醫(yī)院檔案管理制度

1、1、 歸檔范圍1、 醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關(guān)法律文件及各類審批文件（合同、工程的審批）。2、 重要的會議紀(jì)要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議。3、 醫(yī)院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復(fù)文件。4、 醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關(guān)的處分文件。5、 醫(yī)院的年終總結(jié)、各類重要會議的報告性文件。6、 醫(yī)院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數(shù)據(jù)。7、 醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關(guān)資質(zhì)證書。8、 醫(yī)院各項論文雜志、學(xué)術(shù)、科教資料。9、 醫(yī)院的各項材料，包括但不限于醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證、稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照。10、醫(yī)院的患者病

2、歷、手術(shù)記錄、會診記錄等相關(guān)醫(yī)療類記錄。2、 歸檔時間1、各科室于每個星期對檔案進(jìn)行分類、總結(jié)、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。2、 每月最后一日為檔案總結(jié)歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。3、 1 月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報告。3、 歸檔條件1、 歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。 （電子材料應(yīng)統(tǒng)一歸檔名稱）2、 各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規(guī)范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關(guān)的內(nèi)容。3、 合同、協(xié)議類文件應(yīng)符合醫(yī)院關(guān)于合同、協(xié)議的

3、簽訂標(biāo)準(zhǔn)，需要加蓋公章的原件，如合同內(nèi)容有修改，應(yīng)注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。、醫(yī)院的單次付款（收款）金額在1000 元以上的醫(yī)療材料、機(jī)器設(shè)備（產(chǎn)品）采購（銷售）業(yè)務(wù)，均須以書面形式簽訂合同：；、 合同承辦部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。所經(jīng)辦合同必須先經(jīng)由法務(wù)部門審核，并經(jīng)院長簽字確認(rèn)方可簽約；依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范文本。、合同的保管：各類合同，醫(yī)院至少保留兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負(fù)責(zé)人一份，如科室需額外保留原件，應(yīng)在合同簽訂時明確規(guī)定份數(shù)（此項不包含勞動合同）。合同的實施進(jìn)度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于約定合同期內(nèi)完成相關(guān)義務(wù)。4

4、、 照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)材料需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。4、 檔案歸檔處1、 醫(yī)療類（即患者病歷、手術(shù)記錄等）檔案統(tǒng)一交由病案室存儲。2、 非醫(yī)療類（采購、營銷、行政等）檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。3、 醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。4、 醫(yī)院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。5、 醫(yī)院的醫(yī)生資質(zhì)證書由醫(yī)務(wù)部管理，護(hù)士資質(zhì)證書由護(hù)理部管理。五、 檔案借閱1、 院內(nèi)各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負(fù)責(zé)人員處進(jìn)行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負(fù)責(zé)人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負(fù)責(zé)人，以此類推。2、 各部

5、門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負(fù)責(zé)人簽字的檔案借出單（可參考附件1） 。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴(yán)禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。3、 查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。4、 檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。六、歸檔責(zé)任1、各科室必須保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，不得私自涂改、偽造。2、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進(jìn)檔案的義務(wù)。5、 任何員工都不得因私用而對檔案進(jìn)行留用、復(fù)制、拍攝。七、檔案庫存1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對，確定檔案內(nèi)容無瑕疵、質(zhì)

6、量無破損、無缺失后，所在部門負(fù)責(zé)的經(jīng)辦人員在檔案入庫登記表（可參考附件2）上簽字。所有檔案按專業(yè)類項進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科、 2學(xué)化，編號科學(xué)規(guī)范、標(biāo)志明顯、查找方便。（編號可參考附件3）8、 檔案保密1、 檔案管理人員須嚴(yán)格保管檔案，不得跟無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容，不允許無關(guān)人員隨意翻看檔案。2、 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登， 不錯登，不亂登。3、 檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。4、 不得將醫(yī)院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。9、 本制度自2017年

7、 7月 1 日起執(zhí)行*醫(yī)院2017附件1:河北燕達(dá)*醫(yī)院檔案借出單.使用日期： 年 月 日歸還日期： 年 月 日使用部門：檔案名稱：用途及內(nèi)容：（頁）（份）X共計用檔案申請人： 部門負(fù)責(zé)人:附件2:河北燕達(dá)*醫(yī)院檔案入庫登記表經(jīng)辦備檔案名所屬部檔案內(nèi)附件3:河北燕達(dá)*醫(yī)院檔案編號（參考版）序所屬部檔案名編備人事勞動合LDP17-RS-HT0隊力資源部負(fù)LDP17-RS-ZX00R 工信人事LDP17-BG-HT0劭、公采購合LDP17-BG-CZ0樂購匯辦公中報資LDP17-BG-SB0、公法務(wù)資辦公LDP17-BG-FW00劭、公室7 LDP17-BG-XS001信息材料 辦公室負(fù)責(zé)其他文件 辦公室LDP17-BG-HZ0018后勤保障部 LDP17-HQ-BZ001保障材料9營銷部10LDP17-YX-HT001營銷合同營銷部 LDP17-YX-TG001推廣材料11宣傳部12 宣傳合同LDP17-XC-HT001宣傳部宣傳資料 LDP17-XC-XC001 13宣傳部負(fù)責(zé)藥劑科14普通血液科15病案室負(fù)責(zé)免疫實驗室16 .17移植科 病理醫(yī)學(xué)科1819社會服務(wù)部20 科教部醫(yī)務(wù)部21 護(hù)理部22 232425醫(yī)