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文檔簡介
1、XX食品有限公司分公司主要業(yè)務(wù)流程操作規(guī)范文檔說明主要業(yè)務(wù)流程描述文檔結(jié)構(gòu)如下:業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱業(yè)務(wù)流程簡述具 體 軟 件 操 作 流 程業(yè)務(wù)流程圖具體業(yè)務(wù)描述其他業(yè)務(wù)流程操作處理概要描述文檔結(jié)構(gòu)如下:No.業(yè)務(wù)類型軟件模塊操作業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程簡述貨到票未到,辦理入庫及暫估入賬手續(xù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)定義財務(wù)類型(暫估入庫)庫存管理業(yè)務(wù)流程名稱錄入采購入庫單庫存商品暫估入賬流程具體描述務(wù) 軟 件 操 作 流 程定義庫存憑證模板(暫估入庫)記賬選擇庫存核算中的憑證管理選擇 財務(wù)類型:暫估入庫 核算方向:入庫記賬選擇應(yīng)付賬款科目所對應(yīng)的輔助核算卡片中的發(fā)票類型為02存盤總賬1、所有財務(wù)類型及對應(yīng)的
2、相對應(yīng)的憑證模板。憑證模板已2、務(wù)類型;并在庫存管理 中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中設(shè)置選擇入庫倉庫3、無須再次定義。入庫單上的業(yè)務(wù)日期必審核采購入庫單須選擇是該錄入供應(yīng)商 (紅??偣荆┙?jīng)由總公司 定義完畢,選擇價格類型 (實價)選擇財務(wù)類型 錄入物料編碼、 庫位、數(shù)量、價 格 存盤單據(jù)的入賬日期或入賬在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊中預(yù)先定義暫估入庫的財選擇手工入庫中的采 購入庫,制作入庫單。制作入庫單時,要先選 擇入庫倉庫;然后在價 格類型中選擇實價;錄 入供應(yīng)商;在財務(wù)類型的下拉框中選擇暫估入庫;在物料明細行中 錄入物料數(shù)量、庫位、價格(不含稅價) 于單據(jù)上其他內(nèi)容, 盡可能填制清楚。;至應(yīng)審核所作的入庫單。 議由另外
3、一個操作員審核。算機的默認時間或默認月份。會計期,不 能是當前計暫估入庫 記賬憑證6、進入庫存核算中的憑 證管理,并選擇財務(wù)類 型為暫估入庫,核算方 向為入庫的庫存單據(jù)。記賬前,建議進行單據(jù) 查看,再次確保記賬前 的數(shù)據(jù)正確性。對采購入庫單記賬生 成的憑證進行存盤前,系統(tǒng)要求將應(yīng)付賬款 科目所對應(yīng)的發(fā)票類型00修訂為其他類型(這里我們選擇02)。存盤后自動在總賬中 生成憑證。8、業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱庫存商品沖暫估上述業(yè)務(wù)流程所對應(yīng)的財務(wù)類型為: 品暫估入庫。庫存商品暫估入庫; 所對應(yīng)的憑證模板為: 庫存商業(yè)務(wù)流程簡述沐林總公司開發(fā)票給分公司,根據(jù)發(fā)票數(shù)量、金額沖應(yīng)付賬款-暫估款總賬供應(yīng)商中
4、心流程具體描述定義允許錄入供應(yīng)商科目J 錄入憑證預(yù)先在總賬中的基礎(chǔ) 選項設(shè)置中定義允許錄入供應(yīng)商科目。件 操 作 流 程總公司開的發(fā)票:錄入庫存商品借方紅字錄入應(yīng)付賬款-暫估款貸方紅字選擇供應(yīng)商為紅??偣具x擇輔助核算卡片中業(yè)務(wù)類型為采購回沖錄入其他憑證信息存盤/應(yīng)付賬款7 核銷 /結(jié)束在總賬的憑證處理,根 據(jù)總公司所開發(fā)票,直 接錄入暫估沖紅憑證。錄入庫存商品借方紅 字時(數(shù)量是負數(shù),單 價是正數(shù))。在錄入應(yīng)付賬款-暫 估款明細科目時,系統(tǒng)自動彈出輔助核算卡片,要求輸入供應(yīng)商及 相關(guān)信息。值得強調(diào)的是,卡片上的業(yè)務(wù)類型 必須選擇P(C也就是采 購回沖)。進入供應(yīng)商中心的單 據(jù)管理,選擇應(yīng)付款
5、核銷,將該筆業(yè)務(wù)類型為PC標志的金額核銷掉,并存入。憑證存盤后,進行相應(yīng) 的審核工作。6、業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱正式入賬業(yè)務(wù)流程簡述暫估沖紅之后,根據(jù)沐林總公司開具的發(fā)票辦理正式入賬手續(xù)流程具體描述總賬預(yù)先在總賬中的基礎(chǔ) 選項設(shè)置中定義允許 錄入供應(yīng)商科目。開始具 體 業(yè) 務(wù) 軟 件 操 作 流 程在總賬的憑證處理,根 據(jù)總公司所開發(fā)票,直 接錄入正式入賬憑證。錄入庫存商品借方數(shù) 量及金額。在錄入應(yīng)付賬款-貨 款明細科目時,系統(tǒng)自 動彈出輔助核算卡片, 要求輸入供應(yīng)商及相關(guān)信息。 值得強調(diào)的 是,卡片上的業(yè)務(wù)類型必須選擇PI (也就是采 購發(fā)票)。憑證存盤后,進行相應(yīng) 的審核工作。業(yè)務(wù)流程編
