展覽項(xiàng)目階段策劃

1、靈碩展覽 展覽項(xiàng)目階段策劃展覽項(xiàng)目階段策劃按照展覽的類(lèi)型和特點(diǎn)，展覽項(xiàng)目周期劃分為四個(gè)階段，即展覽啟動(dòng)階段、展覽規(guī)劃階段、展覽執(zhí)行階段以及展覽總結(jié)評(píng)估階段。完整的展覽項(xiàng)目策劃過(guò)程就是這些階段的總和。一、展覽啟動(dòng)階段展覽啟動(dòng)階段是展覽進(jìn)度管理過(guò)程的起點(diǎn)，這一階段又可以進(jìn)一步分為調(diào)研、構(gòu)思、立項(xiàng)等三個(gè)階段。1展覽調(diào)研階段市場(chǎng)需求是展覽項(xiàng)目產(chǎn)生的前提，項(xiàng)目調(diào)研主要以識(shí)別市場(chǎng)需求為目的，針對(duì)需求確定展覽項(xiàng)目的主題。對(duì)行業(yè)市場(chǎng)的調(diào)研主要包括具有參展需求的產(chǎn)品類(lèi)型、某類(lèi)產(chǎn)品的參展需求規(guī)模，周邊地區(qū)同類(lèi)項(xiàng)目的舉辦情況，以及舉辦該主題展覽項(xiàng)目的資源優(yōu)勢(shì)等；對(duì)觀眾組織的市場(chǎng)調(diào)研主要包括擬參展產(chǎn)品的吸引力及市場(chǎng)需

2、求規(guī)模，核心的客源市場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)等。2展覽構(gòu)思階段展覽構(gòu)思是以展覽項(xiàng)目調(diào)研階段所得出的需求結(jié)果為導(dǎo)向，提出創(chuàng)意并確定展覽主題，并對(duì)該主題項(xiàng)目的投資目標(biāo)、功能、范圍以及各主要因素進(jìn)行初步界定。具體包括以下幾點(diǎn)。（1）確定展覽主題。展覽組織機(jī)構(gòu)在客戶需求識(shí)別的基礎(chǔ)上，需要考慮：周邊地區(qū)近期內(nèi)是否舉辦同類(lèi)展會(huì)；本地區(qū)是否具有舉辦該主題展覽的資源優(yōu)勢(shì)，能夠辦出特色；自身是否具有舉辦該主題展覽的實(shí)力，包括經(jīng)濟(jì)實(shí)力、場(chǎng)館設(shè)施等。（2）構(gòu)思相關(guān)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。包括展覽項(xiàng)目投資的目標(biāo)、背景及意義，項(xiàng)目投資的功能及價(jià)值，項(xiàng)目實(shí)施的環(huán)境和配套設(shè)施條件，項(xiàng)目的成本及資源約束，項(xiàng)目資金的籌措及調(diào)配計(jì)劃，項(xiàng)目投資的風(fēng)險(xiǎn)及化解方法

3、，項(xiàng)目的實(shí)施與管理，項(xiàng)目實(shí)施后預(yù)期的總體效益等。（3）實(shí)施可行性研究。主要包括三項(xiàng)內(nèi)容：一是從市場(chǎng)角度，分析該主題的展覽項(xiàng)目的市場(chǎng)前景；二是從技術(shù)、設(shè)計(jì)的角度，分析憑借現(xiàn)有的硬件和軟件基礎(chǔ)舉辦展覽項(xiàng)目的可行性；三是從財(cái)物的角度，分析對(duì)該項(xiàng)目投資的合理性。項(xiàng)目可行性研究要本著實(shí)事求是的原則，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)的方法進(jìn)行，既可自己完成，也可委托專(zhuān)業(yè)咨詢公司完成。3 展覽立項(xiàng)階段展覽項(xiàng)目通過(guò)可行性論證后，需要向政府有關(guān)部門(mén)進(jìn)行申報(bào)，核準(zhǔn)后才能啟動(dòng)，這是避免重復(fù)辦展、保證項(xiàng)目質(zhì)量的有效手段。展覽項(xiàng)目的正式立項(xiàng)意味著展覽項(xiàng)目啟動(dòng)階段基本結(jié)束。二、展覽規(guī)劃階段展覽規(guī)劃是引導(dǎo)項(xiàng)目管理工作向目標(biāo)方面發(fā)展的，息體設(shè)想

