會計電算化信息系統(tǒng)的結構

1、會計電算化信息系統(tǒng)的結構會計電算化信息系統(tǒng)的結構會計電算化信息系統(tǒng)的概念近代的會計是以企業(yè)會計為主體，與傳統(tǒng)會計相比較，其發(fā)展主要表現(xiàn)為：它廣泛利用貨幣作為價值尺度，采用復式記帳方式進行價值核算。企業(yè)中的會計包含著兩個重要領域：即財務會計和管理會計。財務會計主要是通過定期的財務報告，為企業(yè)外部同企業(yè)有經(jīng)濟利益關系的各種社會集團服務，即財務會計所提供的信息主要是針對企業(yè)外部的，為便于偏制對企業(yè)外部的基本財務報表而設計的。向外部提供這些信息，及經(jīng)加工核算過程中產(chǎn)生的中間信息，也被用于企業(yè)內(nèi)部管理。財務會計又常稱為“對外報告會計”。由于財務會計的管理是具體業(yè)務管理，事后管理，不能適應當今經(jīng)濟發(fā)展的需

2、要。因此為企業(yè)內(nèi)部管理階層服務的管理會計應運而生。管理會計是在對財務會計的管理職能進行擴充與發(fā)展的過程中逐步形式的。它主要對財務會計所產(chǎn)生的信息進行再加工、再利用，并從中收集和處理財務會計不能提供的其他信息。如果說財務會計是管理會計的基礎的話，那么管理會計則是財務會計的再發(fā)展。近年來，電子計算機在會計中的應用（簡稱為“會計電算化”）已越來越廣泛，以信息系統(tǒng)觀點研究會計已成為入時的方式。系統(tǒng)是指由一系列彼此相關，相互聯(lián)系的若干部分為實現(xiàn)某種特定目的而建立起來的一個整體。例如：文教系統(tǒng)、衛(wèi)生系統(tǒng)、國民經(jīng)濟系統(tǒng)等。企業(yè)是由一系列研究、生產(chǎn)、銷售、管理等部門組成的為實現(xiàn)產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售的系統(tǒng)。企業(yè)這個系

3、統(tǒng)又可分為若干子系統(tǒng)，如生產(chǎn)管理、會計、物資供應、產(chǎn)品銷售、工藝技術、人事勞資等，會計子系統(tǒng)又可分為會計核算子系統(tǒng)，財務管理子系統(tǒng)等。由此可知，系統(tǒng)是具有與周圍環(huán)境有明確邊界的獨立性、有各子系統(tǒng)之間相互依存、相互獨立的整體性、有為達到某個預定目標，而共同奮斗的目標性、以及層層劃分若干層次的子系統(tǒng)的結構性等特性的一個整體。信息，是反映客觀事物的狀態(tài)和特征的各種事物的集合。它與“數(shù)據(jù)”不同。它是經(jīng)過加工處理以后的有用數(shù)據(jù)。信息和數(shù)據(jù)這兩個概念常常被人們混淆，其實在一個數(shù)據(jù)處理應用系統(tǒng)中，信息與數(shù)據(jù)都具有它們自己的特征。數(shù)據(jù)是用來記錄客觀事物的性質、形態(tài)、特征等的符號。歸納起來可分兩類：一類是數(shù)值化

4、的數(shù)據(jù)，如十進制數(shù)據(jù)，二進制數(shù)據(jù)等。另一類是非數(shù)值化的數(shù)據(jù)，如文字、圖形、聲音等。而在會計系統(tǒng)中的信息主要有三類，它們是財務信息、定向信息和決策信息。財務信息反映財務上過去所發(fā)生的一切情況；定向信息是為管理所需要的特定信息；決策信息是指對未來具有預測性的信息，如會計預算后所得的一系列信息。會計信息系統(tǒng)（AccountingInformationSystem,簡寫AIS）,是企業(yè)組織內(nèi)部一個重要的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。它的主要任務是收集、加工、存儲、傳送和利用會計信息，加強對經(jīng)濟活動的管理和控制。當會計信息系統(tǒng)使用計算機作為主要數(shù)據(jù)處理工具后，所形成的系統(tǒng)就稱之為電算化會計信息系統(tǒng)，也即會計電算化信息系