6、號1業(yè)務(wù)流程名稱匯回總公司款(貨款支付)業(yè)務(wù)流程簡述向沐林總公司打貨款具一1現(xiàn)金中心1E1流程具體描述開始錄入供應(yīng)商結(jié)算單錄入供應(yīng)商錄入結(jié)算方式 錄入結(jié)算金額錄入項目 錄入備注錄入應(yīng)付賬款各明細本次結(jié)算金額應(yīng)付賬款核銷自動核銷存盤自動生成貨款支付 記賬憑證結(jié)束體 業(yè) 務(wù) 軟 件 操 作 流 程1、2、3、4、選擇價格類型進入現(xiàn)金中心子模塊 主界面,選擇銀行賬 戶,然后進入供應(yīng)商結(jié) 算,編制供應(yīng)商結(jié)算單。制作供應(yīng)商結(jié)算單時, 必須錄入左圖虛框中所列示的供應(yīng)商、結(jié)算方式、結(jié)算金額、項目及備注。其中,項目選 擇是“匯回總公司款” 備注輸入是“匯回總公司款”。當選擇供應(yīng)商為沐林 總公司時,系統(tǒng)自動在
7、明細欄目中列出所有 歷史應(yīng)付款明細記錄。此時,應(yīng)錄入明細的本 次結(jié)算金額,核銷應(yīng)付 貨款。在總賬模塊進行相應(yīng) 的憑證審核工作。備注:1、在供應(yīng)商結(jié)算單明細行中錄入本次結(jié)算金 額時,所在行應(yīng)付賬款科目必須是21210(應(yīng) 付賬款-貨款),并且 其第一列業(yè)務(wù)類型標識必須是應(yīng)付款。2、若供應(yīng)商結(jié)算單明細業(yè)務(wù)流程編號1業(yè)務(wù)流程名稱向沐林總部退貨沖應(yīng)付暫估款業(yè)務(wù)流程簡述總公司未開發(fā)票已暫估入庫的貨物退回總公司,辦理相應(yīng)的退庫及沖紅具1八 11 11 11流程具體描述基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存管理總賬供應(yīng)商中心開始定義財務(wù)類型:向紅??偛客素洓_應(yīng)付暫估款錄入采購?fù)素泦芜x擇入庫倉庫行中沒有“應(yīng)付款”類 型的212101(
8、應(yīng)收賬款 -貨款)科目,那么, 直接存盤,系統(tǒng)自動會 要求你拆分該筆結(jié)算 金額。此時,可以選擇 212101 (應(yīng)付賬款貨 款)科目。體 業(yè) 務(wù) 軟 件 操 作 流 程1、2、3、4、5、6、7、8、9、在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊中預(yù) 先定義財務(wù)類型;并在庫存管理中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中設(shè)置相對應(yīng)的憑證模板。選擇手工出庫中的采 購?fù)素?,制作采購?fù)素泦?。制作采購?fù)素泦蔚牟僮鞑襟E同采購入庫單一樣,區(qū)別在于兩者的 財務(wù)類型不一樣。審核所作的入庫單。建 議由另外一個操作員審核。進入庫存核算中的憑 證管理,并選擇財務(wù)類型為向沐林總部退貨 沖應(yīng)付暫估款,核算方向為入庫的庫存單據(jù)。記賬前,應(yīng)進行單據(jù)查 看的操作,再次確保記賬前的
9、數(shù)據(jù)正確性。對采購?fù)素泦斡涃~生 成的憑證進行存盤前, 系統(tǒng)要求將應(yīng)付賬款科目所對應(yīng)的發(fā)票類型00修訂為其他類型(這里我們選擇02)。存盤后自動在總賬中生成“應(yīng)付賬款-暫估”的紅字憑證。在供應(yīng)商中心中進行 應(yīng)付賬款核銷。上述業(yè)務(wù)流程所對應(yīng)的財務(wù)類型為: 為:向沐林總部退貨沖暫估應(yīng)付款。向沐林總部退貨沖暫估應(yīng)付款;所對應(yīng)的憑證模板向沐林總部退貨沖應(yīng)付款的業(yè)務(wù)流程和上圖中的“向沐林總部退貨沖應(yīng)付暫估款”的業(yè)務(wù)流程一樣,唯一的區(qū)別在于所選擇的財務(wù)類型不一樣。以上業(yè)務(wù)流程操作注意事項:1、在制作采購入庫單和采購?fù)素泦螘r(實際上包括所有模塊的原始業(yè)務(wù)單據(jù)),其單據(jù)上的業(yè)務(wù)日期應(yīng)是實際入賬日期或?qū)嶋H入賬會計
10、期(這是最應(yīng)注意的);如果所輸入的業(yè)務(wù)日期不是當前的會計期,那么,該憑證是不能在當前會計期的庫存記賬操作中自動生成會計憑證。由于沐林各分公司今后幾個月的實施工作處于追賬、補賬的實施環(huán)節(jié),因此, 我們建議:調(diào)整計算機的默認時間,使之符合所追賬簿的會計期(如計算機默認時間是 2月18日,而所追賬簿的會計期是 1月,那么,調(diào)整計算機的默認月份是 1月,具體日期可自行定義);待所追賬簿的會計期與實際月份相符時,再調(diào)整回來(誤操作后的更正見第 14頁)。2、采購入庫單或采購?fù)素泦斡涃~后,將自動生成應(yīng)付的一般憑證或紅字憑證。若不做任何修改,直接進行存盤操作時,系統(tǒng)將會提示:“某行請正確選擇業(yè)務(wù)類型”。該提
11、示并不是說明你所選擇的財務(wù)類型是錯誤,而是提示說明應(yīng)付賬款的輔助核算卡片中沒有明確的發(fā)票類型。因此,你得首先點擊應(yīng)付賬款所在行記錄,然后點擊輔助核算,將卡片上的發(fā)票類型修改為明確的發(fā)票類型(或是增值稅發(fā)票、或是普通發(fā)票等);如果存在多條應(yīng)付賬款記錄,你得重復(fù)上述工作。選擇完畢之后,這張憑證才能存盤,才能在總賬中形成記錄。3、由于各分公司沐林飲料的進價是基本不變的,因此,盡管是屬于暫估入賬業(yè)務(wù),在采購入庫單上的價格類型,請選擇“實價”,無需選擇其他價格類型。4、在總賬中直接進行應(yīng)付暫估款沖銷時,輔助核算卡片上的業(yè)務(wù)類型應(yīng)選擇“采購回沖”(軟件標識碼為PC)。5、制作供應(yīng)商結(jié)算單時, 不僅要輸入結(jié)
