HDS竣工文檔管理系用戶操作手冊

1、廣東東方思維科技有限公司 一、系統(tǒng)安裝二、系統(tǒng)登錄 三、系統(tǒng)的退出四、系統(tǒng)操作說明1.1 文檔收集文檔的分類文檔的形成文檔的查看文檔的修改文檔的排序文檔的刪除1.2 文檔歸檔1.3文檔的打印單個打印.批量打印.1.4 文檔上傳一、系統(tǒng)安裝1、解壓1，需要安裝HDS的磁盤（建議不要解壓到C盤）2、lExpresEy吐3亦，點擊下一步止到安裝完成。:windows install3.1雙擊提示：如果本機不能裝，請先安裝補丁如出現(xiàn)“修復(fù)”、“卸載”卷面，說明此電腦上已經(jīng)安裝了“dotn et20此時可以直接點擊“取消”完成ifflKDS.UiMS-DOS批處理文件 1 KB3、打開HDS_C文件夾，

2、雙擊文件雙擊桌面圖標二、系統(tǒng)登錄，或者在HDS程序路徑下打開HDS.exe女口（圖1）：（圖1）打開后進入如下登錄界面，如圖 2 :（圖2）輸入用戶名和密碼，單擊確定，完成登錄操作。（進入如下界面）注意：用戶名、密碼請向系統(tǒng)管理員索取，并做好記錄。為了保證您的個人權(quán)益及信息安全不受損害，登錄系統(tǒng)后，請及時修改自己的密碼。系統(tǒng)主界面說明界面分為導(dǎo)航上頁面及左中右三個區(qū)域，上頁面顯示登錄用戶基本信息，左側(cè)顯示的是系統(tǒng)各模塊入口，中間導(dǎo)航樹列出竣工文檔收集所涉及的范圍，右側(cè)區(qū)域顯示文檔的具體的 內(nèi)容。如圖3:（圖3）三、系統(tǒng)的退出（1）、單擊系統(tǒng)右上角的“退出”菜單。（2）、使用快捷鍵ALT+F4或

3、點擊系統(tǒng)右上角的 刃按鈕也可以退出系統(tǒng)注意：操作完畢請及時退出系統(tǒng)，以防不當?shù)牟僮饕饠?shù)據(jù)丟失。四、系統(tǒng)操作說明1.1文檔收集文檔的分類【功能說明】按照 和,對竣 工文件進行分類，推出了一套竣工文檔目錄范本。規(guī)范了各單位的資料收集，大大減輕 了今后整理的工作量。使用者可根據(jù)自己的特點，細分，以方便文檔的查找?！静僮鞑襟E】新增收集目錄在左邊的收集目錄樹中，選擇要新增下級收集目錄節(jié)點的收集目錄，單擊 鼠標右鍵，在彈出的菜單中，選擇【新增節(jié)點】，此時彈出新增節(jié)點的節(jié)點信息 編輯頁面，如圖5。選擇目錄類型為“分類目錄”編輯此頁面信息，點擊【確 定】即可。同時刷新收集目錄樹。系統(tǒng)會自動根據(jù)目錄對應(yīng)關(guān)系，

4、將新增的目 錄或文件新增到對應(yīng)的歸檔目錄中，以減少用戶再次新增的麻煩。（注：下屬目錄類型指該新增節(jié)點下的直接下屬節(jié)點的節(jié)點目錄新增方式，同收集范本的新 增方式。只有新增方式為新增節(jié)點的節(jié)點才能新增收集目錄）（圖5）刪除收集目錄在左邊的收集目錄樹中，選擇要刪除的收集目錄節(jié)點，單擊鼠標右鍵，在 彈出的菜單中，選擇【刪除節(jié)點】，在彈出的確認框中，選擇【確定】即可刪除， 同時系統(tǒng)將自動將歸檔目錄中相應(yīng)的節(jié)點刪除。注意：當所要刪除節(jié)點的下面還掛文件或者分類目錄時，需要刪除此節(jié)點必須先刪除它下面的文件或分類目錄。節(jié)點排序在左邊的收集目錄樹中，選擇要進行排序的收集目錄節(jié)點，單擊鼠標右鍵， 在彈出的菜單中，選

5、擇【節(jié)點排序】，在彈出的排序頁面中進行節(jié)點排序。點擊 【確定】即可。（注：只有文件目錄節(jié)點和新增的目錄節(jié)點才能進行節(jié)點排序）2）術(shù)語說明文件節(jié)點：指包含多個文件的文件集合節(jié)點。附件：指實際應(yīng)用中的單個文件。收集目錄：指用戶收集文件時，將目錄細分到不可再細分的目錄形式，以便進行文檔 歸檔。文檔的形成系統(tǒng)提供兩種文件的錄入方式；1、新增文件節(jié)點，2、導(dǎo)入數(shù)據(jù)（用于文件的批量引入）； 下面會分別舉例說明。1.121新增文件節(jié)點【功能說明】新增文件節(jié)點即新增單個文件目錄，為了往后方便組卷操作，新增一文件節(jié)點即新增一 卷內(nèi)目錄，然后把相應(yīng)文件的電子版上傳到系統(tǒng)?！静僮鞑襟E】在左邊的收集目錄樹中，選擇要新

