闡述人事檔案管理存在的理由及措施

1、闡述人事檔案管理存在的理由及措施 【摘要】近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企事業(yè)單位內(nèi)部的管理制度也日益更新，影響著整個單位的運營。人事檔案管理作為管理業(yè)的一個重要方面，在企事業(yè)單位內(nèi)部的管理建設(shè)中扮演著不可或缺的一部分。然而，目前我國多數(shù)單位內(nèi)部的人事管理機(jī)制并不完善，存在一系列亟待解決的理由，因此，如何做好人事檔案管理工作成為相關(guān)工作者普遍關(guān)注的課題。本文將立足于人事檔案管理的目前狀況，分析人事檔案管理中存在的理由，進(jìn)而提出解決這些理由的策略措施，希望能給相關(guān)工作者帶來一定的啟發(fā)?！娟P(guān)鍵詞】人事檔案管理;理由及措施所謂的人事檔案，是單位職工信息的重要載體，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及

2、成長過程的真實寫照，也是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)，既能反映出職工的經(jīng)歷、學(xué)理和技術(shù)職稱，同時又能反映個人的社會關(guān)系和獎懲等情況。有效的人事檔案管理有利于單位內(nèi)部的人力資源開發(fā)，有利于優(yōu)化單位內(nèi)部的管理制度，在整個單位的發(fā)展以及個人信息的保管上起著至關(guān)重要的作用。所以，必須管好、用好人事檔案，以優(yōu)化單位管理機(jī)制，推動單位管理建設(shè)工作正常發(fā)展。一、人事檔案管理中存在的理由人事檔案只是人才信息的重要載體，是人力資源的主要信息來源，其本身不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，致使多數(shù)單位管理者忽視了人事檔案管理的重要性，從而出現(xiàn)了一系列理由。主要體現(xiàn)在以下兩個方面：(一)缺乏科學(xué)合理的認(rèn)識企事業(yè)單

3、位管理者的管理理念是影響單位管理效率以及業(yè)績的重要因素，目前多數(shù)單位管理者對人事檔案管理缺乏科學(xué)性和合理性的認(rèn)識，認(rèn)為人事檔案工作就是保管性的事務(wù)工作，只要將檔案資料管理好，保證其在有效的期限內(nèi)不丟失、能應(yīng)付外調(diào)以及查檔等就行了，完全忽視了檔案管理對于人力資源開發(fā)的重要性?，F(xiàn)實中還存在部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是檔案部門的事，與自己無關(guān)，對單位內(nèi)部的檔案管理工作不聞不問。甚至有單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為無需單獨設(shè)立人事檔案管理部門，兼由其他部門代管。由于企事業(yè)單位內(nèi)部管理者缺乏科學(xué)合理的認(rèn)識，致使單位的人事檔案管理工作往往得不到重視，在單位的議事日程里很難發(fā)現(xiàn)有關(guān)于人事檔案管理工作的。這種對檔案管理的不重視

4、、不研究、不安排，使得檔案管理上的許多理由得不到有效解決，更談不上檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化了。這在很大程度上影響了單位的整體業(yè)績，不利于單位的可持續(xù)發(fā)展。(二)缺乏有效的人事檔案管理機(jī)制在我國傳統(tǒng)的干部人事檔案管理制度下，沒有形成科學(xué)合理的管理機(jī)制，其中嚴(yán)格規(guī)定“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，這一規(guī)定長期生效并延伸到其他人事檔案管理工作中，使得人事檔案資料得不到及時補充存檔和修正，這種傳統(tǒng)型的人事檔案管理機(jī)制不適應(yīng)現(xiàn)代化市場經(jīng)濟(jì)下單位發(fā)展的趨勢，嚴(yán)重影響著單位內(nèi)部的人才流動，也是當(dāng)前大量“棄檔族”存在的重要理由。人事檔案管理本身具有嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和唯一性的特征，但是目前這種傳

5、統(tǒng)落后的人事檔案管理機(jī)制使得部分職工因跳槽受到原單位扣留檔案不放人，他們?yōu)榱嗽倬蜆I(yè)不得不偽造虛假檔案，如干部履歷、工齡、入黨材料、畢業(yè)證書等。甚至有個別單位領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員，利用職權(quán)和工作之便，通過偽造檔案打擊報復(fù)職員，嚴(yán)重影響了他們正常的工作和生活，帶來一定的人身傷害。二、人事檔案管理的措施與策略(一)提高管理者的認(rèn)識水平和自身素質(zhì)檔案管理者自身的素質(zhì)是決定管理者認(rèn)識水平的主要因素，而管理者對人事檔案管理的認(rèn)識水平是做好檔案管理工作的重要保證，所以要想做好檔案管理工作，首先需要提高管理者的認(rèn)識水平和自身素質(zhì)。只有單位管理者高度重視人事檔案管理工作，才能保證管理工作在資金、設(shè)備以及人員方面得到有

6、效的支持，從而推動檔案管理工作插著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向進(jìn)展。這就需要從多方面入手，以切實提高管理者的認(rèn)識水平和自身素質(zhì)。一方面，單位可以通過定期開展專題講座、板報宣傳等方式，在潛移默化中提高管理者的認(rèn)識水平，使其認(rèn)識到檔案管理工作對于人力資源流動的重要性。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容納入日常會議議程，建立專業(yè)的檔案管理工作小組，定期檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督檔案管理工作，以便于及時發(fā)現(xiàn)并解決理由，提高檔案管理工作的效率。另一方面，不斷提高自身的政治素養(yǎng)與專業(yè)水平知識，在檔案管理的過程中，堅持工作原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守管理機(jī)制、保守他人秘密，在信息資料的整理與封裝時，盡可能減少人為的失誤，保證資

7、料的完整性和真實性。同時，管理者可以通過自學(xué)或參加專業(yè)培訓(xùn)不斷充實自己，提高自己的專業(yè)管理水平，從而不斷提高工作效率和檔案管理質(zhì)量。(二)建立健全人事檔案管理機(jī)制健全的人事檔案管理機(jī)制是提高人事檔案管理工作效率的重要保障，它可以使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。建立健全人事檔案管理機(jī)制可以從對內(nèi)管理機(jī)制和對外管理機(jī)制兩個方面入手：一方面，優(yōu)化調(diào)整單位內(nèi)部管理章程，如明確人事檔案資料的收集范圍和要求，鑒別資料內(nèi)容的真實性與完整性，做好資料的保密措施，減少因人為因素造成資料泄密的可能，從而有效保證檔案的安全性。另一方面，建立開放型的人事檔案管理模式，在知識經(jīng)濟(jì)日益興起的當(dāng)今社會，單位對人才質(zhì)量和數(shù)量的要求越來越高，開放式的管理模式有立于推動人才的流動以及人事檔案管理的規(guī)范化、社會化和現(xiàn)代化。結(jié)束語：綜合上文，人事檔案管理在整個單位管理中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，對單位人力資源的流動產(chǎn)生重要影響。管理者對檔案管理缺乏科學(xué)合理的認(rèn)識以及單位內(nèi)部缺乏有效的管理機(jī)制已嚴(yán)重影響了單位的正常運營，只有不斷提高管理者的認(rèn)識水平和自身素質(zhì)、建立健全人事檔案管理機(jī)制，才能推動人力資源的有效流動。相信在相關(guān)企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者的共同努力下，我國的人事檔案管理工作將會不斷適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。參考文獻(xiàn)1 王云慶，李曉麗，武丹. 關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的