12、算金額, 而且要在明細的應(yīng)付款記錄上輸入“本次結(jié)算金額”。注意:各明細本次結(jié)算金額之和不能大于結(jié)算金額,否則該張單據(jù)不能存盤。6、“向沐林總部退貨沖應(yīng)付款”和“向沐林總部退貨沖應(yīng)付暫估款”這兩種業(yè)務(wù)類型的采購?fù)素泦?,?jīng)記賬之后,生成紅字的采購應(yīng)付款憑證,系統(tǒng)中以PI (紅字)標識。7、對PI (紅字)標識的采購應(yīng)付款進行核銷時,應(yīng)直接進行手工核銷。并且,待核銷應(yīng)付記錄(紅字PI)所在的核銷金額,應(yīng)輸入負數(shù);而被核銷應(yīng)付記錄(蘭字PI)所在的核銷金額,應(yīng)輸入正數(shù)。8、應(yīng)付(應(yīng)收)賬款的自動核銷操作,要求所列出的各應(yīng)付(應(yīng)收)賬款明細余額必須是“一借多貸”或“一貸多借”,而不能是“多借多貸”。如果
13、存在“多借多貸”,則直接進行手工核銷。業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱一般銷售業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)流程簡述般銷售包括批發(fā)、直銷、團體購買、個人購買等業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)銷售管理客戶中心庫存管理流程具體描述分別在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、客戶中心及銷售管理中的務(wù) 軟 件 操 作 流 程6、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)預(yù)先定義“啟用輔助計量單位”、“客戶卡片”、“采用商業(yè)折扣”、“按物料定價”等 基礎(chǔ)設(shè)置。在訂單管理中錄入銷售訂單,并進行相應(yīng)的 審核工作。根據(jù)已審核的訂單生成銷售發(fā)貨單,并審 核。在發(fā)票管理子模塊中, 根據(jù)已審核的發(fā)貨單錄入內(nèi)部結(jié)算單。在庫存管理的系統(tǒng)出 庫子菜單中,根據(jù)已審核的銷售發(fā)貨單,填制 銷售出庫單。假如該張銷售訂單的貨物已經(jīng)發(fā)完,那么
14、,在訂單管理中關(guān)閉銷 售訂單。1、任何未經(jīng)審核的單據(jù),將不能被下一操作環(huán)節(jié)所引用;比如訂單未審核,那么,這操作注意事項:張訂單將不能生成銷售發(fā)貨單。2、價格的引用:在訂單明細行中輸入物料編碼,系統(tǒng)自動引用價格管理中預(yù)先定義的標準價(含稅價);也可直接錄入商品價格。如果該客戶在“客戶結(jié)算系數(shù)”中定義所采用,那么系統(tǒng)將自動引用價的結(jié)算價格(如出廠價、成本價、批發(fā)價、代理價、或其他價格)格管理中預(yù)先定義的各類價格(注意:結(jié)算系數(shù)一般設(shè)置為3、扣率的輸入:在“銷售選項設(shè)置”中啟用商業(yè)折扣,在訂單明細行輸入完畢物料的數(shù)量之后,在訂單表頭中的“商業(yè)折扣”中輸入扣率(這里采用的是順扣,如打八折,扣率為80%
15、), “訂單金額”將自動扣減折扣金額。4、買5送1的業(yè)務(wù)處理:雖然是送 1,但在財務(wù)上是視同銷售。因此,在訂單明細行中輸入物料的發(fā)貨數(shù)量為6,在“商業(yè)折扣”中輸入折算過的扣率 (5/6,即扣率為83.33%)。5、發(fā)貨中如有散罐,比如“ 12箱5罐”的業(yè)務(wù)處理:在啟用“輔助計量單位”,及設(shè)置“非標計量單位”之后,在訂單明細行錄入物料時,系統(tǒng)允許選擇對計量單位進行選擇。12;另一行因此,12箱5罐的業(yè)務(wù),應(yīng)拆分成兩行明細記錄,一行計量單位是箱,數(shù)量為計量單位是罐,數(shù)量是 5。注意:對于罐的銷售價格,系統(tǒng)自動按照預(yù)先的折算公式(標準計量與非標計量),計算出每罐的銷售單價。業(yè)務(wù)流程編號1業(yè)務(wù)流程名稱
16、應(yīng)收款業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)流程簡述包括代銷、批發(fā)、直銷、團體購買、個人購買等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)收結(jié)算1、流程具體描述預(yù)定義:在基礎(chǔ)數(shù)務(wù) 軟 件 操 作 流 程客戶中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)銷售管理總賬10、據(jù)中按商品大類設(shè)置財務(wù)類型;并按所對應(yīng)的財務(wù)類型設(shè)置相應(yīng)的憑證模板;定義內(nèi)部結(jié)算單所對應(yīng) 的發(fā)票本及發(fā)票號。錄入內(nèi)部結(jié)算單。引入已審核的發(fā)貨單。選擇發(fā)貨單上同一商品大類的物料記錄,引入。錄入待結(jié)算物料的數(shù)量。根據(jù)所引入的商品大類選擇不同的財務(wù)類型。選擇結(jié)算方式,存 盤。審核內(nèi)部結(jié)算單。記賬。系統(tǒng)自動在總賬中生成應(yīng)收賬款憑證,并在客戶中 心中自動生成應(yīng)收單和應(yīng)收明細記錄。備注:代銷業(yè)務(wù)和一般銷售業(yè)務(wù)的區(qū)別僅僅在于內(nèi)部結(jié)算單所
