數(shù)字檔案室建設標準 - 副本

1、數(shù)字檔案室建設標準數(shù)字檔案室建設標準數(shù)字檔案室建設標準主講人：王鵬青島市檔案局監(jiān)督指導二處青島市檔案局監(jiān)督指導二處數(shù)字檔案室建設標準一、數(shù)字檔案室的定義 企業(yè)數(shù)字檔案室是企業(yè)運用數(shù)字設備和技術，收集、管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化的系統(tǒng)，是以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡為媒介提供利用服務的虛擬檔案室利用計算機進行檔案的存儲和目錄檢索，利用網(wǎng)絡系統(tǒng)開展電子文件的運轉、歸檔，能夠實現(xiàn)全文檢索，實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、移交和提供利用數(shù)字檔案室建設標準二、基礎設施建設基礎設施建設包括兩方面，硬件設施和軟件設施1、硬件設施 服務器服務器 計算機計算機 掃描儀掃描儀 光盤刻

2、錄機光盤刻錄機 不間斷電源不間斷電源 數(shù)字檔案室建設標準服務器用于存儲、運行檔案信息，并提供檔案的在線查閱利用。最低要求為：2U/PIII Xeon 2.0GHz/1GB硬件設施數(shù)字檔案室建設標準計算機做為客戶端用于訪問服務器或進行檔案數(shù)字化處理的終端設備。最低要求為P4級2.0GHZ主頻CPU，256M內(nèi)存，80G硬盤空間硬件設施數(shù)字檔案室建設標準掃描儀用于紙質、照片檔案的數(shù)字化。對于工程、產(chǎn)品設計單位應該配備大型掃描儀硬件設施數(shù)字檔案室建設標準光盤刻錄機用于紙質、數(shù)碼照片、多媒體檔案數(shù)字化的備份 硬件設施數(shù)字檔案室建設標準用于所有設備的斷電保護，保證檔案信息的安全運行硬件設施數(shù)字檔案室建設

3、標準2、軟件設施操作系統(tǒng)操作系統(tǒng) 掃描軟件掃描軟件 檔案管理系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng) 數(shù)字檔案室建設標準軟件設施操作系統(tǒng)服務器的操作系統(tǒng)要求運行WINDOWS2000 SERVER客戶端計算機的操作系統(tǒng)要求運行WINDOWS2000 數(shù)字檔案室建設標準軟件設施掃描軟件 使用掃描儀自帶的默認掃描軟件或用photoshop等圖像處理軟件，掃描參數(shù)應達到本標準所要求的技術參數(shù) 數(shù)字檔案室建設標準軟件設施檔案管理系統(tǒng) 應使用符合標準的檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應同時具備對檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)的采集、管理和利用等功能 數(shù)字檔案室建設標準三、數(shù)據(jù)庫建設三、數(shù)據(jù)庫建設 以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，以特定方

4、式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是為滿足多個用戶多種應用需要，按照一定的數(shù)就是為滿足多個用戶多種應用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機中據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機中以備使用的數(shù)據(jù)形式。以備使用的數(shù)據(jù)形式。 數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫目錄數(shù)據(jù)庫目錄數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫定義：數(shù)據(jù)庫定義：數(shù)字檔案室建設標準1、目錄數(shù)據(jù)庫定義： 將檔案信息以二維數(shù)據(jù)表的形式保存的集合通俗地講，所謂目錄數(shù)據(jù)庫就是用檔案管理軟件將檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存，形成的數(shù)據(jù)集。也就是將我們以前手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容，錄入計算機，形成機檢目錄，以待查

5、詢利用數(shù)字檔案室建設標準目錄數(shù)據(jù)庫要求：所有室藏檔案的案卷目錄、文件目錄等所有室藏檔案的案卷目錄、文件目錄等 信息信息 錄入數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)計算機查詢。錄入數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)計算機查詢。大事記、組織機構沿革、檔案室基本情況大事記、組織機構沿革、檔案室基本情況 等基本數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，并提供查閱。等基本數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，并提供查閱。注意：注意：檔案的具體內(nèi)容盡量體現(xiàn)在題名項中，檔案的具體內(nèi)容盡量體現(xiàn)在題名項中，擬寫題名要簡明扼要。擬寫題名要簡明扼要。 備注項只填寫互見號、存放位置等內(nèi)容備注項只填寫互見號、存放位置等內(nèi)容數(shù)字檔案室建設標準實現(xiàn)方式：利用標準的檔案管理軟件,按照檔案著錄規(guī)則（DA/T18）的要