5、統(tǒng)（ComputerBasedAccountingInformationSystem,縮寫CBAIS。在這個系統(tǒng)中，凡是填制憑證、登記帳簿、編制報表等工作都可由計算機來做，數(shù)據(jù)匯總、分類、計算、分析等工作也可由計算機承擔，此外計算機還整理、存貯、查詢各種需轉換成數(shù)據(jù)的文件、檔案、資料等，生產(chǎn)經(jīng)營過程中生產(chǎn)的大量原始數(shù)據(jù)，經(jīng)由系統(tǒng)收集、整理、存貯、傳輸、及時為管理提供各種信息。該系統(tǒng)的效益比傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)要大，主要有以下幾方面：（1）擴大了會計核算功能，提交了效率，增加了計算能力。（2）節(jié)省人工費用，特別是書寫和計算方面的費用。（3）能建立起靈活及時的會計核算體系，并盡量減少手工數(shù)據(jù)處理的大

6、量重復現(xiàn)象、簡化了信息流轉。（4）輔助管理部門進行決策，增強了企業(yè)的競爭力。會計電算化信息系統(tǒng)的結構任何一個信息系統(tǒng)都是由若干個功能模塊組成的，會計電算化信息系統(tǒng)也不例外。所謂功能模塊，是指能完成某一獨立功能的若干個程序語句的集合。一個功能模塊又可由若干個程序模塊組成。為了便于程序的調(diào)試開發(fā)、維護修改，從軟件設計的觀點出發(fā)；要求將一個對象系統(tǒng)，劃分為若干個模塊時，一般遵循按功能分割的方法，要求各模塊之間的耦合最松散，模塊內(nèi)部聚合最緊湊。即模塊之間聯(lián)系最少，模塊內(nèi)部聯(lián)系最密切的原則。對電算化會計信息系統(tǒng)的模塊劃分應視企業(yè)具體特點及計算機在企業(yè)中的應用程度而定，將現(xiàn)行手工會計業(yè)務流程與專業(yè)核算的內(nèi)

7、容進行適當修改，使之更加合理，更能滿足現(xiàn)代化管理的要求，以實現(xiàn)財務管理目標的優(yōu)化。根據(jù)目前我國電算化會計信息系統(tǒng)的實用情況，可將模塊劃分的方式歸納為三種類型：（1）為局部實現(xiàn)會計電算化系統(tǒng)，用以對會計工作的某一部分進行單獨核算，如對工資或固定資產(chǎn)等進行核算。在這種類型中，功能結構都是參照工業(yè)企業(yè)手工會計業(yè)務的分工及各企業(yè)的會計業(yè)務特點確定，大致分為：帳務處理，固定資產(chǎn)核算、材料核算、工資核算、銷售利潤核算、成本核算和會計報表編制等七個功能模塊。本單位可根據(jù)需要任意選擇實施某一模塊。由于各企業(yè)會計業(yè)務處理量和手工會計業(yè)務處理情況不同，有的還可多分幾個功能模塊。（2）使用計算機處理全部會計工作，從

8、帳務處理、貨幣資金核算、工資、原材料、固定資產(chǎn)、成本、銷售、輸出各類會計報表。在這樣的系統(tǒng)中，輸入的原始數(shù)據(jù)可得到較充分的利用。這是計算機進入會計工作發(fā)展到了中級階段。在這階段中，許多單位把財務管理納入企業(yè)管理信息系統(tǒng)的條件下，將財務管理作為一個子系統(tǒng)來劃分功能模塊。帳務管理功能模塊包括科目管理，憑證處理、查帳、對帳及報帳等。財務子系統(tǒng)的功能模塊結構圖，可用下列幾個圖表示（如圖）。（3）把財務管理和會計核算密切結合在一個系統(tǒng)中，并利用計算機網(wǎng)絡組成計算機信息管理系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)可以把整個企業(yè)的各個下屬部門的信息全部綜合起來，由計算機加以全面管理。這是計算機在管理工作中使用的高級階段。二、會計電