6、增下級收集目錄節(jié)點的收集目錄，單擊鼠標右鍵，在 彈出的菜單中，選擇【新增節(jié)點】，此時彈出新增節(jié)點的節(jié)點信息編輯頁面，如圖 5。選擇目 錄類型為“文件節(jié)點”編輯此頁面信息，點擊【確定】即可。下面對新增的文件節(jié)點進行基本信息的編輯注意：責(zé)任者系統(tǒng)會自動生成，其文件材料題名、日期、頁數(shù)為必填項；其他項有則填，無 則可不填。切換到【附件】標簽，把所要添加的電子文檔引入到系統(tǒng)，點擊右下方的【上傳文件】 找到相應(yīng)的文件，點擊【打開】即可把文檔引入到系統(tǒng)，最后點擊【保存】完成。1.122導(dǎo)入數(shù)據(jù)（文件批量導(dǎo)入）【功能說明】為了方便竣工資料的收集，提高工作效率；系統(tǒng)提供了一個批量導(dǎo)入的功能，即按照系 統(tǒng)規(guī)定的

7、要求做好導(dǎo)入的準備工作就可以把某一文件夾里的所有文件直接導(dǎo)入到系統(tǒng)?！静僮鞑襟E】 、把所有要導(dǎo)入到系統(tǒng)的文件規(guī)范的名字命名好，然后全部放在一個文件夾里，屆時可把 整個文件里的所有文件全部導(dǎo)入到系統(tǒng)。 打開導(dǎo)入的EXCEL莫版，按要求填寫各項信息（責(zé)任者、題名、日期和頁號為必填項） 注意：1、文件題名要與文件夾里文件名保持一致，否則導(dǎo)入無法進行。2 、日期格式必須為“”，且有兩個日期的則用“”號隔開。3、頁數(shù)欄不必填寫，只要填寫了頁號此表會自動計算頁數(shù)。 在HDSS統(tǒng)里右鍵點擊需要導(dǎo)入文件的分類，選擇【導(dǎo)入數(shù)據(jù)】，選擇相應(yīng)的屬性目錄與文件目錄，點擊下方的【預(yù)覽】可以預(yù)覽到導(dǎo)入系統(tǒng)的效果 點擊【導(dǎo)

8、入】一【是】進行導(dǎo)入操作 點擊導(dǎo)入的分類目錄即可查看到導(dǎo)入的文件文檔的查看點擊所要查看文件的節(jié)點，在右邊可以查看到此文件節(jié)點的基本信息，切換到【附件】 標簽，雙擊即可打開所要查看的文件。文檔的修改1）、文件節(jié)點屬性的修改點擊所要修改的文件節(jié)點，可修改右邊【基本信息】顯示的各項基本信息（如：題名、 日期等）2）、附件的修改點擊【附件】可以對附件進行編輯，最后點擊下方的【保存】按鈕選擇【是】可對已修改的附件內(nèi)容進行保存，否則不保存已修改的附件。文檔的排序右鍵點擊需要調(diào)整的文件節(jié)點；選擇【節(jié)點排序】可對文件節(jié)點按照要求進行排序 同理，切換到【附件】標簽可對多個附件進行排序，操作方法與上雷同。文檔的刪

9、除1）、文件節(jié)點的刪除右鍵點擊所要刪除的文件節(jié)點，選擇【刪除節(jié)點】2）、附件的刪除右鍵點擊所要刪除的文件節(jié)點，在右邊切換到【附件】標簽，選中需要刪除的附件，點擊下 方的【刪除文件】按鈕，即可刪除相應(yīng)的附件 最后點擊【保存】完成。3）、文件的批量刪除右鍵點擊所要刪除文件所在的分類目錄，選擇【刪除所有文件】即可刪除此分類下的所有文 件節(jié)點；故必須謹慎此操作，以免數(shù)據(jù)的丟失。1.2文檔歸檔【功能說明】查看文件歸檔的情況，并可根據(jù)實際情況進行實時組卷、調(diào)整和修改，如下圖。組卷在左邊的歸檔目錄樹中，選擇要進行組卷的分類目錄名稱，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中，選擇【組卷】，系統(tǒng)將自動彈出“全體組卷”和“自

