會議管理辦法

1、U目的：為了規(guī)范公司各級會議流程和管理，確保會議召開的效率及效果，特制訂本制度。2、適用范圍：本規(guī)定適用于公司所有會議。3、職責(zé)：行政部負(fù)責(zé)公司會議制度的執(zhí)行檢查和監(jiān)督工作；3.1.2負(fù)責(zé)公司級會議的組織、傳達(dá)、記錄及會議記錄的管理和決議的跟蹤檢查；各部門3. 2. 1根據(jù)需要提議召開公司級會議和參與公司級會議；3.2.2負(fù)責(zé)本部門會議的組織、記錄、以及會議決議提報和執(zhí)行；3. 2. 3負(fù)責(zé)各類會議涉及到本部門的相關(guān)會議決議的執(zhí)行工作；會議主持人：負(fù)責(zé)組織召開會議和執(zhí)行會議紀(jì)律和控制會議流程；與會人員：負(fù)責(zé)遵守會議管理制度和會議決議的執(zhí)行；4、內(nèi)容及要求：會議類別：4.1.1按級別分類：公司的

2、會議分為（一級）公司級會議、（二級）部門級會議共二級。4.1.1.1公司現(xiàn)根據(jù)人員職能狀況暫分為7個部門。其中三個部門（不含）以上的會議即為公司 級會議，分管該部門的負(fù)責(zé)人必須參加；由組織會議部門負(fù)責(zé)通知和召集并進(jìn)行會議記錄；4.1.1.2部門級會議由部門負(fù)責(zé)人組織本部門員工參加，由部門內(nèi)指定人員做會議記錄；4.1.2按召開時間規(guī)律分類：公司的會議可分為：定期會議和臨時會議；4. 1.2.1定期會議主要包括：公司周例會、部門周例會、部門日例會、月度總結(jié)會、年度總結(jié)會等；臨時會議主要包括：專題業(yè)務(wù)會議、管理工作會議等因工作需要組織的會議；會議通知4.2.1公司周例會由各部門經(jīng)理于每周二上午9：

3、40準(zhǔn)時參加，開會時間原則上1個半小時，即 11： 10結(jié)束，不作另行通知，如果會議時間地點等發(fā)生變化由行政部提前通知；4.2.2各部門每周第一天由部門負(fù)責(zé)人組織部門人員開部門周例會，其他工作日開日例會；部門 領(lǐng)導(dǎo)不在時由其他領(lǐng)導(dǎo)代為主持或部門成員輪流主持開會，會后以周計劃的形式或會議記 錄形式提交給主管領(lǐng)導(dǎo)，日例會不用提交會議記錄；月度總結(jié)會由各部門經(jīng)理于每月最后一周的周二下午14： 30準(zhǔn)時參加，不作另行通知，如果會議 時間地點等發(fā)生變化由行政部提前通知，逢周六、周日或節(jié)假日順延。4. 2. 4年度總結(jié)會由各部門員工于每年1月12日14： 00準(zhǔn)時參加，會議內(nèi)容為總結(jié)上一年度工 作內(nèi)容匯報

4、下一年度工作計劃，逢周六、周日或節(jié)假日順延。4.2.5其他公司級會議由發(fā)起部門負(fù)責(zé)起草書面通知報公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由發(fā)起部門負(fù)責(zé)安排相 關(guān)通知；部門級會議由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人確定即安排通知;會議通知的形式為：書面、面對面口頭、電話形式，通知人應(yīng)及時做好相關(guān)的通知反饋記錄； 一般會議通知需提前四小時通知與會人員，臨時會議或緊急會議除外。4.2.8公司的周例會、月度總結(jié)會、地點定在9樓大會議室，年度總結(jié)會在七樓多功能室。 當(dāng)周例會和月例會及年度會議時間出現(xiàn)在同一周內(nèi)時，則相應(yīng)的取消重復(fù)會議，取消順序為當(dāng)周 例會和月例會同周，則取消周例會；當(dāng)月例會和年例會、周例會同月同周進(jìn)行，則取消周 例會、月例會；除固

