的分類本公司主要是對總公司所研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)的產(chǎn)品（機組） 的進

3、行批量化生產(chǎn)及特殊作業(yè)（安裝施工、安裝指導(dǎo)、現(xiàn)場局部改造和驗收相關(guān)工作）。此管理制度是對本公司在工程開工準備、施工、驗收和設(shè)備檢修等過程中所涉及到的相關(guān)技術(shù)資料進行管理的規(guī)定。涉及到的技術(shù)資料有：工程施工任務(wù)說明書、安裝技術(shù)圖紙、生產(chǎn)形成的生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書、施工工藝卡片等及其他工藝性資料，具體資料分類如表1所示。表1需歸檔技術(shù)資料的分類序號技術(shù)資料名稱說明備注1任務(wù)書施工任務(wù)說明書2技術(shù)圖紙安裝圖紙（裝配圖、零件圖） 機組改造加工圖紙3技術(shù)單工程項目部在施工、驗收、運行維護和設(shè)備檢修等過程中 出現(xiàn)的技術(shù)問題需向相關(guān)設(shè)計部門反映所編寫的技術(shù)資料4技術(shù)報告針對機組安裝、驗收過程中，發(fā)現(xiàn)的技術(shù)問題進行

4、分析技術(shù)報告5手冊類文件有關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書，如安裝手冊、設(shè)備安裝流程、設(shè) 備運行維護手冊等6施工、驗收資料設(shè)備施工過程中實時填寫的技術(shù)資料，如設(shè)備安裝工藝 卡片等7協(xié)調(diào)單針對工程的施工、改造等過程中的技術(shù)問題需公司（總公 司或者兄弟單位）其他部門協(xié)作的申請文件822 任務(wù)書2.2.1任務(wù)書是公司對工程施工的內(nèi)容、目標、進度等方面的文字確認，并做為施工工作考核、現(xiàn)場過程管理的重要依據(jù)。2.2.2任務(wù)書可直接下達給項目負責人主管，也可下達給項目部各施工主要負責部門的部門主管。2.2.3承擔施工項目的部門對工程項目有直接管理和支持的職責，對工程施工方案進行審定，組織，由對研發(fā)過程中涉及到其他部門相關(guān)聯(lián)的

5、工作進行協(xié)調(diào),保障工程項目施工的順利進行。2.3技術(shù)圖紙2.3.1根據(jù)總公司計劃對機組機型的規(guī)劃，整理總公司技術(shù)部門提供的機組安裝所需的裝配圖紙和各零部件圖紙， 技術(shù)圖紙要求字跡清晰明了、內(nèi)容完整、編號規(guī)整，便于現(xiàn)場人員識圖。2.3.2機組安裝圖紙要求電子版本1份，現(xiàn)場技術(shù)部門根據(jù)安裝隊數(shù)量、及各部門的實際需求情況，打印或者復(fù)印相應(yīng)的份數(shù)，以滿足現(xiàn)場的實際需求。2.3.3各機組技術(shù)圖紙應(yīng)由辦公室相應(yīng)的職能部門技術(shù)歸檔處理，便于日后查閱。2.3.4各機組圖紙包括裝配圖、零件圖、電氣原理圖、接線圖、基礎(chǔ)安裝圖等。2.3.5對機組在安裝過程或者運行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，需技術(shù)改造的，由現(xiàn)場技術(shù)人員或者公

6、司研發(fā)部門設(shè)計的加工圖紙，須由相關(guān)負責人簽字認可， 并交由公司相應(yīng)職能部門存檔處理。2.4技術(shù)單2.4.12.4.2技術(shù)單是供公司各部門對內(nèi)、對外進行技術(shù)交流、溝通時使用的一種技術(shù)文件。技術(shù)單的使用情況、編寫和發(fā)送流程、編號規(guī)則等均應(yīng)符合總公司技術(shù)管理部下發(fā)的通用技術(shù)單模板的說明（2012年第3版）的相關(guān)要求，不得自作主張，隨意編寫和發(fā)送。2.4.3 技術(shù)單在發(fā)送后應(yīng)有公司相關(guān)部門技術(shù)跟催、督辦，確保其的完成。2.4.4 每發(fā)送一張技術(shù)單均須有相關(guān)部門負責人簽字確認方可發(fā)送，在發(fā)送完成須將原件保存在相應(yīng)的職能部門處。2.5技術(shù)報告2.5.1 技術(shù)報告是對公司的某些技術(shù)問題、某一階段工程情況及遇

