公司資料檔案方案

1、XX公司資料檔案整理方案為了公司資料方便查找，不遺失，特制定該方案。一、分類1.1 檔案設(shè)置六個大類，即：文件檔案類、人事檔案類、會計檔案類、經(jīng)營檔案類、工程檔案類、綜合檔案類。1.2 根據(jù)職能活動和檔案形成的特點，每個大類下設(shè)置若干個二級類目，不設(shè)置三級類目（詳見附表）。1.3 錄音、錄像、照片、計算機軟盤和其它非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有不可分割的聯(lián)系，不單獨設(shè)置類目，視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對應(yīng)分類編號。二、分類標識方法2.1 檔案標識符號采用英文字母順序標識一級類目（大類）；采用阿拉伯數(shù)字“雙位制”標識二級類目（屬類）。2.2 檔案排架和編號要反映六個基

2、本大類，從實際出發(fā)，做到科學合理，經(jīng)濟實用，保證利用檔案的系統(tǒng)性、有效性。2.2.1 文件檔案類（A）：分為外部文件類、內(nèi)部文件類兩類，一年度一屬類進行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長期、短期順序排列），案卷順序號按大類流水編號，流水號編制到“999”時，重新從“1”另行編號，并用案卷目錄加以區(qū)別。2.2.2 人事檔案類（B）：分為人事管理類、考試類、培訓類三類，一年度一屬類進行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長期、短期順序排列），案卷順序號按大類流水編號，流水號編制到“999”時，重新從“1”另行編號，并用案卷目錄加以區(qū)別。2.2.3 會計檔案類（C）：原則

3、上由財務(wù)部保管，如需有資料放到資料室的，按年度一屬類進行排列。2.2.4 經(jīng)營檔案類（D）：分為招標文件類、投標文件類、合同協(xié)議書類、相關(guān)影像類四類，一年度一屬類進行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長期、短期順序排列），案卷順序號按大類流水編號，流水號編制到“999”時，重新從“1”另行編號，并用案卷目錄加以區(qū)別。2.2.5 工程檔案類（E）：工程竣工驗收資料類，以工程類別分類歸檔，一個工程項目的所有資料歸為一類，不能拆分，其編制代號規(guī)則為：取類別拼音首字進行編號。該檔案類全部屬永久保存。案卷順序號按大類流水編號，流水號編制到“999”時，重新從“1”另行編號，并用案卷目錄加以

4、區(qū)別。2.2.6 綜合檔案類（F）：統(tǒng)計報表類、審計報告類、資質(zhì)相關(guān)資料類、重合同守信用證件類、其它類五類，一年度一屬類進行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長期、短期順序排列），案卷順序號按大類流水編號，流水號編制到“999”時，重新從“1”另行編號，并用案卷目錄加以區(qū)別。三、歸檔案卷的質(zhì)量要求總的質(zhì)量要求：遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點。1 .歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料，均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。2 .遵循文件的形

5、成規(guī)律和特點，層次分明。在歸檔的文件材料中，應(yīng)當將每份文件的正件和附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開；一個項目的材料，要把項目從立項到結(jié)束形成的材料組在一起，準確地反映公司各面活動的真實內(nèi)容和歷史過程，盡量做到一事一卷。3 .卷內(nèi)文件的排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即；批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；會議記錄依會議時間順序排列，會議文件要按文件的重要程序順序排列，重要的在前；一般工作形成的材料，結(jié)論性的文件在前，依據(jù)性的文件在后；招投標及合

6、同書資料按照時間先后順序排列；工程竣工驗收資料按照工程類別進行排列。4 .區(qū)分不同價值：各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。5 .跨年度材料的處理：以落款日期為準。6 .具有長期保存的案卷，卷內(nèi)文件首頁右上角蓋上“永久保存”字樣，復印一份連同原件一同歸檔。7 .卷內(nèi)文件的編號：每一本案卷的卷內(nèi)文件序號自設(shè)流水號。每份文件內(nèi)有頁號的按原頁號，無頁號的用鉛筆編寫頁號，并在目錄中記上頁數(shù)。8 .裝訂與裝盒：文件檔案類、人事檔案類、會計檔案類、經(jīng)營檔案類、綜合檔案類等卷內(nèi)文件以“年度”裝訂

7、成冊；工程檔案類以“每個工程項目”裝訂成冊。經(jīng)營檔案類的中標工程的招標文件、投標文件、中標通知書及合同協(xié)議書只是短暫的放在經(jīng)營檔案類，等該工程開工后都要歸到工程檔案類。9 .卷內(nèi)目錄的填寫：凡是組成的案卷，都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄表的各項要填寫齊全。（ 1）序號：每冊流水號。（ 2）文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號，合同可填寫合同號。（ 3）責任者：應(yīng)填寫文件形成的部門或以印章為準。（ 4）標題：填寫文件標題，一般應(yīng)照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題或不能說明文件內(nèi)容的標題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標題，外加；會議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件標題下寫明會議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫合同內(nèi)容及

8、對方單位。（ 5）日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略“年月日”，用“.表示。沒有責任者、年月日的文件要考證清楚責任者和年月日。（ 6）備考表的填寫：每個案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說明，都應(yīng)填在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人姓名填上。（ 7）案卷封面的擬寫：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫封面，主要包括案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）、年代等。（ 8）歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內(nèi)容，攝制人。照片要連同底片一起歸檔。(9)歸檔的電子文檔要附有標簽，標簽內(nèi)應(yīng)填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬平臺等。10.文件盒的填寫：需清楚填寫類目編

9、號，年代，內(nèi)容等，弁用鉛筆標上保存期限。附：檔案分類編號表一級類目名稱二級類目名稱基本范圍(除工程項目外，都按年度歸檔)保存期限文件檔柔尖(A)外部文件類(A01)水利局文件、住建局文件、市政府文件、，商局文件、統(tǒng)計局文件、工程方面文件、招投標方面文件永久內(nèi)部文件類(A02)機要文件、工作總結(jié)、會議紀要、報告、通知、函、影像、磁盤資料永久人事檔9(B)人事管理類(B01)局人事任免通知、內(nèi)部人事任免通知、職工人事檔案、勞動合同、社保、醫(yī)保、公積金、招聘、聘用、聘任、職稱評定、獎懲、離退休管理、企業(yè)涉外活動等相關(guān)資料永久考試類(B02)各種類型考試文件及報名資料10年培訓類(B03)各種外出培訓和內(nèi)部培訓相關(guān)資料和文件10年會計檔案類(Q帳本、帳簿、原始憑證等永久經(jīng)營檔9山招標文件類(D01)分年度各種招標文件5年投標文件類(D02)分年度各種投標文件5年合同協(xié)議書類(D03)分年度各種合同協(xié)議書永久相關(guān)影像資料(D04)分年度各種影像資料、磁盤永久工程檔案類(E)竣工驗收資料(E01)工程竣工驗收資料類、相關(guān)影像資料、圖紙永久綜合檔案類(F)統(tǒng)計報表(F01)分年度各種報表永久審計報告（F02）分年度審計報告永久資質(zhì)相關(guān)資料（F03）分事項資質(zhì)相關(guān)資料永久重合同守信用證件（F04）分年度重合同證件永久其它(F05)其它重要資料根據(jù)具體情況整理檔案資料人