17、引用的發(fā)貨單類型不一樣,而軟件具體操作是相同的。上述業(yè)務(wù)流程所對應(yīng)的財務(wù)類型是: 型銷售收入或退貨。操作注意事項:XX型銷售收入或退貨; 所對應(yīng)的憑證模板:XX1、未審核的銷售發(fā)貨單將不能被內(nèi)部結(jié)算單引用。2、內(nèi)部結(jié)算單必須審核之后,才能記賬,才能自動生成記賬憑證。3、發(fā)票的含義:在新中大intfi軟件,發(fā)票的意義主要在于向總賬、客戶中心傳遞應(yīng)收 信息,并形成應(yīng)收記錄。為使系統(tǒng)中使用的發(fā)票和實際通過稅控系統(tǒng)開具的發(fā)票有所區(qū)別, 在沐林各分公司賬套中,我們通過“內(nèi)部結(jié)算單”來生成應(yīng)收賬款記賬憑證。4、內(nèi)部結(jié)算單錄入時,需注意單據(jù)表頭上的錄入日期應(yīng)符合應(yīng)收款入賬日期。5、一張發(fā)貨單存在不同商品大類
18、的物料:由于銷售收入的明細會計科目是按商品大類劃分的,因此,財務(wù)類型也是按商品大類劃分的,相應(yīng)地,銷售憑證模板也是按商品大類劃分的。如果一張發(fā)貨單上存在多個不同商品大類的物料,比如,既存在普通型的沐林飲料,又存在增強型的沐林飲料(注:包裝規(guī)格不受影響),那么,在根據(jù)這張發(fā)貨單生成內(nèi)部結(jié)算單時,需要對物料按大類進行拆分,也就是說,要做2張內(nèi)部結(jié)算單,并通過記賬自動生成2張應(yīng)收記賬憑證。6、多張發(fā)貨單開一張發(fā)票:顯然,多張發(fā)貨單開一張發(fā)票,其前提是同一個客戶。系 統(tǒng)支持這項操作流程。 不過,多張發(fā)貨單開一張發(fā)票之后, 系統(tǒng)很難對這張發(fā)票所對應(yīng)的發(fā) 貨單進行跟蹤處理。 因此,實務(wù)中,我們還是采用一張
19、發(fā)貨單對應(yīng)一張內(nèi)部結(jié)算單、一張應(yīng) 收賬款記賬憑證,或一張發(fā)貨單對應(yīng)多張內(nèi)部結(jié)算單、多張應(yīng)收賬款記賬憑證。而是在對已審核7、“棄審”就是取消審核的意思。其功能鍵沒有直接顯示在主界面上,的單據(jù)點擊“審核”功能鍵時,“棄審”會顯示在操作主界面上。不僅內(nèi)部結(jié)算單是這樣, 其他任何單據(jù)(訂單、銷售發(fā)貨單、退貨單、入庫單、出庫單、憑證等)也都是這樣。8、對于已記賬的內(nèi)部結(jié)算單不能進行刪除、作廢、去審核等操作。9、“刪除”只能針對未審核的內(nèi)部結(jié)算單。刪除之后,該張單據(jù)將不占用內(nèi)部結(jié)算單號 碼(發(fā)票號碼)。10、“作廢”只能針對已審核未記賬的內(nèi)部結(jié)算單進行操作。作廢之后,該張單據(jù)將繼續(xù)占用一個內(nèi)部結(jié)算單號碼(
20、發(fā)票號碼)。11、對于已審核、未記賬的內(nèi)部結(jié)算單,發(fā)現(xiàn)有誤,可先進行去審核操作,然后可以修 改內(nèi)部結(jié)算單。12、對于已審核、已記賬、 并已在總賬中生成記賬憑證的內(nèi)部結(jié)算單,事后檢查發(fā)現(xiàn)有 誤,比如財務(wù)類型選錯了,應(yīng)該是普通型的,結(jié)果選成了增強型的。像這些問題,可對該張 內(nèi)部結(jié)算單進行沖紅,系統(tǒng)自動生成沖紅憑證,然后重新制作內(nèi)部結(jié)算單,重新生成憑證。業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱般銷售出庫及銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)流程簡述對像批發(fā)、直銷、團體購買、個人購買等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的銷售發(fā)貨單辦理出 庫手續(xù),并在月末進行銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)。具 體 業(yè) 務(wù) 軟 件 操 作 流 程基礎(chǔ)數(shù)據(jù)銷售管理庫存管理總賬上述業(yè)務(wù)流程所對應(yīng)的財務(wù)類
21、型是:流程具體描述預(yù)定義:在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中定義銷售出庫結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本的財務(wù)類型,并在 庫存管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中設(shè)置相應(yīng)的憑證模板。選擇系統(tǒng)出庫中的銷售出庫,制作 銷售出庫單。選擇出庫倉庫,引 入銷售發(fā)貨單,并 選擇相應(yīng)的財務(wù)類型,最后錄入實際的出庫數(shù)量及相應(yīng)的庫位。 審核銷售出庫單。5、會計期末,進 入庫存核算中期 末處理,對庫存所 有已審核的單據(jù)進行過帳處理。過帳完了之后,進 入憑證管理,選擇 財務(wù)類型為銷售出庫結(jié)轉(zhuǎn)銷售成 本,核算方向為出 庫的單據(jù),記賬。系統(tǒng)自動在總賬 生成成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。銷售出庫結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本; 所對應(yīng)的憑證模板是: 銷售出庫結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。1、注意銷售出庫單表頭上的業(yè)務(wù)日期應(yīng)符合成本
