供應(yīng)鏈上采購管理信息化的發(fā)展與應(yīng)用

1、采購業(yè)務(wù)是供應(yīng)鏈上的一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),也是最基本的活動(dòng)之一。在當(dāng)代人類社 會(huì)中,任何國家、企業(yè)、社團(tuán)、機(jī)構(gòu)、甚至個(gè)人,都離不開采購活動(dòng)。采購的對象既可以是 實(shí)物, 如原材料、 零部件等, 也可以是非實(shí)物, 如服務(wù)、 知識、 設(shè)計(jì)、 標(biāo)準(zhǔn)、 想法、 創(chuàng)意等。 因此, 我們說采購管理就是一個(gè)組織將要采購的對象經(jīng)過一系列的安排和行動(dòng)從廣義的供應(yīng) 商那里獲取到自己的組織內(nèi)部、同時(shí)對相應(yīng)伴隨的商流、資金流、物流、信息流、知識流、 服務(wù)流等的全部管理過程。一、采購業(yè)務(wù)管理和采購管理信息化采購業(yè)務(wù)是供應(yīng)鏈上的一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),也是最基本的活動(dòng)之一。在當(dāng)代人類社會(huì) 中,任何國家、企業(yè)、社團(tuán)、機(jī)構(gòu)、甚至個(gè)人,都

2、離不開采購活動(dòng)。采購的對象既可以是實(shí) 物,如原材料、零部件等,也可以是非實(shí)物,如服務(wù)、知識、設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)、想法、創(chuàng)意等。 因此, 我們說采購管理就是一個(gè)組織將要采購的對象經(jīng)過一系列的安排和行動(dòng)從廣義的供應(yīng) 商那里獲取到自己的組織內(nèi)部、同時(shí)對相應(yīng)伴隨的商流、資金流、物流、信息流、知識流、 服務(wù)流等的全部管理過程。采購管理的信息化源于制造業(yè),在產(chǎn)品生產(chǎn)的過程中,物料采購的成本所占比例相當(dāng) 之高, 而且在許多行業(yè)中這種比例是不斷呈上升趨勢的。 據(jù)統(tǒng)計(jì), 美國制造業(yè)的物料采購成 本占其銷售額的比重從 20世紀(jì) 40年代的 40% 增加到 60年代的 50%、 90年代的 60%以上, 到了 21世紀(jì)后,

3、有些企業(yè)的采購額竟高達(dá) 80%,特別是在最近的能源與原材料價(jià)格不斷上 漲的形式下, 這種趨勢更加明顯。 為此, 采購業(yè)務(wù)管理被人們列為獲取競爭優(yōu)勢的根本能力 之一。由于采購業(yè)務(wù)對國家、行業(yè)及企業(yè)的重要性,以美國為代表的歐美國家還專門設(shè)立了 采購經(jīng)理人指數(shù) PMI (Purchase Management Index,作為家國制造業(yè)的體檢表,它除了 用來衡量本國制造業(yè)在采購與生產(chǎn)的主要狀況外,還對新訂單、商品價(jià)格、存貨、雇員、訂 單交貨、新出口訂單和進(jìn)口等八個(gè)范圍進(jìn)行了表述。 2005年 4月底,我國在北京和香港兩 地發(fā)布了中國的采購經(jīng)理人指數(shù) PMI ,它包括了制造業(yè)和非制造業(yè)采購經(jīng)理指數(shù),并

4、與 GDP 一同構(gòu)成我國宏觀經(jīng)濟(jì)的重要指標(biāo)體系。采購業(yè)務(wù)管理的演變是隨著市場的變化和采購業(yè)務(wù)需求的不斷發(fā)展而逐漸推進(jìn)的,因 此來實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上動(dòng)態(tài)的需求與供給的匹配與平衡,完成供應(yīng)鏈上的加工、 制造、 批發(fā)、零 售等的業(yè)務(wù)運(yùn)營。 而采購管理信息化的作用就是利用信息技術(shù)、 特別是計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)來實(shí) 現(xiàn)更多的采購流程計(jì)算機(jī)化管理和完成采購業(yè)務(wù)各層面的優(yōu)化, 因此為了適應(yīng)采購業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐, 采購管理信息化也在不斷地完善與發(fā)展, 在不同的時(shí)段以不同的方式來支持采購管 理業(yè)務(wù)的運(yùn)作,同時(shí)也促進(jìn)了采購業(yè)務(wù)的進(jìn)一步向前發(fā)展。二、采購管理信息化的發(fā)展階段與演變過程采購管理信息化的起源是從制造業(yè)開始的,最初是由

