檔案管理系統(tǒng)中常見地問(wèn)題

1、標(biāo)準(zhǔn)文案檔案管理常見問(wèn)題（一）1. 在平時(shí)的檔案管理中，如何避免在查閱和利用時(shí)才發(fā)現(xiàn)沒(méi)有要查找的文件資料？答：這個(gè)貌似沒(méi)法徹底避免。只要不移交齊全就有這樣的現(xiàn)象。而要移交齊全需要我們不斷的提醒配合部門，配合人員。要他們的資料清單或者臺(tái)賬。當(dāng)他們移交檔案時(shí)一一核對(duì)。這樣一般可以避免你說(shuō)的這個(gè)問(wèn)題。但是，也不能完全保證沒(méi)有任何遺漏。說(shuō)到底是檔案意識(shí)的強(qiáng)弱。2. 房地產(chǎn)開發(fā)公司，公司各部門、各項(xiàng)目部，合同、資料，管理混亂，收集不全咋辦？怎樣實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一有效管理？答：分類：文書類檔案（政府公文、公司文件）公司內(nèi)部資料類檔案（公司注冊(cè)信息、證照；公司人力資源檔案；公司管理文檔）、 資質(zhì)證書類檔案（公司各類資

2、質(zhì)證書、公司人員資質(zhì)證書、其它證書）、合同類檔案（工程類合同；設(shè)計(jì)類合同；材料設(shè)備類合同等）編號(hào)：可按照“公司名+檔案大類+分類細(xì)項(xiàng)+日期+順序號(hào)”來(lái)進(jìn)行分類的。3. 多份會(huì)議記錄可以歸為一件嗎？答：如果你不是很會(huì)起文件題名，我建議還是各歸各的。如果文件題名可以準(zhǔn)確的反映文件內(nèi)容。那就可以。不過(guò)，文書一般以件為單位。我覺(jué)得還是分開的好。答：也可以，你的題名一定要準(zhǔn)確反映歸檔內(nèi)容。4. 09 年一月完成的2008 年度的統(tǒng)計(jì)表放在哪一年?。看穑悍旁?9 年里。為什么這樣做呢。因?yàn)橐话闱闆r下, 上一年的統(tǒng)計(jì)表，下一年才能做出來(lái)。而放在 08 年里日期是不符的。5. 基建和設(shè)備檔案歸檔時(shí)間大概都是什

3、么時(shí)候呀？答：負(fù)責(zé)基建類檔案歸檔管理的部門，指定專（兼）職人員在平時(shí)做好基建項(xiàng)目材料的收集、積累，按竣工年度歸檔。但施工時(shí)間短的，在基建項(xiàng)目驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)，按立卷要求分類整理裝訂；施工時(shí)間跨度長(zhǎng)的，可采取分階段歸檔。房屋產(chǎn)權(quán)檔案在每戶辦理完手續(xù)后一個(gè)月內(nèi)按立卷要求整理裝訂。設(shè)備檔案：一般的辦公設(shè)備應(yīng)隨時(shí)歸檔，設(shè)備儀器安裝調(diào)試完成后即可歸檔。6. 單位的檔案是什么時(shí)候移交？是每個(gè)部門集中一起每年一次移交，還是任何時(shí)候都可以?。看穑菏沁@樣。工程檔案是竣工后一個(gè)月內(nèi)。財(cái)務(wù)檔案是2013 年移交 2011 年度的 , 也就是財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門保存一年。其他檔案呢, 看自己具體管理的需要來(lái)協(xié)商。三個(gè)月移

4、交一次或者更久一點(diǎn)都是可以的?？茨阏砗蜌w檔方便。7. 目前有幾種文書檔案整理的方法，分別是什么？答：一般按一事一件的原則整理，并可整合文件（如請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，正文與附件，正文與定稿整合歸檔）.8請(qǐng)問(wèn)“請(qǐng)示”和“批復(fù)”怎樣來(lái)存，是做為一件還是分別來(lái)存？答：同一事件批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。作為一件存檔。9檔案庫(kù)房修建時(shí)應(yīng)注意什么?答：檔案庫(kù)房應(yīng)盡可能選擇1 樓，不可選地下室，如2 樓以上要考慮樓板承載。辦公室選擇陽(yáng)面的的房子，庫(kù)房選擇陰面的房子，窗子不要太大，避免日光。庫(kù)房?jī)?nèi)不要走上下水管道，消防、暖氣管道很重要。如使用密集架，應(yīng)將密集架軌道植入地板，方便書車推動(dòng)。消防要選氣體消防。1