7、到的困難、所需要研討 和會議通過的技術(shù)問題所編寫的報告。2.5.2 技術(shù)報告包括可行性分析報告，設(shè)計說明書、評審報告、試驗報告、故障分析報告、機組問題總結(jié)報告等。2.5.3技術(shù)報告的編號原則以總公司發(fā)布的產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件編號原則為準。2.6手冊類文件2.6.1手冊類文件是規(guī)范機組各種操作的一種指導(dǎo)性技術(shù)文件。2.6.2手冊類文件包括產(chǎn)品說明書、安裝手冊、作業(yè)指導(dǎo)書、運行手冊、維護手冊等。2.6.3本類技術(shù)文件須由相關(guān)負責人審核、批準方可推行使用，且編寫和審核人不可為同一人。2.6.4文件的編寫規(guī)則應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范的要求。2.7施工、驗收資料2.7.1施工、驗收技術(shù)資料是機組在施工、驗收、運行等

8、操作過程中所產(chǎn)生的技術(shù)資料。2.7.2施工、驗收技術(shù)資料包括工藝卡片、施工日志記錄等。2.7.3施工、驗收技術(shù)資料要求實時填寫，字跡清晰、公正，須有相關(guān)部門負責人簽字確認，必要時須蓋有相關(guān)單位公章。2.7.4此類技術(shù)資料較為重要，填寫完成后須有相關(guān)管理部門妥善保管，便于日后查閱、作為驗收和數(shù)據(jù)積累的原始資料。2.8 協(xié)調(diào)單2.8.1針對機組的施工、改造、運行、修復(fù)等過程中的技術(shù)問題需其他公司（總公司或者其他兄弟單位）、其他部門協(xié)作的一種技術(shù)文件。2.8.2協(xié)調(diào)單編寫需根據(jù)總公司下發(fā)的相關(guān)表格格式，認真填寫，寫清協(xié)作原因和協(xié)作具體事宜。2.8.3協(xié)調(diào)單填寫完成后需公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后方可發(fā)送至需配

9、合協(xié)作的部門或單位。3技術(shù)資料存檔3.1技術(shù)資料存檔說明3.1.1項目主管應(yīng)當按照任務(wù)書的進度要求，及時對技術(shù)文件進行存檔。3.1.2工程過程形成的技術(shù)文件交由檔案管理部進行存檔。檔案管理部出具技術(shù)文件的存檔回執(zhí),做為計劃發(fā)展部對項目進度和完成程度督導(dǎo)的判定依據(jù)。3.1.3收到的技術(shù)單，無論是電子檔還是紙質(zhì)文件，在相關(guān)人員完成“簽收”簽字程序后，應(yīng)首先保存至公司檔案管理部門，為本部門工作方便可使用復(fù)印件。3.1.4 外發(fā)、內(nèi)部保存的技術(shù)單完成簽字程序后，應(yīng)首先保存至公司檔案管理部門，由檔pdf電子文檔（防止更案管理部門進行外發(fā)（一般以傳真方式），如實際工作需要，可外發(fā) 改），電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文

10、檔保持一致。3.1.5 外部人員借閱技術(shù)單，無論是電子檔還是紙質(zhì)文件，均須經(jīng)過撰寫人或公司頂層管 理人員的同意，由檔案管理部門借出。3.2文件存檔流程3.2.1 技術(shù)文件發(fā)送完成后，將此文件原件交由檔案管理部門，待其確認此文件沒有問題 并確認接收。3.2.2 檔案管理部在完全接收完存檔的資料文件后，出具收文回執(zhí)，做為技術(shù)資料存檔完 成的依據(jù)。3.3本公司所涉及到的技術(shù)資料目錄具體目錄見表2所示。表2技術(shù)資料序號分類代碼名稱文件遞交人存檔備注1工作任務(wù)書計劃部2BG變更通知單有技術(shù)更改時，由更改人填寫，3GJ變更記錄表技術(shù)管理部備案4SY原理性示意圖項目主管5DL電路圖項目主管6JX接線圖項目主

11、管7FT其他附圖項目主管8JC安裝基礎(chǔ)圖項目主管9ZX裝箱圖項目主管10SM產(chǎn)品使用說明書項目主管用戶手冊11GY工藝手冊12ZY作業(yè)指導(dǎo)書項目主管13JD技術(shù)單用于技術(shù)協(xié)調(diào)，現(xiàn)場技術(shù)問題的反饋14JB技術(shù)報告實驗報告，總結(jié)報告15AZ安裝手冊16WH維護手冊174技術(shù)資料編號規(guī)則4.1編號準則4.1.109阿拉伯數(shù)字。4.1.2AZ拉丁字母（0, I ）除外。4.1.3短橫線，圓點“.”，斜線“ /”。4.1.4科學(xué)性選擇事物或概念的最穩(wěn)定的本質(zhì)屬性或特征作為信息分類的基礎(chǔ)和依據(jù)。4.1.5系統(tǒng)性將選定的事物、概念的屬性或特征按一定排列順序予以系統(tǒng)化，并形成一個合理的科學(xué)分類體系。4.1.6