6、求，完整、準確地將檔案信息 錄入到計算機中保存目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)字檔案室建設標準2、全文數(shù)據(jù)庫定義： 是電子文件的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借助數(shù)字設備及第三方軟件將紙質等載體的檔案信息轉化為可用計算機等數(shù)字設備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。 數(shù)字檔案室建設標準全文數(shù)據(jù)庫要求：二二OO三年以后形成的管理類檔案應全部進三年以后形成的管理類檔案應全部進行數(shù)字化；以前年度形成的檔案應按其重要行數(shù)字化；以前年度形成的檔案應按其重要程度和利用頻率分步進行。數(shù)字化數(shù)量應達程度和利用頻率分步進行。數(shù)字化數(shù)量應達到管理類檔案總量的到管理類檔案總量的60%。根據(jù)實際需要，將重要的、利用頻率較高根據(jù)實際需要，將重要的

7、、利用頻率較高的科技檔案進行數(shù)字化。數(shù)字化數(shù)量應達到的科技檔案進行數(shù)字化。數(shù)字化數(shù)量應達到科技類檔案總量的科技類檔案總量的30%。 數(shù)字檔案室建設標準全文數(shù)據(jù)庫要求：所有底圖檔案應進行數(shù)字化處理。所有底圖檔案應進行數(shù)字化處理。所有照片、錄音、錄像、實物檔案應所有照片、錄音、錄像、實物檔案應進行數(shù)字化處理。進行數(shù)字化處理。其它類的檔案，應根據(jù)實際需要，按其其它類的檔案，應根據(jù)實際需要，按其重要程度和利用頻率分步進行數(shù)字化處理。重要程度和利用頻率分步進行數(shù)字化處理。數(shù)字檔案室建設標準全文數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)方式：實現(xiàn)方式：紙質檔案和照片檔案的數(shù)字化一般采用紙質檔案和照片檔案的數(shù)字化一般采用掃描方式進行掃描方

8、式進行.注意：注意：1、一般的民用數(shù)碼相機不可做為紙質和照片、一般的民用數(shù)碼相機不可做為紙質和照片檔案的數(shù)字化工具檔案的數(shù)字化工具2、錄音錄像檔案應采用專用的數(shù)字設備進行數(shù)字化、錄音錄像檔案應采用專用的數(shù)字設備進行數(shù)字化 數(shù)字檔案室建設標準四、技術標準 1、紙質檔案 用掃描儀數(shù)字化時，掃描類型建議采用“黑白”和“灰度”兩種方式，如果要保留紅頭文件和印章可以選用“彩色模式”，采用哪種模式的標準是以掃描出來的文件要清晰，不失真為準，也要考慮載體的容量問題。 對于頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，對于頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，可采用黑白方式進行掃描；可采用黑白

9、方式進行掃描；對于清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面為多色對于清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面為多色文字的檔案采用灰度方式。文字的檔案采用灰度方式。 數(shù)字檔案室建設標準需要注意的幾個問題： 掃描方式一定要根據(jù)不同檔案材質掃描方式一定要根據(jù)不同檔案材質 來選擇，不能一概而論。來選擇，不能一概而論。 選取有效范圍進行掃描，去除多余的選取有效范圍進行掃描，去除多余的 白邊，以有效縮小圖像文件的容量。白邊，以有效縮小圖像文件的容量。 紙質檔案技術標準數(shù)字檔案室建設標準需要注意的幾個問題：糾偏糾偏 對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾編處理，以達到對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾編處理，以達到視覺上基本不

10、感覺偏斜為準。方向不正確的圖像視覺上基本不感覺偏斜為準。方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。去污去污 對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。檔案原貌的原則。紙質檔案技術標準數(shù)字檔案室建設標準紙質檔案技術標準掃描的圖像應保存為TIF或JPEG格式。其中掃描類型選擇“黑白”的， 存為TIF格式； 掃描類型選擇“灰度”和“彩色”的， 存為