5、0. 跨年度的會(huì)議記錄應(yīng)歸到哪個(gè)年度?答：跨年度的會(huì)議記錄應(yīng)歸到會(huì)議的閉幕年。11. 許多單位會(huì)議上形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告, 會(huì)后往往又以紅頭文件頒發(fā), 這類文件內(nèi)容基本相同歸檔時(shí)該歸哪一份?答：歸會(huì)后的紅頭文件。這個(gè)是正式的文件。12. 請(qǐng)教一下機(jī)要文件是否需要?dú)w檔?答：機(jī)要文件肯定需要?dú)w檔。13. 會(huì)計(jì)檔案必須要全部裝進(jìn)檔案盒嗎？答： 是的， 會(huì)計(jì)檔案要保持它的完整性。檔案部門一般只給每一憑證蓋上檔號(hào)章，錄入系統(tǒng)，錄入財(cái)務(wù)原有憑證號(hào), 打印備考。裝盒粘上脊背即可。14. 請(qǐng)教一下，基建檔案檔案室都收哪些？答：整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的各種形

6、式的歷史記錄，包括基建項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料以及其它形式與載體的文件材料。15. 三室具體指的是什么?。看?: 三室：庫(kù)房、辦公室、閱覽室。16. 準(zhǔn)備升級(jí)的新建設(shè)檔案室需要配備哪些必需品？答： 通常需要梯子、書車、 密集架、 防磁柜、 溫濕度顯示儀，空氣消毒機(jī)、西北需要加濕器，南方、中原需要除濕機(jī)。17. 我們公司說(shuō)所有檔案實(shí)行電子化，不再歸檔紙張版。這行嘛？檔案法上也沒(méi)有明確歸檔一定要?dú)w檔紙張版。答：公司這樣做在檔案管理上應(yīng)該是不規(guī)范的，電子文件和紙質(zhì)文

7、件在歸檔問(wèn)題上將長(zhǎng)期并存，形成電子文件和紙質(zhì)文件的同時(shí)歸檔，即雙軌制，也叫雙套制。雙套制的實(shí)現(xiàn)可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)?！半p套制”歸檔的意義與成因除了出于對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的考慮以及基于電子文件自身特點(diǎn)而采取的策略外，更重要之處在于它是檔案完整性與真實(shí)性的保證。如果把電子文件與紙質(zhì)文件視為同一份文件的兩個(gè)部分，那么二者的地位和價(jià)值就顯得同等重要，將二者同時(shí)歸檔保存乃理所當(dāng)然。這是采取雙套歸檔的根本原因。就目前的科技水平，建議實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)和電子同時(shí)存在。不建議取消紙質(zhì)檔案。18.

8、 誰(shuí)知道購(gòu)買一臺(tái)檔案庫(kù)房加濕器，應(yīng)該買多大型號(hào)的，大約要多少錢啊?答：加濕機(jī)的加濕量是需要按庫(kù)房的面積核算的，不同品牌，不同型號(hào)價(jià)格不同。19. 編寫全宗介紹時(shí), 應(yīng)注意哪些問(wèn)題?答：一、介紹本全宗的歷史概況。簡(jiǎn)要地?cái)⑹鰡挝怀闪⒌臅r(shí)間、人數(shù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，主要領(lǐng)導(dǎo)的配備，單位的性質(zhì)、任務(wù)及主要職能活動(dòng)情況，隸屬關(guān)系以及全宗歷史的沿革等。二、介紹本全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和管理情況。這是全宗介紹的主體部分。包括有：檔案管理組織機(jī)構(gòu)、檔案管理網(wǎng)絡(luò)、本全宗的分類方案，立卷說(shuō)明，檔案號(hào)編制說(shuō)明，歸檔范圍，檔案數(shù)量等。三、本全宗內(nèi)工作形成的各種記錄，包括資料移交記錄、查借閱審批記錄及利用登記表、庫(kù)房溫濕度記錄、檔

9、案銷毀記錄等；四、本全宗內(nèi)信息化工作開展情況的介紹；五、本全宗內(nèi)編研材料種類、數(shù)量等情況介紹；20. 單位成立10 多年了 , 文件材料從未整理過(guò), 最近 , 從下屬單位抽調(diào)了幾個(gè)人員, 進(jìn)行突擊整理。請(qǐng)問(wèn)他們整理的案卷, 備考表中立卷人、檢查人項(xiàng)目該由誰(shuí)簽名?答：立卷人是當(dāng)時(shí)整理檔案的人員。檢查人是檔案室負(fù)責(zé)人。比如主管?；蛘攥F(xiàn)在你那里有幫忙的人，你可以讓她們誰(shuí)整理的誰(shuí)簽立卷人。你簽檢查人。這樣就可以。一般比如部門經(jīng)理雖然管理檔案這一塊工作。備考表那么多。部門經(jīng)理一般是不會(huì)簽字的。答：立卷人是整理的人員簽名，一般指檔案管理員。檢查人是負(fù)責(zé)檢查整理歸檔文件質(zhì)量的人員簽名，一般是檔案管理部門的領(lǐng)

