監(jiān)理檔案歸檔資料管理辦法

1、施工監(jiān)理檔案、資料歸檔管理規(guī)定第一章 總 則第一條 依據(jù)國家檔案法、國家建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)（GB/T50328-2001），為了規(guī)范公司施工監(jiān)理檔案管理工作，結(jié)合本公司工作實際，對公司檔案管理辦法中基本建設(shè)類檔案進行修訂，制定本規(guī)定。第二條 施工監(jiān)理資料分類施工監(jiān)理資料分為按檔案保管和資料管理兩類，按工程類別存檔期限分為30年、8年、3年。（一）按檔案管理存檔期限為30年的工程。（1）施工技術(shù)要求高，施工難度大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的大型公共建筑、列入監(jiān)理計劃單體投資額在5000萬元以上（含5000萬元）的工程。（2）涉及高溫、高壓、易燃、易爆的化工、采氣及橋梁且投資額在1000萬元以上（含10

2、00萬元）的工程。（3）列入國家、集團公司、地市級以上且投資額在1000萬元以上（含1000萬元）的重點工程。（4）每年11月份由工程管理處將本處室擬歸檔的監(jiān)理工程填入監(jiān)理工程歸檔類別清單中，報公司監(jiān)理檔案、資料審查領(lǐng)導(dǎo)小組審查確認(rèn)歸檔類別和保存期限，形成公司監(jiān)理工程歸檔類別清單，由工程管理處、綜合辦公室按照公司監(jiān)理工程歸檔類別清單及時組織存檔和接收。（二）按資料保存，保存期限為8年的工程。（1）采用新材料、新技術(shù)、新工藝，新設(shè)備的單體投資在1000萬元以上的工程。（2）施工技術(shù)要求高，施工難度大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的大型公共建筑、列入監(jiān)理計劃（單體投資額在5000萬元以下）的工程。（3）投資額在100

3、0萬元以下且涉及高溫、高壓、易燃、易爆的化工、采氣及橋梁的工程。（4）投資額在1000萬元以下且列入國家、集團公司、地市級以上的重點工程。（三）按資料保存，保存期限為3年的工程。（1）油田道路、住宅小區(qū)綜合整治、老區(qū)改造及其他維修改造項目工程。（2）未列入1、2項規(guī)定的其他項目工程。第二章 歸檔要求第三條 歸檔內(nèi)容及范圍要求（一）尚未存檔的所有監(jiān)理工程資料歸檔嚴(yán)格執(zhí)行大慶仟環(huán)工程管理服務(wù)有限公司施工監(jiān)理檔案資料歸檔管理規(guī)定，旁站記錄與平行檢查記錄附在對應(yīng)的報驗單后面，具體內(nèi)容見附件1、2。（二）在施工監(jiān)理過程中的監(jiān)理資料應(yīng)按監(jiān)理規(guī)范、上級主管部門規(guī)定和公司管理辦法的要求做好日常管理，以備正常監(jiān)

4、理驗收和業(yè)務(wù)主管部門、業(yè)主、公司考核等各種檢查時使用。（三）歸檔的文件材料應(yīng)是原件，必須用碳素墨水、藍黑墨水書寫，或用電腦打印。不得用圓珠筆、鉛筆、彩色筆、純藍墨水等字跡填寫內(nèi)容。（四）要保證卷內(nèi)文件材料的真實性和準(zhǔn)確性，卷內(nèi)文件材料如有需要簽字、蓋章的，要保證簽字和蓋章手續(xù)齊全、印跡清晰。第四條 組卷要求（一）歸檔的監(jiān)理材料應(yīng)按年度、工程項目種類（民用、市政、化工、管道等）分類組卷。并以案卷形式移交，同時要保證案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等項目的填寫齊全、準(zhǔn)確。（二）在對檔案材料進行組卷時要以監(jiān)理合同為依據(jù)。一項監(jiān)理合同可能包含多個單項工程。共用部分（存檔目錄中第一、二、三大項）按合同項統(tǒng)