22、結(jié)轉(zhuǎn)的會計期要求。2、引入發(fā)貨單后,銷售出庫單明細行中的數(shù)量是銷售發(fā)貨單上的數(shù)量,如與實際出庫不符,應(yīng)進行修改。3、銷售出庫單上的出庫價格無需填寫,系統(tǒng)會按照既定的計價方法,在期末過帳之后,自動反填在銷售出庫單上。4、任何業(yè)務(wù)類型的庫存單據(jù)(包括系統(tǒng)預(yù)先定義的,沐林自定義的),只要核算方向是出庫,那么,必須要等到所有庫存單據(jù)錄入完畢、審核完畢、并進行期末過帳之后,才能進行單據(jù)記賬及自動生成憑證。銷售出庫單的核算方向是出庫,因此,須等到期末過帳之后,系統(tǒng)才能根據(jù)銷售出庫單,自動生成結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本憑證。核算方向是入庫的單據(jù),比如采購入庫單,可在審核完畢之后,直接進行單據(jù)記賬及自動生成憑證。5、過帳是
23、一件非常重大的庫存事務(wù)處理環(huán)節(jié)。過帳之后,庫存將不能進行單據(jù)的錄入、去審核、作廢等操作。因此,過帳之前,必須進行數(shù)據(jù)備份;并確定本會計期不再輸入任何單據(jù)。如無必要,不要輕易進行過帳操作。實務(wù)中,建議過帳的操作權(quán)限僅分配給財務(wù)主管或某個指定的操作員。6、“模擬過帳”僅僅影響庫存的各類匯總報表。庫存通過模擬過賬,可動態(tài)、實時地反映庫存狀況。模擬記賬后,系統(tǒng)仍然可以進行單據(jù)錄入、審核、去審核、作廢等操作。7、系統(tǒng)并不直接提供對庫存單據(jù)的修改性操作,而是分別提供“單據(jù)價格更正”、“單據(jù)數(shù)量更正”及“單據(jù)表頭更正”等修訂性操作。原因在于實務(wù)中大多數(shù)企業(yè)的倉庫數(shù)量管理與價格管理是分離的。注意:要進行上述更
24、正操作,該單據(jù)必須是未審核或已棄審。8、由于操作疏忽,本來是 1月入賬的入庫單或出庫單,結(jié)果輸入的日期是2月某日,并且已進行相應(yīng)的審核工作。系統(tǒng)不會提供對該類單據(jù)進行“單據(jù)表頭更正”的操作??蛇M入“單據(jù)作廢”中,直接對該單據(jù)進行作廢處理,然后重新制作單據(jù)。9、對于入賬日期是當前會計期的錯誤單據(jù),可通過前面所提到的三項修訂性操作進行更正。10、在進行“單據(jù)數(shù)量更正”操作時,注意的是,由于沐林在庫存管理上采用的是雙計量單位(箱與罐),因此,在更正完標準計量單位(箱)的數(shù)量后,尚須更正輔助計量單位(罐)的數(shù)量。11、在進行“單據(jù)表頭更正”操作時,注意的是,不能更正業(yè)務(wù)類型、倉庫、部門、價格類型。如果
25、上述這些出現(xiàn)錄入錯誤,須得進行單據(jù)作廢操作,然后重新制作單據(jù)。業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱一般銷售的退貨業(yè)務(wù)及沖紅業(yè)務(wù)12、庫存單據(jù)表頭上的“項目”無需填寫。業(yè)務(wù)流程簡述總賬庫存管理銷售管理客戶中心流程具體描述預(yù)定義:在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中預(yù)定義銷售 退貨沖銷售成本錄入銷售退貨申請單的財務(wù)類型,并在 庫存管理中定義審核(批)銷售退貨申請單錄入銷售退貨單其憑證模板。錄入銷售退貨申請單。審核銷售退貨單, 批準退貨數(shù)量。審核銷售退貨單根據(jù)銷售退貨申請單生成銷售退具 體 業(yè) 務(wù) 軟 件 操 作 流 程銷售退貨單錄入內(nèi)部結(jié)算單審核內(nèi)部結(jié)算單紅字銷售收入憑證紅字應(yīng)收單記賬紅字銷售成本憑證;錄入I銷售退貨入庫單I審核!銷
26、售退貨入庫單過帳丄記賬注意單據(jù)的 業(yè)務(wù)日期核銷應(yīng)收賬款貨單,并審核。根據(jù)已審核的銷售退貨單生成財務(wù)類型為“某某型 銷售或退貨”的內(nèi)部結(jié)算單,審核。 對已審核的內(nèi)部 結(jié)算單記賬,并在總賬中自動生成紅字的銷售收入憑證,在客戶中心 生成紅字的應(yīng)收單記錄(標識為PC,此時應(yīng)在客 戶中心進行相應(yīng)的應(yīng)收賬款核銷。結(jié)束在庫存管理,根據(jù) 已審核的銷售退貨單生成銷售退貨入庫單,審核。在會計期期末進行過帳、記賬等操作后,自動在總賬中生成紅字的銷 售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。1、上述業(yè)務(wù)流程所對應(yīng)的財務(wù)類型分別是:XX型銷售或退貨、銷售退貨入庫沖成本;由于過去、破損、保質(zhì)期等因素引起的一般銷售的退貨入庫業(yè)務(wù)、銷售 收入的沖紅業(yè)
27、務(wù)及銷售成本的沖紅業(yè)務(wù)所對應(yīng)的憑證模板分別是:XX型銷售或退貨、銷售退貨入庫沖成本。2、由于銷售退貨和銷售發(fā)貨的收入憑證模板只是紅字與蘭字的區(qū)別,因此,不再重新定義新的財務(wù)類型及憑證模板,般銷售收入和銷售退貨將共用“XX型銷售或退貨” 憑證模板。3、系統(tǒng)提供兩個銷售退貨單的生成流程:第一是根據(jù)銷售退貨申請單,第二是直接錄入。沐林各分公司所采用的第一種業(yè)務(wù)流程。4、銷售退貨申請單表頭上的退貨倉庫無需填寫。5、銷售退貨申請單必須審核后,才能被銷售退貨單引入。6、對銷售退貨申請單進行審核操作,實際上是個審批過程,即允許客戶退貨多少。7、銷售退貨單上的“入庫倉庫”必須選擇。8、銷售退貨單表頭上的“退貨