5、于物料的供給無法滿足生產(chǎn)制造 的需求而萌發(fā)的,經(jīng)過不斷地演變與發(fā)展至今,其歷程大致可分為以下五個(gè)階段。1.采購管理信息化的第一階段物料需求計(jì)劃 MRP 階段:從 20世紀(jì) 60年代期至 80 年代初。 當(dāng)時(shí)的市場是處于賣方市 場, 只要生產(chǎn)出產(chǎn)品就不愁賣不出去, 制造業(yè)管理的重心是如何生產(chǎn)出更多的產(chǎn)品, 因此采 購業(yè)務(wù)的主要任務(wù)是如何買到盡量多的物料來保證完成生產(chǎn), 因?yàn)橹灰I進(jìn)原材料并生產(chǎn)出 產(chǎn)品就保證能夠賣出去。 該階段是采購管理信息化的初始階段, 當(dāng)時(shí) MRP 是為了解決訂貨點(diǎn) 法的不足而產(chǎn)生的, 由于 MRP 運(yùn)算的數(shù)據(jù)量很大, 靠手工計(jì)算非常困難, 所以隨著計(jì)算機(jī)技 術(shù)的發(fā)展, MR

6、P 得到了快速發(fā)展和廣泛的應(yīng)用,并一直延用至今,仍然是 ERP 計(jì)算物料需求 的核心部分。 MRP 結(jié)合了生產(chǎn)訂單對產(chǎn)品的構(gòu)成進(jìn)行管理,按照產(chǎn)品的 BOM 展開、并對照現(xiàn) 有庫存的可用量, 利用計(jì)算機(jī)軟件來計(jì)算物料需求, 計(jì)算出某個(gè)訂單什么時(shí)候需要什么物料, 實(shí)現(xiàn)對“何時(shí)購買”、 “購買多少”等進(jìn)行管理。 同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)對倉庫物料的庫存 進(jìn)行記錄, 并把采購與生產(chǎn)業(yè)務(wù)聯(lián)系在了一起,以及實(shí)現(xiàn)了從采購訂單的申請、審核、 批準(zhǔn) 一直到發(fā)給供應(yīng)商和部分物料接受、入庫的信息化管理。2.采購管理信息化的第二階段制造資源規(guī)劃 MRPII 階段:從 20世紀(jì) 80年代至 90年代初。由于市場的競爭,從賣

7、方 市場逐漸轉(zhuǎn)向了買方市場, 企業(yè)必須要考慮生產(chǎn)什么才能更好地賣出去, 因此采購業(yè)務(wù)不再 是簡單的買進(jìn), 而是融入了“采”, 首先要精心挑選, 然后再“購”進(jìn)。 在管理“采”與“購” 的同時(shí)還要考慮在系統(tǒng)內(nèi)管理其他因素, 如供應(yīng)商信息、 采購流程中的財(cái)務(wù)信息, 物料質(zhì)量 信息等。此時(shí)的采購管理信息化上升為 MRP II,但它在此階段僅是被那些行業(yè)中的領(lǐng)軍企 業(yè)所采用,而在我國,更是起步較晚。 MRP II將與制造相關(guān)的一些業(yè)務(wù)集成在一起,形成 一個(gè)以制造為中心的系統(tǒng)整體,提高了生產(chǎn)效率。在采購業(yè)務(wù)方面, MRP II除了 MRP 的管理功能外,還形成了其他幾條采購管理信息化 主線, 如:實(shí)現(xiàn)了