5、一組卷，其他部分按單項工程組卷。當(dāng)一個工程項目的檔案材料過厚時（每卷的厚度一般不宜超過25mm），可組成兩卷或若干卷。卷內(nèi)文件材料的排列要遵循工程項目文件材料形成的規(guī)律。（三）卷內(nèi)文件材料要編寫頁碼，頁碼的編寫要符合以下標(biāo)準(zhǔn)：（1）卷內(nèi)文件材料凡有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號，空白頁不編寫頁號。所編頁號采用打號機打印，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起自然流水開始依次編寫。（2）單面書寫的文件材料，在右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、反面在左下角編寫頁號。（3）漏編頁號時，可在漏編頁前頁號的后面加“-”及所漏頁號來表示（如第6頁漏編，則在第5頁標(biāo)：“5-6”，同時在卷內(nèi)備考表中注明“6為漏頁”或

6、“5-6頁為一頁”）。頁號編重時，在重頁的各頁號后面用括號編順序小號（如第5、第6兩頁都編成第5頁時，則編為5（1）、5（2）頁，并在備考表中注明“第5頁共兩頁”）。無論編重頁號或是漏編頁號，備考表中除有上述說明外，還要說明本卷總共實有頁數(shù)。（四）每卷檔案要附卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料的首頁之前，不編寫頁號，每卷目錄與本卷內(nèi)容相符，用打印機打印。（五）卷內(nèi)備考表要注明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及立卷人監(jiān)理工程師、檢查人總監(jiān)等項目，排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。第五條 裝訂要求（一）檔案材料裝訂時，案卷封皮使用監(jiān)理檔案大卷皮（297mm×210mm），用白色線繩三眼等距裝訂，

7、文件材料下口和右口取齊，左口和上口可適當(dāng)切齊，卷內(nèi)文件材料不得露出卷皮之外。（二）填寫案卷封皮時，文字項目用碳素墨水書寫或用打印機打成蠟紙刷印，用碳素墨水書寫時要字跡清晰、字體規(guī)范。案卷封面各項目的填寫要符合以下標(biāo)準(zhǔn)：（1）案卷名稱：基本格式為：單位工程名稱+文件材料名稱。例如：××××工程檢驗記錄土建、電氣。案卷題名一行書寫不下時可回行書寫,但第一行要空兩格書寫。案卷題名的總字?jǐn)?shù)不宜超過50字。（2）編制單位：填寫卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者（使用標(biāo)準(zhǔn)全稱或通用簡稱），即某監(jiān)理項目部。（3）監(jiān)理時間：填寫工程開、竣工時間（4號字）。（4）保管期限

8、：按第一條規(guī)定填寫（2號紅色字體）。（5）密級（2號紅色字體）：無密級。見附件3。第六條 移交要求（一）企業(yè)歸檔移交目錄填寫：案卷題名：第一行填寫監(jiān)理合同名稱及單體項目名稱。相應(yīng)卷數(shù)。在下一行分別填寫本工程或單體項目工程名稱本冊目錄及頁數(shù)。在工程檢驗記錄后加專業(yè)名稱。例如：工程檢驗記錄土建或電氣、工藝等。以便查檔快捷。具體見附件4。（二）編制檔案移交目錄，交電子版并打印一式兩份，由驗收組長在移交目錄上簽字確認(rèn)后歸檔，再到檔案室辦理交接，雙方簽字蓋章。監(jiān)理部一份，總監(jiān)保留一份。第三章 附 則第七條 其它要求（一）各年當(dāng)年竣工的工程項目要求在次年3月底前必須完成存檔工作，以避免因項目人員的變動導(dǎo)致

9、檔案不完整情況的發(fā)生。（二）工程資料管理執(zhí)行國標(biāo)建筑工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范的項目監(jiān)理檔案歸檔內(nèi)容按附件1執(zhí)行。（三）執(zhí)行省標(biāo)黑龍江省建筑工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)的項目監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容按附件2執(zhí)行。（四）監(jiān)理檔案收電子版，具體歸檔內(nèi)容目錄見附件1。第八條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，其中條款與公司管理辦法及制度匯編中檔案管理辦法條款發(fā)生矛盾時，按本規(guī)定執(zhí)行。附件：1. 執(zhí)行國標(biāo)建筑工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范的項目監(jiān)理檔案歸檔內(nèi)容2. 執(zhí)行省標(biāo)黑龍江省建筑工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)的項目監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容3. 檔案封皮、備考表填寫樣本4. 檔案交接文據(jù)5. 企業(yè)歸檔目錄6. 監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊樣式7. 竣工報告樣式附件1執(zhí)行國標(biāo)建筑工