10、導(dǎo)。21. 全宗卷包括哪些內(nèi)容?答：全宗卷是對(duì)全宗管理的重要工具和手段，它是由在全宗管理過(guò)程中所形成的管理記錄性材料構(gòu)成的一個(gè)案卷，實(shí)質(zhì)上是檔案管理活動(dòng)中所形成的“檔案”，是檔案管理活動(dòng)的原始記錄，是圍繞全宗的管理活動(dòng)形成并以一個(gè)個(gè)全宗為單位組合成案卷。全宗卷是全宗的“檔案”，但不是全宗內(nèi)的檔案， 在管理上應(yīng)單獨(dú)存放并實(shí)施統(tǒng)一管理，不能與全宗混在一起，也不能將其作為全宗內(nèi)的一個(gè)案卷對(duì)待。全宗卷包括：檔案交接憑據(jù)、立檔單位與全宗歷史考證、整理工作方案、檔案實(shí)體分類方案（分類表）、移進(jìn)移出記錄及手續(xù)（憑據(jù)）、對(duì)全宗檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)的歷次記錄及所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題記錄，以及檔案受損害、遭破壞的情況記錄和實(shí)

11、施補(bǔ)救性措施的記錄材料、檔案銷毀清冊(cè)等。凡是在檔案管理活動(dòng)中形成的對(duì)全宗狀況及全宗歷史有原始記錄意義的文字、圖表等材料均應(yīng)歸入全宗卷中。全宗卷的主要內(nèi)容具體包括：1、檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來(lái)源和價(jià)值說(shuō)明等。2、檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說(shuō)明、整理工作小結(jié)等。3、檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀檔案的 清冊(cè)等。4、檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況匯報(bào)等。5、檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況和重要利用統(tǒng)計(jì)表等。6、檔案利用：全宗指南（全宗介

12、紹），開放利用和控制使用范圍說(shuō)明，檔案匯集和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。7、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說(shuō)明材料。22. 對(duì)材料題名的補(bǔ)充，該用什么符號(hào)？因?yàn)橛械臉?biāo)題太廣泛，不便查找。答：檔案人員自擬內(nèi)容用 中括號(hào)。23. 檔號(hào)章里的內(nèi)容手寫不大好看，有沒(méi)有更好的辦法？答：建議保管期限直接刻制，檔號(hào)中分類號(hào)、件號(hào)等數(shù)碼使用打號(hào)機(jī)。24. 特殊載體檔案在錄入的時(shí)候都錄入哪些必須字段？答：這得看你們的軟件設(shè)置了那些。一般錄入年度，檔號(hào)，保管期限，題名，起止和終止日期。25. 基建檔案如何整理？答： 一、整理原則1、遵循基建檔案的自然形

13、成規(guī)律，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)。3、 區(qū)分不同項(xiàng)目，保持各工程項(xiàng)目文件的成套性。同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)，應(yīng)包含工程的前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、管理使用、維修、擴(kuò)建、改建的全過(guò)程。二、整理方法與步驟一般分兩個(gè)過(guò)程完成：1、文件材料形成之后，由基建部門或基建人員在本單位綜合檔案室檔案員的協(xié)助下進(jìn)行整理組織保管單位進(jìn)行基本編目向綜合檔案移交歸檔；2、移交之后，由本單位綜合檔案室檔案人員對(duì)保管單位進(jìn)行排列、編制檔案分類目錄以及零散文件的補(bǔ)充整理?；n案的整理工作包括以下步驟：對(duì)文件材料的鑒別、分類、組織保管單位編目、裝訂、排列編號(hào)等。1、對(duì)文件材料屬性的

14、鑒別 文件材料屬性的鑒別就是將基建文件同其它文件，如房地產(chǎn)權(quán)文件（包括房改文件）、黨務(wù)政務(wù)文件、設(shè)備文件、科研文件、教學(xué)文件及科技資料等區(qū)分開來(lái)。應(yīng)注意：凡與某項(xiàng)目基建工程聯(lián)系密切的管理性文件材料，應(yīng)納入該項(xiàng)工程與相關(guān)文件材料一并整理歸檔。關(guān)于基建、設(shè)備的一般管理性文件，如不涉及具體工程項(xiàng)目或設(shè)備，應(yīng)納入文書檔案整理，有關(guān) 基建項(xiàng)目的訴訟材料應(yīng)納入文書檔案。 完整性的鑒別項(xiàng)目文件材料應(yīng)嚴(yán)格依照歸檔范圍收集齊全、完整成套，在一套工程項(xiàng)目文件材料內(nèi)不能缺項(xiàng)，在一份文件材料內(nèi)不能缺張少頁(yè)。 準(zhǔn)確性的鑒別檔案的準(zhǔn)確性指檔案的內(nèi)容真實(shí)反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)全過(guò)程。 保存價(jià)值的鑒別目錄確定保管期限

15、，依照基建文件材料保管期限表進(jìn)行。2、分類 單位基建項(xiàng)目少，形成的文件材料也少，只設(shè)基建檔案大類，可與房地產(chǎn)權(quán)檔案合并稱基建房產(chǎn)檔案。 如果基建項(xiàng)目較多，且工程復(fù)雜，形成的文件材料較多，在大類下按工程性質(zhì)或項(xiàng)目設(shè)置二級(jí)類目。 編碼：大類采用漢語(yǔ)拼音字母法。基建檔案-J ；二級(jí)類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字。大類與二級(jí)類目代碼一律連定，如J1、J2。類目代碼與案卷號(hào)在同一行書寫的，其間一律用“-”隔開，如J- -5、J1- -3;分成兩行書寫的不使用間隔符號(hào)。3、組卷方法 按子項(xiàng)工程分別組卷。如主檔與裙檔、土建與水電安裝、裝飾、消防、人防、排污工程等分別組卷。 按階段組卷。主要分為建設(shè)前期（立項(xiàng)、規(guī)劃、征地