9、算化信息系統(tǒng)的維護和改進會計電算化信息系統(tǒng)的維護會計電算化信息系統(tǒng)的維護，包括會計核算軟件的調(diào)整和會計核算軟件運行環(huán)境的維護。1. 會計核算軟件的調(diào)整（1）修正程序。指修正正常實現(xiàn)原設計功能的會計軟件的程序，這一般是由程序設計人員完成。（2）會計軟件參數(shù)調(diào)整。指調(diào)整會計軟件使用的控制參數(shù)，使會計軟件適配于不同的硬件設備與系統(tǒng)軟件，并保證電算化會計信息系統(tǒng)的正常運行。（3）維護會計數(shù)據(jù)。指修正會計核算軟件運行中由于各種故障而出現(xiàn)的數(shù)據(jù)問題，包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)的改正與恢復等。2. 會計軟件環(huán)境的維護是指對會計核算軟件運行的硬件和軟件環(huán)境進行修整，使之適合于會計軟件的運行。（1）硬件環(huán)境維護。這是對計算機

10、硬件設備進行檢測，功能修復及零部件配置等工作。首先應對硬件配置進行調(diào)整，使之符合軟件運行要求，如單軟盤換雙軟盤等。（2）軟件環(huán)境維護。這是對系統(tǒng)的軟件進行調(diào)整，使之符合會計核算軟件運行的要求。如調(diào)整漢字系統(tǒng)等。（3）常見故障的維護。硬盤故障。硬盤故障一般應請專業(yè)計算機人員解決，但有些簡單的故障，如硬盤不能啟動，可查看一下是否是驅動文件被刪除了。當硬盤出現(xiàn)故障時，應認真分析原因，如確實無法解決，再請專業(yè)人員來處理，這時應注意確保硬盤數(shù)據(jù)的安全。計算機內(nèi)存不夠。一般情況下出現(xiàn)內(nèi)存不夠是因為調(diào)用電算化會計信息之前調(diào)入內(nèi)存的文件太多，或是內(nèi)存中打開的文件太多，這種故障可通過刪除、關閉一些沒用的文件來解

11、決。系統(tǒng)參數(shù)丟失。計算機參數(shù)是存貯在計算機內(nèi)存中的、控制計算機系統(tǒng)運行的配置參數(shù)，主要包括系統(tǒng)時間、軟驅密度、內(nèi)存配置、鍵盤接口通道配置以及顯示器配置等。系統(tǒng)在運行過程中經(jīng)常會因非法操作或意外事故丟失系統(tǒng)參數(shù)，使得電算化系統(tǒng)不能正常運行。遇到這種情況時，一般是通過在啟動硬盤的過程中調(diào)用一些命令修正系統(tǒng)參數(shù)來解決的。計算機病毒感染。計算機病毒傳播的媒介主要是軟盤，計算機軟盤上只要有帶病毒的軟件，通過對帶病軟盤的讀寫，就會將病毒傳染到無毒的計算機硬盤和軟盤上。發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)染上病毒，應用一張未染病毒的系統(tǒng)軟盤啟動計算機、然后用殺毒軟盤進行操作，即A>KILLC:或A>KTLLB:或A>

12、KILL。對付計算機病毒主要還是預防為主，現(xiàn)在市場上有不少性能好的防病毒卡，有條件的單位應每臺機器均以配備。會計電算化信息系統(tǒng)的改進會計信息系統(tǒng)的改進不同于會計信息系統(tǒng)的維護，它包含的內(nèi)容不僅是維護，還有系統(tǒng)功能的擴展。因為無論什么會計信息系統(tǒng)在投入運行一段時間后，必然會發(fā)現(xiàn)有一部分功能不能完全滿足會計工作的需要，這其中有當初設計時就沒有考慮周到的，也有隨著會計工作的不斷發(fā)展，這部分功能過時了的，總之是會計信息系統(tǒng)的功能需要擴充；這就需要進行系統(tǒng)改進了。系統(tǒng)改進主要包括會計核算軟件改進和運行環(huán)境改進兩方面。1. 會計核算軟件改進按照對會計核算軟件改進程度的大小，可分為少量改進和大量改進，少量改