10、程施工質(zhì)量驗收規(guī)范的項目監(jiān)理檔案歸檔內(nèi)容見卷內(nèi)目錄(一)一、監(jiān)理項目管理1 監(jiān)理投標(biāo)技術(shù)文件2 監(jiān)理合同3 監(jiān)理規(guī)劃（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）4 HSE管理規(guī)劃（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）5 監(jiān)理實施細(xì)則（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）6 監(jiān)理工作總結(jié)（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）7 監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊（原件和電子版同時歸檔，表格樣式見附件6）二、監(jiān)理指令1 監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師通知回復(fù)單2 監(jiān)理工作聯(lián)系單3 工程暫停令4 工程款支付申請表、工程款支付證書三、監(jiān)理內(nèi)業(yè)1 監(jiān)理月報（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）2 監(jiān)理例會紀(jì)要（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）3 監(jiān)理日記（包括日常安全監(jiān)理記錄）4其它（包括情況反映等）四、審核簽

11、認(rèn)文件1 工程開工/復(fù)工報審表2 施工組織設(shè)計（方案）報審表3 分包單位資格報審表4 特殊工種人員資質(zhì)報審表5 施工進度計劃申報表6 進場施工機具報審表7 工程臨時延期審批表8 工程最終延期審批表9 費用索賠審批表10 工程變更單11 經(jīng)濟簽證12 其它五、 工程檢驗記錄1 施工測量放線報驗單 2 工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表3 報驗申請表（1）單位（子單位）工程報驗申請表（2）分部（子分部）工程報驗申請表（3）分項工程報驗申請表（4）檢驗批報驗申請表（5）竣工報告（原件）（索取甲方規(guī)定的樣式的原件，常用的市政建筑工程為工程質(zhì)量竣工驗收記錄表，石油天然氣工程為石油天然氣工業(yè)基本建設(shè)工程竣工報告

12、，表格樣式見附件7）附件2執(zhí)行省標(biāo)黑龍江省建筑工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)的項目監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容見卷內(nèi)目錄（二）一、監(jiān)理項目管理1 監(jiān)理投標(biāo)技術(shù)文件2 監(jiān)理合同3 監(jiān)理規(guī)劃（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）4 HSE管理規(guī)劃（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）5 監(jiān)理實施細(xì)則（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）6 監(jiān)理工作總結(jié)（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）7 監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊（原件和電子版同時歸檔，表格樣式見附件6）二、監(jiān)理指令1 監(jiān)理通知、監(jiān)理通知回復(fù)單2 工作聯(lián)系單3 工程暫停令4 工程進度(結(jié)算)款報審表、工程款支付報審表三、監(jiān)理內(nèi)業(yè)1 監(jiān)理月報（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）2 監(jiān)理會議紀(jì)要（紙質(zhì)和電子版同時歸檔）3 監(jiān)理日記（包括日常安全監(jiān)理記錄

13、）4其它(包括情況反映等)四、審核簽認(rèn)文件1 施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄2 工程開/復(fù)工報審表3 工程技術(shù)文件報審表施工組織設(shè)計（方案）報審表4 分包單位資格報審表5 建設(shè)工程特殊工種上崗證審查表6 施工進度計劃報審表7 ( )月、工、料機動態(tài)表8 工程延期報審表9 工程變更單、設(shè)計變更通知單、技術(shù)聯(lián)系（通知）單10 工程變更費用報審表、費用索賠報審表11 臨時簽證報審表12 其它（包括設(shè)計交底記錄、圖紙會審記錄等）五、工程檢驗記錄1 施工測量放線報驗單 2 見證取樣和送檢見證人備案書3 工程物資進場報驗表（包括進場施工機具報審表、設(shè)備開箱檢驗記錄）4 報驗申請表（1）單位（子單位）工程施工質(zhì)量