5、定的會議外，其他會議通知需明確具體的會議主題、開會時間、會議地點及整個會議的時間。 會議要求任何會議事先必須有明確的議事內(nèi)容、程序、對與會者的要求；4. 3. 1定期一級會議要求（包括公司周例會，月度總結(jié)會、年度總結(jié)會）:4. 3. 1. 1如召開例會的時間無更改，不需要另行通知.4. 3. 1.2如果召開例會的時間有更改，主持部門或領(lǐng)導(dǎo)人需在會議召開日期一天前以公司會議默認(rèn) 的通知形式提前告知各部門召開會議的具體時間，地點，會議大概時長.4. 3. 1.3各部門領(lǐng)導(dǎo)參加公司定期一級會議必須根據(jù)參加的會議的類別按規(guī)定會議匯報的格式及 內(nèi)容（見、）準(zhǔn)備會議資料，4. 3. 1.4各部門需于開會前

6、半小時將電子檔會議資料交行政部經(jīng)理或指定的人員處，由其統(tǒng)一上 交。4. 3. 1.5定期一級會議（即公司例會）的內(nèi)容包括三方面，1上一周期工作匯報;2下一周期工作計 劃；3需其他部門配合事項（注:需配合事項需是會前有溝通，對方未答應(yīng)或獨立完成不了事 項）；或需三個部門或以上人員回復(fù)如何處理的問題）4. 3. 1.6會前一小時行政部或其他組織部門需提前做好會議相關(guān)準(zhǔn)備,包括會議設(shè)備的調(diào)試，會議 資料的準(zhǔn)備，會議環(huán)境的整理并將各部門的議題匯總.4.3.2 議事原則：發(fā)言人員會議上提出的問題必須是涉及三個或以上部門，且在會議前進(jìn)行溝 通仍不能解決的問題，議事必須有結(jié)果；各部門發(fā)言時間原則上為3-6分

7、鐘，超時者主持人負(fù)責(zé)提醒。4.3.4 會議發(fā)言先后順序為：開發(fā)部-營銷部-生產(chǎn)部-產(chǎn)品部-品質(zhì)部-人力行政部，財務(wù)部根據(jù) 會議需要列席發(fā)言，但不需每周分享。4. 3. 5 會議期間按照會議議程規(guī)定的發(fā)言順序進(jìn)行發(fā)言，其它與會人員需尊重發(fā)言人講話，在 別人發(fā)言其間勿插話，勿評述，若有問題待發(fā)言人講話完畢后再提出，但如果發(fā)言3分鐘 以上還無結(jié)果，則暫停討論，等會后再單獨討論。會議記錄4. 4.1任何一級會議，必須有會議記錄，并在會后兩個工作日內(nèi)提交上級領(lǐng)導(dǎo)查閱；4. 4.2會議記錄必須記錄缺席、遲到人員及會上違規(guī)行為，會議上落實的工作問題、改善措施，責(zé)任人與完成時間；公司周例會、月度總結(jié)會、年度總

8、結(jié)會由行政部作會議記錄（按公司規(guī)定的格式見），需于會后1 天內(nèi)完成，經(jīng)與會人員確認(rèn)無誤，于會后二天內(nèi)交總經(jīng)理。會議形成的重要決議或任務(wù)分工奏任人必須按會議上規(guī)定的賓成時間完成工作任務(wù);5. 不定期會議5. 1 全體員工會議：重大決策事項及全體員工交流協(xié)調(diào)遇到的問題由行政部組織5.2 營銷部相關(guān)工作會議，如營銷分析會議，營銷管理會議，出差工作分享會議：出差工作總 結(jié)及情況分享，由營銷部組織。新品開發(fā)建議會議：產(chǎn)品部、營銷部根據(jù)客戶的銷售及補(bǔ)貨情況及客戶意見，提出開發(fā)建議。 客戶訂單整合會議：訂貨會后客戶下單匯總情況、不能生產(chǎn)的訂單情況、改款及差異情況 分析等，由營銷部組織。所有臨時性會議最終也需

9、形成會議記錄并分發(fā)給會議負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理。會議文件的管理5.5.1會議紀(jì)要和會議所用的有關(guān)文件包括會議決議，都有一定的保密性，必須妥善保管，違規(guī) 行為嚴(yán)格按照公司保密條例進(jìn)行處理；5. 5. 2公司周例會與月度總結(jié)會會議記錄由人事行政部負(fù)責(zé)保存，其它會議記錄由部門負(fù)責(zé)保存。 會議紀(jì)律及處罰5. 6.1發(fā)言人不可脫離主題長篇大論，亦不可一言不發(fā)保持緘默；5. 6.2無故缺席任何一級會議，缺席一次，予以樂捐20元/次；未經(jīng)請假無故遲到者，遲到5分 鐘以內(nèi)捐5元；遲到10分鐘以內(nèi)捐10元；30分鐘以上按缺席處理。5. 6.3會議通知人未盡責(zé)通知導(dǎo)致當(dāng)事人缺席會議，則免罰當(dāng)事人，通知人樂捐10元/次；5