13、進的情況比較容易理解，如打印帳表時，增減一兩條橫線等。這里我們主要講講對會計軟件的功能進行擴充。這在商品化會計核算軟件中經(jīng)常被應用。這主要就是補充開發(fā)一部分新的軟件，如帳務處理軟件以前沒有銀行對帳功能，在新的帳本中補充了這一功能。所以這種改進又稱作會計核算軟件的版本更新。一般來說，商品化會計核算軟件的開發(fā)單位，都要不定期地對軟件功能進行擴充，以滿足用戶的需要，直到軟件臻于完善。（1）會計核算功能的擴充。這種擴充主要有：增加核算功能，如增加銷售核算功能等；更改算法，如成本核算中分步法改品種法，固定資產(chǎn)核算中分類折舊改單臺折舊等；人一機界面改進，如屏幕顯示更加直觀，操作更加方便等；打印輸出功能改進

14、，如打印輸出帳簿由計算機畫線，改為在印好的帳簿上套打等。這些功能的擴充必然對正在運行的系統(tǒng)產(chǎn)生一定影響，故為作好版本更新工作，應注意幾個問題：做好操作使用人員的培訓工作；作好試運行工作；必要時申請審批和評審。（2）管理功能的改進。管理功能也是會計電算化信息系統(tǒng)的一個重要部分，它的改進對試運行等環(huán)境要求不如核算功能的改進要求那么嚴，但也不能放得太松，否則提供的信息是虛假的，對經(jīng)營決策是很不利的。2. 運行環(huán)境的改進運行環(huán)境的改進包括硬件環(huán)境和軟件環(huán)境的改進。硬件環(huán)境的改進主要是因為硬件設備在容量和速度上已不能滿足改進會計核算軟件的運行要求，必須對其進行擴充改進。改進了硬件設備，其相應的系統(tǒng)軟件及

15、各種支撐軟件也要進行相應的調(diào)整，這就是運行環(huán)境的改進。以上我們講的是對會計信息系統(tǒng)的改進，當一個會計信息系統(tǒng)已完全不能適應需求了，那么對它就不是改進的問題了，而是一個重新開發(fā)的問題，在下面的兩節(jié)中，我們將具體介紹會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)。三、會計電算化的系統(tǒng)分析會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)主要包括系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計兩大方面的內(nèi)容，本節(jié)介紹系統(tǒng)分析，下節(jié)介紹系統(tǒng)設計?，F(xiàn)狀調(diào)查現(xiàn)狀調(diào)查主要就是對企業(yè)當時的會計現(xiàn)狀進行調(diào)查，來確定系統(tǒng)開發(fā)的方向。它主要調(diào)查企業(yè)各機構與會計機構的信息聯(lián)系狀況、會計機構的內(nèi)部分工及其業(yè)務聯(lián)系狀況、現(xiàn)行簿記的要求和方法、數(shù)據(jù)信息量、企業(yè)已使用的編碼以及企業(yè)系統(tǒng)開發(fā)的設備及人員

16、等。下面我們逐一介紹一下。1. 企業(yè)各機構與會計機構的信息聯(lián)系狀況會計機構的信息量很大，來源渠道較多，在企業(yè)中，它幾乎與所有的部門都有業(yè)務聯(lián)系。會計機構的大量信息都是由企業(yè)各機構提供的，所以要進行系統(tǒng)設計，就必須弄清楚其他各機構數(shù)據(jù)的來龍去脈和它們對會計機構的要求，以及會計機構的要求。若企業(yè)的其他機構中已有應用計算機處理業(yè)務的，更要了解它們的輸入和輸出內(nèi)容，弄清哪些信息是可由會計系統(tǒng)直接調(diào)用的，哪些信息是需經(jīng)過人工加工后才可調(diào)用的。2. 會計機構的內(nèi)部分工及其業(yè)務聯(lián)系狀況我們了解會計機構的內(nèi)部分工是為了在系統(tǒng)設計時將每一模塊的功能范圍劃分清楚，同時必須注意模塊之間的聯(lián)系，弄清信息傳遞路線、數(shù)據(jù)