8、對供應(yīng)商的管理,包括供應(yīng)商的各種相關(guān)信息、記錄了供應(yīng)商在供貨與 交付中的表現(xiàn), 如價(jià)格、 質(zhì)量、 準(zhǔn)時(shí)交貨率三項(xiàng)指標(biāo);對物料交付的整個(gè)接收過程進(jìn)行管 理,根據(jù)原始采購訂單上的各項(xiàng)條款,檢查接收的貨物是否一致, 并將其入庫;倉庫的信 息化管理,包括了出入庫、庫內(nèi)的盤點(diǎn)、移庫、庫存查詢等作業(yè)的信息化管理;全部采購 業(yè)務(wù)過程的財(cái)務(wù)信息化管理,包括庫存出入庫時(shí)在財(cái)務(wù)帳上的體現(xiàn)、固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)管理、與物料成本相關(guān)的財(cái)務(wù)管理、物料驗(yàn)收后的發(fā)票管理、以及與付款相關(guān)的 AP 管理等,都實(shí) 現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化的管理過程; 物料接受時(shí)的質(zhì)量管理, 如果質(zhì)量不合格, 則無法進(jìn)行正式入 庫、生成發(fā)票和入財(cái)務(wù)帳等業(yè)務(wù);等等。

9、MRP-II 的創(chuàng)始人之一, Oliver Wright 曾對美國成功運(yùn)用 MRP 的企業(yè)所獲得的效益進(jìn) 行了調(diào)查,結(jié)果表明,企業(yè)實(shí)施 MRP-II 之后,在采購方面取得的效益有:采購成本下降了 5%、庫存成本下降 0-30%、庫存水平反映良好(庫存正確率提高,報(bào)表數(shù)字合理而迅速。3.采購管理信息化的第三階段企業(yè)資源規(guī)劃 ERP 階段:ERP 從 20世紀(jì) 90年代開始一直到沿用至今, 該階段的采購信 息化管理進(jìn)入了大面積的普及階段, ERP 已逐漸被眾多的企業(yè)所接受,并普遍采用 ERP 來完 成對采購業(yè)務(wù)的管理。 此時(shí)的市場競爭已經(jīng)相當(dāng)?shù)募ち? 一方面在市場上隨著業(yè)務(wù)外包的不 斷增多, 采購

10、的目標(biāo)已從單純的物資擴(kuò)大到了非實(shí)物對象, 企業(yè)對采購業(yè)務(wù)除了即“采”又 “購”之外,還增加了許多功能與流程, 如:對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的控制:接收貨 物時(shí)在流程中設(shè)定了免檢與非免檢的子流程,免檢的貨物必須要事先進(jìn)行不同等級的認(rèn)證, 而非免檢貨物如時(shí)無法通過質(zhì)檢要求, 在系統(tǒng)中就無法接收入庫; 對供應(yīng)商進(jìn)行了某些指標(biāo) 的評估(如質(zhì)量、價(jià)格和交貨時(shí)間三項(xiàng)指標(biāo);對采購成本的控制也有所加強(qiáng),以及增加了 許多業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的策略(如倉庫作業(yè)業(yè)務(wù)的出入庫策略與盤點(diǎn)策略;等等。ERP 已不再是以生產(chǎn)為中心的系統(tǒng),它對企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行了較全面的管理,采購系 統(tǒng)則成為 ERP 的一個(gè)模塊或子系統(tǒng)、與其他如

11、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷售與分銷、質(zhì)量控制、 HR 等 子系統(tǒng)集成為一個(gè)整體, 共同發(fā)揮作用, 特別是將企業(yè)的采購業(yè)務(wù)與企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)制造以 及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)緊密聯(lián)接,形成了業(yè)務(wù)互聯(lián)的統(tǒng)一體。這時(shí)的采購信息化覆蓋幾乎所有企業(yè)內(nèi)部關(guān)于采購的業(yè)務(wù),管理包括了對采購物資在 時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量上的確定,如:采購訂單的申請、審核、批準(zhǔn)全部流程的管理,生成 采購訂單并選擇供應(yīng)商, 采購訂單狀態(tài)與進(jìn)度的查詢、 處理和監(jiān)控, 貨物的接受、 質(zhì)檢 與校驗(yàn), 供應(yīng)商質(zhì)檢的認(rèn)證、 免檢與監(jiān)督, 出入庫作業(yè)流程, 庫存分類, 批次 (batch 處理,庫存成本管理,倉庫作業(yè)管理,發(fā)票檢查和確認(rèn)、過帳至財(cái)務(wù)系統(tǒng)(財(cái)務(wù)向供應(yīng) 商支付貨款,