16、、基建計(jì)劃、報(bào)建、招投標(biāo)、工程承包及水文地質(zhì)勘探等）、 設(shè)計(jì)院 （初步設(shè)計(jì)與技術(shù)設(shè)計(jì)或擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、 施工 （工程施工全過(guò)程）、竣工驗(yàn)收、管理使用5 個(gè)階段，每一個(gè)階段視文件材料數(shù)量多少組成一卷或多卷。 按問(wèn)題組卷。適用于管理性文件。例如征地拆遷補(bǔ)償問(wèn)題，土地登記發(fā)證可組成專卷。 按專業(yè)性質(zhì)組卷。一般可分建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣照明、采暖、通風(fēng)空調(diào)等。不同專業(yè)分別組卷。如施工圖、竣工圖。 按名稱組卷。如工程預(yù)、決算專卷、產(chǎn)權(quán)、使用權(quán)證專卷。3、卷內(nèi)文件材料的排列 單項(xiàng)工程文件材料少僅組成一個(gè)保管單位的，按以下順序排列：依據(jù)性材料-基礎(chǔ)性材料-設(shè)計(jì)文件-施工文件-竣工驗(yàn)收文件。 圖

17、樣材料的排列 有圖樣目錄，按目錄順序排列； 無(wú)目錄的，一般按圖紙內(nèi)容的主次關(guān)系編排。如基本圖在前，詳圖在后；總體圖在前，局部圖在后；主要部分在前，次要部分在后；布置圖在前，構(gòu)件圖在后。一般的排列順序是：總體布局圖-系統(tǒng)圖-平面圖（立面圖、剖面圖）-大樣圖。 文字材料的排列 按問(wèn)題排列：區(qū)分不同問(wèn)題，按問(wèn)題重要程度、因果關(guān)系排列。 按時(shí)間順序排列：同一個(gè)問(wèn)題形成的文件，按時(shí)間先后順序排列。 按邏輯關(guān)系排列：密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。如批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 圖文混合材料的排列一般文字在前，圖樣在后。但若文字材料是對(duì)圖樣材料進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的一般說(shuō)明

18、，則文字材料應(yīng)排在圖樣材料之后。三、編目?jī)?nèi)容包括：編寫件號(hào)、頁(yè)號(hào)；填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、封面、脊背。1、文件及裝訂的保管單位內(nèi)每份文件（單張圖紙視為一份文件），必須按順序編寫件號(hào)，逐件編寫小流水頁(yè)號(hào)；單頁(yè)文件（單張圖紙）不編頁(yè)號(hào)。每份文件須加蓋檔號(hào)章，一般蓋在每件首頁(yè)的右上方，首頁(yè)如不適宜蓋的可加蓋在次頁(yè)或背面適當(dāng)位置。2、案卷及裝訂的保管單位按卷內(nèi)文件順序編寫大流水頁(yè)號(hào)，不需編寫件號(hào)和蓋檔號(hào)章。3、 頁(yè)號(hào)編寫：不論采用哪一種裝訂形式，均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)，單面書寫的編在右下角，雙面書寫的，正面編在右下角，背面編在左下角。4、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不

19、編寫頁(yè)號(hào)。5、如原來(lái)編有頁(yè)號(hào)又需重新編號(hào)時(shí)，應(yīng)在原編號(hào)上畫斜線以示原頁(yè)號(hào)作廢。6、填寫檔號(hào)章內(nèi)容，編寫頁(yè)號(hào)，一般用鉛筆。附：基建檔案整理方法、分類及保管期限表序條款名稱保管期限號(hào)1. 可行性研究報(bào)告、任務(wù)書（項(xiàng)目建設(shè)書及批復(fù)）永久2. 施工文件：施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)鑒定及審批文件永久3. 工程管理文件：承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)文件;永久施工執(zhí)照；環(huán)保、消防、衛(wèi)生等文件；水、暖、電、煤氣供應(yīng)協(xié)議書。4. 施工文件：土地施工文件（開工報(bào)告；交工驗(yàn)收記錄證明；施工總結(jié)、永久技術(shù)總結(jié)；竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）。設(shè)備及管線安裝施工文件：開工報(bào)告；中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評(píng)定；竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收