17、分類、匯總的地點、處理過程、步驟及方法，便于劃清人一機界面，使程序的編制既符合會計事務的流程又便于電子計算機處理。這步的做法主要是先向會計機構的負責人作總的了解，然后是向帳務人員了解帳務處理流程，再次是向成本核算人員了解成本計算方法，最后是向出納人員調(diào)查。調(diào)查的重點的放在材料核算、成本核算、帳務流程三個環(huán)節(jié)上。此外還有一點需注意，就是在向業(yè)務人員調(diào)查時，應注意了解經(jīng)濟業(yè)務的例外處理。3. 現(xiàn)行簿記的要求和方法簿記是會計理論和方法的一種應用。簿記工作主要是指會計核算的業(yè)務工作，就是通常所說的記帳、算帳、報帳工作。而所有會計分析、檢查、審計工作，都要以簿記的核算資料為基礎。會計電算化的第一步工作就

18、是實現(xiàn)薄記的電算化。我們對現(xiàn)行簿記的要求、方法進行調(diào)查，是為了更好地實現(xiàn)簿記電算化，所以應主要調(diào)查與電算化關系較密切的記帳規(guī)則和帳務處理程序；若發(fā)現(xiàn)企業(yè)在這方面的管理較混亂，應向領導提出建議進行整頓，而不能接著進行下面的調(diào)查，否則開發(fā)出來的會計電算化系統(tǒng)會因為混亂管理而變得毫無價值。4. 數(shù)據(jù)信息量的調(diào)查會計的數(shù)據(jù)信息一般是以憑證、帳冊、報表的形式貯存的。通過對它們的調(diào)查，可以了解本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息量，從而為確定系統(tǒng)開發(fā)資源奠定基礎，為計算機輸入輸出設計確定基本要求。對它的調(diào)查方法，一般是先收集近幾年和當年的上述各種書面資料，然后按照系統(tǒng)設計的要求進行匯總統(tǒng)計。5. 企業(yè)已使用的編碼調(diào)查當前由于

19、我國有關部門還沒有制訂出一套統(tǒng)一的標準化代碼設計體系，各企業(yè)內(nèi)部使用的代碼一般比較混亂，所以我們應深入到企業(yè)各部門中，將已有的代碼內(nèi)容，編碼方法作完整的調(diào)查。調(diào)查的方法主要是通過查閱資料，如會計科目表，產(chǎn)品目錄，材料目錄，人員名冊，固定資產(chǎn)登記簿等，將其中的各種代碼整理、歸類，然后著重弄清各種代碼表示的實際意義，代碼位數(shù)，每位的含義以及位數(shù)是否有伸縮性等。6. 企業(yè)系統(tǒng)開發(fā)的設備和人員在作好以上幾項調(diào)查后，就應當計算出本系統(tǒng)的信息量和存貯量，然后確定采用何種類型的機器。再接下來的問題就是成立研制小組，研制小組的任務是進行系統(tǒng)開發(fā)，其組成一般是系統(tǒng)設計師、系統(tǒng)設計員，程序設計師、程序設計員、操作

20、員。他們各負其責，進行系統(tǒng)的開發(fā)設計工作。現(xiàn)狀描述在對開發(fā)對象有了一個全面、深入、細致的調(diào)查之后，我們就可以用業(yè)務人員和開發(fā)人員都易懂的文字、符號、圖表來描述調(diào)查結果。這就是現(xiàn)狀描述，它是系統(tǒng)分析的關鍵所在，是系統(tǒng)設計的基礎。如果描述不符合手工會計作業(yè)的基本現(xiàn)狀（不包括合理的修改），新系統(tǒng)設計是很難被用戶接受的?，F(xiàn)狀描述包含三方面的內(nèi)容：會計信息系統(tǒng)總作業(yè)流程。會計信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)作業(yè)流程及相互關系、與電算化有關的輸入/輸出信息調(diào)查和代碼調(diào)查描述。這三方面內(nèi)容一般都是用圖表的形式來表示的。確定系統(tǒng)開發(fā)范圍和目標1. 系統(tǒng)開發(fā)的條件經(jīng)過上面所說周詳?shù)恼{(diào)查的分析之后，應提出書面的可行性報告，明確闡