10、. 6. 4參會人員原則上必須準(zhǔn)時參加會議，若遇特殊情況不能參加者必須與會議主持人請假，并 安排本部門職務(wù)代理人參加會議（必須保證每個部門至少有一個職務(wù)代理人參加），若未請 假或無代理人一律按缺席處理；5. 6.5與會人員必須自覺關(guān)閉手機(jī)或改為無聲、震動狀態(tài)；嚴(yán)禁任何人會議中手機(jī)響鈴或接聽電 話；會議手機(jī)響鈴或在會場接聽手機(jī)樂捐10元/次；5. 6. 6未按規(guī)定于會前準(zhǔn)備會議資料者第一次給予警告一次，第二次給予樂捐20元/次。5. 6.7任何一級會議，當(dāng)事人開會不盡職，應(yīng)當(dāng)在會議上匯報的問題無故不在會上匯報，會后又 不及時采取措施，但事后被發(fā)現(xiàn)的，每次樂捐50元；如果該問題因未及時匯報或討論導(dǎo)

11、致 該問題惡化或給經(jīng)營、管理等造成負(fù)面影響或損失的，樂捐100元/次，并視其影響和損失 程度給予相應(yīng)的行政處罰：賠償、降薪、降職、直到開除等。5. 6. 8會議形成的重要決議或任務(wù)分工責(zé)任人必須按會議上規(guī)定的完成時間完成，因個人原因未 完成或未執(zhí)行第一次給予警告，第二次給予樂捐50元/次。周例會時間安排：每周二上午9： 40 （逢節(jié)假日順延，時間臨時更改另行通知）與會人員：總經(jīng)理、各部門經(jīng)理及以上會議記錄：人力行政部會議主持：總經(jīng)理，總經(jīng)理不在時由指定人員代理會議的議程及時長1）14:00與會人準(zhǔn)時到會場，在會議簽到表簽到，行政部確認(rèn)人員到會情況（應(yīng)到人數(shù)和實到人2）14:01主持人宣布會議正

12、式開始，問候.3）14:02各部門開始匯報工作（每一部門匯報工作時長3-6分鐘，超過6分鐘會議紀(jì)錄人報警）4）每一部門匯報工作的內(nèi)容包括上周工作匯報，下周工作計劃.5. 7. 2由總經(jīng)理根據(jù)上一周會議上安排的工作內(nèi)容組織責(zé)任人匯報完成情況及安排本周重點完成工 作內(nèi)容，公司的發(fā)展規(guī)劃，約1020分鐘；5. 7.3由營銷總監(jiān)總結(jié)上周工作完成情況，安排下周重點工作，時間約1020分鐘；5. 7. 4由各部門匯報上周部門完成的工作重點（包括上周會議需完成的決議事項及其它部門提出的工作要求），下周的重點工作計劃，匯報的內(nèi)容及格式根據(jù)、的規(guī)定，并提出需要協(xié)助解決的 問題，5.7.5各部門匯報工作時開場白為

13、“各位領(lǐng)導(dǎo)、同事大家好！下面由XXX匯報XX部門工作總結(jié)下 周工作計劃”，結(jié)束語“匯報完畢，謝謝”。月度工作總結(jié)會時間安排：每月最后一周的周例會時間即為月度工作總結(jié)會議時間，最后一周不做周例會總結(jié) 及計劃。其他：同周例會。年度總結(jié)會時間安排：每年1月12日下午14： 00 （逢周六、周日或節(jié)假日順延，時間另行通知）與會人員：全體同事其他流程同周例會或以臨時通知為準(zhǔn)。部門周/月例會：由各部門組織本部門員工在每周一早上開完公司早激勵后進(jìn)行周例會。會后需在 下午16： 00前形成周/月工作總結(jié)及計劃總結(jié)電子檔提交本部門領(lǐng)導(dǎo)，再由本部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一 發(fā)電子檔在周二早上開會前半小時至行政經(jīng)理或指定的提交人處。遲交需樂捐。部門內(nèi)部工作事項早會時間不宜太長，非涉及到本部門全體的特殊情況如果