4、，這一過(guò)程主要包括制訂展覽計(jì)劃和實(shí)施分解設(shè)計(jì)。1制訂展覽項(xiàng)目計(jì)劃制訂項(xiàng)目計(jì)劃先要預(yù)先立項(xiàng)，它是展覽項(xiàng)目規(guī)劃的首要工作，即展覽組織機(jī)構(gòu)根據(jù)展覽項(xiàng)目目標(biāo)，對(duì)執(zhí)行項(xiàng)目中的各項(xiàng)工作任務(wù)做出的周密安排。一個(gè)簡(jiǎn)單的展覽計(jì)劃包括兩點(diǎn)：（1）明確展覽項(xiàng)目目標(biāo)根據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃，展覽組織機(jī)構(gòu)應(yīng)在項(xiàng)目規(guī)劃中明確展覽項(xiàng)目的目標(biāo)或工作任務(wù)。（2）確定展覽范圍參展商規(guī)模的確定，展覽項(xiàng)目的招展范圍、參展商類(lèi)型、層次、數(shù)量等。觀眾范圍的確定，觀眾的類(lèi)別、購(gòu)買(mǎi)力水平、數(shù)量等。展覽服務(wù)的確定，為滿足客戶需求和實(shí)現(xiàn)自身目標(biāo)，向參展商和觀眾提供的服務(wù)。（3）估算展覽項(xiàng)目時(shí)間為了使展覽組織機(jī)構(gòu)和目標(biāo)客戶在成本約束下發(fā)揮最大的時(shí)間效率，需科

5、學(xué)估算承辦展覽項(xiàng)目需花費(fèi)的時(shí)間，這是展覽項(xiàng)目計(jì)劃中不可或缺的內(nèi)容。包括兩個(gè)方面：一是估算每項(xiàng)活動(dòng)從開(kāi)始到完成所需要的時(shí)間，二是估算展覽項(xiàng)目的總體進(jìn)度。（4）編制展覽項(xiàng)目預(yù)算項(xiàng)目預(yù)算是控制成本的有效手段。展覽組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)展覽項(xiàng)目范圍，對(duì)人、財(cái)、物等各項(xiàng)資源進(jìn)行配置，并進(jìn)行合理的，總體與分項(xiàng)預(yù)算。展覽項(xiàng)目預(yù)算主要包括三個(gè)方面：人力資源預(yù)算。整個(gè)展覽項(xiàng)目需要哪些人才以及各類(lèi)人才的需求數(shù)量；這些專(zhuān)業(yè)人員從何而來(lái)；如何合理配置人員，形成高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。物力資源預(yù)算。完成該展覽項(xiàng)目需要什么樣的專(zhuān)業(yè)展覽設(shè)施，什么樣的配套服務(wù)設(shè)施以及何種高新技術(shù)等，資金成本估算，即對(duì)由人力資源成本和物力資源成本構(gòu)成的直接

6、項(xiàng)目成本進(jìn)行預(yù)算。2進(jìn)行項(xiàng)目分解設(shè)計(jì)項(xiàng)目分解是將展覽項(xiàng)目整體分解成易于管理和控制的若干個(gè)子項(xiàng)目或工作任務(wù)，實(shí)際上就是給出明確的展覽項(xiàng)目范圍。如一個(gè)展覽項(xiàng)目可以分解為招展項(xiàng)目、招商項(xiàng)目和服務(wù)項(xiàng)目，這一階段的任務(wù)就是分別對(duì)三個(gè)子項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)計(jì)。（1）招展項(xiàng)目設(shè)計(jì)。招展項(xiàng)目是展覽項(xiàng)目中的一個(gè)重要子項(xiàng)目，展覽項(xiàng)目成功與否在很大程度上取決于參展商的數(shù)量和質(zhì)量。不同類(lèi)型與規(guī)模的展覽對(duì)參展商的檔次要求不同，展覽組織機(jī)構(gòu)在招展項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與策劃上側(cè)重有所不同。根據(jù)國(guó)際展覽聯(lián)盟要求，國(guó)際性展覽的境外參展商比例應(yīng)超過(guò)展位的20%，因此需加強(qiáng)海外的招展力度。在專(zhuān)業(yè)展覽中，招展項(xiàng)目則更多以“組團(tuán)形式”，即通過(guò)國(guó)內(nèi)外的政府