28、單類型”應(yīng)選擇是退貨,而不是換貨。9、銷售退貨單表頭上的“退貨形式”應(yīng)根據(jù)實際情況選擇次品退貨或銷售退貨。10、雖然銷售退貨入庫單的庫存方向是入庫,但是其核算方向是出庫,因此,根據(jù)銷售退貨入庫單自動生成憑證必須等到過帳之后;同時,進入憑證管理,系統(tǒng)要求操作員選擇財務(wù)類型及核算方向之時,“銷售退貨入庫沖銷售成本”的財務(wù)類型所對應(yīng)的庫存核算方向必須是“出庫”否則,將不能對銷售退貨單進行記賬操作。11、銷售退貨入庫單上的庫位應(yīng)根據(jù)實際入庫商品狀況選擇“破損、過期”、“距保質(zhì)期6個月”、或“完好”等庫位。自動地在客戶中心生成紅字的應(yīng)12、同暫估沖紅類似, 系統(tǒng)在生成紅字的收入憑證后,收單。此時,應(yīng)去客
29、戶中心做應(yīng)收賬款核銷,以便及時地反映應(yīng)收賬款的變動信息,同時,也使賬齡分析更準確。業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱一般銷售的換貨業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)流程簡述庫存管理銷售管理C開始)錄入銷售退貨申請單審核(批)銷售退貨申請單流程具體描述換貨主要由退貨和發(fā)貨兩塊業(yè)務(wù)組成。錄入銷售退貨申請單,填制申請退 貨數(shù)量等內(nèi)容。審核銷售退貨申 請單,核定允許退 貨數(shù)量。根據(jù)已審核的銷售退貨申請單制作銷售退貨(換)單,并審核。在庫存管理中根據(jù)已審核的銷售退貨(換)單制作銷售退貨入庫單, 并審核。錄入銷售退貨入庫單銷售退貨(換)單_11 I根據(jù)銷售退貨*審核銷售退貨入庫單(換)單生成銷售 發(fā)貨單,并審核。 在庫存管理生成錄入1J 1
30、銷售出庫單11錄入銷售發(fā)貨單審核銷售發(fā)貨單I銷售發(fā)貨單銷售出庫單,并審 核。系統(tǒng)自動將出庫數(shù)量寫入到銷售退貨(換)單,標 識為換貨完成。審核銷售出庫單-系統(tǒng)自動寫入換貨完成標 I1、換貨由兩塊業(yè)務(wù)組成:一塊是退貨,一塊是發(fā)貨。因此,欲完成換貨業(yè)務(wù),須先辦 理退貨業(yè)務(wù),然后辦理發(fā)貨業(yè)務(wù)。2、在根據(jù)已審核的銷售退貨申請單生成銷售退貨單,其表頭“退貨單類型”選擇為“換貨”。否則,系統(tǒng)將無法完成換貨業(yè)務(wù)。3、系統(tǒng)提供三種發(fā)貨單生成流程,這里的發(fā)貨單生成流程應(yīng)選擇“由換貨類型的退貨單產(chǎn)生”。4、由于換貨業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的庫存變動不在財務(wù)上反映,因此,制作“銷售退貨入庫單”和“銷售出庫單”時,不選擇財務(wù)類型。業(yè)
31、務(wù)流程編號1業(yè)務(wù)流程名稱代銷發(fā)貨業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)流程簡述向代銷商發(fā)運沐林飲料具庫存管理:銷售管理也一賬1流程具體描述開始錄入銷售(代銷)訂單審核銷售(代銷)訂單錄入調(diào)撥出庫單錄入 發(fā)貨單(代銷)選擇調(diào)出倉庫選擇調(diào)入倉庫引入調(diào)撥(發(fā)貨)單存盤審核 發(fā)貨單(代銷)銷售發(fā)貨單錄入1、體 業(yè) 務(wù) 軟 件 操 作 流 程2、3、4、5、6、預(yù)定義:在客戶卡 片中設(shè)置客戶的銷售類型為代銷; 在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中設(shè)置代銷調(diào)撥出庫 的財務(wù)類型;在庫 存基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中定義相對應(yīng)的憑證 模板。錄入銷售訂單并審核。錄入發(fā)貨單并審核。在庫存管理的系統(tǒng)出庫中,選擇調(diào) 撥出庫,錄入調(diào)撥 出庫單,內(nèi)容同左圖所示在庫存管理的系統(tǒng)入庫中,根據(jù)調(diào)
32、撥出庫單制作調(diào) 撥入庫單。審核調(diào)撥入庫單, 并對調(diào)撥出庫單進行記賬,系統(tǒng)自 動在總賬中生成代銷調(diào)撥出庫記賬憑證。操作注意事項:1、上述業(yè)務(wù)流程所對應(yīng)的財務(wù)類型是:代銷調(diào)撥出庫;所對應(yīng)的庫存憑證模板是:代銷調(diào)撥出庫。2、只有在客戶卡片或客戶維護中定義客戶的銷售類型為代銷,且代銷編碼在銷售類型中為 01,系統(tǒng)才能提供代銷的業(yè)務(wù)處理流程。3、在庫存管理中設(shè)置一個代銷商倉庫,其性質(zhì)為獨立資金核算倉庫。4、制作銷售(代銷)訂單,系統(tǒng)要求必須輸入要貨倉庫,如代銷商虛擬倉庫。5、向代銷商發(fā)運貨物,是在“庫存管理系統(tǒng)出庫調(diào)撥出庫”中實現(xiàn)的。6、制作調(diào)撥出庫單時,系統(tǒng)不允許修改調(diào)撥數(shù)量。也就是說,發(fā)多少,出多少