14、竣工預(yù)驗收報驗表（2）分部（子分部）工程施工質(zhì)量驗收報驗表（3）分項工程施工質(zhì)量驗收記錄（4）檢驗批施工質(zhì)量驗收記錄5 旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理抽檢記錄6 不合格項處置記錄7 單位工程驗收申請報告、單位（子單位）工程施工質(zhì)量竣工驗收記錄（包括單位/子單位工程施工質(zhì)量控制資料核查記錄、單位/子單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄、單位/子單位工程施工觀感質(zhì)量檢查評價記錄、單位/子單位工程施工總結(jié)）8 工程質(zhì)量評估報告9 質(zhì)量事故處理資料（工程質(zhì)量事故調(diào)（勘）察查記錄、工程質(zhì)量事故報告）10 竣工報告（原件）（索取甲方規(guī)定的樣式的原件，常用的市政建筑工程為工程質(zhì)量竣工驗收記錄表，石油天然氣工

15、程為石油天然氣工業(yè)基本建設(shè)工程竣工報告，表格樣式見附件7）附件3檔案封皮、備考表填寫樣本一、監(jiān)理檔案封皮填寫樣本：文字要求黑色打印粉刷，數(shù)字用紅色卡號4號數(shù)字。卷內(nèi)頁碼黑色卡號，頁數(shù)從1開始在右下角。1.工程名稱 2.案卷名稱 3.建設(shè)單位 4.施工單位 5.監(jiān)理時間 年 月 日起 年 月 日止（數(shù)字3號）6.編制單位 7.歸檔時間 年 月 日8.保管期限 長期 （用紅色章卡?。?.密級 無秘級 （用紅色章卡?。?0.本監(jiān)理工程共 卷，本卷為第 卷，本卷共 頁 （數(shù)字3號）二、備考表說明的填寫：本保管單位內(nèi)以編號科技文件材料共 份 頁，其中文字材料 份 頁，圖樣 張，照片 張，其它 張。1.第

16、一空填寫說明：共多少份是指本卷目錄里文件份數(shù)。如：本卷裝監(jiān)理項目管理1-7目錄都有，填寫共有7份。以實際裝訂目錄份數(shù)為準(zhǔn)。2.第二空填寫說明：如果沒有圖紙與上空填寫份數(shù)是相同。3.本保管單位技術(shù)審定人：填寫總監(jiān)。4.本報管單位文件材料變更過程：填寫本卷有變更單就按實際填寫否則不填。5.在卷脊下卡上本卷號。 附件4檔 案 交 接 文 據(jù)檔案類別：監(jiān)理檔案交接原因：歸檔 產(chǎn)權(quán)變更 上、匯交 所屬年度： 年 月至 年 月紙質(zhì)檔案特殊載體檔案檔案數(shù)量（卷/件）：永久 長期 短期 合計： 卷電子文件數(shù)量：照片： 磁帶：磁盤： 光盤：底圖： 巖心：巖屑： 無實體：其他：附：企業(yè)檔案目錄 份 頁交接說明：

17、1、工程名稱： 2、移交類別：檔案移交單位（公章）：接收單位（公章）：移交人（簽字）：總監(jiān)簽字并蓋名章接收人（簽字）：附件5企 業(yè) 歸 檔 目 錄序號電子文件關(guān)聯(lián)項題名*起日期*止日期*立卷單位*密級*保密期限保管期限*歸檔單位*頁數(shù)件數(shù)提要備注互見號存放位置1*道路改造工程監(jiān)理管理項目、監(jiān)理指令、監(jiān)理內(nèi)業(yè)、審核簽認(rèn)文件2007-4-102007-12-20*道路改造工程項目監(jiān)理部無密級3年*道路改造工程項目監(jiān)理部2232*道路改造工程審核簽認(rèn)文件、工程檢驗記錄2007-4-102007-12-20*道路改造工程項目監(jiān)理部無密級3年*道路改造工程項目監(jiān)理部3063*道路改造工程 工程檢驗記錄2