12、 以及與采購相關(guān)的業(yè)務(wù)等。 采購訂單可以利用系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)生成,這 可以減輕數(shù)據(jù)輸入的工作量和盡量減少發(fā)生錯(cuò)誤的可能性, 并保證數(shù)據(jù)的一致性, 而所有管 理是根據(jù)工作流的進(jìn)程由系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)。4.采購管理信息化的第四階段ERP +電子采購 e- Procurement 階段:從 20世紀(jì) 90年代后期一直至今。 90年代后期, 由于市場競爭更加激烈, 企業(yè)必須從更寬廣的范圍內(nèi)獲取更物美價(jià)廉的資源, 因此人們已不僅僅局限在本土獲得資源, 而是將眼光拓展到了全球范圍, 因此采購要有全球化的視野, 才 能有效發(fā)掘出更具競爭優(yōu)勢的貨源。 新形勢與新思維引導(dǎo)企業(yè)開始了國際化的采購觀, 突破 了閉鎖的地域

13、觀念。這時(shí), Internet 的出現(xiàn)和開始應(yīng)用,也為人們創(chuàng)造了跨時(shí)空與跨地域采購的機(jī)會(huì),開 啟了 e-Procurement的應(yīng)用。 逐漸地, 越來越多的企業(yè)開始利用 e-Procurement , 使許多企 業(yè)形成了由 ERP“主內(nèi)” (做后臺處理 , e- Procurement“主外” (做前臺處理 的局面, 即在企業(yè)內(nèi)部的采購業(yè)務(wù)管理采用 ERP 來完成, 而在外部、 特別是資源的尋找和跨地域的交 易則采用 e-Procurement來完成。作為采購后臺業(yè)務(wù)處理的 ERP 仍然承擔(dān)了前一階段中的業(yè)務(wù)處理任務(wù),由于 ERP 是面 向事務(wù)的管理, 它更多的是立足與業(yè)務(wù)的執(zhí)行層 (內(nèi)部采購

14、流程的作業(yè)與業(yè)務(wù)管理 和部分 戰(zhàn)術(shù)層(如確定采購時(shí)間、數(shù)量與質(zhì)量,制定出入庫、移庫、盤庫策略等。但為了支持前 臺的業(yè)務(wù),它在技術(shù)上變得更開放,以便與 e-Procurement 更好地實(shí)現(xiàn)對接,如引入了 Web 和更加靈活易用的接口技術(shù)等; 在業(yè)務(wù)處理上也逐漸向互聯(lián)網(wǎng)靠攏, 并更多地利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù) 來支持采購業(yè)務(wù)的商務(wù)智能分析與優(yōu)化。管理采購前臺業(yè)務(wù)運(yùn)營的 e-Procurement 隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展,在上世紀(jì)末取得了 很大的進(jìn)展,著名研究機(jī)構(gòu) Aberdeen Group 在 1999年的一篇研究報(bào)告中證實(shí),實(shí)施了電 子采購企業(yè)的產(chǎn)品成本下降了 5% - 15%、業(yè)務(wù)處理成本減少了 70%

15、 、整個(gè)業(yè)務(wù)周期縮短了 50 - 70 %。它在這一階段的應(yīng)用主要是在供求信息的發(fā)布,所需資源的搜尋,交易的撮合, 詢價(jià)報(bào)價(jià), 洽談協(xié)商, 招投標(biāo)管理, 合同簽訂, 訂單狀態(tài)查詢與跟蹤, 相關(guān)業(yè)務(wù)信息的查詢, 以及所有業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)交換、 存儲(chǔ)與文檔管理等。 它加快了采購業(yè)務(wù)的速度和提高了效率, 降 低了采購成本, 擴(kuò)大了采購范圍, 將使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程發(fā)生了巨變, 原來必須在物質(zhì)世界里 完成的工作現(xiàn)在可以訴諸于網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn),為企業(yè)和社會(huì)帶來了巨大的價(jià)值。5.采購管理信息化的第五階段ERP +e- Procurement+供應(yīng)商關(guān)系管理 SRM(Supplier Relationship Manage