12、唯一性，一個代碼只能唯一的標識一個分類對象。4.1.7類體系,4.1.8規(guī)范性同一層級代碼的編寫格式必須統(tǒng)一。4.2編號細則可延性，要設(shè)置收容類目，以便保證增加新的事物和概念時，不致打亂已建立的分 同時，還應(yīng)為下級信息管理系統(tǒng)在原有基礎(chǔ)上的延拓、細化創(chuàng)造條件。4.2.1任務(wù)書編號 任務(wù)書編號由六部分組成，每部分之間用“-”隔開。第一部分：表示公司名稱 本公司XX）有限公司用“ XXX第二部分：表示發(fā)文部門XX部用“ XX'第三部分：表明文件是第幾季度或者第幾月份第四部分：表明文件當季或當月的順序號第五部分：表明文件的年份例如：任務(wù)書的編號為：XXX-XX-02-04-2012，表明是X

13、X）公司XX部2012年第二季度的第 四號任務(wù)書。4.2.2 技術(shù)圖紙編號檔案管理部只給出總圖號，圖紙資料的其他子圖號由項目主管分配, 設(shè)計人員參照 技術(shù)資料編號規(guī)則編制，編制的圖號要合理、規(guī)范，并滿足存檔要求。4.2.3 技術(shù)單編號參照通用技術(shù)單模板的說明（2012年第3版）中關(guān)于技術(shù)單的編 號要求執(zhí)行。參照總公司發(fā)布的產(chǎn)品圖樣4.2.4 技術(shù)報告編號、協(xié)調(diào)單編號、施工、驗收資料編號 及設(shè)計文件編號原則的標號要求執(zhí)行。5存檔文件的基本要求5.1 存檔文件一般采用紙質(zhì)留存，電子版為輔。紙質(zhì)文件和電子版共同存檔的，紙質(zhì)文件的效力大于電子版。5.2技術(shù)圖紙基本要求參照國家標準GB/T 14689-

14、2008。5.3存檔的技術(shù)圖紙標題欄采用統(tǒng)一標題欄。5.4為便于圖紙裝訂，圖紙應(yīng)在左側(cè)留有裝訂邊，標準圖幅優(yōu)先采用以下幾種:幅面代號尺寸BX LA0841X 1189A1594X841A2420X594A3297X420A4210X297加長的圖紙，優(yōu)先采用以下圖幅:幅面代號尺寸BX L幅面代號尺寸BX LA4X 3297X 630A4X 8297X1582A4X 4297X841A4X 9297X1892A4X 5297X1051A3X 3420 X891A4X 6297X1261A3X 4420X1189A4X 7297X1471A3X 5420X14865.55.6為便于裝訂，A4圖幅選

15、擇豎版格式，A3圖幅選擇橫版格式。存檔的紙質(zhì)文件需履行完整的簽字程序，簽字后方可存檔。5.7簽字流程按照以下規(guī)定:5.7.1所有的圖紙文件，設(shè)計后須經(jīng)過校對，并有必要通過標準化檢查和工藝檢查;5.7.2所有圖紙須有設(shè)計和校對簽字確認，設(shè)計者與校對者不能為同一人;5.7.3部件圖及總圖還需要經(jīng)過項目主管審核，并由項目主管簽字確認;5.7.4總圖和重要的部件圖紙，由公司技術(shù)主管（總工程師）簽字確認。6圖紙文件在制造過程中的傳遞6.1生產(chǎn)過程中對需改造構(gòu)件的設(shè)計圖紙由技術(shù)部設(shè)計出圖，部門負責人審核后，公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。6.2將復(fù)印件隨協(xié)調(diào)單下發(fā)至協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門加工生產(chǎn)。圖紙原件和協(xié)調(diào)單存檔，進入有效文

16、件流程。6.3 圖紙加工完成后，由公司質(zhì)檢部門驗收合格后，在圖紙上標明完成加工日期。工程圖紙變更為無效文件。7圖紙文件的更改7.1 圖紙資料的更改應(yīng)首先保障生產(chǎn)，應(yīng)具有及時性、可行性和可追溯性。7.2 更改先從工程圖紙進行，然后是存檔圖紙。工程圖紙（或稱生產(chǎn)用圖）是存檔圖紙的復(fù)印件。處于有效文件狀態(tài)的工程圖紙需要更改時，項目主管設(shè)計人員應(yīng)首先更改工程圖紙,在確認可更改及更改有效后，在更改的文件或圖紙上做更改記錄并簽名。更改只允許劃改,應(yīng)保留更改前的數(shù)據(jù)和內(nèi)容，不允許刮改（刮掉以前的內(nèi)容）或涂覆（涂覆遮蓋以前的內(nèi)容）改動。7.3 在存檔的紙質(zhì)文件上進行更改，要做更改記錄并簽名。更改只允許劃改。7.4 每次圖紙資料的更改，均要在更改記錄表上記錄更改內(nèi)容、日期，并簽名。7.5 存檔的技術(shù)圖