20、報(bào)告。電氣、儀表安裝施工文件：開工報(bào)告；中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評(píng)定；竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。5. 竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、全部竣工圖、項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料、永久工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料、竣工驗(yàn)收會(huì)議文件。6. 財(cái)務(wù)管理：工程概算、預(yù)算、決算。永久7. 有關(guān)外單位的重要來(lái)往函件長(zhǎng)期8. 基建工作計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期26. 關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù), 如果形成年度不一致, 整理時(shí)應(yīng)將他們歸到請(qǐng)示所屬的年度, 還是歸到批復(fù)所屬的年度?答：批復(fù)所屬年度。27. 一般單位為了便于文件的傳閱, 往往在收文上附加一個(gè)閱文卡。請(qǐng)問(wèn) , 文書處理人員應(yīng)將其粘到文件上還是訂到文件上?答：一般以上2 種方法都可以?？梢栽?/p>

21、問(wèn)檔案人員整理檔案時(shí)，是否有將傳閱單取下或者另作處理。如在歸檔時(shí)，將文件訂書釘取下用檔案卡單件裝載歸檔，建議文書處理人員處理收文時(shí)采用訂傳閱單/ 卡，而不是粘貼。28. 整理歸檔文件時(shí), 標(biāo)有密級(jí)文件如何整理?答：是否歸檔，不取決于有無(wú)密級(jí)，而是文件本身內(nèi)容的價(jià)值。在歸檔整理過(guò)程中，有密級(jí)和無(wú)密級(jí)的文件，可以根據(jù)內(nèi)容聯(lián)系，放在一起歸檔整理，在檔案目錄備注欄中注明密級(jí)，以便借閱利用時(shí)做好保密工作；如果文件密級(jí)很高，利用不方便的，也可以機(jī)密文件單獨(dú)歸檔保管的，但這種方法大部分單位不采用。29. 全宗卷內(nèi)的文件如何整理?答：全宗卷內(nèi)的各種文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時(shí)必須注意積累，我

22、們可預(yù)設(shè) 9 個(gè)全宗卷盒（或九個(gè)類），依次排列為：全宗介紹、大事記、檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、現(xiàn)代化管理，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，歸入相應(yīng)的卷夾（類別）內(nèi)。整理組卷時(shí)，注意鑒定文件材料的完整程度及其保存價(jià)值，對(duì)于有重要遺缺或無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。卷內(nèi)文件材料按問(wèn)題時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，即按預(yù)設(shè)的 9 個(gè)全宗卷盒的問(wèn)題分類，以時(shí)間先后為順序排列文件材料，并編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件材料要逐件加封面、封底、編件號(hào)，裝訂后裝入卷盒。30. 公司接收的傳真怎么歸類整理？答：傳真如果是重要文件，又是熱敏紙就復(fù)印一份放在熱敏紙的前面。如果不是就按照文件的重要程度去分類保存。跟別的文件一樣

23、。怎么歸類主要取決于傳真內(nèi)容的重要程度。31. 我們公司這幾年分分和和，名字也換了好幾個(gè)，會(huì)計(jì)檔案這一塊兒，那一塊兒的，怎么整理??！按年份一塊排呢，還是各自分塊整理呢？答： 1 、先按年份整理出來(lái)；2、再按會(huì)計(jì)檔案類別整理；3、然后首先歸檔隔年度會(huì)計(jì)檔案，比如今年你就應(yīng)該歸檔2011 年度的會(huì)計(jì)檔案。4、一年一年往前推著整理吧。32. 文件歸檔時(shí)，如外來(lái)文件收文，收文處理單是排在第一頁(yè)嗎？還是正文排在第一頁(yè)？那發(fā)紅頭文件時(shí)，存檔時(shí)，發(fā)文處理單是放在最后一頁(yè)吧？答：在群內(nèi)有看到這個(gè)問(wèn)題，收文和發(fā)文的處理單都應(yīng)該是最后一頁(yè)。不是很確定。33. 疊圖都用些什么樣的小工具啊？答：疊圖板或者 A4大小雜

24、志也可代替直尺。我平時(shí)就是用這。34. 一般檔案盒上的單位名稱蓋印章用紅色還是藍(lán)色？答：一般用的是紅色。企業(yè)很少用印章。而這種印章檔案局比較常見。35. 一套圖紙需每頁(yè)都蓋歸檔章還是只在首頁(yè)？如果是每頁(yè)都蓋是右上角還是圖紙標(biāo)題欄上下？每頁(yè)都編序號(hào)嗎？答：圖紙右上角每一頁(yè)都蓋歸檔章。序號(hào)是這一卷圖紙的流水號(hào)。頁(yè)碼就不需要了。一般一件圖紙都是一頁(yè)。比如有十件那么就從001-010. 每一件都蓋歸檔章如果借出有丟失也便于立即發(fā)現(xiàn)。36. 請(qǐng)教會(huì)計(jì)檔案保管期限問(wèn)題。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其保存期限為：a）憑證類：原始憑證、記帳憑證15年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單3年；b）帳薄類：