10、定義組卷” 全體組卷【功能說明】顧名思義，可把此選中的分類節(jié)點下所有的文件組成一卷?！静僮鞑襟E】在左邊的歸檔目錄樹中，選擇要進行組卷的分類目錄名稱，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中，選擇【組卷】一【全體組卷】，系統(tǒng)會以此分類節(jié)點名稱組成一個案卷，點擊此案卷，在右邊的【案卷封面】修改各項基本信息。注意：案卷題名、編制日期、密級、保管期限為必填項；頁數(shù)系統(tǒng)可不填寫，系統(tǒng)自動 計算。 自定義組卷：【功能說明】根據(jù)實際需要進行選擇性的組卷?！静僮鞑襟E】在左邊的歸檔目錄樹中，選擇要進行組卷的分類目錄名稱，單擊鼠標右鍵，在彈出的 菜單中，選擇【組卷】一【自體定義組卷】；系統(tǒng)會彈出自定義組卷窗口：點擊【新增案卷

11、】，輸入案卷名稱點擊【確定】按鈕，在自定義組卷窗口左邊選中需要組卷的文件，同時點中案卷點擊【確定】，選中剛組好的此案卷進行基本信息的補充，操作同上。新增案卷在左邊的歸檔目錄樹中，選擇要新增下級歸檔目錄節(jié)點的歸檔目錄，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中，選擇【新增案卷】，此時彈出新增節(jié)點的節(jié)點信息 編輯頁面，如下圖。編輯此頁面信息，點擊【確定】即可。刪除歸檔目錄在左邊的歸檔目錄樹中，選擇要刪除的歸檔目錄名稱，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中，選擇【刪除節(jié)點】，在彈出的確認框中選擇確定，即可刪除。（注: 只能刪除歸檔目錄中新增的節(jié)點和文件，不能刪除由收集目錄對應(yīng)生成的歸檔 目錄。如果要刪除由收集目錄對應(yīng)生成

12、的歸檔目錄，可先刪除收集范本與此歸 檔范本的對應(yīng)關(guān)系后，通過更新歸檔目錄實現(xiàn)）移動文件移動到：在左邊的歸檔目錄樹中，選擇要移動的文件名稱，單擊鼠標右鍵，在彈 出的菜單中，選擇【移動到】，如下圖。選擇要移動到的目錄名稱，即可將文 件移動到該目錄下。（注：此功能僅限于在文件所在的分類目錄下的小范圍移動） 節(jié)點排序同收集目錄的排序功能。拆卷（用于拆分案卷，重新再組卷）在左邊的歸檔目錄樹中，選擇要進行拆卷的案卷名稱，單擊鼠標右鍵，在 彈出的菜單中，選擇【拆卷】，系統(tǒng)將刪除此案卷目錄節(jié)點，并將此案卷下的所 有目錄節(jié)點放到該案卷的上級節(jié)點下。重新生成檔案號點擊【重新生成檔案號】，即可根據(jù)最新設(shè)置的該歸檔單

13、位的歸檔范本信息和歸檔目錄情況，為該歸檔目錄下所有的案卷和文件自動生成檔案號。導(dǎo)出歸檔目錄點擊【導(dǎo)出（E）】，將彈出導(dǎo)出歸檔目錄的目錄地址選擇頁面，如下圖1。選擇地址，點擊【導(dǎo)出】即可。此時在該地址下將自動生成與此歸檔目錄對應(yīng)的 文件夾，如下圖2。（圖1）（圖2）歸檔目錄屬性編輯在左邊的歸檔目錄樹中，選擇點擊要進行屬性編輯的歸檔目錄名稱，在右 邊的屬性編輯表中，編輯此目錄屬性（檔案號屬性是不能進行編輯的），點擊【保 存】即可。（注：不能跨屬性組保存）1.3文檔的打印單個打印【功能說明】 可對單個案卷的封面、脊背、背考表卷內(nèi)目錄等進行打印?！静僮鞑襟E】在【文檔歸檔】所要打印的案卷分類中選中案卷，

14、在右邊顯示需要打印的各個標簽（如: 案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄等）點擊標簽【卷內(nèi)目錄】一【打印】即可對此案卷的卷內(nèi)目錄進行打?。ㄆ渌蛴》椒ㄅc此類 同）案卷封面打?。?脊背的打?。?背考表的打印批量打印【功能說明】可對整個項目、某一標段或者某一分類下多個案卷的封面、脊背、背考表卷內(nèi)目錄等進行打 印?！静僮鞑襟E】進入【文檔打印】模塊，在分類目錄樹中選中需要打印的標段或者某一分類（如：三標） 在右邊選擇“導(dǎo)出的地址”和“導(dǎo)出的方式”；如下圖： 點擊【導(dǎo)出】按鈕在導(dǎo)出的地址里可對此進行分類瀏覽打印 案卷封面、脊背、背考表等的批量打印與此雷同。1.4文檔上傳【功能說明】文檔上傳保證了各參編單位竣工資料的同步性，故各施工、監(jiān)理單位應(yīng)定期把資料上傳到 業(yè)主服務(wù)器?！静僮鞑襟E】上傳參數(shù)設(shè)置 在主菜單中，點擊【文檔上傳】將彈出此文檔上傳參數(shù)設(shè)置頁面 上傳操作在設(shè)置完上傳參數(shù)后，點擊【上傳】，將彈