16、ment階 段:從 21世紀(jì)起至今。進(jìn)入 21世紀(jì),經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程明顯加快,在全球范圍內(nèi)配置資源已 成為一種巨潮, 這直接推動(dòng)了全球采購的發(fā)展。 信息技術(shù)將成為全球采購的關(guān)鍵, 采購信息 化管理將實(shí)現(xiàn)從執(zhí)行層、 戰(zhàn)術(shù)層向戰(zhàn)略層轉(zhuǎn)變。 以前, 采購信息化管理的多是屬于事務(wù)性的 管理,隨著 ERP 、電子采購的發(fā)展,特別是 SRM 的出現(xiàn),使采購信息化管理逐漸向戰(zhàn)略層發(fā) 展。SRM 還為采購管理信息化提供了新的支持功能, 例如:全球化資源的獲取, 供應(yīng)網(wǎng) 絡(luò)基礎(chǔ)的構(gòu)建與優(yōu)化, 采購戰(zhàn)略的規(guī)劃, 物料與零部件采購的戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)性分析與優(yōu)化, 采購基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的優(yōu)化(如一致化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、豐富化等,采購

17、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)的優(yōu)化分類與處理, 策略性資源獲取的成本分析與優(yōu)化, 關(guān)鍵性供給資源的風(fēng)險(xiǎn)分析與控制, 尋找、 開發(fā)和培養(yǎng)有競爭力的供應(yīng)伙伴、 以及隊(duì)供應(yīng)伙伴的策略管理, 對供應(yīng)商的從搜 尋、開發(fā)、引入、培育、認(rèn)證、投資、評估、建議、考核、或一直到被剔除等全生命周期的 管理, 在新品研發(fā)過程的早期就引入采購業(yè)務(wù)部門的參與 (既提供充分及時(shí)的支持與配合, 又包含嚴(yán)格規(guī)范的限制和控制 , 幫助和引導(dǎo)技術(shù)成熟的供應(yīng)商更早地參與新品的設(shè)計(jì)工 作,與生產(chǎn)制造、 研發(fā)、 銷售等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開展更多的協(xié)同,特別是與供應(yīng)商開展實(shí)時(shí)協(xié)同 運(yùn)作來保證供給的完美可靠, 等等。 這些都是在新世紀(jì)中的新需求和采購業(yè)務(wù)的新發(fā)展,

18、因 此在采購管理信息化逐步完善過程中,也使采購業(yè)務(wù)上升到一個(gè)戰(zhàn)略性資源獲取的新高度。在這種新的環(huán)境與需求下, ERP +e-Procurement +SRM 模式則被認(rèn)為是目前供應(yīng)鏈上對 上游業(yè)務(wù)管理的最佳組合模式。而該組合模式的分工為:1. ERP :它仍然作為采購后臺的業(yè)務(wù)處理,主要是管理企業(yè)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行 (Execution 或操作 (Operation 層面, 即完成企業(yè)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)中日常面向事務(wù)的處理 工作;2. e- Procurement :面向前臺采購業(yè)務(wù)運(yùn)營的 e-Procurement 更多地是發(fā)揮電子商務(wù) 的作用, 完成對外部供應(yīng)商和更好更廉的資源實(shí)現(xiàn)在全球范圍內(nèi)的搜尋, 以及前面介紹過的 所有外部采購業(yè)務(wù)的電子化運(yùn)作,完成互聯(lián)網(wǎng)在線采購業(yè)務(wù)的操作。此外,在它的支持下, 使 SRM 能夠更好地完成其與供應(yīng)商的協(xié)同和對供應(yīng)商的優(yōu)化管理等的工作, 也促進(jìn)了采購業(yè) 務(wù)電子化的進(jìn)一步實(shí)施;3. SRM :許多人誤認(rèn)為 SRM 僅僅是對供應(yīng)商進(jìn)行管理的系統(tǒng)或工具,其實(shí)它更多的是 提供戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)層的優(yōu)化、 對供應(yīng)商更深入的管理、 以及與供應(yīng)商和企業(yè)各相關(guān)部門與環(huán)節(jié) 的協(xié)同, 由于它具備了許多新的管理與優(yōu)化功能, 因此與 ERP 和 e-Procurement 一同, 完成 了將從普通層面的采購提升為