25、現(xiàn)金、銀行存款日記帳25年；日記帳，明細(xì)帳、總帳 15年；輔助帳、備查帳 15年。c）會(huì)計(jì)報(bào)表類：主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表 3年；月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表 3年；年度會(huì)計(jì)報(bào)表永久；統(tǒng)計(jì)報(bào)表10年,年度以上統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久。d）其他類：各種契約、重點(diǎn)工程決算資料、發(fā)票存根、驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度、主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議、會(huì)計(jì)記錄本永久保存；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)永久保存；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)15 年；財(cái)務(wù)預(yù)算 3 年；其他會(huì)計(jì)檔案按其使用價(jià)值由各單位自定保管年限。上面是我們公司的會(huì)計(jì)檔案的保管期限，大家看有什么問(wèn)題沒(méi)？就是發(fā)票存根、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同等需要永久保存嗎？發(fā)票存根（公司開的增值稅發(fā)票保存的存

26、根聯(lián)） 算是哪一類，收款收據(jù)的存根聯(lián)算哪一類？出庫(kù)單和入庫(kù)單算哪一類？答：建議發(fā)票存根、收款收據(jù)存根聯(lián)歸原始憑證類，出庫(kù)單和入庫(kù)單物資管理類；審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告是永久，合同要看內(nèi)容和合同范圍定年限。37. 資金負(fù)債表放會(huì)計(jì)檔案嗎？答：不放，任何的標(biāo)準(zhǔn)里都沒(méi)有見到歸檔資金負(fù)債表的。38. 公司財(cái)務(wù)部門除了會(huì)計(jì)檔案之外還有什么需要?dú)w檔的資料？答：會(huì)計(jì)檔案包括年度決算報(bào)告，憑證，日記賬，總帳，明細(xì)賬，銀行對(duì)賬單，月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告，會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。其他的有一部分關(guān)于財(cái)務(wù)的該歸入文書里。審計(jì)報(bào)告也該歸入文書中。39. 請(qǐng)問(wèn)大家多久備份一次電子檔案到移動(dòng)硬盤?。看穑何沂撬械亩家粋€(gè)月或更長(zhǎng)

27、一些時(shí)候進(jìn)行一次備份。變動(dòng)比較多的話，一個(gè)月兩次也有可能。我說(shuō)的是文件類的。40. 有電子底稿的合同，打印之后簽了合同，做電子歸檔的時(shí)候，是用底稿還是再重新掃描歸檔。答：重新掃描簽字蓋章的合同。41. 問(wèn)下同行們，在光盤上你們是手寫信息，還是用標(biāo)貼？那個(gè)盤面怎么樣設(shè)計(jì)?。看穑簹w檔一般不要在光盤上書寫，主要考慮怕破壞光盤。我們采用的辦法是在光盤袋上寫明光盤名稱，檔號(hào)，起止，終止日期。可參考DA/T 38-2008 。歸檔光盤的標(biāo)簽面應(yīng)為可書寫型油墨印刷。所使用的油墨應(yīng)通過(guò)光盤耐候性試驗(yàn)。若必須在標(biāo)簽面書寫，必須使用專門的“光盤標(biāo)簽筆”（非溶劑基墨水的軟性標(biāo)簽筆）。初次使用應(yīng)通過(guò)光盤耐候性試驗(yàn)。歸

28、檔光盤禁止使用粘貼標(biāo)簽。歸檔光盤的標(biāo)簽面上應(yīng)印有光盤產(chǎn)生日期、批次或噴墨打印的條形碼。42. 掃描文件分辨率是多少最合適？答：如果是文字，又是打印的印刷品，比較清晰的話，用100 的就可以了。如果是圖片，或者手抄的，很不清晰，就要用200 以上的。參考下DAT 31-2005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。43. 光盤需要卷內(nèi)目錄嗎？答：光盤應(yīng)根據(jù)內(nèi)容，制作卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄由序號(hào)、錄制時(shí)間、內(nèi)容、錄制者、備注組成。在光盤盒脊背貼上包括檔號(hào)等內(nèi)容的標(biāo)簽。44. . 聲像檔案的分類長(zhǎng)期和短期分別指多少年？答：長(zhǎng)期50 年，短期15 年以下。45. 請(qǐng)問(wèn)，電子檔案的光盤上能不能貼標(biāo)簽？電子檔案光盤的說(shuō)明

29、寫在哪里？答：電子檔案光盤上是不能貼標(biāo)簽的，光盤面需要書寫時(shí)，必須使用油性標(biāo)識(shí)筆書寫，光盤面禁止使用粘貼標(biāo)簽。若通過(guò)光盤打印的方法制作光盤盤面，應(yīng)使用支持光盤盤面打印的噴墨打印機(jī)。電子檔案光盤的說(shuō)明寫在盤盒上。盤盒分封面和背面（含盤脊）。 封面應(yīng)填寫光盤的載體信息，包括光盤編號(hào)、套別、名稱、內(nèi)容摘要、保存年限、光盤版號(hào)。背面應(yīng)填寫光盤的背景信息，包括文件格式、光盤類型、光盤容量、制作單位、制作日期、復(fù)制單位、復(fù)制日期、備注。盤脊應(yīng)填寫光盤編號(hào)?？蓞⒁娨韵聵?biāo)準(zhǔn)：DA/T38 2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范GB/T18894 2002 電子文件歸檔與管理規(guī)定GB/T17678.1 1