33、。7、制作調(diào)撥入庫單時,選擇財務(wù)類型為“代銷調(diào)撥出庫”8、制作調(diào)撥入庫單時,系統(tǒng)要求輸入價格類型,此處我們選擇實價;在物料明細行中,由于系統(tǒng)自動引用銷售發(fā)貨單上的標準價,因此,必須將其手工調(diào)整為不含稅價。以普通型 24 罐裝沐林飲料為例,標準售價(含稅)為 112.8元,因此,必須將其手工調(diào)整為購貨的不含稅價:88.2051 元。9、注意:制作調(diào)撥出庫單時,無須選擇任何財務(wù)類型。業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱代銷商品銷售出庫并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本業(yè)務(wù)流程簡述根據(jù)代銷商的銷售清單開銷售出庫單,并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存管理總賬流程具體描述預(yù)定義:在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中定義代銷已實現(xiàn)銷售出庫結(jié)務(wù) 軟 件 操 作廠開始、轉(zhuǎn)
34、銷售成本,并在庫存管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中設(shè)置相應(yīng) 的憑證模板。選擇人工出庫中的銷售出庫,制作 銷售出庫單。選擇出庫倉庫、選擇相應(yīng)的財務(wù)類型,最后錄入實際 的出庫數(shù)量及相應(yīng)的庫位??蛻舻绕渌畔⒁矐?yīng)填 寫。審核銷售出庫單。5、會計期末,進 入庫存核算中期 末處理,對庫存所 有單據(jù)進行過帳處理。過帳完了之后,進入憑證管理,選擇 財務(wù)類型為代銷 已實現(xiàn)銷售出庫結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本,核算方向為出庫的單據(jù),記賬。系統(tǒng)自動在總賬中產(chǎn)生銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。上述業(yè)務(wù)流程所對應(yīng)的財務(wù)類型分別是:代銷已實現(xiàn)銷售出庫結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本;所對應(yīng)的憑證模板分別是:代銷已實現(xiàn)銷售出庫結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。流程具體描述預(yù)定義:在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中定義代銷未 實
35、現(xiàn)銷售商品退回,并在庫存管理 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中設(shè)置相應(yīng)的憑證模板。錄入銷售退貨申示,包括調(diào)出倉 庫、調(diào)入倉庫等。務(wù) 軟 件 操 作 流 程系統(tǒng)自動在總賬 中產(chǎn)生銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)紅字憑證。請單,并審核。錄入銷售退貨單,并審核。錄入調(diào)撥出庫單。其內(nèi)容如左圖所錄入調(diào)撥出庫單, 其內(nèi)容包括調(diào)入 倉庫、財務(wù)類型、價格類型等。 審核調(diào)撥入庫單, 進入憑證管理,選 擇財務(wù)類型為代 銷未實現(xiàn)銷售商品退回,核算方向 為出庫的單據(jù),記 賬。上述業(yè)務(wù)流程所對應(yīng)的財務(wù)類型是:代銷未實現(xiàn)銷售商品退回;所對應(yīng)的憑證模板是: 代銷未實現(xiàn)銷售商品退回。,此時應(yīng)選擇“代銷商虛擬1、制作銷售退貨申請單時,系統(tǒng)提示必須輸入“退貨倉庫” 倉庫
36、”。否則,調(diào)撥出庫單將無法引入銷售退貨單。2、制作銷售退貨單時,表頭上的退貨形式應(yīng)選擇“銷售退貨”3、制作銷售退貨單時,系統(tǒng)提示必須輸入“入庫倉庫”,此時不能選擇“代銷商虛擬倉 庫”,而應(yīng)選擇實際所入倉庫,如“XX沐林分公司本庫”或“XX辦事處”4、制作調(diào)撥入庫單時,選擇財務(wù)類型為“代銷未實現(xiàn)銷售商品退回”5、制作調(diào)撥入庫單時,系統(tǒng)要求輸入價格類型,此處我們選擇實價。6制作調(diào)撥入庫單時,由于系統(tǒng)自動引用銷售退貨單上的標準價,因此,88.2051 元。必須將其手工調(diào)整為不含稅價。以普通型 24罐裝沐林飲料為例,標準售價(含稅)為112.8元,因此,必須將其手工調(diào)整為購貨的不含稅價:、注意:制作調(diào)
37、撥出庫單時,無須選擇任何財務(wù)類型。業(yè)務(wù)流程簡述例如將12罐(或6罐)裝沐林飲料換成 24罐(或12罐)裝沐林飲料流程具體描述預(yù)定義:在基礎(chǔ)數(shù)務(wù) 軟 件 操 作總賬基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存管理據(jù)中分別定義換包裝出庫和換包裝入庫兩種財務(wù)類型,在庫存管理 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中設(shè)置 相應(yīng)的憑證模板,并定義“換包裝出庫”和“換包裝入庫”兩種業(yè)務(wù)類型。錄入其他出庫單, 其內(nèi)容包括出庫倉庫、業(yè)務(wù)類型、財務(wù)類型、庫位、數(shù)量等,并審核。其他出庫單審核后,在會計期末經(jīng) 過帳、記賬等操作后,可自動產(chǎn)生記 賬憑證。錄入其他入庫單,其內(nèi)容同左。 會計期末,對庫存 所有已審核的單據(jù)進行過帳。過帳之后,對財務(wù)類型為換包裝出庫的其他入庫單進行記賬