7、辦事機(jī)構(gòu)或各類(lèi)協(xié)會(huì)，集體組織參展。這種形式能有效增強(qiáng)展覽的可信度，提高招展效率，因而這種方式被廣泛采用。（2）觀眾項(xiàng)目設(shè)計(jì)。展覽活動(dòng)不僅需要參展商的參與，更需要一大批高質(zhì)量的觀眾和貿(mào)易商，形成較大的交易量，有效地收回投資。觀眾項(xiàng)目設(shè)計(jì)主要涉及觀眾組織與招商促銷(xiāo)計(jì)劃。不同類(lèi)型的展會(huì)，在觀眾組織上選擇策略不同。非專(zhuān)業(yè)性展會(huì)，應(yīng)采取靈活的組織方式組織觀眾，設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)采取辦法積極鼓勵(lì)普通觀眾的參與，不收門(mén)票，并在展會(huì)期間穿插節(jié)目表演和抽獎(jiǎng)等活動(dòng)，以吸引觀眾。專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的展會(huì)，設(shè)計(jì)時(shí)需考慮以專(zhuān)業(yè)人士參加為主，特別是展覽期間的專(zhuān)業(yè)活動(dòng)設(shè)計(jì)，以避免熱鬧有余而收獲不大的現(xiàn)象。（3）服務(wù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)?，F(xiàn)代展覽以商業(yè)化

8、運(yùn)作為主，商業(yè)化的運(yùn)作給展覽組織機(jī)構(gòu)提出了越來(lái)越高的要求，細(xì)致周到的服務(wù)成為展覽項(xiàng)目成功的保證。因此，服務(wù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)是展覽項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程中的一個(gè)重要內(nèi)容。服務(wù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)的原則是：急參展商之所急，想觀眾之所想，提供完備的服務(wù)。一個(gè)國(guó)際性展覽項(xiàng)目的配套服務(wù)設(shè)計(jì)，不僅包括展會(huì)的常規(guī)性服務(wù)，還包括一些個(gè)性化服務(wù)。三、展覽項(xiàng)目執(zhí)行階段展覽項(xiàng)目執(zhí)行階段是一個(gè)使展覽項(xiàng)目在既定的項(xiàng)目時(shí)間和項(xiàng)目預(yù)算中執(zhí)行的動(dòng)態(tài)過(guò)程，主要包括展覽項(xiàng)目控制和調(diào)整兩個(gè)環(huán)節(jié)。1 展覽項(xiàng)目控制展覽項(xiàng)目控制是對(duì)展覽項(xiàng)目管理活動(dòng)及其效果進(jìn)行的衡量、監(jiān)督和校正的過(guò)程，其目的是為了規(guī)范項(xiàng)目運(yùn)行，確保項(xiàng)目計(jì)劃按照既定的目標(biāo)和預(yù)算得以順利實(shí)施。展覽項(xiàng)目控制主要有兩個(gè)方面的內(nèi)容：（1） 項(xiàng)目任務(wù)監(jiān)控。為了使展覽項(xiàng)目順利實(shí)施，應(yīng)該對(duì)展覽項(xiàng)目涉及的各項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、尋找差距，以便及時(shí)調(diào)整，保證項(xiàng)目按計(jì)劃執(zhí)行。監(jiān)控內(nèi)容如下：當(dāng)前項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況。已完成任務(wù)的復(fù)雜程度和所占比例。已完成工作任務(wù)的質(zhì)量。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通和協(xié)作水平。展覽場(chǎng)館的運(yùn)作和展館設(shè)施的使用情況等。（2）項(xiàng)目成本控制。是展覽項(xiàng)目控制的核心，成本一旦失控，項(xiàng)目就難以在預(yù)算內(nèi)完成。因此，展覽項(xiàng)目應(yīng)該建立相應(yīng)的財(cái)物控制制度，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行核算和成本控制。展覽項(xiàng)目成本控制的關(guān)鍵在于經(jīng)常及時(shí)地分析成本績(jī)效，即把實(shí)際已經(jīng)完成的工