30、999 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求.46. 請(qǐng)問(wèn)那些照片存檔時(shí)你們有沒(méi)有用壓縮格式的？答： 沒(méi)有， 照片存檔不需要用壓縮格式。47. 公司里的各種證件大小不一，應(yīng)如何整理呢？答：公司的各種證件大小不一，不影響整理，按照年度，時(shí)間，流水號(hào)排列即可。當(dāng)然排列一定要寫上各類證件名稱，責(zé)任者。48. 榮譽(yù)證書，專利證書、藥品注冊(cè)證等以證書形式下發(fā)，沒(méi)有文件的，怎么放？答：放在實(shí)物檔案里，排列方法是年度、獲獎(jiǎng)時(shí)間、流水號(hào)。寫明證書名稱，發(fā)獎(jiǎng)單位（也叫責(zé)任者）。49. 請(qǐng)問(wèn)大家, 有誰(shuí)知道實(shí)物檔案（ 獎(jiǎng)牌 ） 背后還要不要貼上標(biāo)簽和簡(jiǎn)要說(shuō)明?答：背后帖小標(biāo)簽的內(nèi)容主要包括：目錄號(hào)、件號(hào)、實(shí)

31、物檔案名稱、規(guī)格、獲得時(shí)間、授予者、題名（ 內(nèi)容簡(jiǎn)介）。50. 請(qǐng)問(wèn)單位的錦旗怎么處理？ 答：可放在顯眼的展示柜或會(huì)議室中，更能發(fā)揮它們的宣傳作用，對(duì)那些不能裝入檔案袋的實(shí)物，必須要拍照存檔，將照片放入檔案袋，照片與實(shí)物編號(hào)相一致。如不展示的錦旗（折疊后）存放于專用檔案裝具內(nèi)保存，在裝具外標(biāo)示出實(shí)物檔案的檔號(hào)，按照檔號(hào)的先后順序排放整齊，并做好實(shí)物檔案目錄。51. 關(guān)于本公司立項(xiàng)文件的批復(fù)文件是存基建里還是文書里?答：建議存在基建檔案里，這樣可以保證基建檔案的項(xiàng)目文件完整性。52. 一家企業(yè)被吊銷了，那么跟這家公司有關(guān)的資料，比如營(yíng)業(yè)執(zhí)照，稅務(wù)登記證、會(huì)計(jì)憑證等還需要存檔嗎？答：這要看你們公司

32、是什么角色，比如是吊銷企業(yè)的上級(jí)，就必須永久存檔；比如是他的客戶，就建議暫存3 年；就是吊銷企業(yè)本身應(yīng)將重要檔案移交屬地檔案館。53. 企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照是放在資質(zhì)檔案類還是哪里？答：行政類。54. 資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議屬于行政還是經(jīng)營(yíng)？答：資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓是產(chǎn)權(quán)文件，應(yīng)該歸入財(cái)務(wù)檔。55. 國(guó)有土地使用權(quán)掛牌出讓成交確認(rèn)書該放基建嗎？答：這個(gè)問(wèn)題我也需要知道答案。我目前存在了基建的前期手續(xù)中。56. 營(yíng)業(yè)執(zhí)照那些證照應(yīng)該放行政管理還是經(jīng)營(yíng)管理呢？答：應(yīng)該放行政管理。57. 召開股東會(huì)會(huì)議通知是不是要跟股東會(huì)決議放一起呢，如果是的話，股東會(huì)決議得放經(jīng)營(yíng)管理類，但我手頭上就只有一張會(huì)議通知，那該放哪里呢?答：召開股東

33、會(huì)會(huì)議通知、股東會(huì)決議應(yīng)該歸入行政類。58. 公司的租賃合同歸檔的話歸到哪里啊, 是歸入資質(zhì)類嗎？答：公司的租賃合同歸入經(jīng)營(yíng)管理類。59. 單位在收竣工檔案時(shí)，要掃描所有竣工圖，請(qǐng)教各位專家，對(duì)掃描版的PDF竣工圖有沒(méi)有具體格式 要求 ?答：建議格式：pdf 或 tif, 關(guān)鍵是分辨率不能低于200dpi 黑白掃描（黑白的占用資源較少，打開速度快）, 如圖面不清晰時(shí)應(yīng)使用彩色掃描。60. 我們公司最近在編制竣工資料驗(yàn)收及歸檔制度，其中有關(guān)竣工圖紙的裝訂，現(xiàn)在一直沒(méi)有找到好的方法，因?yàn)樵谝黄诠こ虝r(shí)，竣工圖紙和竣工資料一樣，都是梳式裝訂成冊(cè)的，但省檔案局說(shuō)竣工圖紙這樣裝訂不合理，應(yīng)該不用裝訂，直接