38、,系統(tǒng)自 動地在總賬產(chǎn)生記賬憑證。上述業(yè)務(wù)流程所對應(yīng)的財務(wù)類型分別是:換包裝出庫、換包裝入庫;所對應(yīng)的憑證模板分別是:換包裝出庫、換包裝入庫?!皳Q1、“換包裝”業(yè)務(wù)類型的出庫單是在“庫存管理一手工出庫一其他出庫”中制作;包裝”業(yè)務(wù)類型的入庫單是在“庫存管理-手工入庫-其他入庫”中制作。2、“換包裝”業(yè)務(wù)類型的其他出庫單,其表頭上的業(yè)務(wù)類型必須選擇“換包裝出庫”“換包裝”業(yè)務(wù)類型的其他入庫單,其單據(jù)表頭上的業(yè)務(wù)類型必須選擇“換包裝入庫”3、制作“換包裝”業(yè)務(wù)類型的其他入庫單時,輸入的單價是新包裝商品的價格。比如普通型12罐裝沐林飲料換包裝成 24罐裝沐林飲料,入庫單價應(yīng)是24罐裝的不含稅價(即
39、88.2051 ) O業(yè)務(wù)流程編號I業(yè)務(wù)流程名稱移庫業(yè)務(wù)流程簡述庫存商品在非獨立資金核算倉庫間的移動庫存管理開始錄入移庫出庫單具 體 業(yè) 務(wù) 軟 件 操 作 流 程選擇出庫倉庫 選擇入庫倉庫錄入入庫物料編 碼、庫位、數(shù)量存盤錄入移庫入庫單移庫入庫單流程具體描述1、錄入移庫出庫單,其內(nèi)容同左圖所 示,包括出庫倉 庫、入庫倉庫、庫 位、數(shù)量等。2、錄入移庫入庫單,其內(nèi)容同左圖所 示,包括入庫倉庫 等。選擇入庫倉庫 引入移庫入庫單存盤-i結(jié)束操作注意事項:1、移庫業(yè)務(wù)不在財務(wù)賬上反映,因此,制作移庫入庫單和移庫出庫單不選擇財務(wù)類型。2、移庫出庫單是在“庫存管理一手工出庫一移庫出庫”中制作,而移庫入庫
40、單是在“庫 存管理-系統(tǒng)出庫-移庫入庫”中制作。3、移庫業(yè)務(wù)僅僅適用于非獨立資金核算倉庫。比如庫存商品從“XX沐林分公司本庫”,我們移至“XX辦事處”,而庫存商品從“XX沐林分公司本庫”移至“代銷商虛擬倉庫” 認為是調(diào)撥業(yè)務(wù),應(yīng)制作“調(diào)撥出庫單”和“調(diào)撥入庫單”(見前面“代銷發(fā)運”業(yè)務(wù)流程)。業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱換庫位業(yè)務(wù)流程簡述發(fā)生在“完好”、“破損、過期”、“距保質(zhì)期6個月”等庫位之間的物料 移動,比如將“破損、過期”庫位中的飲料,經(jīng)分揀后將完好的物料移 動至“完好”庫位上。庫存管理流程具體描述預(yù)定義:在庫存管理的業(yè)務(wù)類型中務(wù) 軟 件 操 作 流 程自定義兩個業(yè)務(wù)類型,即換庫位出 庫和
41、換庫位入庫。選擇手工出庫中的其他出庫,制作 換庫位出庫單。錄入內(nèi)容包括出庫倉庫、“換庫位出庫”、物料編碼、庫位、數(shù)量等。選擇手工入庫中的其他出庫,制作 換庫位入庫單。錄入內(nèi)容包括入庫倉庫、“換庫位出 庫”、物料編碼、庫位、數(shù)量、單價等。由于非獨立資金核算倉庫之間的物料移動,并不影響庫存資金的變動,因此,無論是其他入庫單還是其他出庫單,都不輸入財務(wù)類型。業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱促銷贈飲出庫業(yè)務(wù)流程簡述促銷贈飲出庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)i庫存管理11111總賬1、流程具體描述預(yù)定義:在基礎(chǔ)數(shù)設(shè)置財務(wù)類型 促銷贈飲出庫廠開始/據(jù)中定義財務(wù)類型為促銷贈飲出錄入 其他出庫單庫,并在庫存管理 的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中設(shè)置相應(yīng)的憑證
42、模 板。在庫存管理的業(yè)務(wù)類型中自定選擇出庫倉庫選擇業(yè)務(wù)類型義業(yè)務(wù)類型-促銷贈飲出庫。選擇財務(wù)類型在庫存管理-手具 體 業(yè) 務(wù) 軟 件 操 作 流 程輸入物料編碼、 庫位、數(shù)量審核其他出庫單過帳工出庫一其他出庫中制作出庫單。選擇出庫倉庫,并選擇業(yè)務(wù)類型為促銷贈飲出庫,選 擇財務(wù)類型也是促銷贈飲出庫,最 后輸入物料編碼、定義憑證模板 促銷贈飲出庫促銷贈飲出庫記賬憑證庫位、數(shù)量等。3、會計期末,在庫存所有業(yè)務(wù)單結(jié)束據(jù)審核完畢之后, 執(zhí)行過帳。過帳完畢之后,選 擇促銷贈飲出庫 單據(jù)進行記賬,并自動在總賬中生成記賬憑證。4、業(yè)務(wù)流程編號業(yè)務(wù)流程名稱業(yè)務(wù)流程簡述分公司代墊款項沖應(yīng)付總公司貨款 分公司代墊廣告費沖應(yīng)付總公司貨款務(wù) 軟 件 操 作 流 程流程具體描述預(yù)定義:在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中定義總公司既是供應(yīng)商,又是 客戶;在總賬中設(shè)置113304(其他應(yīng)收款一內(nèi)部往來 結(jié)算)作為過渡科目設(shè)置 113303(其他應(yīng)收款-總公司)。錄入費用支付單, 其內(nèi)容包括項目、
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