21、述可行或不可行的理由作為決策的依據(jù)?？尚行匝芯堪ㄈ矫鎯?nèi)容：開發(fā)的必要性；開發(fā)的可能性一開發(fā)的前提條件是否具備；經(jīng)濟效益或社會效益的評價。那么會計電算化到底應具備什么條件呢？下面介紹五個主要條件：（ 1）會計部門對使用電子計算機的認識；（ 2）手工作業(yè)的規(guī)范化、條理化、格式化；（ 3）與會計機構相關的業(yè)務部門對數(shù)據(jù)的時效性、嚴肅性的理解的一致性；（ 4）決策機構對新系統(tǒng)的建立導致的數(shù)據(jù)傳遞路線、處理方式和工作習慣的變化給予認可；（ 5）系統(tǒng)開發(fā)的設備功能與信息量能夠相容，軟件設計人員有過開發(fā)大系統(tǒng)的經(jīng)驗，以及具備軟件、硬件的維護人員。2. 確定系統(tǒng)開發(fā)的范圍和目標分析了可行性條件之后，就應根

22、據(jù)條件，確定系統(tǒng)開發(fā)的范圍和目標。系統(tǒng)開發(fā)的目標應根據(jù)企業(yè)的實際需要來確定，有的企業(yè)只需開發(fā)會計信息系統(tǒng)的二、三個子系統(tǒng)，如工資子系統(tǒng)、帳務子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)等；而有的企業(yè)則需把會計信息系統(tǒng)作為管理信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，會計信息系統(tǒng)是計算機網(wǎng)絡中的一部分。這樣，目標就要隨之改變了。工作范圍的劃分是關系工程開發(fā)量的問題，應量力而行。即一是要看會計機構內(nèi)部的人員配備，新系統(tǒng)中應有他們可干的工作；二是要看計算機人員的力量，這是保證工程質量的關鍵。在研究系統(tǒng)范圍時，要突出系統(tǒng)的主要目標和主要功能，對目前不開發(fā)，而未來準備開發(fā)的系統(tǒng)要留有擴充余地，并考慮與其他系統(tǒng)的接口。四、會計電算他的系統(tǒng)設計系統(tǒng)

23、設計的目標是根據(jù)系統(tǒng)分析所描述的總作業(yè)流程圖、各子系統(tǒng)作業(yè)流程圖及相互關系，按照用戶的需求和條件，進行總體設計和詳細設計，這在本書前面的章節(jié)中都已提及過。下面我們就具體介紹一下會計電算化系統(tǒng)的總體設計和詳細設計?？傮w設計系統(tǒng)總體設計的要求是可變更性、完整統(tǒng)一性和簡單可靠性，根據(jù)這些要求，會計信息系統(tǒng)采用“樹狀模塊連接結構”最為合適。此外還可采用網(wǎng)狀不循環(huán)或網(wǎng)狀循環(huán)等形式。在系統(tǒng)設計時，應照“樹狀結構”自頂而下設計步驟，即首先設計第一層結構模塊一主控模塊然后再設計第二層結構模塊?；以此類推，直到模塊的功能具體單純?yōu)橹埂３绦蚩傮w結構設計的主要依據(jù)是系統(tǒng)總作業(yè)流程圖和相關子系統(tǒng)作業(yè)流程圖。詳細設計總體設計告訴了我們在系統(tǒng)設計時應該“做什么”，而詳細設計就是關于“怎么做”的問題了。它包括模塊結構圖設計、代碼設計、文件設計和輸入輸出設計，下面我們對其分別進行介紹。1. 模塊結構圖設計系統(tǒng)設計的一個主要任務是設計系統(tǒng)的模塊結構。即確定整個系統(tǒng)應由哪些模塊組成，以及