11、JPEG格式 數(shù)字檔案室建設標準紙質檔案技術標準 紙質檔案的掃描儀光學分辨率應不低于 100dpi。 掃描的線數(shù)可以根據(jù)所掃材料的清晰掃描的線數(shù)可以根據(jù)所掃材料的清晰度作適當?shù)恼{(diào)整。如果材料較差并且尺度作適當?shù)恼{(diào)整。如果材料較差并且尺寸較小，可以適當提高線數(shù)；如果材料寸較小，可以適當提高線數(shù)；如果材料清晰或幅面較大，可以考慮減少線數(shù)。清晰或幅面較大，可以考慮減少線數(shù)。減增的多少以掃描后圖象按原尺寸顯示減增的多少以掃描后圖象按原尺寸顯示清晰可見為標準。清晰可見為標準。 數(shù)字檔案室建設標準紙質檔案技術標準對于圖紙檔案建議用大型掃描儀掃描，分辨率應不低于300dpi若用小型掃描儀掃描所得圖象，處理后

12、應保持與原件的一致性數(shù)字檔案室建設標準紙質檔案技術標準掃描圖像縮放比應為100 對于印件、定稿為同一份的文件， 只需掃描印件 數(shù)字檔案室建設標準2 2 、照片檔案、照片檔案 照片檔案技術標準照片檔案數(shù)字化采用掃描方式進行。彩色照片掃描類型采用“彩色”模式；黑白照片掃描類型采用“灰度”模式。 數(shù)字檔案室建設標準掃描后的照片建議采用掃描后的照片建議采用JPEGJPEG格式格式 掃描圖像縮放比應為掃描圖像縮放比應為100100 照片檔案技術標準數(shù)字檔案室建設標準照片檔案技術標準對于所掃描的照片，以常見對于所掃描的照片，以常見5 5寸照片大小寸照片大?。?2.5cm 12.5cm * *8.5cm8.

13、5cm）為參照，統(tǒng)一采用）為參照，統(tǒng)一采用600pdi;600pdi;對于其他太大或太小的照片，掃描線數(shù)可作相對于其他太大或太小的照片，掃描線數(shù)可作相應調(diào)整，一般照片尺寸越小掃描線數(shù)越大；對應調(diào)整，一般照片尺寸越小掃描線數(shù)越大；對于一些涉及重要歷史事件和任務的照片，其掃于一些涉及重要歷史事件和任務的照片，其掃描精度可在以上基礎上適當增加。描精度可在以上基礎上適當增加。存檔的重要的照片要用存檔的重要的照片要用600dpi600dpi一般使用的要用一般使用的要用200dpi200dpi或或300dpi300dpi僅限于提供網(wǎng)上查詢利用用僅限于提供網(wǎng)上查詢利用用72dpi72dpi 數(shù)字檔案室建設標

14、準強調(diào)幾個問題: 新形成的照片檔案，按照青檔字新形成的照片檔案，按照青檔字200514200514號號關于印發(fā)關于印發(fā)青島市照片歸檔與管理規(guī)范青島市照片歸檔與管理規(guī)范的的通知整理。通知整理。 之一：數(shù)字檔案室建設標準強調(diào)幾個問題: 之二：已整理好的照片檔案保留原整理辦法不變，只對其進已整理好的照片檔案保留原整理辦法不變，只對其進行數(shù)字化后做為電子文件刻錄光盤存儲。行數(shù)字化后做為電子文件刻錄光盤存儲。 光盤編號光盤編號GP.SX1-00006GP.SX1-00006： 其中其中SX1SX1是照片檔案的類目號是照片檔案的類目號 0000600006指照片檔案的第六張盤指照片檔案的第六張盤 數(shù)字檔案