18、007-4-102007-12-20*道路改造工程項目監(jiān)理部無密級3年*道路改造工程項目監(jiān)理部224卷 內(nèi) 目 錄（一）序號文 件 材 料 題 名所在卷數(shù)所在頁碼一監(jiān)理項目管理1監(jiān)理投標(biāo)技術(shù)文件2監(jiān)理合同3監(jiān)理規(guī)劃4HSE 管理規(guī)劃5監(jiān)理實施細(xì)則6監(jiān)理工作總結(jié)7監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊二監(jiān)理指令1監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師通知回復(fù)單2監(jiān)理工作聯(lián)系單3工程暫停令4工程款支付申請表、工程款支付證書三監(jiān)理內(nèi)業(yè)1監(jiān)理月報2監(jiān)理例會紀(jì)要3監(jiān)理日記（包括日常安全監(jiān)理記錄）4其它(包括情況反映等)四審核簽認(rèn)文件1工程開工/復(fù)工報審表2施工組織設(shè)計（方案）報審表3分包單位資格報審表4特殊工種人員資質(zhì)報審表5施工進度計劃

19、申報表6進場施工機具報審表7工程臨時延期審批表8工程最終延期審批表9費用索賠審批表10工程變更單11經(jīng)濟簽證12其它五工程檢驗記錄1施工測量放線報驗單2工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表3 報驗申請表（1）單位（子單位）工程報驗申請表（2）分部（子分部）工程報驗申請表（3）分項工程報驗申請表（4）檢驗批報驗申請表（5）竣工報告（原件）卷 內(nèi) 目 錄（二）序號文 件 材 料 題 名所在卷數(shù)所在頁碼一監(jiān)理項目管理1監(jiān)理投標(biāo)技術(shù)文件2監(jiān)理合同3監(jiān)理規(guī)劃4HSE 管理規(guī)劃5監(jiān)理實施細(xì)則6監(jiān)理工作總結(jié)7監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊二監(jiān)理指令1監(jiān)理通知、監(jiān)理通知回復(fù)單2工作聯(lián)系單3工程暫停令4工程進度（結(jié)算）款報審表、工程款支

20、付報審表三監(jiān)理內(nèi)業(yè)1監(jiān)理月報2監(jiān)理會議紀(jì)要3監(jiān)理日記（包括日常安全監(jiān)理記錄）4其它(包括情況反映等)四審核簽認(rèn)文件1施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄2 工程開/復(fù)工報審表3工程技術(shù)文件報審表施工組織設(shè)計（方案）報審表4分包單位資格報審表5 建設(shè)工程特殊工種上崗證審查表6施工進度計劃報審表7( )月、工、料機動態(tài)表8工程延期報審表9工程變更單、設(shè)計變更通知單、技術(shù)聯(lián)系（通知）單10工程變更費用報審表、費用索賠報審表11臨時簽證報審表12其它（包括設(shè)計交底記錄、圖紙會審記錄等）五工程檢驗記錄1施工測量放線報驗單2見證取樣和送檢見證人備案書3工程物資進場報驗表（包含進場施工機具報審表、設(shè)備開箱檢驗記錄）4 報驗申請表（1）單位（子單位）工程施工質(zhì)量竣工預(yù)驗收報驗表（2）分部（子分部）工程施工質(zhì)量驗收報驗表（3）分項工程施工質(zhì)量驗收記錄（4）檢驗批施工質(zhì)量驗收記錄5旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理抽檢記錄6不合格項處置記錄7 單位工程驗收申請報告、單位（子單位）工程施工質(zhì)量竣工驗收記錄（包括單位/子單位工程施工質(zhì)量控制資料核查記錄、單位/子單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄、單位/子單位工程施工觀感質(zhì)量檢查評價記錄、單位/子單位工程施工總結(jié)）8工程質(zhì)量評估報告9 質(zhì)量事故處理資料（工程質(zhì)量事故調(diào)（勘）察查記錄、工程質(zhì)量事故報告）