34、用檔案袋裝好就可以了，但也沒(méi)有具體詳細(xì)的說(shuō)明如何裝袋。國(guó)標(biāo)里也沒(méi)有具體說(shuō)明圖紙?jiān)撊绾窝b訂，不知道大家在平常的工作中，這個(gè)問(wèn)題是怎么解決的。答：竣工圖紙建議不裝訂，折疊為手風(fēng)琴式A4 大小，按照設(shè)計(jì)院卷冊(cè)圖號(hào)圖名分案卷，給定檔號(hào)歸檔。61. 事由：我單位生產(chǎn)線改造，改造的東西很多，基本是對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備不符合生產(chǎn)工藝的地方進(jìn)行改造，方法之一是重新出圖，現(xiàn)在設(shè)備改造進(jìn)入尾聲，技術(shù)員稱圖紙已經(jīng)是最后定稿了，按程序如此：打出底圖，然后簽字，曬藍(lán)圖，整理好后，蓋竣工章，相關(guān)人員簽字，裝盒。問(wèn)題：這些圖紙是改選后出的竣工圖，歸基建還是歸設(shè)備類。如果這些圖紙要?dú)w設(shè)備類管理，還要蓋竣工章嗎？我的想法：這些圖紙要蓋

35、竣工章，蓋了竣工章仍然是做為設(shè)備類檔案管理。我這想法對(duì)嗎？是不是蓋了竣工章的圖紙只能做基建檔案。另說(shuō)明： 原先這些設(shè)備的舊圖是按基建檔案管理的，現(xiàn)在設(shè)備改造，圖紙轉(zhuǎn)換為設(shè)備檔案管理。答：技改完成后也會(huì)產(chǎn)生竣工圖，這些圖紙要蓋竣工圖章，并歸入設(shè)備技改類檔案。竣工圖章的內(nèi)容通常是項(xiàng)目名稱、編制單位、編制人、審核、批準(zhǔn)、日期。62. 基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的圖紙?jiān)鯓诱郫B?答：圖紙分為底圖和藍(lán)圖。底圖的保管要求是“嚴(yán)禁折疊”，所以這里圖紙指的是藍(lán)圖。藍(lán)圖機(jī)械強(qiáng)度比較好，往往幅面大小不一，一般采用折疊的方法保存。根據(jù)GB/T11822 2000科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求的規(guī)定，具體要求為：1、采用“手風(fēng)琴

36、”式折疊法；2、圖面朝里，減少對(duì)圖樣的磨損；3、盡量避免在重要的圖樣處折痕；4、不同幅面的圖紙，要統(tǒng)一折疊為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm*210mm大小；5、采用折角方式將圖紙的標(biāo)題欄露在右下角，以便查閱。63. 請(qǐng)教一下，基建檔案收集時(shí)施工單位拿來(lái)的施工技術(shù)資料怎么歸檔？是跟我們建設(shè)單位的檔案一起歸檔呢，還是另外分開？答： 另外歸檔，技術(shù)資料也需要區(qū)別對(duì)待?？催@些技術(shù)資料的內(nèi)容。然后根據(jù)分類劃分資料。64. 我們公司的廠房，那我們公司算是主管機(jī)關(guān)，建設(shè)單位、施工單位還是設(shè)計(jì)單位?。看穑喝绻銈児境鲑Y，那么你們應(yīng)該是建設(shè)單位。65. 樁基檢測(cè)報(bào)告應(yīng)該歸于哪一類呢？答：屬于項(xiàng)目施工文件樁基完整性

37、分四類。I類：樁基完整。II類：樁基有輕微缺陷，不會(huì)影響樁身結(jié)構(gòu)承載力的正常發(fā)揮。W類：樁基有明顯缺陷，對(duì)樁身結(jié)構(gòu)承載力有影響。IV類：樁基存在嚴(yán)重缺陷。詳見建筑基樁檢測(cè)技術(shù)規(guī)范。66. 請(qǐng)教圖紙?jiān)趺凑?？怎么編寫它的歸檔目錄？答：參照GB/T 50328 2001 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范。67. 在整理基建檔案，不知道是立卷好呢還是以“件”整理好。原來(lái)基建處交過(guò)來(lái)的好多資料都已經(jīng)訂成一本本的，現(xiàn)在重新整理很麻煩，不知道采取什么方法?答：以卷整理好。基建檔案一般還是比較認(rèn)可卷的。裝訂的不要再拆。重新整理給檔號(hào)就可以。不要再去拆散原本裝訂好的資料。不要去破壞它的原始性。68. 土地出讓合同是不是也屬于基建檔案？答：建設(shè)期內(nèi)的土地出讓合同是基建檔案，通常歸入建設(shè)用地、征地、拆遷文件內(nèi)，并永久歸檔。69. （廠房）工程承包合同是不是也歸基建檔案？答：建設(shè)期內(nèi)的工程承包合同是基建檔案，歸入項(xiàng)目合同、協(xié)議類，保管期限永久。生產(chǎn)期內(nèi)的工程承包合同屬經(jīng)營(yíng)類，保管期限長(zhǎng)期。70. 設(shè)備說(shuō)明書及圖紙光盤上要標(biāo)明些哪些標(biāo)識(shí)？你們光盤號(hào)是如何編的？按年度