15、室建設標準強調(diào)幾個問題: 之三：紙質照片檔案要全部進行數(shù)字化。紙質照片檔案要全部進行數(shù)字化。 數(shù)字檔案室建設標準強調(diào)幾個問題: 之四：數(shù)碼相機形成的數(shù)碼照片只需擇其重要的沖洗。數(shù)碼相機形成的數(shù)碼照片只需擇其重要的沖洗。 數(shù)字檔案室建設標準強調(diào)幾個問題: 之五： 將數(shù)字化后產(chǎn)生的照片和數(shù)碼照片錄入數(shù)據(jù)將數(shù)字化后產(chǎn)生的照片和數(shù)碼照片錄入數(shù)據(jù)庫，按照新辦法編寫照片檔號庫，按照新辦法編寫照片檔號SP2005100066,SP2005100066,不不需要對其對應的紙質（數(shù)碼沖洗出來的和膠片洗需要對其對應的紙質（數(shù)碼沖洗出來的和膠片洗出來的）的照片（出來的）的照片（ZP2005100022ZP20051

16、00022）進行二次錄入。）進行二次錄入。 數(shù)字檔案室建設標準 照片檔案的畫面內(nèi)容應在題名中概括，照片檔案的畫面內(nèi)容應在題名中概括， 不要在備注項中填寫過多的事項。不要在備注項中填寫過多的事項。 強調(diào)幾個問題: 之六：數(shù)字檔案室建設標準3 3 錄音、錄像檔案錄音、錄像檔案 錄音帶錄音帶錄音帶數(shù)字化應選用錄音帶數(shù)字化應選用44.1khz44.1khz作為采樣標準。作為采樣標準。錄音帶數(shù)字化后存儲格式應為錄音帶數(shù)字化后存儲格式應為WAVWAV或或MP3MP3。音像檔案技術標準數(shù)字檔案室建設標準 錄像帶錄像帶數(shù)字化的數(shù)據(jù)傳輸率應不低于4mb/s。錄像帶數(shù)字化采用MPEG2壓縮存儲標準。音像檔案數(shù)字化

17、時必須遠離強磁場等外部干擾。音像檔案技術標準音像檔案應采用專用的數(shù)字設備進行轉化音像檔案應采用專用的數(shù)字設備進行轉化數(shù)字檔案室建設標準4 實物檔案 實物檔案可以采取掃描和數(shù)碼拍攝兩種方式進行數(shù)字化，掃描參數(shù)設置參考紙質檔案數(shù)字化相關要求，數(shù)碼相機拍攝的像素數(shù)應在300萬以上。 實物檔案技術標準數(shù)字檔案室建設標準1、應建立健全相關的規(guī)章制度并將其納入有關部門和人員的崗位責任。規(guī)章制度應由檔案部門依據(jù)青島市企業(yè)電子文件歸檔與管理規(guī)則，并根據(jù)本單位的實際需要提出。2、服務器或運行檔案信息的主計算機應與internet網(wǎng)絡實現(xiàn)物理隔離，數(shù)據(jù)交換采用移動硬盤等介質實現(xiàn)。五、相關要求五、相關要求 數(shù)字檔案

18、室建設標準3 3、全文數(shù)據(jù)庫應通過檔案管理系統(tǒng)、全文數(shù)據(jù)庫應通過檔案管理系統(tǒng)與目錄數(shù)據(jù)庫相聯(lián)接，對于內(nèi)容公與目錄數(shù)據(jù)庫相聯(lián)接，對于內(nèi)容公開的檔案應能夠實現(xiàn)在線利用查閱開的檔案應能夠實現(xiàn)在線利用查閱 相關要求數(shù)字檔案室建設標準相關要求4 4、保存與紙質文件內(nèi)容相同的、保存與紙質文件內(nèi)容相同的電子文件時，應與目錄數(shù)據(jù)庫建電子文件時，應與目錄數(shù)據(jù)庫建立準確、可靠的關聯(lián)標識立準確、可靠的關聯(lián)標識 數(shù)字檔案室建設標準相關要求5 5 按照按照青島市企業(yè)電子文件歸青島市企業(yè)電子文件歸檔與管理規(guī)則檔與管理規(guī)則的要求，對本單的要求，對本單位保存的數(shù)字化檔案信息進行存位保存的數(shù)字化檔案信息進行存儲、備份，保證電子文件的安全儲、備份，保證電子文件的安全 數(shù)字檔案室建設標準相關要